Referenzen

Von der selbst gestrickten, makrounterstützten Textbausteinverwaltung zur smarten Vorlagenverwaltung und Dokumentenerstellung. Thorsten Wiggers aus dem Fachdienst IT und Digitalisierung berichtet über die Einführung von SmartDocuments innerhalb der Kreisverwaltung Verden.

Von der Teststellung zum Livebetrieb

Am Anfang steht immer ein Problem ...

„Wir waren auf der Suche nach einem Tool, um unsere selbst gestrickte, makrogestützte Textbausteinverwaltung ablösen zu können und sind, nachdem wir uns schon viele andere Lösungsanbieter angeschaut haben, von einem Kollegen auf das Produkt SmartDocuments aufmerksam gemacht worden“, berichtet Thorsten Wiggers, Mitarbeiter des Fachdiensts IT und Digitalisierung im Landkreis Verden. Bereits nach einem ersten Blick über die Produkte und Leistungen wurde den verantwortlichen Personen klar, dass SmartDocuments als möglicher zukünftiger Partner des Landkreises Verden in die engere Wahl kommt. Ein erster Vor-Ort-Termin wurde verabredet und es dauerte nicht lange, bis die Kolleg:innen von SmartDocuments die Software sowie ihre einfache und lösungsorientierte Handhabung persönlich vorstellen konnten. Thorsten Wiggers erinnert sich: „Dieser Termin war sehr informativ und die Mitarbeiter:innen der SmartDocuments sind sehr freundlich und kompetent aufgetreten. Alles wurde einfach super erklärt!“

Ausschlaggebend für eine Testinstallation und die nachfolgende Erprobungsphase war jedoch die Zusage, die vom Landkreis Verden formulierten Ziele und Ansprüche an die Software jederzeit zu erfüllen. Immerhin müssen rund eintausend Mitarabeiter:innen via Internet und Intranet immer vollen Zugriff auf ein perfekt funktionierendes Dokumentenmanagement haben, welches zudem noch über ein individuell programmiertes Schnittstellenmanagement verfügen muss, um ebenso mit weiteren Softwareanwendungen problemlos zu kommunizieren.

Intensive Testphase

In Kommunen, wie dem Landkreis Verden, werden tagtäglich viele behördliche Vorgängen dokumentiert und verwaltet – so weit es geht, natürlich digital. Es versteht sich von selbst, dass genau deshalb ein einfaches und intuitives Erstellen von Dokumenten, ein absolut einheitliches Erscheinungsbild vom Kopfbogen bis zur Fußzeile und der reibungsglose Ablauf der gesamten Dokumentenverwaltung im Vordergrund stehen.

Schon kurz nach Beginn der Testphase wurde Thorsten Wiggers klar, das SmartDocuments für die Erfüllung all dieser Ansprüche die absolut perfekt Wahl war und dennoch trotz aller Komplexität in der Verwendung problemlos ist: „Wir befinden uns in einem Testzeitaum und arbeiten uns in die Software ein. Die bisherigen Erfahrungen sind sehr positiv. Das Handling der Software ist einfach und zeitgemäß!“ Dennoch investierte die Kreisverwaltung (auch coronabedingt) knapp zwei Jahre, um SmartDocuments im Verwaltungsalltag intensiv auf Herz und Nieren zu prüfen. An der Erprobungsphase beteiligten sich unterschiedliche Fachbereiche.

Die Personalabteilung setzte mit SmartDocuments beispielsweise Arbeitsverträge inklusive Anschreiben um. Das Kombidokument wurde so angelegt, dass lediglich die persönlichen Daten der neuen Mitarbeiter:innen eingetragen werden müssen und im Anschluss direkt der Arbeitsvertrag inklusive personalisiertem Anschreiben ausgegeben wird.

Desweiteren verfügt der Landkreis Verden über unterschiedliche Logos. So hat die Kreisverwaltung, die Kreismusikschule oder auch die Kreisvolkshochschule ihr eigenes individuelles Erscheinungsbild. Um nicht, wie bisher, unterschiedliche Vorlagen oder aufwendige Makros zu pflegen, wurde mit SmartDocuments ein einheitlicher Kopfbogen erstellt, in dem das individuelle Logo, je nach Verwendungszweck ausgewählt werden kann.

Die Stabstelle Recht geht noch einen Schritt weiter und verknüpft SmartDocuments mit dem Antragsmanagement der Form-Solutions GmbH über die Nutzung von XML-Dateien. Für die Aussage vor Gericht oder auch außergerichtlichen Angelegenheiten, die der Amtsverschwiegenheit unterliegen, bedürfen Verwaltungsmitarbeiter:innen einer Genehmigung. Für die Aussagegenehmigung bzw. Terminsvollmacht hat der Landkreis Verden einen intelligenten Antragsassistenten erstellt. Nachdem Mitarbeiter: innen das Formular elektronisch ausgefüllt und eingereicht haben, landet dieses im Posteingang der Stabstelle. Da das fertige Formular nicht nur im PDF, sondern ebenso im XML-Format vorliegt, speichert die Stabstelle Recht die XML-Datei ab und startet die SmartDocuments-Vorlage. Über die XML-Datei wird das SmartDocuments-Dokument bereits mit allen aus dem Formular relevanten Daten befüllt. Da sich die Aussagegenehmigung bei Beamt:innen und Tarifbeschäftigten unterscheidet, erkennt die Vorlage automatisch, welche Fassung gewählt werden muss. Das Dokument kann so direkt ausgedruckt und unterschrieben werden, wodurch für die Stabstelle Abtippaufwand entfällt und massiv Zeit eingespart werden kann.

