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Produktübersicht SmartDocuments FOUR

Von der reinen Dokumentengenerierung zur Dokumentenplattform ...

Seit über 30 Jahren ist SmartDocuments ein verlässlicher Partner für Unternehmen und Organisationen mit hohem Dokumentenaufkommen. Bisher haben wir mit unserem gleichnamigen Vorlagenmanagementsystem die Dokumentenerstellung erfolgreich standardisiert - klarer, effizienter und einfacher zu verwalten.

Mit SmartDocuments FOUR gehen wir jetzt einen Schritt weiter: Unsere Software ist konsequent workflowbasiert aufgebaut und vereinfacht den gesamten Dokumentenprozess von Anfang bis Ende, vollständig integriert und das in einer einzigen Plattform.

Lernen Sie die nächste Generation von SmartDocuments jetzt kennen!

Flyer SmartDocuments FOUR

SmartDocuments FOUR ist die nächste Generation der Dokumentenautomatisierung und verbindet Dokumentenerstellung, Workflow-Management, Datenintegration und Governance auf einer zentralen Plattform.

Die workflowbasierte Lösung verankert die Dokumentenerstellung direkt in den Fachprozessen und ermöglicht die automatisierte Erstellung, Bearbeitung und Bereitstellung von Dokumenten. Fachbereiche können Vorlagen, Regeln und Workflows eigenständig verwalten, während Compliance, Versionierung, Freigaben und Berechtigungen zentral gesteuert werden. Durch die nahtlose Integration in bestehende Systeme, intelligente Datenverarbeitung und leistungsstarke Automatisierungsfunktionen reduziert SmartDocuments FOUR manuelle Aufwände, minimiert Fehler und beschleunigt Abläufe.

So entstehen konsistente, rechtskonforme Dokumente - vom einzelnen Schreiben bis zur Verarbeitung von Millionen Dokumenten.

Whitepaper 04/2026: Was gestern korrekt war, ist heute veraltet

Datum: 08.04.2026
Autor/in: Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager SmartDocuments Deutschland GmbH

Effiziente Dokumentenerstellung für die Legal-Branche

Die Menge an Informationen, die in juristischen Dokumenten verarbeitet wird, steigt stetig. Gleichzeitig wächst die Komplexität. Doch die Zeit, die zur Pflege und Erstellung bleibt, wird nicht mehr. Legal‑Teams stehen vor der Aufgabe, trotz steigender Anforderungen effizient und sicher zu arbeiten. Ein professionelles Vorlagenmanagement‑System schafft hier Abhilfe, indem es: Vorlagen zentral bündelt und kontrolliert, Aktualisierungen an einer einzigen Stelle ermöglicht, Änderungen automatisch in alle relevanten Dokumente überträgt, einheitliche Standards sowie die einheitliche Ansprache sicherstellt, Fehler durch automatisierte Prozesse reduziert und die Dokumentenerstellung für Mitarbeiter:innen deutlich vereinfacht.

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Whitepaper 03/2026: "Vom Template zur Zustellung: Der digitale Dokumentenflow"

Datum: 26.03.2026
Autor/in: Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager SmartDocuments Deutschland GmbH

Der Wandel zur Dualen Zustellung: Erfolgsfaktor für moderne Verwaltungs- und Unternehmenskommunikation

Die Unternehmenskommunikation wird schneller und digitaler. Papierbasierte Abläufe können dabei nicht mehr mithalten. Gleichzeitig wächst der Wunsch nach medienbruchfreien Prozessen und verlässlicher Zustellung.

Die Duale Zustellung kombiniert digitale und analoge Versandwege automatisch. Postausgangslösungen sorgen dafür, dass Dokumente sicher ankommen - unabhängig vom digitalen Zugang der Empfänger:innen. Zusammen mit einem Vorlagenmanagementsystem entsteht ein strukturierter, weitgehend automatisierter Dokumenten- und Versandprozess, der bestehende Strukturen unterstützt und weitere Digitalisierung ermöglicht.

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Whitepaper 01/2026: "Dokumentenwahnsinn im Hochschul- / Universitätsalltag"

Datum: 28.01.2026
Autor/in: Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager SmartDocuments Deutschland GmbH

Next Level Hochschul-Verwaltung: Dokumentenprozesse smart automatisieren ...

