Enhetliga dokumentstandarder för effektiv kommunal dokumentproduktion
Leuntje van Duijn och Irene Keehnen, Heemstede und Bloemendaal
Kommunerna Heemstede och Bloemendaal är två separata kommuner, men när det gäller IT arbetar de som nära partners. Detta samarbete bidrar till en stabil och effektiv IT-struktur. "Starkare tillsammans" är ett motto som passar väl. Leuntje van Duijn och Irene Keehnen, som arbetar med digitalisering och är kända i sina organisationer som SmartDocuments-teamet, är mycket positiva till det kommunala samarbetet och den roll som SmartDocuments spelar i det.
Under många år hade Heemstede och Bloemendaal var sin egen IT-avdelning. När båda kommunerna valde att outsourca sin IT-drift till samma leverantör blev ett närmare samarbete ett naturligt nästa steg. En gemensam systemmiljö ansågs vara en viktig förutsättning. Leuntje från Heemstede berättar: "Ett officiellt partnerskap växte fram underifrån. När vi gick samman var ett av de första kraven att våra IT-avdelningar skulle kunna arbeta med samma program. Det godkändes av ledningen."
SmartDocuments-teamet
Irene från Bloemendaal förklarar: "När vi började samarbeta kring IT hade Bloemendaal redan arbetat med SmartDocuments i flera år. Vi använde dokumenthanteringssystemet Corsa och jag skapade alla mallar där. För många år sedan kontaktades vi av SmartDocuments, som då hette High Concept, om ett möjligt samarbete. Programvaran kunde enkelt integreras med Corsa, så det verkade vara en bra lösning." Samarbetet mellan Bloemendaal och SmartDocuments går därför tillbaka till 2007, och den långa erfarenheten vägde tungt när kommunerna började samarbeta. När det nya samarbetet mellan Heemstede och Bloemendaal etablerades beslutades att även Heemstede skulle gå över till SmartDocuments. Leuntje berättar: "I Heemstede använde vi tidigare DMS-versionen. När vi började samarbeta ville vi harmonisera våra IT-miljöer. Vi ville använda samma lösning som Bloemendaal, inte minst eftersom de redan hade utvecklat så många mallar. När frågan kom upp om vem som ville arbeta med mallarna i det nya systemet räckte jag upp handen." Sedan dess har Irene och Leuntje arbetat tillsammans som SmartDocuments-teamet.
"Det finns många fördelar. Om du behöver ändra något i ett dokument gör du det på ett enda ställe."
Samarbete ger snabbare lösningar
Kommunerna använder SmartDocuments Professional Edition, som innehåller ett obegränsat antal byggblock och mallmöjligheter. Systemet är integrerat med bland annat dokumenthanteringssystemet Corsa och ärendehanteringssystemet Mozard och används idag av över 400 användare. Irene säger: "Det är fantastiskt att arbeta tillsammans istället för att sitta på var sin ö. Vi träffas varje vecka för att gå igenom frågor och förbättringar." Leuntje håller med: "Det är värdefullt att kunna bolla idéer med varandra. Vi bygger ett nätverk tillsammans och sparar mycket tid genom samarbetet." Båda upplever att problem löses betydligt snabbare idag. "Tidigare fick vi lösa problemen själva. Nu kan vi lösa dem mycket snabbare tillsammans."
Från två miljöer till en
Under de första åren hade varje kommun sin egen SmartDocuments-miljö. När det blev dags att uppgradera till en ny version uppstod möjligheten att slå samman de två miljöerna. Leuntje berättar: "Vi gjorde det så enkelt som möjligt för oss själva. Irene och jag märkte upp alla våra mallar." Irene tillägger: "Man kan också se vilken användare som tillhör vilken kommun och vilka behörigheter personen har." Under sammanslagningen fick kommunerna omfattande stöd från SmartDocuments, både på distans och på plats. Idag bygger arbetet i SmartDocuments i stor utsträckning på roller och behörigheter. Samtidigt har kommunerna arbetat aktivt för att skapa enhetlighet. Leuntje säger: "Stavning och formuleringar behövde harmoniseras. Vi har team som arbetar enbart för Heemstede eller Bloemendaal och andra team som arbetar gemensamt."
"Där vi tidigare kämpade med problemen var och en för sig kan vi nu lösa dem mycket snabbare tillsammans."
SmartDocuments gör arbetet enklare
Båda kommunerna är överens om att SmartDocuments förenklar arbetet avsevärt. Irene förklarar: "Det finns många fördelar. Om du behöver uppdatera något i ett dokument gör du det på ett enda ställe. Dessutom behöver vi inte längre tryckt brevpapper eftersom den grafiska profilen automatiskt appliceras på alla dokument." Byggblocken är en nyckelfunktion enligt båda. Leuntje: "Man bör alltid arbeta med byggblock. Om du ändrar ett byggblock uppdateras korrekt information automatiskt i alla dokument. Jag använder dem bland annat för kontaktuppgifter, brevhuvuden och referensnummer." Irene framhåller också integrationen med Corsa: "Vi vill göra det så enkelt som möjligt för våra kollegor att lagra mallar och dokument direkt i Corsa." Även kopplingen till ärendehanteringssystemet Mozard är viktig. "Mozard är vårt ärendehanteringssystem. Varje ärende representerar en akt, och för varje ärendetyp kan man skapa generella eller specifika mallar."
Personlig support
Leuntje uppskattar särskilt stödet från SmartDocuments: "Vid den senaste uppgraderingen bad vi om utbildning kring några nya funktioner. En konsult från SmartDocuments satt med oss en hel dag. Han gick igenom våra frågor en efter en och hjälpte oss att lösa dem." Irene lyfter även fram användarplattformen BeingSmart: "Om man stöter på ett problem kan man söka efter lösningar som andra användare redan har diskuterat. Där kan man ställa frågor, lämna önskemål och utbyta erfarenheter med andra organisationer."
SmartDocuments i vardagen
Både Irene och Leuntje upplever SmartDocuments som användarvänligt. "Precis som med allt annat krävs lite övning i början," säger Irene. Idag är systemet väl integrerat i det dagliga arbetet. "Det är bekvämt för användarna att slippa skriva hela brev från grunden. Formatering och struktur finns redan på plats." Leuntje ser samma reaktion hos sina kollegor: "De uppskattar verkligen att vissa uppgifter fylls i automatiskt när rätt egenskaper kopplas till en mall."
Bara att sätta igång
Både Leuntje och Irene är entusiastiska över möjligheterna i SmartDocuments. Leuntje sammanfattar: "Det är inget svårt program att lära sig. Man måste bara våga sätta sig in i det. Jag tycker att det är roligt att skapa mallar, även de avancerade. Jag har verkligen lärt mig att utforska alla möjligheter som finns." Irene tillägger: "Det kan ta lite tid att bygga upp en mall, men den tiden får man tillbaka senare eftersom mallen då är klar att användas om och om igen." Tack vare SmartDocuments har kommunerna effektiviserat sitt arbete under många år, men enligt dem är det inte bara programvaran som gör skillnaden. Leuntje avslutar: "SmartDocuments är mycket lättillgängligt. Man är inte bara ett kundnummer. Vi uppskattar verkligen den personliga kontakten och den snabba servicen. Med tanke på hur väl lösningen fungerar idag ser jag ingen anledning att byta leverantör inom överskådlig framtid."