Der Übergang in den Livebetrieb

Während sich die Software innerhalb der Testphase im eigenen Haus befand, entschied sich der Landkreis Verden im Rahmen des Livebetriebs für das Hosting über den Partner Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO). Die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) bietet Ihren Kund:innen eine komfortable Lösung, um SmartDocuments im eigenen Rechenzentrumsbetrieb zu hosten. Hierbei profitieren Kund:innen nicht nur vom exzellenten Service der KDO, sondern haben ebenso die Möglichkeit, über den geschlossenen Rahmenvertrag, SmartDocuments zu besonderen Konditionen zu erwerben. Darüber hinaus wird die smarte Anwendung im Rahmen der Kooperation ebenso sukzessive mit den Softwareprodukten der KDO verknüpft. „Die technische Umsetzung hat einwandfrei funktioniert. Sämtliche Daten, Vorlagen und Dokumente aus unserem internen Testbereich konnten ins Livesystem übernommen werden“, berichtet Thorsten Wiggers.

Der Blick nach vorne ...

„Nach dem Livebetrieb Anfang 2022 arbeiten wir derzeit daran SmartDocuments Schritt für Schritt landkreisweit in allen Fachabteilungen einzuführen. Perspektivisch soll somit die alte Bausteinverwaltung vollständig abgelöst werden“, erklärt Wiggers. „Darüber hinaus sind wir gerade dabei eine Verknüpfung zwischen unserem Dokumentenmanagementsystem enaio®, ein Produkt der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh und SmartDocuments herzustellen.“ Über die Integration sollen die Dokumente direkt an der richtigen Stelle abgelegt werden.

Mittelfristig sollen zur zentralen Vorlagenverwaltung weitere Drittanwendungen aus den einzelnen Fachabteilungen mit SmartDocuments verknüpft sowie der Einsatz über Zusatzmodule zur intensiveren Nutzung eruiert werden.

Für die Dokumentenerstellung und Vorlagenverwaltung setzt die niedersächsische Kreisverwaltung auf das Produkt SmartDocuments. Kay Bendig, Amt für Zentrale Aufgaben und Finanzen im Landkreis Cloppenburg berichtet über die Einführung von SmartDocuments.

Amt für Amt in Richtung Dokumentenautomatisierung

Die Verwaltungsdigitalisierung ist uns wichtig ...

Im Hinblick auf die Verwaltungsdigitalisierung setzt die Kreisverwaltung Cloppenburg auf innovative Technologien und digitale Prozesse, um sich den Verwaltungsalltag maßgeblich zu erleichtern. Neben der digitalen und revisionssicheren Aktenführung über das Dokumentenmanagementsystem (DMS) DMS&more der KDO (Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg) kommen ebenso ein digitales Liegenschafts- und Gebäudemanagement-System sowie zahlreiche Fachanwendungen zum Einsatz.

Der Landkreis engagiert sich, gerade im Bereich Dokumentenmanagement, auch gerne als Pilotkunde, um die Entwicklung neuer prozessorientierter Funktionen voranzutreiben. Für die Dokumentenerstellung und Vorlagenverwaltung setzt der niedersächsische Kreis auf das Produkt SmartDocuments. „Während SmartDocuments vor circa vier Jahren zunächst innerhalb des Jugendamts eingeführt wurde, wird es seit knapp 1,5 Jahren in immer mehr Fachbereichen als zentrales System zur Verwaltung sämtlicher Dokumentvorlagen verwendet“, berichtet Kay Bendig, Mitarbeiter aus dem Bereich Amt für zentrale Aufgaben.

Herr Bendig ist bereits seit 1999 als Systemadministrator innerhalb der Kreisverwaltung tätig und verantwortet die Bereiche Internet, Intranet, diverse Datenbanken sowie die Software SmartDocuments.

Amt für Amt ...

Die Einführung erfolgte abteilungsweise. Das Sozialamt verfügte schon über SmartDocuments, da das Vorlagenmanagement in das Fachverfahren LÄMMkom LISSA der LÄMMERZAHL GmbH bereits integriert ist. „Etwa die Hälfte der Ämter, wie z.B. das Ordnungsamt, das Jugendamt, die Rechtsabteilung oder das Schulamt, haben wir bis heute mit SmartDocuments ausgestattet. Leider hat sich die Softwareeinführung pandemiebedingt etwas verzögert. Aber wir kommen gut voran und mit jeder neuen Vorlage wird der Arbeitsalltag einfacher und besser“, schildert Herr Bendig. Heute werden über SmartDocuments Vorlagen aus den unterschiedlichsten Bereichen zentral verwaltet und Dokumente wie beispielsweise Anschreiben, Bescheide, Einladungen, sprich Schriftstücke jeglicher Art erstellt. „Besonders begeistert sind die Kolleg:innen von der Berechnungsfunktion. Bei Bescheiden mit Kosten müssen lediglich die Werte in den SmartWizard eingetragen werden, das Dokument errechnet den Betrag daraufhin automatisch, ganz ohne aufwendige Word-Formeln. Das einfache Handling mit der Software sorgte dafür, dass die Vorzüge rasch erkannt und die Akzeptanz innerhalb der Fachbereiche schnell geschaffen wurde.“ „Bis heute haben wir so viele Vorlagen erstellt, dass bereits ein Upgrade nötig war. Nun haben wir das Professional Paket im Einsatz und können unbegrenzt Vorlagen gestalten.“

Autor:innen

• Kay Bendig, Amt für Zentrale Aufgaben und Finanzen, Landrat Landkreis Cloppenburg
• Juliane Buch, Marketing & PR SmartDocuments Deutschland GmbH

Dokument

• Praxisbericht: Landkreis Cloppenburg (PDF, 7.9 MB)

Für Frieder Schelle, Team Leader Legal Consultants von Trusted Shops, hat der Einsatz von SmartDocuments entscheidend dazu beigetragen, den steigenden Anforderungen in der Beratung von Online-Händlern gerecht zu werden. Die einheitliche und effiziente Erstellung von Dokumenten ist insbesondere für eine verbindliche Rechtsberatung wesentlich.