Hochschulen und Universitäten produzieren jeden Tag tausende Dokumente: Bescheide, Protokolle, Zertifikate, Verträge, Richtlinien, Einladungen u.v.m. Bei mehreren Standorten, Fakultäten und Einrichtungen eskalieren Komplexität, Abstimmungsaufwand und Fehlerquoten. Das Ergebnis: Inkonsistente Dokumente, unnötige Kosten, Compliance-Risiken und lange Durchlaufzeiten. Ein Vorlagenmanagementsystem bündelt Vorlagen, Inhalte und Regeln zentral, stellt sie standort- und rollenbasiert bereit, befüllt sie datengetrieben und steuert Änderungen. So entstehen einheitliche, rechtssichere und schneller erzeugte Dokumente -campusübergreifend.

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Whitepaper 01/2026: Vom Pflichtprogramm zur Erfolgsgeschichte: XRechnung mit SmartDocuments.

Datum: 08.01.2026

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern eine verbindliche Anforderung im öffentlichen Sektor und zunehmend auch im privatwirtschaftlichen Umfeld. Mit der XRechnung wurde in Deutschland ein einheitlicher Standard geschaffen, der den elektronischen Rechnungsaustausch strukturiert, rechtssicher und automatisiert ermöglicht. Mit der schrittweisen Ausweitung der E‑Rechnungspflicht auf den B2B‑Bereich wird dieses Thema in den kommenden Jahren auch für Unternehmen aller Branchen verbindlich. Für viele Organisationen stellt sich dabei die Frage, wie sich XRechnungen effizient in bestehende Prozesse integrieren lassen, ohne etablierte Fachverfahren oder Dokumentenprozesse grundlegend umstellen zu müssen. Genau hier setzt SmartDocuments an.

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Whitepaper 11/2025: Warum sich der Blick über den Tellerrand lohnt ...

Datum: 18.11.2025
Autor/in: Paul te Lindert, CEO SmartDocuments

Die Verwaltungsdigitalisierung
in Deutschland im europäischen Vergleich

»Warum lohnt sich der Blick über den Tellerrand? Europas Vorreiter wie Estland und die Niederlande zeigen, wie Verwaltungsdigitalisierung gelingt: klare Strukturen, digitale Identitäten und durchgängige Prozesse. Deutschland kann von diesen Best Practices lernen - und eigene Stärken wie Datenschutz einbringen. Digitalisierung ist eine Gemeinschaftsaufgabe. Lassen Sie uns voneinander lernen und gemeinsam die Zukunft gestalten.«

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Whitepaper 10/2025: "Mieterkommunikation neu gedacht"

Datum: 20.10.2025
Autor/in: Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager SmartDocuments Deutschland GmbH

Die Wohnungswirtschaft steht vor einem Paradigmenwechsel: Mieter:innen erwarten heute nicht nur ein Dach über dem Kopf, sondern auch digitale Services, transparente Kommunikation und schnelle Reaktionszeiten. Gleichzeitig kämpfen viele Wohnungsbauunternehmen mit begrenzten Ressourcen, komplexen rechtlichen Anforderungen und ineffizienten Prozessen.

Automatisierte Dokumentenerstellung bietet eine Lösung, die beide Seiten gewinnt: Sie steigert die Servicequalität für Mieter:innen und entlastet die Verwaltung.

Dieses Whitepaper zeigt, wie moderne Tools wie SmartDocuments die Mieterkommunikation revolutionieren.

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Whitepaper 08/2025: "Ein Vertrag, viele Möglichkeiten"

Datum: 25.08.2025
Autor/in: Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager SmartDocuments Deutschland GmbH

Wie smarte Vorlagen die Anzahl der Arbeitsvertragsdokumente in der Personalverwaltung drastisch reduzieren - und dabei Effizienz, Rechtssicherheit und Flexibilität steigern.

In der Personalverwaltung sind Dokumente wie Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und Änderungsverträge tägliches Geschäft - und gleichzeitig eine Quelle für Komplexität und Fehler. Klassische Systeme führen zu einer Vielzahl nahezu identischer Vorlagen, die einzeln gepflegt werden müssen. Das kostet Zeit, Nerven und birgt Risiken.

