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Alle wichtigen Dokumente auf einen Blick!

Hier stehen Ihnen all unsere Dokumente
zum Download zur Verfügung.

  • Produkt-Broschüren
  • Whitepaper
  • Geschichten unserer Kund:innen
  • SmartDocuments-Wort-Bildmarke in unterschiedlichen Formaten
  • Unternehmens- & Produktbeschreibungen
  • u.v.m.


Hinweis: Handbücher zu unseren Produkten stellen wir Ihnen an dieser Stelle leider nicht zur Verfügung. SmartDocuments-Anwender:innen können diese in unserem Kundenportal “SmartCustomer“ einsehen und herunterladen.


Produktbroschüren SmartDocuments

Produktbroschüren

  • Lösungsbroschüre SmartDocuments 2024

    Autor/in: SmartDocuments Deutschland GmbH

    Raus aus dem Vorlagendschungel!

    Viele Unternehmen und Organisationen befinden sich in einem reinen Vorlagendschungel den es gilt hinter sich zu lassen. Aber was genau macht ein Vorlagenmanagementsystem wie SmartDocuments und warum macht es Sinn, dieses einzuführen? Wir sagen "Raus aus dem Vorlagendschungel!" und bieten Ihnen mit unserer Produktübersicht ein »Survival-Handbuch«, das
    Ihnen unsere Tools und individuellen weiteren Werkzeuge kurz vorstellt.

    Inhalt:
    - Was bringt Ihnen ein Vorlagenmanagementsystem?
    - Das Produkt SmartDocuments
    - Die Softwarebestandteile (SmartControl, SmartEditor und SmartWizard)
    - Zusatzmodule (Von Active Directory bis XML)
    - Schnittstellen

    Survival-Handbuch lesen und herunterladen!

  • Produktflyer SmartDocuments 2024

    Autor/in: SmartDocuments Deutschland GmbH

    Dokumente und Vorlagen clever verwalten! SmartDocuments ist die einheitliche Umgebung für sämtliche Corporate-Design-, Unternehmens- sowie Prozessvorlagen, mit der die unterschiedlichsten Dokumente generiert werden können. Es handelt sich um eine Standardlösung, die sich nahtlos in die individuelle IT-Architektur einfügt, beim Arbeiten jedoch wie maßgeschneidert erscheint. Unternehmen und Organisationen, die SmartDocuments verwenden, profitieren von einem hocheffizienten Vorlagenmanagement.

    Inhalt:
    - Die Besonderheiten von SmartDocuments
    - SmartControl
    - SmartEditor
    - SmartWizard
    - Unsere Schnittstellen
    - Individuelle Erweiterungen
    - Ihre Vorteile im Überblick

    Flyer durchschauen und herunterladen!

Von SmartDocuments veröffentlichte Whitepaper

Whitepaper

  • Whitepaper 12/2023: Gestaltung barrierefreier Dokumente

    Autor/in: Dick Megelink, Template-Experte und Product Owner SmartDocuments

    Digitale Dokumente barrierefrei gestalten!
    - 9 Tipps & Tricks

    »Alles online!« Der digitale Wandel bringt zahlreiche Vorteile mit sich und bietet großes Potential zur Steigerung der Effizienz. Bestes Beispiel, das Digitalisieren von Dokumenten: Manuelle Fehler lassen sich vermeiden, zahlreiche Arbeitsschritte automatisieren und zentrale Geschäftsprozesse digitalisieren. Aber wie verhält es sich für Menschen mit dauerhaften oder temporären Einschränkungen wie beispielsweise einer irreversiblen Sehbehinderung? Bisher ist die digitale Welt noch nicht umfassend für alle Menschen gleichermaßen zugänglich. - Zeit das zu ändern!

    In folgendem Whitepaper möchten wir Ihnen Tipps und Tricks an die Hand geben, was Sie bei der Vorlagen- und Dokumentenerstellung beachten müssen, sodass diese barrierefrei und demnach allen Nutzer:innen zugänglich sind ...