Den immer steigenden Anforderungen gerecht werden ...

Gewachsene Ansprüche

Trusted Shops ist ein vor über 20 Jahren in Köln gegründetes Unternehmen, das Online-Shops sowie deren Kund:innen Leistungen in Form eines Gütesiegels, Käuferschutz-Verfahrens und eines Systems zur Kund:innenbewertung anbietet. Im Jahr 2014 wurde die umfassende Beratung um die sogenannten „Legal Services“ erweitert, um Online-Händlern unter anderem auch den Schutz vor juristischen Angriffen bieten zu können.

Lösung für komplexe Sachverhalte

Zunächst wurden die „Legal Services“ gemeinsam mit Kanzleien als Rechtsberatung angeboten. Juristische Sachverhalte mussten dabei jeweils einzeln geprüft werden und schnell stieß man an die Grenzen des Machbaren - und auch der wirtschaftlichen Effektivität. Zumal wiederkehrende Vorgänge auch bei komplexen Aufgabenstellungen immer mehr nach standardisierten und einfacheren Lösungen verlangten. Auf der Suche nach einem dafür passenden Tool kam man 2015 erstmals mit SmartDocuments in Kontakt.

Frieder Schelle war schnell klar, hiermit den richtigen Anbieter gefunden zu haben, mit dem Textbausteine zu rechtlich komplizierten Sachverhalten so programmiert werden konnten, dass sie in der Beratung den Online-Schutz rechtssicher machen, um sich beispielsweise gegen Abmahn- Vereine erfolgreich zur Wehr zu setzen. Trusted Shops fühlte sich, wie Schelle betont, „von Anfang an gut an die Hand genommen“, denn die komplexen Anforderungen wurden von SmartDocuments sehr schnell verstanden und in einfache Lösungen überführt.

Effiziente Arbeitsprozesse

Was ihn besonders beeindruckt hat: Schon nach zwei intensiven Tagen, in denen die Mitarbeiter:innen von Trusted Shops in die Grundlagen durch Expert:innen der SmartDocuments eingearbeitet wurden, konnte es los gehen. „Die Schulung war top.“, betont Schelle und erklärt weiter: „Wir haben sehr schnell gelernt, wie einfach und logisch die Bedienbarkeit strukturiert ist. In unserer täglichen Arbeit konnte der Aufwand für die Erstellung einiger regelmäßig benötigter Dokumente um mehr als die Hälfte reduziert werden. Das bewahrt unsere Mitarbeiter:innen vor mühsamen repetitiven Aufgaben und spart Kosten. Zudem führt der Einsatz von SmartDocuments automatisch zu einem gemeinsamen Standard, welcher ständig verbessert wird. Alle Mitarbeiter: innen, die mit SmartDocuments arbeiten, können zentral Hinweise auf Verbesserungspotenziale der Dokumente geben und nehmen damit gemeinsam Einfluss auf die Verbesserung der Dokumente. Auf dieser Basis können wir jederzeit sichere Expertisen abgeben und unseren Kund:innen erfolgreich helfen.“

Kontinuierlicher Support

Dass Trusted Shops mithilfe der Lösungen von SmartDocuments den eigenen Kund:innen eine rechtsverbindliche Expertise anbieten kann, war ein großer Schritt in der Erweiterung der Beratungsleistungen. Aber nicht der letzte. Denn die Betreuung von SmartDocuments geht weit über die einmalige Implementierung und Schulung der Software sowie die technische Unterstützung hinaus. Auch inhaltlich wird kontinuierlich gemeinsam überlegt, was an zusätzlichen Lösungen für sich stetig ändernde und breiter werdende Branchenanforderungen in einem prosperierenden Markt geschaffen werden müssen, um auch zukünftig den Ansprüchen gerecht zu werden.

„2019 haben wir ein sehr langes Gespräch mit dem Support gehabt“, so berichtet Schelle, „in dem wir unsererseits Lösungsüberlegungen zu weiteren Fragestellungen formuliert haben. Es war toll zu sehen, wie intensiv die Ansprechpartner:innen von SmartDocuments direkt darauf eingegangen sind und uns schon nach kurzer Zeit Vorschläge für die Erweiterung der Services machen konnten. So stellt man sich eine gute und zielführende Beziehung zu Dienstleistern tatsächlich vor.“ Was Trusted Shops betont, ist für SmartDocuments eine Selbstverständlichkeit in der Betreuung von Kund:innen. Die vertrauensvolle und enge Zusammenarbeit wird tatsächlich gelebt - und beide Seiten profitieren davon. Märkte wachsen, Ansprüche verändern sich und die daraus resultierenden Anforderungen müssen sowohl technisch, als auch inhaltlich beantwortet werden. Nur so werden aus Kundenbeziehungen echte Partnerschaften.

Autor

Frieder Schelle, Team Leader Legal Consultants
Trusted Shops GmbH

Dokument

• Praxisbericht: Trusted Shops GmbH (PDF, 933 kB)

Innerhalb von nur drei Monaten wurde in der Gemeinde Krummhörn eine automatisierte Gästebeitragsanmeldung eingeführt. Realisiert hat das Projekt die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) gemeinsam mit ihren Partnern Form-Solutions und SmartDocuments.

Online-Gästebeitrag in der Gemeinde Krummhörn

Neben ländlicher Ruhe gibt es in der niedersächsischen Küstengemeinde Krummhörn Attraktionen wie Windmühlen, Kirchen und Warfendörfer zu entdecken. Der Erholungsort zieht damit jährlich eine Vielzahl von Urlauber: innen an, hinzu kommt der Tagestourismus.

