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SmartDocuments FOUR

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4 Aufgaben. 4 Bereiche.
– Eine Plattform.

In einer ernsthaften Dokumentenorganisation gibt es eigentlich nur vier Aufgaben:

steuern, wer was darf; gestalten, wie die Vorlagen und der Ablauf aussehen; mitnehmen, wer am Ende damit arbeitet; skalieren, wenn das entsprechende Volumen kommt.

Unsere Software FOUR ist genau um diese vier Aufgaben herum aufgebaut, nichts darüber hinaus, nichts dazwischen vergessen.



Weißes Symbol mit drei Reglern für Einstellungen oder Steuerung auf violett-blauem Farbverlaufshintergrund.

01 GOVERN

SmartCenter: Volle Kontrolle über Nutzer:innen, Templates und System in einem Cockpit.

Weißes Symbol eines Malpinsels auf violett-blauem Farbverlaufshintergrund.

02 DESIGN

SmartEditor 4 / Workflow-Designer / SmartStudio: Gestalten Sie Templates und Workflows im Handumdrehen.

Weißes Symbol eines Dokuments mit einem Pluszeichen auf violett-blauem Farbverlaufshintergrund.

03 ENGAGE

SmartWizard 4 / SmartSpace: Ihr Arbeitsbereich zur Dokument-Erstellung sowie Dokumenten-Kommunikation.

Weißes Symbol mit vier nach außen gerichteten Pfeilen zur Darstellung von Skalierung oder Erweiterung auf violett-blauem Farbverlaufshintergrund.

04 SCALE

SmartBatch: Schnell in jeder Größenordnung, von kleinen Chargen bis hin zu Millionen Dokumenten.



"FOUR: Die Plattform, die Fachprozesse in automatisierte Dokumente übersetzt."

SmartDocuments automatisiert nicht Dokumente – sondern Entscheidungen, Regeln und Verantwortung.


Blick aus dem Cockpit eines Verkehrsflugzeugs mit zahlreichen Instrumenten und Bedienelementen. Durch die Frontscheibe ist ein Sonnenuntergang sichtbar. Am unteren Bildrand steht der Text: »Volle Kontrolle in einem Cockpit.«

01 GOVERN

SmartCenter: Das zentrale Cockpit

Übernehmen Sie die Kontrolle über alle Vorlagen und Nutzer:innen

Nutzer:innen- und Rechteverwaltung: Rollenbasierter Zugriff, Nutzer:innengruppen, granulare Berechtigungen pro Vorlage und Workflow, unternehmensweit skalierbar.

Single Sign-on (Keycloak): Einheitliche Identitäten über Systeme hinweg, gemäß Ihren Security-Anforderungen.

Zentrale Systemkonfiguration: Plugins, Benutzer:innen, Templates, Schnittstellen, Zertifikate und Verschlüsselung an einem Ort.

Dashboard: Alle wichtigen Kennzahlen zur E-Mail-Zustellung, Workflow-Status und API-Agenten-Aktivität auf einen Blick, inklusive detaillierter Einblicke bis zur Ursache eines Fehlers.


Hand bedient eine digitale Benutzeroberfläche mit Dokumentensymbolen und Häkchen zur Freigabe oder Bearbeitung von Vorlagen und Prozessen. Am unteren Bildrand steht der Text: »Templates & Workflows im Handumdrehen.«

02 DESIGN

SmartEditor 4 | Workflow-Designer | SmartStudio

Attraktive Vorlagen und Workflows, die einfach durch das eigene Team erstellt werden können

SmartEditor 4 (Microsoft Word-Add-In)

  • Dokumentvorlagen direkt in Word erstellen
  • Keine Programmierkenntnisse erforderlich
  • Intuitive Bedienung für Business-Anwender:innen
  • KI-Unterstützung (SmartPilot)

Workflow-Designer

  • Visuelle, modulare Oberfläche (Drag & Drop)
  • End-to-End-Mapping von Dokumentenprozessen
  • Bedingungen, Genehmigungen, Datenintegration, automatisierte Kommunikation