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  • Whitepaper 07/2023: Abenteuer Mount Digital Teil III

    Autor/in: Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager SmartDocuments Deutschland GmbH

    Methodisches Vorgehen bei der Einführung eines Vorlagenmanagements Teil III von III

    "Gipfelstürmer"

    Das Thema Digitalisierung ist in der heutigen Gesellschaft unumgänglich. Um am Markt zu existieren müssen Prozesse effizienter, schneller und kostengünstiger umgesetzt werden. Medienbruchfreie, digitale Prozesse schaffen eine massive Arbeitserleichterung. Doch machen wir uns nichts vor, um das Ziel »Digitalisierung/ Automatisierung« zu erreichen, muss ein Berg an Aufgaben, Hürden und Herausforderungen gemeistert werden. Aus diesem Grund finden wir die Analogie zum Bergsteigen sehr passend und nutzen diese, um Ihnen im Rahmen unserer 3-teiligen Whitepaper-Serie »Abenteuer Mount Digital« aufzuzeigen, wie Sie bei
    der Einführung unseres Vorlagenmanagementsystems methodisch vorgehen können.

    Im dritten Teil »Gipfelstürmer« sind wir dem Ziel »Mount Digital« nun ganz nah. Jetzt heißt es Rollout in allen Abteilungen des Unternehmens bzw. der Organisation. Wenn das geschafft ist stellt sich die Frage: »Kann noch etwas optimiert werden?«»Können wir den Mount Digital noch komfortabler erreichen?« ...

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  • Whitepaper 06/2023: Abenteuer Mount Digital Teil II

    Autor/in: Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager SmartDocuments Deutschland GmbH

    Methodisches Vorgehen bei der Einführung eines Vorlagenmanagements Teil II von III

    "Der Aufstieg zum Basiscamp"

    Das Thema Digitalisierung ist in der heutigen Gesellschaft unumgänglich. Um am Markt zu existieren, müssen Prozesse effizienter, schneller und kostengünstiger umgesetzt werden. Medienbruchfreie, digitale Prozesse schaffen eine massive Arbeitserleichterung. Doch machen wir uns nichts vor, um das Ziel »Digitalisierung/ Automatisierung« zu erreichen, muss ein Berg an Aufgaben, Hürden und Herausforderungen gemeistert werden. Aus diesem Grund finden wir die Analogie zum Bergsteigen sehr passend und nutzen diese, um Ihnen im Rahmen unserer 3-teiligen Whitepaper-Serie »Abenteuer Mount Digital« aufzuzeigen, wie Sie bei der Einführung unseres Vorlagenmanagementsystems methodisch vorgehen können.

    Jetzt geht's los! Die ersten Schritte in Richtung Gipfel. Als Basis präsentieren wir Ihnen die Funktionsweise sowie die Bestandteile von SmartDocuments-Vorlagen, sodass Sie Schritt für Schritt die erste Pilotvorlage umsetzen, testen und qualitätssichern können, bevor es an die Planung der finalen Route geht.

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  • Whitepaper 05/2023: Abenteuer-Mount Digital Teil I

    Autor/in: Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager SmartDocuments Deutschland GmbH

    Methodisches Vorgehen bei der Einführung eines Vorlagenmanagements Teil I von III

    "Ausrüstungscheck und Tourenplanung"

    Das Thema Digitalisierung ist in der heutigen Gesellschaft unumgänglich. Um am Markt zu existieren, müssen Prozesse effizienter, schneller und kostengünstiger umgesetzt werden. Medienbruchfreie, digitale Prozesse schaffen eine massive Arbeitserleichterung. Doch machen wir uns nichts vor, um das Ziel »Digitalisierung/ Automatisierung« zu erreichen, muss ein Berg an Aufgaben, Hürden und Herausforderungen gemeistert werden. Aus diesem Grund finden wir die Analogie zum Bergsteigen sehr passend und nutzen diese, um Ihnen im Rahmen unserer 3-teiligen Whitepaper-Serie »Abenteuer Mount Digital« aufzuzeigen, wie Sie bei der Einführung unseres Vorlagenmanagementsystems methodisch vorgehen können.

    Aller Anfang ist schwer, aber gemeinsam packen wir's an! Im ersten Whitepaper möchten wir uns gemeinsam mit Ihnen der Hürden und Herausforderungen in Bezug auf die Digitalisierung bewusst werden und die aktuelle »Ausrüstung« im Rahmen einer Bestandsanalyse auf Herz und Nieren prüfen, bevor es im Anschluss an die eigentliche Tourenplanung geht.