Das Whitepaper zeigt, wie ein intelligentes Vorlagenmanagement mit SmartDocuments die HR-Arbeit revolutioniert:

- Eine zentrale Vorlage statt dutzender Varianten
- Modulare Bausteine für individuelle Vertragsinhalte
- Automatische Aktualisierung bei rechtlichen Änderungen

Erfahren Sie, wie Sie mit weniger Vorlagen mehr erreichen - und Ihre Personalprozesse nachhaltig vereinfachen.

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Whitepaper 08/2025: Vorlagenmanagementsystem, ECM oder beides?

Datum: 05.08.2025
Autor/in: Pascal Sauermann, Presales Consultant SmartDocuments Deutschland GmbH

Vorlagenmanagementsystem, ECM oder beides?
Welche Daseinsberechtigung hat ein Vorlagenmanagementsystem in der Öffentlichen Verwaltung?

Im Zuge der Verwaltungsdigitalisierung stehen Behörden vor der Frage: Reicht ein ECM-System aus - oder braucht es zusätzlich ein spezialisiertes Vorlagenmanagementsystem? Dieses Whitepaper beleuchtet die Unterschiede, Synergien und Einsatzszenarien beider Systeme und zeigt, warum gerade in der Öffentlichen Verwaltung ein »Entweder-oder« nicht zielführend ist. Erfahren Sie, wie SmartDocuments als Ergänzung zu bestehenden ECM- oder DMS-Lösungen die Dokumentenerstellung revolutioniert, Prozesse verschlankt und die Vorlagenpflege zentralisiert - für mehr Effizienz, Konsistenz und Entlastung im Verwaltungsalltag.

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Whitepaper 07/2025: "Ein Vorlagensatz - viele Gesichter"

Datum: 23.07.2025
Autor/in: Juliane Buch, Marketing & PR SmartDocuments Deutschland GmbH

- Wie Verwaltungsgemeinschaften mit SmartDocuments effizient und CI-konform arbeiten

In vielen Regionen arbeiten kleinere Städte und Gemeinden eng zusammen, um Verwaltungsaufgaben effizienter zu bewältigen - oft in sogenannten Verwaltungsgemeinschaften. Dabei handelt es sich um einen Zusammenschluss mehrerer Kommunen, die bestimmte Aufgaben gemeinsam organisieren, etwa das Meldewesen, die Bauverwaltung oder das Standesamt und vieles mehr. Jede Kommune bleibt rechtlich selbstständig, profitiert aber von gemeinsamen Ressourcen und abgestimmten Prozessen.

Doch diese Zusammenarbeit bringt auch Herausforderungen mit sich - insbesondere bei der Dokumentenerstellung: Unterschiedliche Logos, Farben und Layouts müssen berücksichtigt werden, obwohl die Inhalte oft identisch sind. Genau hier setzt SmartDocuments an: Mit der Möglichkeit, mehrere Layouts zu pflegen, können Verwaltungsgemeinschaften einheitliche Inhalte in individueller Gestaltung ausgeben - ganz ohne doppelten Pflegeaufwand.

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Whitepaper 06/2025: "Raketenstart ins Vorlagenmanagement -Bestehende Word-Vorlagen smart übernehmen"

Datum: 30.06.2025
Autor/in: Pascal Sauermann, Presales Consultant SmartDocuments Deutschland GmbH

"Können unsere bestehenden Word-Vorlagen in SmartDocuments übernommen werden?"

Sie gruseln sich vor der Einführung eines Vorlagenmanagementsystems? Wir sagen: »Aller Anfang ist schwer ... oder auch nicht!« In der Regel starten Kund:innen in Sachen Vorlagen nicht bei Null, denn in Unternehmen und Organisationen sind bereits zahlreiche Vorlagendokumente im Microsoft Office Word-Format vorhanden. Aus diesem Grund werden wir oft gefragt »Können unsere bestehenden Word-Vorlagen in SmartDocuments übernommen werden oder müssen wir alles von Grund auf neu erstellen?« Die Sorge ist absolut nachvollziehbar, denn das kostet nicht nur Zeit, sondern bindet meist auch wertvolle Personalressourcen. Aber wir können Sie beruhigen! Unser Vorlagenmanagementsystem ermöglicht es, vorhandene Word-Vorlagen (DOCX-Dateien) komfortabel zu übernehmen und Schritt für Schritt in moderne, dynamische SmartDocuments-Vorlagen zu überführen. Das beschleunigt nicht nur die Einführung, sondern sichert auch die gewohnte Struktur und Gestaltung Ihrer bisherigen Dokumente. So profitieren Sie schnell von den Vorteilen einer intelligenten Vorlage ohne bei Null anfangen zu müssen - und Ihre Organisation kann schneller produktiv mit SmartDocuments arbeiten. In folgendem Whitepaper möchten wir Ihnen einen kurzen Einblick geben, wie der Import bestehender Word-Vorlagen funktioniert und was Sie dabei beachten müssen.

