Wenn die Kolleg:innen mal wieder Dokumente nach eigenem Gusto gestalten ...

Wer kennt es nicht, alle Jahre wieder gibt es Aktualisierungen und Änderungen des Corporate Designs. Ein neues Logo, eine neue Schriftart, neue Farben …

Aber wie wird sichergestellt, dass sämtliche Dokumente
im aktuellen Erscheinungsbild auftreten?

Ohne zentrales Vorlagenmanagement ist das eine Mammutaufgabe.

Eine neue Bankverbindung, eine Änderung der Adresse, neue Gesellschafter:innen oder auch ein neues Logo. Bis das wirklich in allen Dokumenten umgesetzt ist, stehen die nächsten Änderungen bereits an. Hinzu kommt, dass die lieben Kolleg:innen sich Vorlagen lokal abspeichern und nicht mitbekommen, dass es bereits seit "zig" Monaten eine neue Version mit aktualisierten Texten oder einem neuen Corporate Design gibt. So verlassen zahlreiche „alte“ Dokumente das Haus. Das ist ärgerlich.

Darüber hinaus sind Vorlagen nicht immer zu 100% passend. Manchmal ist es erforderlich, dass zusätzliche Texte ergänzt werden müssen, zum Beispiel individuelle Projektbeschreibungen, Vereinbarungen oder Ähnliches. Der absolute Graus für Marketingmitarbeiter:innen, die stundenlang über Design, Schriftgrößen, Absätze etc. sinnierten und sich abgemüht haben, ein schönes Dokument zu gestalten.

Den Kolleg:innen ist die Bedeutung eines „schicken“ Dokuments meist nicht bewusst. „Da füg ich noch schnell was ein“ – Copy & Paste und schon ist der Text in einer anderen Schriftart und die nächsten vier Absätze hat es komplett verhauen. „Egal, Dokument geht raus.“

Des Weiteren steigt die Anzahl der eingesetzten Softwareprodukte in Unternehmen massiv. Für jedes Problem die passende Fachanwendung, die ebenso Dokumente generiert. Diese Dokumente haben auch wieder eigene Vorlagen und so nimmt der Vorlagenwahnsinn seinen Lauf.

1. Corporate Design

Das Corporate Design bildet die gestalterische Grundlage Ihrer Dokumente und sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild. Hier werden alle zentralen Designvorgaben definiert, darunter:

• Schriftart, Schriftgröße, Zeilen- und Absatzabstände
• Farbe, Seitenlayout
• Kopf- und Fußzeilen
• u.v.m.

2. Inhalte der Vorlagen

Dieser Bereich umfasst den eigentlichen Inhalt Ihrer Dokumente. Hier werden Texte, Tabellen, Bilder und weitere dokumentrelevante Elemente erstellt und gepflegt.

3. Bausteine

Bausteine sind wiederverwendbare Inhalte, die in beliebig vielen Vorlagen eingesetzt werden können. Änderungen an einem Baustein werden automatisch in allen verknüpften Dokumentvorlagen übernommen.

4. Variable Daten

Variable Daten sind die Informationen, mit denen eine Vorlage zur Laufzeit befüllt wird. Diese Daten werden beispielsweise über den SmartWizard erfasst und anschließend automatisch in das Dokument übernommen.

Corporate Design Management

Die Marketingabteilung kann das Design der Vorlagen, wie Logo, Farben, Schriftarten, Schriftgrößen etc. vorgeben und zentral an einer Stelle pflegen. Wenn Kolleg:innen im Rahmen der Dokument- bzw. Vorlagenerstellung nun Texte reinkopieren oder gar Schriftarten ändern, hat das keinen Einfluss auf das Dokument. Das fertige Dokument erscheint im vorgegebenen Design.

Bausteinverwaltung

Durch die Nutzung von Bausteinen sind Anpassungen innerhalb der Vorlagen (wie z.B. Änderung der Standard-Texte, Adresse, Bankverbindung, Inhaber:in etc.) ein Kinderspiel. Sie müssen lediglich einmal den jeweiligen Baustein aktualisieren und nicht jede einzelne Vorlage separat anfassen.

Verwaltung der Vorlageninhalte

Oft unterscheiden sich Vorlagen nur anhand eines Satzes, Textabschnitts oder Ähnliches. Gerade bei Arbeitsverträgen gibt es einen Standard und dann noch x weitere Versionen für die unterschiedlichen Stellen, Abteilungen oder Positionen. Mit SmartDocuments reicht Ihnen eine Version der Vorlage, denn über Regeln können Sie beliebige Texte ein- und ausblenden. So müssen Sie auch lediglich eine Vorlage pflegen.

Nutzung variabler Daten

Dokumentenerstellung im Handumdrehen! Vorlagennutzer:innen pflegen die relevanten Daten mittels Frage-Antwort-Prinzip innerhalb des SmartWizards ein. So können Sie Inhalte, mit denen die Vorlage befüllt werden soll konkret abfragen, ggf. Hilfestellungen, wie Erklärungstexte oder auch Vorgaben hinsichtlich des Eingabeformats (z.B. PLZ, Datum, Zahlen, Texte) hinterlegen. Alternativ können variable Daten jedoch auch automatisiert aus Drittanwendungen übernommen werden.