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  • Whitepaper 04/2023: AUTOmatisierung im Büroalltag

    Autor/in: Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager SmartDocuments Deutschland GmbH

    Warum die Vernetzung unterschiedlicher Systeme unabdingbar ist ...

    Informationstechnologie und insbesondere Software ist ein wachsender Sektor in jeder entwickelten Gesellschaft. So ist es auch nicht verwunderlich, dass die Anzahl der eingesetzten Softwareprodukte in Unternehmen massiv steigt. Die kleinen elektronischen Helferlein sind an vielen Stellen die Grundlage für eine Erhöhung der Produktivität und Kern der Automatisierungstechnik. Für jedes Problem, die passende Lösung. Während vor ein paar Jahren noch vermehrt auf »Allround«-Produkte gesetzt wurde und man immer bestrebt war, die »Eierlegende-Wollmilch-Sau« zu entwickeln, gilt heute mehr und mehr der Grundsatz »Schuster bleib bei deinen Leisten«.

    Um dennoch vollständig medienbruchfreie Prozesse abbilden zu können, ist es unabdingbar, dass die einzelnen Systeme miteinander kommunizieren. Kommunizieren heißt in diesem Fall, dass die einzelnen Softwarekomponenten so miteinander vernetzt werden, dass Unternehmens- und Verwaltungsprozesse effizient digitalisiert werden können ...

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  • Whitepaper 03/2023: Angebotsautomatisierung

    Autor/in: Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager SmartDocuments Deutschland GmbH

    Automatisierte Dokumentenerstellung als Schlüssel zum perfekten Angebot ...

    Die Erstellung von Angeboten macht Spaß?
    Vermutlich erstellen Vertriebsmitarbeiter:innen aber eigentlich lieber eine Auftragsbestätigung ;-) Mit der richtigen Software können Sie sich jedoch den Vertriebsalltag erleichtern und im Handumdrehen das perfekte Angebot erstellen: schick, verständlich und für Ihre Kund:in maßgeschneidert. So macht auch die Angebotserstellung Spaß.

    Ein gutes Angebot ist mehr als ein konkurrenzfähiger Preis. Es zählt auch, wie der Preis verpackt ist. Das Dokument muss im einheitlichen »Look & Feel« Ihres Unternehmens schick aussehen und die Inhalte müssen klar verständlich sein. Unter diesen Umständen kann die Angebotserstellung ganz schön aufwendig werden. Sie möchten wissen, wie Sie Ihre Dokumentenerstellung automatisieren können, ohne dass die Qualität Ihres Angebots darunter leidet? In folgendem Whitepaper möchte ich Ihnen Tipps & Tricks an die Hand geben ...

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  • Whitepaper 02/2023: Firmenpapier just in time?

    Autor/in: Christoph Winkelmann, Account Manager D/A/CH SmartDocuments Deutschland GmbH

    Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen voran, das betrifft auch den Einsatz von Papier. Nicht nur Produktionsprozesse werden zunehmend digitalisiert, sondern auch die Büro- und Verwaltungsarbeit. Dennoch horten viele Unternehmen und Organisationen noch Briefpapier en masse. Während Industrie- und Produktionsbetriebe für die Herstellung von Produkten bereits seit Jahren weitestgehend auf »Just-in-time«-Beschaffung umgestellt haben, könnte sich doch gleiches für die Erzeugung von Papierdokumenten etablieren ...

    In Zeiten der Digitalisierung verzichten immer mehr Unternehmen in Deutschland bei ihrer Büro- und Verwaltungsarbeit auf Papier. »So geben 6 Prozent der Geschäftsführer, Vorstände oder Geschäftsleiter an, dass die Geschäftsprozesse in ihren Unternehmen mittlerweile komplett ohne Papier auskommen. Weitere 30 Prozent arbeiten überwiegend papierlos, gestalten damit also rund 75 Prozent ihrer Büroprozesse digital. Das ist das Ergebnis einer Befragung unter 1.104 Unternehmen aller Branchen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland, die im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt wurde. Die Studie ist repräsentativ für die Gesamtwirtschaft. Demnach spielt Papier aber in jedem vierten Unternehmen auch noch eine sehr große Rolle: 8 Prozent arbeiten komplett und weitere 18 Prozent weitestgehend, also zu drei Vierteln papierbasiert. Ein weiteres Drittel (36 Prozent) arbeitet nach eigenen Angaben zweigleisig, setzt also etwa zur Hälfte Papier und digitale Formate ein.« ...

