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Tipps & Tricks: So erstellen Sie schreibgeschützte Dokumente

Nachträgliche Änderungen
sind nicht erwünscht?

In vielen Arbeitsbereichen ist es entscheidend, dass bestimmte Dokumente oder auch einzelne Dokumentabschnitte vor Änderungen geschützt werden (z.B. bei offiziellen Schriftstücken, Verträgen, Berichten u.v.m.). SmartDocuments bietet daher eine clevere und vor allem flexible Lösung:

Der Schreibschutz!

Dieser kann entweder auf das gesamte Dokument oder alternativ auch nur auf spezifische Teilbereiche angewendet werden. So können Sie beispielsweise Standardtexte oder rechtlich relevante Passagen fixieren, während andere Abschnitte weiterhin bearbeitbar bleiben.

Durch diese Funktion wird nicht nur die Konsistenz und Verlässlichkeit von Dokumenten erhöht, sondern auch das Risiko von Fehleingaben oder unbeabsichtigten Änderungen minimiert. Gleichzeitig bleibt die notwendige Flexibilität erhalten, indem relevante Inhalte editierbar sind. SmartDocuments ermöglicht somit eine sichere und effiziente Dokumentenerstellung, die den individuellen Anforderungen von Unternehmens und Organisationen gerecht wird.

Hinweis: Innerhalb von Microsoft Office Word gibt es ebenso Funktionen, um Dokumente mit einem Schreibschutz zu versehen. Diese Funktionen können in Kombination mit SmartDocuments jedoch nicht verwendet werden. Aus diesem Grund wurde eine entsprechende Funktion in unserem SmartEditor implementiert.

Vektorgrafik: Elektronisches Dokument mit durchgestrichenem Bleistift

Und so funktioniert´s!

Die Funktion finden Sie im SmartEditor (ab der Version 2024.3) unter dem Reiter „Formatierung“, „Schreibgeschützter Inhalt“. Wie bei anderen Regeln, kann diese auch auf Teilbereiche oder das komplette Dokument angewendet werden. Markieren Sie hierzu den betroffenen Bereich innerhalb des Word-Dokuments und ergänzen Sie die Regel per Doppelkick. In der Word-Vorlage wird anschließend die Formatierungsregel im vorher markierten Bereich hinterlegt. Die über den SmartWizard erzeugten Word-Dokumente sind nun in diesem Bereich nicht mehr veränderbar.




Alle Tipps & Tricks zu unserer Software finden Sie im Rahmen unserer Newsmeldungen durch die Auswahl der Kategorie "Tipps & Tricks".


Noch Fragen?

Gerne stehe ich Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Pascal Sauermann

SmartDocuments Deutschland GmbH
Presales Consultant

Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf

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