Mit dem Wunsch, eine automatisierte Gästebeitragsanmeldung einzuführen, wandte sich die Kommune an die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO). Denn die manuelle Erfassung und Bearbeitung von Gästebeiträgen umfasst viele aufwendige Zwischenschritte. Mit Blick auf die jährlich steigende Touristenanzahl bot sich hier erhebliches Optimierungspotenzial. Um Krummhörn von diesen Prozessen zu entlasten, holte die KDO sich mit ihren Partnerunternehmen Form-Solutions und SmartDocuments kompetente Verstärkung ins Boot. Innerhalb von nur drei Monaten gelang es den Partnern, den Gästebeitrag der ostfriesischen Gemeinde lückenlos zu digitalisieren. Gestartet war das Projekt im September 2020.

Echte Alternative

„Die Firma Form-Solutions bildet mit ihrem Antragsmanagement 4.0 den Grundstein des Gesamtkonzepts. Der Formularserver beinhaltet über 1.300 intelligente Ausfüllassistenten sowie 4.000 rechtssichere PDF-Formulare für die öffentliche Verwaltung – und stellt damit eine echte Alternative zu starren PDF-Dokumenten dar“, erklärt Form-Solutions. Bei der automatisierten Gästebeitragsanmeldung ermöglicht und vereinfacht der Ausfüllassistent des Antragsmanagements die direkte Dateneingabe in das Formular. Simultan erfolgt die automatische Berechnung der anfallenden Gebühren je nach Zone und Saison. Als Herausforderung entpuppte sich die Erstellung des Zahlungsnachweises. Um eine schnelle und smarte Lösung zu erarbeiten, kooperierte Form-Solutions mit dem Unternehmen SmartDocuments Deutschland, ebenfalls ein Partner der KDO. Anders als Form-Solutions mit seinem intelligenten Antragsassistenten ist SmartDocuments auf die vorlagengesteuerte Dokumentenerstellung und -automatisierung spezialisiert.

Simples Frage-Antwort-Prinzip

„Die Erstellung persönlicher Dokumente anhand von Standardvorlagen geschieht damit ganz einfach über ein Dialogfenster – nach einem simplen Frage-Antwort- Prinzip“, führt Oliver Snay, Produkt-Manager Verwaltungsdigitalisierung bei der KDO, aus. „Wir konnten die Vorzüge beider Systeme verbinden. Ergebnis ist eine eigens entwickelte Schnittstelle, welche die Antragsdaten im laufenden Prozess überträgt. Anschließend werden die entsprechenden Nachweise generiert und an die Antragsteller:innen zurückgeliefert.“ Die Gästebeitragskarten können so direkt nach der Antragstellung auf die entsprechende Papiervorlage gedruckt und an die Gäste ausgehändigt werden. „SmartDocuments ermöglicht die Erstellung eigener Vorlagen und beinhaltet viele Anpassungsmöglichkeiten in puncto Design. So können beispielsweise individuell gestaltete Anmeldungen oder Reservierungen für Veranstaltungen oder Rechnungen direkt aus dem Antrag generiert werden“, so Snay.

Reibungsloses Zusammenspiel

Auch hinter den Kulissen sorgt die KDO für ein reibungsloses Zusammenspiel zwischen dem vorgelagerten Online-Prozess des Gästebeitrags und den nachgelagerten Fachverfahren, wie beispielsweise dem Dokumenten-Management-System KDO-DMS&more oder dem Finanzverfahren Infoma newsystem von Anbieter Axians Infoma. „Unser KDO-GovManager schleust die Anträge direkt in die jeweiligen Zielsysteme der Kommune“, erläutert Snay den Vorgang. „Insgesamt bilden wir damit den gesamten Prozess medienbruchfrei ab – ein gutes Beispiel dafür, wie Prozesse zur Dokumenterstellung zukunftsorientiert digitalisiert und automatisiert werden können.“

Krummhörn geht gemeinsam mit der KDO bald noch einen Schritt weiter. „Zurzeit ist die OZG-Plattform KDO-Kommune365 in Vorbereitung. Sobald diese online erreichbar ist, zieht auch der Prozess des Gästebeitrags in das neue virtuelle Rathaus der Kommune ein“, berichtet Snay.

Gemeinsame Schnittstelle

Christian Mettner von SmartDocuments betont, dass dem positiven Resultat stimmige Team-Arbeit zugrunde liegt: „Die Durchführung von Projekten mit mehreren Parteien gestaltet sich gelegentlich unorganisiert und kompliziert. Dass es anders laufen kann, hat uns das Projekt bei der Gemeinde Krummhörn in Zusammenarbeit mit Form-Solutions und der KDO gezeigt. Wir konnten in kürzester Zeit eine gemeinsame Schnittstelle zwischen unseren Systemen realisieren – dank hervorragender Kommunikation, Organisation und Flexibilität aller Beteiligten.“ „Und das trotz der derzeitigen Corona-Pandemie und den damit einhergehenden Herausforderungen“, ergänzt Jannik Otten, verantwortlicher Projektleiter der KDO. „Der Austausch und Ablauf verliefen stets reibungslos, umso mehr freuen wir uns auf weitere Projekte mit unseren Partnern.“

Das umfangreiche Projekt steht exemplarisch für all die Prozesse und Möglichkeiten, die im Bereich der Verwaltungsdigitalisierung realisierbar sind. „Wir konnten der Gemeinde Krummhörn eine nachhaltige und spürbare Entlastung in ihren täglichen Arbeitsprozessen verschaffen. Und genau das ist es, was wir mit unseren Projekten erreichen wollen“, erklärt Oliver Snay abschließend.