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Whitepaper 06/2025: Makrofreie Zone

Datum: 02.06.2025
Autor/in: Pascal Sauermann, Presales Consultant SmartDocuments Deutschland GmbH

Willkommen in der makrofreien Zone - einem Ort, an dem Dokumentvorlagen nicht nur funktionieren, sondern begeistern. In vielen Organisationen sind Microsoft Office Word-Makros über Jahre hinweg zu einem stillen Mitspieler geworden: Sie automatisieren Abläufe, verstecken Komplexität - und bringen dabei oft unerwünschte Nebenwirkungen mit sich. Sicherheitsrisiken, Wartungsaufwand und Inkompatibilitäten mit modernen IT-Umgebungen sind nur einige der Herausforderungen. Was einst als cleverer Trick begann, ist heute häufig ein Stolperstein in der digitalen Transformation.

Doch es geht auch anders: Mit unserem Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments setzen wir bewusst auf eine makrofreie Architektur. Unser eigens entwickelter SmartEditor ermöglicht die Erstellung dynamischer, interaktiver Vorlagen - ganz ohne Makros und ohne Abstriche bei Funktionalität oder Benutzerfreundlichkeit. Damit sind unsere Kund:innen nicht nur sicherheitsseitig auf der Höhe der Zeit, sondern auch technologisch bestens für kommende Entwicklungen aufgestellt.

Dieses Whitepaper zeigt, wie Sie mit makrofreien Vorlagen nicht nur Ihre Dokumentenprozesse verschlanken, sondern auch sicherer und intelligenter gestalten können. Durch den Verzicht auf »Visual Basic for Applications (VBA)« sowie andere eingebettete Skripte entstehen Lösungen, die wartungsarm, benutzerfreundlich und zukunftssicher sind.

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Whitepaper 10/2024: XRechnungen visualisieren

Datum: 18.10.2024
Autor/in: Pascal Sauermann, Presales Consultant SmartDocuments Deutschland GmbH

Mit dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine neue Regelung für Unternehmen in Kraft: die verpflichtende Fähigkeit, digitale Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Mit der Norm EN 16931 werden die Anforderungen an das Rechnungsformat vorgegeben. In Deutschland sind diese über ZUGFeRD oder XRechnung abgedeckt. Während ZUGFeRD sowohl für Menschen, als auch für Maschinen lesbar ist, ist XRechnung ausschließlich für die maschinelle Verarbeitung gedacht.

XRechnung hat sich vor allem im öffentlichen Sektor etabliert und ist dort für Rechnungssteller bereits Pflicht. Es handelt sich um ein XML-basiertes Format, das sämtliche Daten in strukturierter Form enthält und daher direkt in die Buchhaltungssysteme eingelesen werden kann.

Dennoch bleibt eine große Herausforderung für Unternehmen: Die fehlende Visualisierung von XRechnungen für Menschen. Unternehmen, die mit SmartDocuments arbeiten, können diese Hürde leicht überwinden und Rechnungen so aufbereiten, dass sie für den internen Gebrauch oder für Kunden als visuell ansprechendes Dokument vorliegen ...

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DFmag: Interview mit Sven Buick 2024

Datum: 02.07.2024
Autor/in: DIGITAL FUTUREmag

Im Interview mit dem Magazin DIGITAL FUTUREmag geht unser Head of Sales & Partnermanager Sven Buick auf die Herausforderungen ein, die Unternehmen und Organisationen bei der Bewältigung eines hohen Dokumenten- und Datenaufkommens begegnen.

Er wird sprechen über »Vorlagen- und Dokumentendschungel«, die sich durch eine intelligente, zentrale Verwaltung und Integration in bestehende Systeme wie PIM, DMS, ERP und CRM lösen lassen. Besonders spannend ist die zunehmende Nachfrage von Unternehmen, die Product Information Management (PIM) im Einsatz haben. Sven Buick wird erläutern, wie PIM als Datenbasis für die Generierung von Dokumenten genutzt werden kann, um automatisierte und individualisierte Produktkataloge, Handbücher, Bedienungsanleitungen, Produktdokumentationen, Wartungsvorschriften und Ersatzteilkataloge zu erstellen.