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Geschichten unserer Kund:innen

Praxisberichte

  • Praxisbericht: Landeshauptstadt Kiel

    Autor/in: Christoph Steuber, E-Government Manager, Landeshauptstadt Kiel

    »Butter bei die Fische« - Landeshauptstadt Kiel gibt Vollgas in Richtung Digitalisierung!

    In zehn Wochen zur vollautomatisierten Bescheiderstellung. Die Landeshauptstadt Kiel optimiert den Prozess der Antragsabwicklung für das »Mobile Haltverbot« im Schnelldurchlauf.

    Um die Verwaltungsdigitalisierung voranzutreiben nutzt die Landeshauptstadt Kiel das sich mehr und mehr etablierende »Hilfsmittel« Hackathon. Bei einem Hackathon handelt es sich um ein meist mehrtägiges Event, bei dem, während der Dauer versucht wird (gemeinsam mit Hersteller:innen, IT-Expert:innen, Fachexpert:innen, etc.) innovative, kreative und nützliche Softwareprodukte und Lösungen für vorgegebene Herausforderungen (Challenges) zu finden. Im Rahmen des ersten OZG-Verwaltungshackathon Schleswig-Holstein konnte Kiel bereits 46 digitale Anträge für die Stadtverwaltung entwickeln. Während der Fokus im Juli 2022 auf der Gestaltung von Onlinediensten lag, sprich die Sicht der Bürger:innen in Form von intelligenten Antragsassistenten verbessert wurde, stand im September 2023 die Abarbeitung der Anträge im Mittelpunkt ...

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  • Praxisbericht: ITK Harburg

    Autor/in: Lars Winkler, Anwendungsbetreuer, ITK Harburg

    Für den medienbruchfreien Betrieb der Abwasserbeseitigung kombiniert der Landkreis Harburg das Fachverfahren LOVION BIS und das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments.

    Die Abwasserbeseitigung obliegt normalerweise Städten und Gemeinden. Der Landkreis Harburg übernimmt diese jedoch im Rahmen des »Betrieb 82-Abwasserbeseitigung« für einige Teilgebiete. Bei der Abwasserbeseitigung wird Abwasser in Abwasserleitungen gesammelt, durch die Kanalisation geleitet und in Kläranlagen behandelt, versickert, verregnet und verrieselt. Darüber hinaus wird der Klärschlamm entwässert sowie der anfallende Schlamm in den Zentralkläranlagen »Seevetal« und »Obere Este« beseitigt. Der Prozessoptimierung und Digitalisierung des Betriebs der Abwasserbeseitigung nahm sich die ITK Harburg an.

    Die ITK Harburg betreibt und supportet als Full-Service-Dienstleister alle IT-Systeme der Kreis- und der Trägergemeindeverwaltungen für derzeit 1.400 Anwender:innen und stattet immer mehr Schulen im Landkreis mit IT-Technik aus. Als Anstalt öffentlichen Rechts (AöR) sind die Träger der Landkreis Harburg und mehrere kreisangehörige Gemeinden, sodass IT-Ressourcen gebündelt und Skaleneffekte generiert werden können ...

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  • Praxisbericht: Sportschützenverein Karlsbad e.V.

    Autor/in: Volker Göring, Vorstand des Sportschützenverein Karlsbad e.V.

    Ja, auch Schützenvereine haben ordentlich "Papierkram" und erzeugen fleißig Dokumente. Bestes Beispiel dafür: Die Erstellung von Urkunden für die alljährlichen Vereinsmeisterschaften. Um sich die Arbeit massiv zu erleichtern, setzt der Sportschützenverein Karlsbad e.V. (SSV Karlsbad) daher seit diesem Jahr auf das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments.

    Alle Jahre wieder ...

    Um sich mit anderen Sportschütz:innen zu duellieren, veranstaltet der SSV Karlsbad jährlich ab Ende September bis einschließlich November die internen Vereinsmeisterschaften. Vereinsmeisterschaften sind Wettkämpfe, die innerhalb des eigenen Vereins ausgetragen werden, um die jeweils besten Sportschütz:innen zu ermitteln. In Karlsbad werden hierfür, je nach Nachfrage, bis zu 38 unterschiedliche Disziplinen angeboten und jede Abteilung (Kurzwaffe, Langwaffe, Bogen, etc.) mit einbezogen. Jedes Mitglied kann an den Vereinsmeisterschaften teilnehmen, und zwar in seinen/ihren jeweiligen Sportarten. So kommen in der Regel zwischen 130 und 180 Starts zu Stande ...