Autorin

Tina Thüer, Teammanagerin Marketing beim Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO)

Dokument

• Praxisbericht: Gästebeitrag Gemeinde Krummhörn (PDF, 928 kB)

Mit SmartDocuments hat die Wohnungsbaugesellschaft schon zu Anfang 250.000 € für die Erstellung von 120 SAP-Dokumenttypen eingespart. Mit gut 31.000 Wohneinheiten in Eindhoven ist „Woonbedrijf“ die größte Wohnungsbaugesellschaft im Süden der Niederlande. Tag für Tag engagieren sich 500 Mitarbeiter:innen, um den 70 000 Bewohner: innen ein Zuhause zu geben.

Kosteneinsparungen durch smarte Dokumentenerstellung bei „Woonbedrijf“

Welche spezifischen Aufgaben und Anforderungen gab es?

Woonbedrijf hat mehrere IKT-Systeme durch eine integrierte Lösung von SAP ersetzt. Der Einsatz von SmartDocuments für die Dokumentenerstellung war für die Gesellschaft von vornherein eine Selbstverständlichkeit. „Eigentlich lag die Wahl auf der Hand“, so Monique Wacht, Anwendungs- und Datenbankadministratorin von Woonbedrijf über den Einsatz von SmartDocuments als Dokumentengenerator. „Die einfache Verwaltung und die Effizienz von SmartDocuments erleben wir bereits seit 2008. Dank der einfachen Integration in SAP können wir nun sogar die SAP-Schreiben effizient und bequem mit SmartDocuments verwalten.“

Das Ergebnis?

„Unsere Endnutzer:innen sind mit SmartDocuments vertraut. Als Anwendungsadministrator:innen sind wir schon seit vielen Jahren von den Vorteilen überzeugt. Durch das intelligente Layout mit Kopf- und Fußzeilen sowie Textbausteinen werden das Corporate Design und sich wiederholende Angaben an einem zentralen Ort festgelegt.

Wir wussten, dass SmartDocuments hervorragend für die Verarbeitung von XML-Dateien geeignet ist. Auch Aepex, unser SAP-Anbieter, lobt die einfache Verwaltung und die Flexibilität von SmartDocuments. SAP verfügt selbst auch über eine Lösung für Standarddokumente, diese ist jedoch unflexibel und kompliziert. Für Änderungen an Standardbriefen benötigt man dann stets Programmierer:innen.

„Mit SmartDocuments hingegen verwalten wir die Dokumentvorlagen selbst. SAP stellt die (XML-)Daten bereit und SmartDocuments sorgt dafür, dass diese an der richtigen Stelle im Dokument erscheinen. Durch die Nutzung von SmartDocuments haben wir schon zu Anfang 250.000 Euro für die Erstellung von 120 SAP-Dokumenttypen eingespart.”

Erstellung und Verwaltung von Vorlagen

Monique Wacht weiter: „Zuerst haben wir sorgfältig überprüft, welche Teile der Schreiben als Textbausteine wiederverwendet werden können. So lässt sich die Anzahl der zu verwaltenden Vorlagen verringern, und Anpassungen können zentral vorgenommen werden. Im SmartEditor können XML-Felder ganz leicht per Drag&Drop an der gewünschten Position in der Vorlage eingefügt werden. So können wir mit SmartDocuments vollständig automatisiert und ohne Zutun der Endnutzer: innen komplette Dokumente erstellen. Mit dem Tool ‚XML-Frage‘ können sich wiederholende Felder (zum Beispiel Servicekosten) ordentlich untereinander aufgelistet werden. Das ist ein echter Mehrwert.“

Erfahrungen der Nutzer:innen

„In SAP können Endanwender:innen SmartDocuments auswählen. Daraufhin erscheint eine Bibliothek mit den relevanten Dokumenten. Wählen Anwender:innen hier zum Beispiel die Erstellung eines Mietvertrags oder einer Kündigung aus, erscheint direkt das gewünschte Dokument. Im Hintergrund versorgt SAP SmartDocuments mit den benötigten Daten, die automatisch an den entsprechenden Stellen im Dokument eingetragen werden. So haben Endanwender:innen im Handumdrehen ein einwandfreies Dokument zur Hand. Das Schöne daran ist, dass die Interaktion mit Endanwender:innen bei Bedarf sehr einfach gehalten werden kann. So haben wir zum Beispiel Standardschreiben, in denen 95 Prozent der Informationen direkt aus SAP stammen, während den Endanwender:innen nur ein Abfragefenster von SmartDocuments präsentiert wird.“

Die Vorgehensweise

Monique Wacht erzählt, dass sie die Erstellung der Standardbriefe parallel zur Implementierung von SAP vorgenommen hat: „So konnte verhindert werden, dass die Erstellung der Dokumentvorlagen erst nach der Implementierung der Software erfolgt. Ein anderer Vorteil ist, dass sich so frühzeitig erkennen ließ, welche (XML-) Daten für die jeweiligen Schreiben benötigt werden. Wir haben den von unseren bestehenden Systemen erzeugten Output als Ausgangspunkt für die Erstellung der SAP-Briefe verwendet.“

Autorin

Monique Wacht, Anwendungs- und Datenbankadministratorin von Woonbedrijf

Dokument

• Praxisbericht: Woonbedrijf (PDF, 1.2 MB)

Durch den Einsatz von SmartDocuments ist der ganze Prozess der Vorlagenverwaltung und Dokumentenerstellung deutlich einfacher, strukturierter und schneller geworden. Für die Anwender:innen bringt dies eine erhebliche Arbeitserleichterung mit sich.