Den Beitrag finden Sie auf Seite 16 bis 23.

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Praxisbericht: Stadt Papenburg

Datum: 16.03.2026
Autor/in: Saskia Hartema, Organisatorin bei der Stadt Papenburg

"Digitalisierung leben statt planen: Vom Online-Antrag zum smarten Schreiben"
Wie Papenburg Verwaltung neu denkt: digital, modern und unter einem Dach

Die Stadt Papenburg hat ihre Verwaltung in den vergangenen Jahren grundlegend modernisiert, räumlich wie digital. Mit dem neuen Rathaus, einer umfassenden Digitalisierungsstrategie und der Einführung eines zentralen Vorlagenmanagements schafft Papenburg die Basis für effiziente, medienbruchfreie Prozesse. Der Weg dorthin zeigt eindrucksvoll, wie konsequente Digitalisierung den Arbeitsalltag einer Verwaltung nachhaltig verbessern kann.

Praxisbericht: K & S - Dr. Krantz Sozialbau und Betreuung SE & Co. KG

Datum: 03.02.2026
Autor/in: Stefan Vogler, Operative Steuerung und Verwaltung bei K & S

Moderne Pflegeverwaltung: K & S setzt auf automatisierte Vertragsprozesse mit SmartDocuments

Mit SmartDocuments hat die K & S - Dr. Krantz Sozialbau und Betreuung SE & Co. KG ihre komplexe Vertragserstellung grundlegend vereinfacht. Stefan Vogler, verantwortlich für die operative Steuerung und Verwaltung bei der K & S berichtet, wie aus hunderten Vorlagen eine zentral gesteuerte, automatisierte Lösung entstand, die Mitarbeiter:innen entlastet und Prozesse standardisiert.

Praxisbericht: Kanzlei OTTO DOTTING

Datum: 29.07.2025
Autor/in: Rolf-Christian Otto, Partner OTTO DOTTING Rechtsanwälte Partnerschaft mbB

Die Arbeitsrechtskanzlei OTTO DOTTING setzt auf das Zusatztool Document Creator PLUS, um die Dokumentenerstellung in Kleos vollständig zu automatisieren. Dank der nahtlosen Integration des Vorlagenmanagementsystems in die Kanzleisoftware Kleos werden selbst komplexe Schriftsätze strukturiert, schnell und rechtssicher erstellt - ein echter Gewinn für Kanzlei und Mandant:innen.

Praxisbericht: Landeshauptstadt Kiel

Datum: 02.12.2024
Autor/in: Frederike Harder, E-Government Managerin, Landeshauptstadt Kiel

Landeshauptstadt Kiel erstellt Bescheide, wie am Fließband.

Die Landeshauptstadt Kiel zeigt, wie moderner Verwaltungsservice aussehen kann: Bescheide fürs "Mobile Haltverbot entstehen inzwischen fast wie am Fließband und die OZG‑Cloud spielt dabei die Schlüsselrolle. In dieser cloudbasierten Verwaltungsumgebung laufen Anträge, Daten und Workflows erstmals wirklich zusammen. Was vorher manuell geprüft, übertragen, unterschrieben und zurückgesendet werden musste, wird heute medienbruchfrei digital verarbeitet. Die OZG‑Cloud bündelt dabei den kompletten Durchlauf: vom Eingang des Online-Antrags über die Bearbeitung in der Fachanwendung Alfa bis hin zur automatischen Bescheiderstellung über SmartDocuments.

Der Effekt: Ein Vorgang, der früher sieben bis zehn Minuten brauchte, ist jetzt in rund einer Minute erledigt, zuverlässig, transparent und ohne Mehraufwand für die Mitarbeiter:innen. Kiel zeigt damit, wie die OZG‑Cloud zu einem echten Motor für praxisnahe Verwaltungsdigitalisierung wird.

Praxisbericht: Landeshauptstadt Kiel

Datum: 21.02.2024
Autor/in: Christoph Steuber, E-Government Manager, Landeshauptstadt Kiel

"Butter bei die Fische" - Landeshauptstadt Kiel gibt Vollgas in Richtung Digitalisierung!