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  • Praxisbericht: Landkreis Verden

    Autor/in: Thorsten Wiggers, Fachdienst IT und Digitalisierung, Landkreis Verden

    Von der selbst gestrickten, makrounterstützten Textbausteinverwaltung zur smarten Vorlagenverwaltung und Dokumentenerstellung. Thorsten Wiggers aus dem Fachdienst IT und Digitalisierung berichtet über die Einführung von SmartDocuments innerhalb der Kreisverwaltung Verden.

    "Wir waren auf der Suche nach einem Tool, um unsere selbst gestrickte, makrogestützte Textbausteinverwaltung ablösen zu können und sind, nachdem wir uns schon viele andere Lösungsanbieter angeschaut haben, von einem Kollegen auf das Produkt SmartDocuments aufmerksam gemacht worden", berichtet Thorsten Wiggers, Mitarbeiter des Fachdiensts IT und Digitalisierung im Landkreis Verden. Bereits nach einem ersten Blick über die Produkte und Leistungen wurde den verantwortlichen Personen klar, dass SmartDocuments als möglicher zukünftiger Partner des Landkreises Verden in die engere Wahl kommt. Ein erster Vor-Ort-Termin wurde verabredet und es dauerte nicht lange, bis die Kolleg:innen von SmartDocuments die Software sowie ihre einfache und lösungsorientierte Handhabung persönlich vorstellen konnten ...

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  • Praxisbericht: Landkreis Cloppenburg

    Autor/in: Kay Bendig, Amt für Zentrale Aufgaben und Finanzen, Landrat Landkreis Cloppenburg

    Für die Dokumentenerstellung und Vorlagenverwaltung setzt die niedersächsische Kreisverwaltung auf das Produkt SmartDocuments. Kay Bendig, Amt für Zentrale Aufgaben und Finanzen im Landkreis Cloppenburg berichtet über die Einführung von SmartDocuments.

    Im Hinblick auf die Verwaltungsdigitalisierung setzt die Kreisverwaltung Cloppenburg auf innovative Technologien und digitale Prozesse, um sich den Verwaltungsalltag maßgeblich zu erleichtern. Neben der digitalen und revisionssicheren Aktenführung über das Dokumentenmanagementsystem (DMS) DMS&more der KDO (Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg) kommen ebenso ein digitales Liegenschafts- und Gebäudemanagement-System sowie zahlreiche Fachanwendungen zum Einsatz.

    Der Landkreis engagiert sich, gerade im Bereich Dokumentenmanagement, auch gerne als Pilotkunde, um die Entwicklung neuer prozessorientierter Funktionen voranzutreiben. Für die Dokumentenerstellung und Vorlagenverwaltung setzt der niedersächsische Kreis auf das Produkt SmartDocuments. »Während SmartDocuments vor circa vier Jahren zunächst innerhalb des Jugendamts eingeführt wurde, wird es seit knapp 1,5 Jahren in immer mehr Fachbereichen als zentrales System zur Verwaltung sämtlicher Dokumentvorlagen verwendet«, berichtet Kay Bendig, Mitarbeiter aus dem Bereich Amt für zentrale Aufgaben ...

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  • Praxisbericht: Trusted Shops GmbH

    Autor/in: Frieder Schelle, Team Leader Legal Consultants Trusted Shops GmbH

    Für Frieder Schelle, Team Leader Legal Consultants von Trusted Shops, hat der Einsatz von SmartDocuments entscheidend dazu beigetragen, den steigenden Anforderungen in der Beratung von Online-Händlern gerecht zu werden. Die einheitliche und effiziente Erstellung von Dokumenten ist insbesondere für eine verbindliche Rechtsberatung wesentlich.

    Trusted Shops ist ein vor über 20 Jahren in Köln gegründetes Unternehmen, das Online-Shops sowie deren Kund:innen Leistungen in Form eines Gütesiegels, Käuferschutz-Verfahrens und eines Systems zur Kund:innenbewertung anbietet. Im Jahr 2014 wurde die umfassende Beratung um die sogenannten »Legal Services« erweitert, um Online-Händlern unter anderem auch den Schutz vor juristischen Angriffen bieten zu können.