Der Landkreis Oldenburg ist 1933 bei der Oldenburgischen Verwaltungsreform aus Teilen der früheren Ämter Oldenburg und Delmenhorst sowie aus dem ehemaligen Amt Wildeshausen entstanden und gehört zu den wenigen sog. „Optionskommunen“ in Deutschland. Im Optionsmodell besitzt eine Kommune die alleinige Trägerschaft der Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch II (SGB II). Damit ist der Landkreis Oldenburg ein zugelassener kommunaler Träger der Grundsicherung für Arbeitsuchende und somit für alle Anträge, Bescheide, Berichte usw. nach dem SGB II verantwortlich. Ein leistungsfähiges und flexibel nutzbares Korrespondenzsystem ist damit essentiell für die tägliche Arbeit der zahlreichen Anwender:innen im Landkreis Oldenburg.

Die Ausgangslage

In der Vergangenheit basierte die komplette Korrespondenz auf selbstentwickelten Microsoft® Office Word-Vorlagen. Die benötigte Dokumentenlogik wurde mit Visual Basic for Applications (VBA) programmiert. Das Problem: Es wurde immer schwieriger, diese Dokumentvorlagen effizient zu verwalten. Zum einen, weil die fachlichen Anforderungen an die Bescheid- und Dokumenterstellung immer weiter stiegen. Zum anderen überstiegen die Anforderungen das mit den vorhandenen Möglichkeiten Umsetzbare bei weitem. Die Folge: Parallel zum eigentlichen Vorlagen-Pool erstellten die Sachbearbeiter:innen in den 8 Gemeinden sowie im Landkreis zahlreiche Dokumentvorlagen selbst. Für jedes neue Dokument wurde praktisch eine Vorlage generiert. Wertvolle Ressourcen wurden gebunden – nicht nur für die Erstellung und Anpassungen an die verschiedenen Formate, sondern auch für die Suche nach der jeweils richtigen Vorlage.

SmartDocuments im Arbeitsalltag

„Durch die nahtlose Integration von SmartDocuments in die Fachapplikation können die Sachbearbeiter:innen die benötigten Bescheide, Anschreiben, Berichte usw. direkt aus der Fachapplikation heraus erstellen“, sagt Torsten Wolter, Verfahrensbetreuer beim Landkreis Oldenurg und ergänzt: „Durch den Einsatz von SmartDocuments wurde die Dokumentenerstellung insgesamt wesentlich einfacher und strukturierter. Anpassungen an den Vorlagen können heute viel leichter und schneller durchgeführt werden.” In der Vergangenheit mussten Sachbearbeiter:innen Dokumente immer wieder von Hand korrigieren bzw. ergänzen. So kam es vor, dass Inhalte bei mehrseitigen Dokumenten an verschiedenen Stellen korrigiert werden mussten. Teilweise mussten ganze Textpassagen von Hand gelöscht bzw. überschrieben werden.

Da viele Bescheide im Umfeld der Sozialgesetzgebung (SGB II, SGB XII und AsylbLG) erstellt werden, ist die Erstellung inhaltlich korrekter Schreiben essentiell. Ganz anders die Lage heute: „Durch die Übernahme aller relevanten Daten von der Fachapplikation in SmartDocuments ist die Gefahr nicht korrekt erstellter Bescheide deutlich gesunken. Insgesamt können sich die Sachbearbeiter:innen heute viel mehr auf die Anliegen ihrer Bürger:innen konzentrieren. Der ganze Prozess der Bescheiderstelllung läuft weitestgehend automatisiert und im Hintergrund, was zu einer erheblichen Entlastung der Sachbearbeiter führt“, so Torsten Wolter.

SmartDocuments in der Praxis

Sachbearbeiter:innen arbeiten, wie gewohnt, in der Fachapplikation. Der einzige Unterschied ist, dass anstatt Word jetzt SmartDocuments aus der Fachapplikation heraus aufgerufen wird. SmartDocuments übernimmt automatisch alle verfügbaren Daten in die Vorlage und ergänzt den Inhalt um die passenden Textbausteine. Das fertige Dokument steht dann in der Fachanwendung zur Verfügung und lässt sich weiterverarbeiten (Druck, Versand, Archivierung etc.). Zudem bietet das System die Möglichkeit, interaktive Workflows einzurichten.

Autor

Torsten Wolter, Verfahrensbetreuer beim Landkreis Oldenburg

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• Praxisbericht: Landkreis Oldenburg (PDF, 1.2 MB)

Der Landkreis Lüneburg ist davon überzeugt, dass das geschickte Planen und Handeln der öffentlichen Hand die Lebensqualität jedes Einzelnen positiv beeinflusst. Seit mehr als drei Jahren arbeitet der Landkreis daher mit der Softwarelösung SmartDocuments, um die Dokumentenverwaltung zu erleichtern und ein einheitliches Output-Management zu garantieren.

Eine Erfolgsgeschichte

Wie viele andere Behörden hatte der Landkreis Lüneburg vor SmartDocuments keine Software für das Vorlagenmanagement. „Wir hatten früher keine Alternativen und deshalb bis zur Umstellung unsere Vorlagen in Microsoft® Office Word erstellt”, erzählt Sabine Burfien. Das alte System mit den Word-Vorlagen war umständlich und sorgte für große Probleme im Bereich des Output-Managements: „Wir standen vor der Herausforderung, dass wir von der selben Vorlage unterschiedliche Versionen hatten. Zum Beispiel haben wir als Landkreis einen offiziellen Kopfbogen mit wichtigen Daten, Wappen und Logo. In der Fußzeile befinden sich unter anderem unsere Bankdaten. Es kam früher häufig vor, dass wir Daten in der zentralen Vorlage anpassen mussten, zum Beispiel weil sich die Bankverbindung geändert hatte. Das wurde dann jedoch nicht von allen Kolleg:innen umgesetzt. So nutzten diese jahrelang eine veraltete Vorlage mit den falschen Bankdaten.”