SmartStudio für E-Mails & Formulare

  • Einheitliche Template-Logik über alle Kanäle
  • Gestaltung von gebrandeten E-Mail-Vorlagen
  • HTML-bearbeitbar und flexibel zu verwenden


Person in Business-Kleidung sitzt mit hochgelegten Beinen an einem Schreibtisch in einem Büro. Am unteren Bildrand steht der Text: »Tab öffnen, Fragen beantworten, Fertig!«

03 ENGAGE

SmartWizard 4 | SmartSpace

Dokumenterstellung, die Zeit spart und sich mühelos anfühlt

SmartWizard 4

  • Q&A-Dokumenterstellung: Frage-Antwort-Dialog treibt die Dokumentenerstellung voran
  • Live-Vorschau in Echtzeit: sehen Sie, wie sich das Dokument während der Eingabe ändert
  • Einheitliches Corporate Design: Ausfüller:innen haben nur Einfluss auf den Inhalt, nicht auf das Layout (standardmäßig CI-konform)
  • Vorbefüllung aus Anwendungen und Datenbanken von Drittanwendungen
  • Ausgabe als Word, ODT, PDF, E-Mail, HTML oder XML


SmartSpace – Meine Aufgaben & Dokumente

  • Übersicht aller Workflow-Aufgaben
  • Zentrale Ansicht Ihrer Dokumente
  • Alle generierten Dokumente inkl. Status auf einen Blick
  • Schneller Zugriff auf Ihre persönlichen Lieblingsvorlagen


Nachtaufnahme einer modernen Großstadt mit Hochhäusern und mehrspuriger Straße. Die Lichtspuren der Fahrzeuge erzeugen den Eindruck hoher Geschwindigkeit. Am unteren Bildrand steht der Text: »Schnell in jeder Größenordnung.«

04 SCALE

SmartBatch. Millionen Dokumente inklusive Echtzeit-Tracking 

Große Mengen, komplexe Dokumente. Von 1.000 auf 100.000.000 in einem Durchlauf.

Wenn Timing, Compliance und Konsistenz entscheidend sind

  • Bearbeiten Sie alles von kleinen Chargen bis hin zu Millionen von Dokumenten – schnell und zuverlässig
  • Generieren Sie Millionen von personalisierten Dokumenten innerhalb weniger Stunden
  • Dynamische Befüllung mit individuellen Daten bei gleichzeitiger Einhaltung von Branding- und Compliance-Vorgaben

Skalierbar & effizient

  • Spitzenvolumina ohne Verzögerungen verarbeiten
  • Keine manuelle Nacharbeit oder Formatierung erforderlich
  • Konsistente Ergebnisse unabhängig von Volumen und Komplexität

Intelligente Automatisierung

  • Regelbasierte Vorlagen steuern Logik, Layout und Inhalt
  • Integration strukturierter Daten (z. B. XML, JSON) für maximale Personalisierung
  • Echtzeit-Fortschrittsverfolgung, Prioritätswarteschlangen & Neuordnung




4 Gründe, warum es für Sie absolut sinnvoll ist, SmartDocuments einzuführen.

01 Eine Plattform für alle Dokumente

SmartDocuments vereint Corporate Design, Templates, Dokumentenerstellung und Automatisierung in einem System. Das reduziert Komplexität, Schnittstellen und Kosten.

02 Fachliche Kontrolle statt IT-Abhängigkeit.

„Fachliche Intelligenz dort, wo sie hingehört, in den Fachbereich.“ Fachabteilungen steuern Inhalte und Regeln selbst, ohne lange IT-Release-Zyklen. Änderungen sind schneller, sicherer und dort verankert, wo das Wissen liegt.

03 Governance und Compliance by Design.

Versionierung, Nachvollziehbarkeit, WCAG- und DSGVO-Konformität sind fest integriert – ideal für Organisationen und regulierte Branchen.

04 Effizienz, die messbar wirkt.

Bis zu 90 % weniger manueller Aufwand, kürzere Durchlaufzeiten und deutlich weniger Fehler. Mitarbeiter:innen gewinnen Zeit für wertschöpfende Arbeit.


 

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