    Zunächst wurden die »Legal Services« gemeinsam mit Kanzleien als Rechtsberatung angeboten. Juristische Sachverhalte mussten dabei jeweils einzeln geprüft werden und schnell stieß man an die Grenzen des Machbaren - und auch der wirtschaftlichen Effektivität. Zumal wiederkehrende Vorgänge auch bei komplexen Aufgabenstellungen immer mehr nach standardisierten und einfacheren Lösungen verlangten ...

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  • Praxisbericht: Gästebeitrag Gemeinde Krummhörn

    Autor/in: Tina Thüer, Teammanagerin Marketing beim Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO)

    Innerhalb von nur drei Monaten wurde in der Gemeinde Krummhörn eine automatisierte Gästebeitragsanmeldung eingeführt. Realisiert hat das Projekt die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) gemeinsam mit ihren Partnern Form-Solutions und SmartDocuments.

    Neben ländlicher Ruhe gibt es in der niedersächsischen Küstengemeinde Krummhörn Attraktionen wie Windmühlen, Kirchen und Warfendörfer zu entdecken. Der Erholungsort zieht damit jährlich eine Vielzahl von Urlauber: innen an, hinzu kommt der Tagestourismus.

    Mit dem Wunsch, eine automatisierte Gästebeitragsanmeldung einzuführen, wandte sich die Kommune an die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO). Denn die manuelle Erfassung und Bearbeitung von Gästebeiträgen umfasst viele aufwendige Zwischenschritte. Mit Blick auf die jährlich steigende Touristenanzahl bot sich hier erhebliches Optimierungspotenzial. Um Krummhörn von diesen Prozessen zu entlasten, holte die KDO sich mit ihren Partnerunternehmen Form-Solutions und SmartDocuments kompetente Verstärkung ins Boot. Innerhalb von nur drei Monaten gelang es den Partnern, den Gästebeitrag der ostfriesischen Gemeinde lückenlos zu digitalisieren. Gestartet war das Projekt im September 2020 ...

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  • Praxisbericht: Woonbedrijf

    Autor/in: Monique Wacht, Anwendungs- und Datenbankadministratorin von Woonbedrijf

    Mit SmartDocuments hat die Wohnungsbaugesellschaft schon zu Anfang 250.000 € für die Erstellung von 120 SAP-Dokumenttypen eingespart. Mit gut 31.000 Wohneinheiten in Eindhoven ist »Woonbedrijf« die größte Wohnungsbaugesellschaft im Süden der Niederlande. Tag für Tag engagieren sich 500 Mitarbeiter:innen, um den 70 000 Bewohner: innen ein Zuhause zu geben.

    Kosteneinsparungen durch smarte Dokumentenerstellung bei »Woonbedrijf«

    Welche spezifischen Aufgaben und Anforderungen gab es?

    Woonbedrijf hat mehrere IKT-Systeme durch eine integrierte Lösung von SAP ersetzt. Der Einsatz von SmartDocuments für die Dokumentenerstellung war für die Gesellschaft von vornherein eine Selbstverständlichkeit. »Eigentlich lag die Wahl auf der Hand«, so Monique Wacht, Anwendungs- und Datenbankadministratorin von Woonbedrijf über den Einsatz von SmartDocuments als Dokumentengenerator. »Die einfache Verwaltung und die Effizienz von SmartDocuments erleben wir bereits seit 2008. Dank der einfachen Integration in SAP können wir nun sogar die SAP-Schreiben effizient und bequem mit SmartDocuments verwalten.« ...

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  • Praxisbericht: Landkreis Oldenburg

    Autor/in: Torsten Wolter, Verfahrensbetreuer beim Landkreis Oldenburg

    Durch den Einsatz von SmartDocuments ist der ganze Prozess der Vorlagenverwaltung und Dokumentenerstellung deutlich einfacher, strukturierter und schneller geworden. Für die Anwender:innen bringt dies eine erhebliche Arbeitserleichterung mit sich.