Um Probleme mit dem Vorlagenmanagement anzupacken, war der ehemalige Fachdienstleiter auf der Suche nach einem neuen System. Durch Zufall hörte er bei einer anderen Verwaltung, dass dort mit SmartDocuments gearbeitet wurde und sah das Potential der Software für den eigenen Landkreis.

Bei der Implementierung von SmartDocuments in das bestehende System zahlte sich die Flexibilität der Softwarelösung aus. Sabine Burfien war zu dem Zeitpunkt bereits beim Landkreis beschäftigt und erinnert sich: „Die Verknüpfung von SmartDocuments an unser IT- System lief damals ohne Probleme ab. Von den Mitarbeiter:innen bekamen wir gemischtes Feedback, einige fanden es toll und andere waren zunächst skeptisch. Aber ich denke, das ist bei so einer Veränderung im IT-Bereich ganz normal.”

Seit ungefähr drei Jahren wird im Landkreis Lüneburg nun SmartDocuments für alle Dokumente außerhalb der Fachverfahren verwendet. Das Urteil fällt bisher positiv aus: „Wir sind sehr zufrieden mit SmartDocuments.” Momentan kommt SmartDocuments im Landkreis Lüneburg vor allem im allgemeinen Schriftverkehr zum Einsatz. Innerhalb der Fachverfahren werden meist noch verfahrensspezifische Vorlagen verwendet.

„Sie können sich das so vorstellen: Wenn zum Beispiel Bürger: innen eine Baugenehmigung beantragen, läuft die ganze Korrespondenz über das Fachverfahren. Wenn aber im Bauamt ein Schreiben angefertigt wird, was nicht innerhalb des Baugenehmigungsverfahrens liegt, dann läuft das über SmartDocuments. Ein Fachdienst arbeitet also immer dann mit SmartDocuments, wenn es um allgemeine Schriftsätze, wie zum Beispiel einen Dienstreiseantrag geht.” Alle zentralen Vorlagen, die nichts mit einem Fachverfahren zu tun haben, werden hausweit genutzt und mit SmartDocuments verwaltet. Das System funktioniert gut und findet Anklang: „Ein gutes Beispiel ist der neue Kopfbogen, den wir vor eineinhalb Jahren eingeführt haben. Mit Hilfe der SmartDocuments Vorlage wurde dieser bereits mehr als 8.000 Mal erstellt. So können wir ein einheitliches Output-Management garantieren”.

Ein Landkreis - ein Corporate Design

Es ist essenziell, dass eine Behörde bei der Kommunikation mit Bürger:innen und Partnern professionell auftritt. Dazu gehören unter anderem auch ein einheitlicher Schreibstil und ein standardisiertes Layout. Diesem Ziel ist der Landkreis Lüneburg vor zwei Jahren einen großen Schritt näher gekommen. „Die Kollegen:innen der Öffentlichkeitsarbeit haben vor 2 Jahren ein neues Corporate Design für den ganzen Landkreis eingeführt. Diese Veränderung haben wir auch zum Anlass genommen, um die Verwendung von SmartDocuments für alle Mitarbeiter:innen verpflichtend zu machen. Seitdem werden zum Beispiel alle Kopfbogen Vorlagen einheitlich aus SmartDocuments genommen.” Durch den Einsatz von SmartDocuments gelingt es dem Landkreis seitdem professionell und konsistent im allgemeinen Schriftverkehr aufzutreten. Das schafft Vertrauen bei Bürger:innen und Partnern.

Auf lange Sicht sparen die Mitarbeiter:innen mit SmartDocuments viel Zeit und Mühe. Allerdings muss man beim Erstellen der neuen Dokumentvorlagen erst einmal etwas Zeit investieren: „Das Erstellen von Vorlagen kostet in erster Linie mehr Aufwand als in Microsoft®Word einfach Textfelder einzufügen. Ist die Vorlage einmal entwickelt, haben es Anwender:innen aber viel einfacher mit dem Ausfüllen. SmartDocuments spart viel Zeit, da auf vorgefertigte Felder und Formulierungen zurückgegriffen werden kann. Zum Beispiel muss man nicht mehr auf genderspezifische Formulierungen achten, weil die korrekte Schreibweise dank SmartDocuments bereits hinterlegt ist. Ein weiterer großer Vorteil von SmartDocuments ist, dass alle Dokumentvorlagen zentral an einem Ort verwaltet werden.

Im Landkreis Lüneburg wird momentan innerhalb der SmartDocuments Software mit 748 Vorlagen gearbeitet. Das klingt vielleicht viel, aber im Gegenteil: „Vorher hatten wir deutlich mehr Vorlagen, die auch alle an unterschiedlichen Stellen zu finden waren. Jeder Fachdienst hat sich seine eigenen Vorlagen gestrickt. Da konnte dann auch oft das Corporate Design nicht eingehalten werden. Mit SmartDocuments haben wir das jetzt zentralisiert. Es gab vorher viel mehr Versionen derselben Dokumentvorlage mit unterschiedlichen Kopfbögen. Mittlerweile haben wir nur noch eine offizielle Version, die von allen genutzt wird.”

Der Landkreis Lüneburg ist insgesamt sehr zufrieden mit SmartDocuments. Aber natürlich gibt es überall noch Luft nach oben. „Momentan fehlt an manchen Stellen die Verknüpfung von SmartDocuments an verschiedene Fachanwendungen. Fachdienste wie z.B. das Bauamt oder das Jugendamt haben eigene Fachanwendungen und müssen andere Vorlagen verwenden.” Je mehr Fachverfahren mit SmartDocuments zusammenarbeiten, desto mehr Dokumente können einfach und zentral mit einer Softwarelösung verwaltet werden.