Die Landeshauptstadt Kiel treibt ihre Digitalisierung mit hohem Tempo voran: Innerhalb von nur zehn Wochen wurde der Prozess für das "Mobile Haltverbot« vollständig modernisiert.

Eine zentrale Rolle spielt dabei das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments, welches dafür sorgt, dass geprüfte Antragsdaten aus der OZG‑Cloud und der Fachanwendung Alfa automatisch in die richtige Bescheidvorlage fließen. Der Bescheid wird im Hintergrund generiert und ohne zusätzlichen Aufwand zurück ins Servicekonto der antragstellenden Person übermittelt. Was früher viele manuelle Schritte erforderte, funktioniert heute in rund einer Minute. Kiel zeigt damit, wie moderner Dokumentenservice aussehen kann, wenn klare Workflows, sämtliche Fachanwendungen und ein zentrales Vorlagenmanagement nahtlos zusammenspielen.

Praxisbericht: ITK Harburg

Datum: 23.01.2024
Autor/in: Lars Winkler, Anwendungsbetreuer, ITK Harburg

Der Landkreis Harburg modernisiert seine Kanalanschlussverwaltung gemeinsam mit der ITK Harburg, SmartDocuments und dem Fachverfahren Lovion BIS.

Damit Dokumente dabei nicht länger manuell erstellt oder in verschiedenen Systemen gepflegt werden müssen, kommt SmartDocuments als zentrales Vorlagenmanagement hinzu. Durch die neue Schnittstelle lassen sich Bescheide und Schreiben direkt aus Lovion erzeugen, automatisch mit den relevanten Daten befüllen und ohne Medienbruch zurückspielen. So entsteht eine durchgängige, verlässliche und digital geführte Verwaltung der Kanalanschlüsse von der Erfassung der Betriebsdaten bis zur einheitlichen Dokumenterstellung.

Praxisbericht: Landkreis Verden

Datum: 15.12.2022
Autor/in: Thorsten Wiggers, Fachdienst IT und Digitalisierung, Landkreis Verden

Der Landkreis Verden hat seine selbst entwickelte, makrogestützte Textbausteinverwaltung abgelöst und setzt nun auf eine moderne, zentrale Dokumentenerstellung mit SmartDocuments.

Was als Testinstallation begann, entwickelte sich schnell zur idealen Lösung: einheitliche Vorlagen, klar strukturierte Prozesse und nahtlose Anbindung an bestehende Fachverfahren. Ob Arbeitsverträge, mehrstufige Kombidokumente oder datengestützte Formulare, SmartDocuments sorgt heute für spürbare Zeitersparnis, ein konsistentes Erscheinungsbild und eine deutlich vereinfachte Verwaltung. Thorsten Wiggers aus dem Fachdienst IT und Digitalisierung berichtet, wie aus einer individuellen Insellösung ein leistungsfähiges Vorlagenmanagement für den gesamten Landkreis wurde.

Praxisbericht: Landkreis Cloppenburg

Datum: 01.12.2022
Autor/in: Kay Bendig, Amt für Zentrale Aufgaben und Finanzen, Landrat Landkreis Cloppenburg

Der Landkreis Cloppenburg treibt seine Verwaltungsdigitalisierung konsequent voran und setzt bei der Dokumentenerstellung und Vorlagenverwaltung auf SmartDocuments.

Was vor vier Jahren im Jugendamt begann, entwickelt sich heute Schritt für Schritt zum zentralen System für immer mehr Fachbereiche. Ob Anschreiben, Bescheide oder Einladungen: SmartDocuments sorgt für einheitliche Vorlagen, klare Prozesse und eine deutliche Arbeitserleichterung im Alltag. Besonders geschätzt wird die einfache Bedienung, etwa bei automatischen Berechnungen in Bescheiden. Kay Bendig vom Amt für Zentrale Aufgaben berichtet, wie die Kreisverwaltung Fachbereich für Fachbereich von manuellen Vorlagen hin zu einer smarten, zentral gesteuerten Dokumentenerstellung wechselt.

