Das werden wir häufig gefragt ... !?

Browser vs. Lokal ...

"Jein!"

Für die Nutzung unserer Plattform, ferner die Vorlagennutzung und Dokumentengenerierung sowie die Administration und Verwaltung, muss keine Software installiert werden. Die Plattform ist vollständig webbasiert. Lediglich der Programmteil SmartEditor, der für die Vorlagenerstellung zum Einsatz kommt, muss installiert werden.

SaaS vs. On-Premise ...?

Sowohl, als auch.

Die Wahl zwischen SaaS (Software as a Service) und internem Hosting hängt von den spezifischen Anforderungen und Prioritäten eines Unternehmens bzw. einer Organisation ab. SaaS-Lösungen bieten Kosteneffizienz, einfache Implementierung und Flexibilität, während On-Premise-Lösungen mehr Kontrolle, Anpassungsmöglichkeiten und Sicherheit bieten. Welche Lösung für Sie die geeignete ist, müssen Sie selbst entscheiden. SmartDocuments kann wahlweise als SaaS-Lösung bereitgestellt oder bei Ihnen vor Ort installiert werden.

Mehr Informationen finden Sie hier.

"Wer darf was bearbeiten, freigeben, nutzen? Oder darf grundsätzlich jeder alles?"

Dabei lassen sich verschiedene Rollen und Berechtigungen definieren – zum Beispiel für Administrator:innen, Vorlagen-Ersteller:innen oder reine Anwender:innen. So kann exakt festgelegt werden, wer welche Vorlagen sehen, bearbeiten oder veröffentlichen darf. Zur Vereinfachung der Benutzerverwaltung kann SmartDocuments auf Wunsch auch mit einem bestehenden Active Directory (AD) verbunden werden. Dadurch ist eine automatische Synchronisation von Benutzerkonten, Gruppen und Berechtigungen möglich – inklusive Single Sign-on (SSO), wenn gewünscht.

Highlights des Rechtesystems:

• Fein abgestufte Berechtigungen für unterschiedliche Benutzerrollen
• Trennung von administrativen und anwenderbezogenen Zugriffsrechten
• Integration mit Active Directory (AD) möglich
• Zentrale Verwaltung und klare Nachvollziehbarkeit

Das integrierte Rechtesystem sorgt für Datensicherheit, Transparenz und einfache Administration – sowohl in kleinen Organisationen, als auch in komplexeren IT-Umgebungen.

"Kaufen wir die Katze im Sack?"

– Selbstverständlich nicht.

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, SmartDocuments im Vorfeld auf Herz und Nieren zu prüfen und sich selbst ein Bild von den Funktionen, dem Bedienkomfort und den technischen Abläufen zu machen. Auf Wunsch stellen wir Ihnen einen Zugang zu einem voll funktionsfähigen Testsystem bereit, in dem Sie alle Kernfunktionen kennenlernen und erste Vorlagen eigenständig erstellen oder bearbeiten können.

Alternativ bieten wir auch die Durchführung eines Proof of Concept (PoC) in Ihrer eigenen IT-Umgebung an. So kann das Vorlagenmanagementsystem direkt im Zusammenspiel mit Ihrer bestehenden Infrastruktur ausgiebig getestet werden. Details, Umfang und mögliche Kosten eines solchen Testzugangs oder PoC-Angebots werden individuell im Gespräch abgestimmt – je nach Anforderungen, Umfang und Zielsetzung.

Ihre Testmöglichkeiten im Überblick:

• Zugang zu einer vollwertigen Testumgebung.
• Optionaler Proof of Concept (PoC) in Ihrer eigenen Umgebung.
• Individuelle Abstimmung von Umfang, Laufzeit und Zielen.
• Persönliche Begleitung während der Testphase durch unser kompetentes Team.

Ja. SmartDocuments unterstützt Single Sign-On (SSO) über Keycloak und ermöglicht damit eine zentrale und sichere Benutzeranmeldung. Anwender:innen können sich mit ihren bestehenden Unternehmenszugängen anmelden, ohne separate Benutzernamen und Passwörter für SmartDocuments verwalten zu müssen. Durch die Integration in zentrale Identitäts- und Zugriffsmanagement-Systeme profitieren Organisationen von einer vereinfachten Benutzerverwaltung sowie einer höheren Sicherheit. Benutzerrechte, Authentifizierungsrichtlinien und Zugriffe können zentral gesteuert und verwaltet werden, wodurch der administrative Aufwand reduziert wird.

SSO verbessert zudem die Benutzerfreundlichkeit, da Mitarbeiter:innen nahtlos auf SmartDocuments zugreifen können und sich nicht mehrfach an verschiedenen Systemen anmelden müssen. Dies fördert die Akzeptanz der Lösung, vereinfacht den Arbeitsalltag und unterstützt eine sichere und effiziente Nutzung der Plattform. Dank der Anbindung über Keycloak lässt sich SmartDocuments flexibel in bestehende Authentifizierungs- und Identity-Management-Landschaften integrieren und erfüllt die Anforderungen moderner IT- und Sicherheitskonzepte.