Das Ziel für die kommenden Jahre ist es darum auch, SmartDocuments an so viele Fachverfahren wie möglich zu verknüpfen. „Wir hatten diesbezüglich schon Besuch von SmartDocuments Mitarbeiter:innen aus den Niederlanden. In diesem Termin wurden die Fachanwendungen analysiert und priorisiert. Es ist gut zu wissen, dass SmartDocuments uns dabei so unkompliziert unterstützt. Die Hierarchie ist dort flach. Das sorgt dafür, dass man mit Wünschen und Anregungen immer Gehör findet und einem schnell geholfen wird.”

Autor:in

Sabine Burfien, Landkreis Lüneburg

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• Praxisbericht: Landkreis Lüneburg (PDF, 1.1 MB)

Was für die fundierte rechtliche Beratung von Mandanten selbstverständlich ist, gilt für die Kölner Rechtsanwalts- Kanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE auch hinsichtlich einer effizienten Verwaltung und Abrufbarkeit jederzeit aktueller Schriftsätze. Gemeinsam mit SmartDocuments wurde eine Lösung für den rechtlichen Bereich entwickelt, die für das Massengeschäft ebenso wie für Spezialisten hochinteressant ist.

Effiziente Schriftsatzverwaltung für die
Kölner Rechtsanwalts-Kanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE

Lösungen gemeinsam denken

„Im Grunde hat uns ein Zufall zusammengeführt,“ freut sich Christian Solmecke, LL.M., Rechtsanwalt und Gesellschafter der Kanzlei, „aber wir haben nicht lange gebraucht und sofort erkannt, wie wertvoll SmartDocuments für unsere Belange und zukünftigen Anforderungen sein kann.“

Ungefähr vier Jahre ist es her, dass Solmecke bei einem Legal Tech MeetUp, dem gemeinsamen Austausch von Juristen, Lösungsanbietern, Startups, Expert:innen, Student:innen und allen, die sich für (Legal) Technology interessieren, einen Vertriebs-Mitarbeiter von SmartDocuments kennenlernte, der ihm die Vorzüge der Software demonstrierte.

Fasziniert von den Möglichkeiten, wie Kommunen sich damit effizient in der Dokumentenverwaltung organisieren, wurde Solmecke schnell klar, dass er hier den Baustein vor sich hatte, mit dem die bisher in Eigenregie optimierten Prozesse schriftlicher Vorgänge im rechtlichen Bereich auf das nächste entscheidende Level gehoben werden konnten. Aus dem zufälligen Treffen wurde eine Entwicklungs- Partnerschaft - und damit eine win-win-Situation für beide Seiten - WILDE BEUGER SOLMECKE und SmartDocuments.

„Not“ macht erfinderisch

Schon zehn Jahre zuvor war die Kanzlei zunächst aus der „Not“ heraus, dann aber visionär mit der Fragestellung befasst, viele ähnliche Vorgänge aus der rein papierorientierten Verarbeitung intern digital nachzuziehen, um für zukünftige Mandate einen schnelleren Zugriff zu ermöglichen und damit die Bearbeitungszeit zu verringern. Denn WILDE BEUGER SOLMECKE waren durch ihr Engagement für Betroffene, oft Eltern von Kindern, die ahnungslos „Musiktausch“-Plattformen besucht und sich dabei strafbar gemacht hatten, sowie die Kommentierung dieser Vorgänge auf unterschiedlichen Kanälen, immer bekannter und gefragter geworden - zunächst über den Kanzleiblog, dann durch TV-Auftritte und schließlich einen eigenen Jura-Youtube Channel, der zu den größten dieser Branche zählt. Die Folge: Die Anfragen stiegen enorm und über 10.000 Mandate mussten zufriedenstellend bearbeitet werden können. Der Perfektionierung des Eigenmarketings musste also auch zwangsläufig die Perfektionierung der Datenverarbeitung folgen. Quasi als Nebenprodukt entstand daraus auch die Legalvisio - als erstes umfassendes Kanzlei Management System.

Mit Textbausteinen fing alles an

Solmecke entwickelte zunächst auf Basis von Textbausteinen eine webbasierte Lösung für die Erstellung von Schriftsätzen und Dokumenten. Anfänglich war noch nichts automatisiert, aber die Aufgaben wuchsen schnell und damit auch der Anspruch an wiederkehrende Vorgänge. Verträge sollten passend zusammengestellt, Klageerwiderungen entsprechend einer von über 100 Verteidigungskonstellationen formuliert werden können und vieles mehr. Dafür gab es, wie Solmecke anerkennend formuliert, eine lange Zeit: „Unsere Kellerkinder! Mitarbeiter:innen, die sich tatsächlich durchgehend damit beschäftigen mussten, die richtigen Textpassagen aus den Unterlagen, die im Keller archiviert wurden, zu extrahieren und aufzubereiten.“

Entwicklung dank SmartDocuments

Dass die „Kellerkinder“ keine Dauerlösung sein konnten, war klar. Nach dem Treffen auf der LegalTech erfolgte dann die entscheidende Weiterentwicklung. Gemeinsam mit SmartDocuments wurde für all diese Aufgabenstellungen ein individuelles Programm zur automatisieren Verarbeitung implementiert und in der Kanzlei zusätzlich die Stelle einer SmartDocuments-Beauftragten Person neu geschaffen. Denn auch wenn die Softwarelösung noch so gut ist - der Output steht und fällt mit der immer zu gewährleistenden Aktualität.

Gemeinsam neue Ideen denken

Solmecke denkt aber, wie er betont, bereits über die nächsten Entwicklungsschritte nach, die er dann gemeinsam mit SmartDocuments umsetzen möchte.
Die Erfolgsgeschichte findet ihre Fortsetzung ...

Autor

Christian Solmecke, LL.M. Rechtsanwalt | Gesellschafter
Rechtsanwälte Partnerschaft mbB

Dokument

• Praxisbericht: Wilde Beuger Solmecke mbB (PDF, 745 kB)