Praxisbericht: Trusted Shops GmbH

Datum: 13.07.2021
Autor/in: Frieder Schelle, Team Leader Legal Consultants Trusted Shops GmbH

Steigende Anforderungen in der Rechtsberatung und komplexe juristische Sachverhalte: Für Frieder Schelle, Team Leader Legal Consultants bei Trusted Shops, war klar, dass eine effizientere und einheitliche Dokumentenerstellung notwendig ist.

Mit SmartDocuments fand das Unternehmen ein Tool, das selbst anspruchsvolle rechtliche Textbausteine strukturiert, automatisiert und rechtssicher abbildet. Bereits nach kurzer Einarbeitung konnten wiederkehrende Dokumente deutlich schneller erstellt werden - mit weniger Aufwand, weniger Fehlern und einem gemeinsamen Standard für alle. So bleibt mehr Zeit für die echte Beratungsarbeit und die Online-Händler profitieren von verlässlichen, professionell aufbereiteten Expertisen.

Praxisbericht: Gästebeitrag Gemeinde Krummhörn

Datum: 01.04.2021
Autor/in: Tina Thüer, Teammanagerin Marketing beim Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO)

Innerhalb von nur drei Monaten hat die Gemeinde Krummhörn ihren Gästebeitrag vollständig digitalisiert.

Gemeinsam mit der KDO, Form‑Solutions und SmartDocuments entstand ein durchgängiger Online‑Prozess von der Dateneingabe über automatische Gebührenberechnung bis hin zum direkt generierten Zahlungsnachweis. Durch die neu entwickelte Schnittstelle zwischen Antragsmanagement und Dokumentenerstellung werden Nachweise nun automatisch erstellt und unmittelbar an die Antragstellenden zurückgegeben. Das entlastet die Verwaltung spürbar und sorgt dafür, dass Gästebeitragskarten schon kurz nach Antragstellung ausgehändigt werden können.

Praxisbericht: Landkreis Oldenburg

Datum: 07.09.2020
Autor/in: Torsten Wolter, Verfahrensbetreuer beim Landkreis Oldenburg

Der Landkreis Oldenburg hat seine umfangreiche Dokumentenverwaltung modernisiert und setzt dabei auf SmartDocuments. Wo früher unübersichtliche Word‑Vorlagen, VBA‑Makros und manuelle Korrekturen den Arbeitsalltag bestimmten, sorgt heute ein integriertes und automatisiertes System für klare Prozesse und Entlastung.

Bescheide, Anschreiben und Berichte werden direkt aus der Fachanwendung heraus erstellt, relevante Daten automatisch übernommen und Vorlagen zentral gepflegt. Für die Sachbearbeiter:innen bedeutet das: weniger Fehlerquellen, weniger Aufwand und mehr Zeit für die Anliegen der Bürger:innen.

Praxisbericht: Landkreis Lüneburg

Datum: 09.04.2020
Autor/in: Sabine Burfien, Landkreis Lüneburg

Der Landkreis Lüneburg setzt auf das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments, um seine Dokumentenverwaltung zu modernisieren und ein einheitliches Output‑Management sicherzustellen. Was früher durch zahlreiche Word‑Vorlagen, unterschiedliche Layouts und veraltete Versionen geprägt war, läuft heute zentral, konsistent und deutlich effizienter.

Ob Kopfbogen, Schriftverkehr oder interne Anträge: Dank zentral gepflegter Vorlagen tritt der Landkreis professioneller auf, spart im Alltag Zeit und sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter:innen mit aktuellen und einheitlichen Dokumenten arbeiten.

Praxisbericht: Wilde Beuger Solmecke mbB

Datum: 20.03.2020
Autor/in: Christian Solmecke, LL.M. Rechtsanwalt | Gesellschafter Rechtsanwälte Partnerschaft mbB

Für die Kölner Kanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE ist eine präzise, aktuelle und schnell verfügbare Schriftsatzverwaltung unerlässlich. Gemeinsam mit SmartDocuments entwickelte die Kanzlei eine Lösung, die sowohl das Massengeschäft als auch komplexe Spezialfälle effizient unterstützt.

Was als zufällige Begegnung begann, wurde zur erfolgreichen Entwicklungspartnerschaft: Automatisierte Textbausteine, intelligente Dokumentlogik und zentrale Pflege sorgen heute dafür, dass Schriftsätze schneller erstellt, leichter aktualisiert und jederzeit rechtssicher abrufbar sind - und die Anwält:innen mehr Zeit für ihre Mandanten haben.