Was macht unsere Dokumente smart?

Vorlagen-Aufbau

Mit SmartDocuments FOUR verwalten Sie all Ihre Vorlagen und Dokumente zentral. Die Besonderheit: SmartDocuments unterteilt Vorlagen in vier unterschiedliche Bereiche:

Schematische Dokumentvorlage von SmartDocuments mit strukturierten Inhaltsbereichen, Platzhaltern und Designelementen.

1. Corporate Design

Das Corporate Design bildet die gestalterische Grundlage Ihrer Dokumente und sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild. Hier werden alle zentralen Designvorgaben definiert, darunter:

Schriftart, Schriftgröße, Zeilen- und Absatzabstände
Farbe, Seitenlayout
Kopf- und Fußzeilen
u.v.m.

2. Inhalte der Vorlagen

Dieser Bereich umfasst den eigentlichen Inhalt Ihrer Dokumente. Hier werden Texte, Tabellen, Bilder und weitere dokumentrelevante Elemente erstellt und gepflegt.

3. Bausteine

Bausteine sind wiederverwendbare Inhalte, die in beliebig vielen Vorlagen eingesetzt werden können. Änderungen an einem Baustein werden automatisch in allen verknüpften Dokumentvorlagen übernommen.

4. Variable Daten

Variable Daten sind die Informationen, mit denen eine Vorlage zur Laufzeit befüllt wird. Diese Daten werden beispielsweise über den SmartWizard erfasst und anschließend automatisch in das Dokument übernommen.

"Durch die klare Unterteilung wird die Pflege Ihrer Vorlagen deutlich einfacher und effizienter."

Vorlagenpflege

Corporate Design Management

Die Marketingabteilung kann das Design der Vorlagen, wie Logo, Farben, Schriftarten, Schriftgrößen etc. vorgeben und zentral an einer Stelle pflegen. Wenn Kolleg:innen im Rahmen der Dokument- bzw. Vorlagenerstellung nun Texte reinkopieren oder gar Schriftarten ändern, hat das keinen Einfluss auf das Dokument. Das fertige Dokument erscheint im vorgegebenen Design.

Bausteinverwaltung

Durch die Nutzung von Bausteinen sind Anpassungen innerhalb der Vorlagen (wie z.B. Änderung der Standard-Texte, Adresse, Bankverbindung, Inhaber:in etc.) ein Kinderspiel. Sie müssen lediglich einmal den jeweiligen Baustein aktualisieren und nicht jede einzelne Vorlage separat anfassen.

Symbolische Darstellung der Dokumentengenerierung mit zwei Sprechblasen auf violettem Farbverlauf.

Verwaltung der Vorlageninhalte

Oft unterscheiden sich Vorlagen nur durch einen Satz, einen Textabschnitt oder Ähnliches. Gerade bei Arbeitsverträgen gibt es einen Standard und dann noch x weitere Versionen für die unterschiedlichen Stellen, Abteilungen oder Positionen. Mit SmartDocuments reicht Ihnen eine Version der Vorlage, denn über Regeln können Sie beliebige Texte ein- und ausblenden. So müssen Sie auch lediglich eine Vorlage pflegen.

Nutzung variabler Daten

Dokumentenerstellung im Handumdrehen! Vorlagennutzer:innen pflegen die relevanten Daten mittels Frage-Antwort-Prinzip innerhalb des SmartWizards ein. So können Sie Inhalte, mit denen die Vorlage befüllt werden soll, konkret abfragen, ggf. Hilfestellungen, wie Erklärungstexte oder auch Vorgaben hinsichtlich des Eingabeformats (z.B. PLZ, Datum, Zahlen, Texte) hinterlegen. Alternativ können variable Daten jedoch auch automatisiert aus Drittanwendungen übernommen werden.

Wie gelangen Ihre Daten in unsere Vorlagen?

Grundsätzlich gibt es 3 Wege, wie Ihre Daten in unsere smarten Vorlagen kommen

SmartDocuments FOUR verbindet unterschiedliche Datenquellen und Anwendungen zu einem durchgängigen Dokumentenerstellungsprozess. Informationen können manuell, aus Fachanwendungen, Datenbanken oder XML-Dateien bereitgestellt werden. Die Plattform verarbeitet die Daten zentral und erstellt daraus automatisch Dokumente in den gewünschten Ausgabeformaten. Anschließend können diese direkt an Anwendungen übergeben oder revisionssicher archiviert werden.

Ihre Vorteile im Überblick!

Anbindung an bereits bestehende Systeme (DMS, CRM, ERP etc.) und Datenbanken

SmartDocuments lässt sich nahtlos in bestehende IT-Systeme integrieren und mit Drittanwendungen sowie Datenbanken verbinden. Dadurch können Dokumentenprozesse automatisiert werden, was den manuellen Aufwand reduziert und Fehler minimiert.
Effiziente Zusammenarbeit - Abbildung smarter Workflows

Teams können einfacher zusammenarbeiten, indem sie auf gemeinsame Vorlagen zugreifen und diese nutzen, was die Kommunikation und Koordination verbessert. Auch Genehmigungsprozesse und komplexe Workflows können dabei über SmartDocuments umgesetzt werden.
Einfache Vorlagenerstellung - ganz ohne Programmierkenntnisse!

Frageelemente können ganz einfach per "Drag & Drop" in die Vorlage eingefügt und flexibel platziert werden. Zahlreiche smarte Funktionen bieten darüber hinaus die Möglichkeit, Regeln und Logiken zu hinterlegen. So lassen sich auch komplexe Vorlagen und Prozesse auf einfache Weise umsetzen, ohne dass technisches Know-how notwendig ist.
Einheitliches Erscheinungsbild sämtlicher Dokumente (Corporate Design)

SmartDocuments sorgt für einheitliche, markenkonforme Dokumente durch zentrale Vorlagenpflege. Änderungen am Corporate Design werden zentral gesteuert, automatisch übernommen und sind für alle Mitarbeiter:innen sofort verfügbar.
Smarte Vorlagennutzung im Frage-Antwort-Dialog (SmartWizard)

Inhalte des Dokuments werden innerhalb des SmartWizard nach dem "Frage-Antwort-Prinzip" im Browser generiert. In Abhängigkeit von den eingepflegten Antworten generiert sich das Dokument mit den relevanten Texten und Passagen im gewünschten Format.
Zeitersparnis! Effizienzsteigerung und Prozesskostenreduzierung

Mit vorgefertigten Vorlagen arbeiten Mitarbeiter:innen effizienter, da sie Dokumente nicht neu erstellen müssen. Auch Vorlagenersteller:innen sparen Zeit, denn dank der Bausteine von SmartDocuments lassen sich Vorlagen leicht und vor allem "ratzfatz" anpassen und aktualisieren.