    Der Landkreis Oldenburg ist 1933 bei der Oldenburgischen Verwaltungsreform aus Teilen der früheren Ämter Oldenburg und Delmenhorst sowie aus dem ehemaligen Amt Wildeshausen entstanden und gehört zu den wenigen sog. »Optionskommunen« in Deutschland. Im Optionsmodell besitzt eine Kommune die alleinige Trägerschaft der Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch II (SGB II). Damit ist der Landkreis Oldenburg ein zugelassener kommunaler Träger der Grundsicherung für Arbeitsuchende und somit für alle Anträge, Bescheide, Berichte usw. nach dem SGB II verantwortlich. Ein leistungsfähiges und flexibel nutzbares Korrespondenzsystem ist damit essentiell für die tägliche Arbeit der zahlreichen Anwender:innen im Landkreis Oldenburg ...

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  • Praxisbericht: Landkreis Lüneburg

    Autor/in: Sabine Burfien, Landkreis Lüneburg

    Der Landkreis Lüneburg ist davon überzeugt, dass das geschickte Planen und Handeln der öffentlichen Hand die Lebensqualität jedes Einzelnen positiv beeinflusst. Seit mehr als drei Jahren arbeitet der Landkreis daher mit der Softwarelösung SmartDocuments, um die Dokumentenverwaltung zu erleichtern und ein einheitliches Output-Management zu garantieren.

    Wie viele andere Behörden hatte der Landkreis Lüneburg vor SmartDocuments keine Software für das Vorlagenmanagement. »Wir hatten früher keine Alternativen und deshalb bis zur Umstellung unsere Vorlagen in Microsoft® Office Word erstellt», erzählt Sabine Burfien. Das alte System mit den Word-Vorlagen war umständlich und sorgte für große Probleme im Bereich des Output-Managements: »Wir standen vor der Herausforderung, dass wir von der selben Vorlage unterschiedliche Versionen hatten. Zum Beispiel haben wir als Landkreis einen offiziellen Kopfbogen mit wichtigen Daten, Wappen und Logo. In der Fußzeile befinden sich unter anderem unsere Bankdaten. Es kam früher häufig vor, dass wir Daten in der zentralen Vorlage anpassen mussten, zum Beispiel weil sich die Bankverbindung geändert hatte. Das wurde dann jedoch nicht von allen Kolleg:innen umgesetzt. So nutzten diese jahrelang eine veraltete Vorlage mit den falschen Bankdaten.» ...

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  • Praxisbericht: Wilde Beuger Solmecke mbB

    Autor/in: Christian Solmecke, LL.M. Rechtsanwalt | Gesellschafter Rechtsanwälte Partnerschaft mbB

    Was für die fundierte rechtliche Beratung von Mandanten selbstverständlich ist, gilt für die Kölner Rechtsanwalts- Kanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE auch hinsichtlich einer effizienten Verwaltung und Abrufbarkeit jederzeit aktueller Schriftsätze. Gemeinsam mit SmartDocuments wurde eine Lösung für den rechtlichen Bereich entwickelt, die für das Massengeschäft ebenso wie für Spezialisten hochinteressant ist.

    »Im Grunde hat uns ein Zufall zusammengeführt,« freut sich Christian Solmecke, LL.M., Rechtsanwalt und Gesellschafter der Kanzlei, »aber wir haben nicht lange gebraucht und sofort erkannt, wie wertvoll SmartDocuments für unsere Belange und zukünftigen Anforderungen sein kann.« Ungefähr vier Jahre ist es her, dass Solmecke bei einem Legal Tech MeetUp, dem gemeinsamen Austausch von Juristen, Lösungsanbietern, Startups, Expert:innen, Student:innen und allen, die sich für (Legal) Technology interessieren, einen Vertriebs-Mitarbeiter von SmartDocuments kennenlernte, der ihm die Vorzüge der Software demonstrierte. Fasziniert von den Möglichkeiten, wie Kommunen sich damit effizient in der Dokumentenverwaltung organisieren, wurde Solmecke schnell klar, dass er hier den Baustein vor sich hatte, mit dem die bisher in Eigenregie optimierten Prozesse schriftlicher Vorgänge im rechtlichen Bereich auf das nächste entscheidende Level gehoben werden konnten. Aus dem zufälligen Treffen wurde eine Entwicklungs- Partnerschaft - und damit eine win-win-Situation für beide Seiten - WILDE BEUGER SOLMECKE und SmartDocuments ...

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Wort-Bild-Marke SmartDocuments

Logopaket

Logos in unterschiedlichen Formaten (jpeg, png, eps, CMYK, RGB)

Bilddatei

Logo im jpeg-Format

Unternehmens- und Produktbeschreibungen SmartDocuments

Unternehmens- und Produktbeschreibungen SmartDocuments

Unternehmens- und Produktbeschreibungen für Presse, Partner & Co.



Unternehmensbeschreibung (ca. 500 Zeichen inklusive Leerzeichen.)

SmartDocuments Deutschland GmbH

„Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht?“ - Mit diesem Motto gründete Marco Drost SmartDocuments im Jahr 1994 und stattet seither Kund:innen mit einer einfach zu bedienenden und flexiblen Software aus, mit der mit minimalem Aufwand Dokumente erstellt und Vorlagen zentral verwaltet werden können und das mit den vertrauten Programmen, nur intelligenter, schneller und vollständig im eigenen Corporate Design.

Unternehmensbeschreibung (ca. 1.000 Zeichen inklusive Leerzeichen)

SmartDocuments Deutschland GmbH

„Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht?“ - Mit diesem Motto gründete Marco Drost SmartDocuments im Jahr 1994 und stattet seither Kund:innen mit einer einfach zu bedienenden und flexiblen Software aus, mit der mit minimalem Aufwand Dokumente erstellt und Vorlagen zentral verwaltet werden können und das mit den vertrauten Programmen, nur intelligenter, schneller und vollständig im eigenen Corporate Design. Die SmartDocuments, mit Hauptsitz in den Niederlanden, ist global tätig und derzeit in den Niederlanden, Deutschland, Schweden, United Kingdom sowie den USA vertreten. Die Software ist bei Kund:innen aus den unterschiedlichsten Branchen im Einsatz. Dabei handelt es sich sowohl um große als auch mittelständische Unternehmen und Organisationen mit umfangreichen Dokumentaufkommen, wie beispielsweise öffentliche Auftraggeber, Banken, Versicherungen oder auch Immobilienverwaltungen.


Produktbeschreibung Variante 1 (ca. 500 Zeichen inklusive Leerzeichen)

Das Produkt SmartDocuments

Raus aus dem Vorlagendschungel! Das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments ermöglicht die zentrale Verwaltung sämtlicher Vorlagendokumente. Über smarte Vorlagen werden Dokumente im einheitlichen Corporate Design generiert. Die intelligente Softwarelösung passt sich den individuellen Arbeitsbedingungen an und kann über Schnittstellen an die internen Fachanwendungen angebunden werden, sodass der gesamte Prozess der Dokumentenerstellung standardisiert sowie automatisiert erfolgt.

Produktbeschreibung Variante 2 (ca. 500 Zeichen inklusive Leerzeichen)

Das Produkt SmartDocuments

Haben Sie zig Word-Vorlagen in x unterschiedlichen Versionen im Einsatz? Ihre Dokumente verlassen das Haus nicht immer im einheitlichen Corporate Design? Und jede weitere Fachanwendung hat noch zahlreiche eigene Vorlagen, die separat gepflegt werden müssen? – Das geht doch deutlich smarter! Unser Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments ermöglicht die zentrale Verwaltung sämtlicher Vorlagendokumente – und das mit minimalem Aufwand. Gehen Sie mit uns gemeinsam „Raus aus dem Vorlagendschungel!“

Produktbeschreibung (ca. 1.000 Zeichen inklusive Leerzeichen)

Das Produkt SmartDocuments

Raus aus dem Vorlagendschungel! Das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments ermöglicht die zentrale Verwaltung sämtlicher Vorlagendokumente – und das mit minimalem Aufwand. Über smarte Vorlagen werden Dokumente im einheitlichen Corporate Design generiert. Die intelligente Softwarelösung passt sich den individuellen Arbeitsbedingungen an und kann über Standard-Schnittstellen an die internen Fachanwendungen angebunden werden, sodass der gesamte Prozess der Dokumentenerstellung standardisiert sowie automatisiert erfolgt.

Die Vorteile im Überblick:

  • Schnelle und einheitliche Erstellung von Dokumenten.
  • Standardisierung, Zentralisierung und Automatisierung des Dokumentflusses.
  • Arbeitserleichterung, Kostenreduzierung und Effizienzsteigerung
  • Offene Schnittstellenkultur – Einfache Integration in zahlreiche Anwendungen.