Ja. SmartDocuments unterstützt eine rollenbasierte Zugriffskontrolle (Role-Based Access Control, RBAC) sowohl für die Vorlagenverwaltung als auch für die Dokumentenerstellung. Organisationen können gezielt festlegen, welche Benutzer:innen Vorlagen erstellen, bearbeiten, freigeben und verwalten dürfen und welche Vorlagen, Funktionen oder Inhalte für einzelne Nutzergruppen verfügbar sind. Dadurch erhalten Mitarbeiter:innen ausschließlich Zugriff auf die Inhalte und Funktionen, die für ihre jeweilige Rolle und ihre Aufgaben relevant sind. Dies vereinfacht die Bedienung, erhöht die Sicherheit und stellt sicher, dass sensible Inhalte und Dokumente nur von autorisierten Personen genutzt oder geändert werden können. Die rollenbasierte Rechteverwaltung unterstützt zudem Compliance-, Governance- und Sicherheitsanforderungen, indem Verantwortlichkeiten klar definiert und Zugriffe nachvollziehbar gesteuert werden.

So behalten Organisationen jederzeit die Kontrolle über ihre Dokumentenprozesse und stellen sicher, dass interne Richtlinien sowie regulatorische Vorgaben eingehalten werden. Insbesondere in größeren Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen mit unterschiedlichen Fachbereichen und Benutzergruppen ermöglicht SmartDocuments eine strukturierte, sichere und effiziente Verwaltung von Berechtigungen – bei gleichzeitiger Wahrung von Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit.

SmartDocuments setzt auf eine umfassende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und schützt Daten sowohl während der Übertragung als auch bei der Speicherung. Dadurch werden sensible Informationen wie Personendaten, Finanzinformationen, Vertragsunterlagen oder Personaldaten über den gesamten Dokumentenlebenszyklus hinweg zuverlässig abgesichert. Für die sichere Datenübertragung kommt die aktuelle Verschlüsselungstechnologie TLS 1.3 zum Einsatz. Gespeicherte Daten werden durch eine AES-256-Verschlüsselung geschützt, die zu den etablierten Sicherheitsstandards für den Schutz vertraulicher Informationen zählt. Je nach Anforderung können Verschlüsselungsschlüssel durch die Organisation selbst verwaltet oder von der Plattform bereitgestellt werden. So behalten Unternehmen und öffentliche Verwaltungen die Kontrolle über ihre Sicherheitsstrategie und erfüllen gleichzeitig hohe Anforderungen an Datenschutz, Compliance und Informationssicherheit. Auf diese Weise sorgt SmartDocuments dafür, dass vertrauliche Informationen von der Erstellung über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung jederzeit bestmöglich geschützt sind.

Mit SmartDocuments können Sie Ihr Vorlagenmanagement professionalisieren ...

Ein Vorlagenmanagementsystem bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere für Unternehmen und Organisationen, die regelmäßig Dokumente erstellen und verwalten müssen.

Zeitersparnis

Durch die Verwendung von vorgefertigten Vorlagen können Mitarbeiter:innen schneller und effizienter arbeiten, da sie nicht jedes Dokument von Grund auf neu erstellen müssen. Mit  SmartDocuments profitieren allerdings auch die Vorlagenersteller:innen von einer massiven Zeitersparnis, denn unsere Vorlagen sind mit sogenannten Bausteinen ausgestattet, durch die die Anpassung und Aktualisierung zum Kinderspiel wird

Konsistenz - Corporate Design Management

Ein Vorlagenmanagementsystem stellt sicher, dass alle Dokumente einheitlich und professionell aussehen, was die Markenidentität stärkt und Verwirrung vermeidet. SmartDocuments spielt dabei eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung des Corporate Designs. Die Software stellt sicher, dass alle Dokumente und Materialien einheitlich gestaltet sind und den festgelegten Designrichtlinien entsprechen. Dies umfasst Farben, Schriftarten, Logos und Layouts. Änderungen am Corporate Design können zentral (und vor allem nur durch autorisierte Nutzer:innen) vorgenommen werden, sodass alle Vorlagen automatisch aktualisiert werden. Dies verhindert, dass veraltete oder inkonsistente Designs im Umlauf sind. Mitarbeiter:innen haben somit jederzeit Zugriff auf die neuesten Vorlagen, was die Verwendung des korrekten Designs erleichtert und sicherstellt, dass keine individuellen Anpassungen vorgenommen werden, die vom Corporate Design abweichen.

Kurz:

• Standardisierung
• Zentralisierte Kontrolle
• Einfache Zugänglichkeit
• Fehlerminimierung

Qualitätssicherung

Smarte Vorlagen werden so gestaltet, dass sie alle notwendigen Informationen enthalten, wie z.B. Standardtexte, Platzhalter für spezifische Daten und Anweisungen zur Verwendung enthalten. Dies stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen vergessen werden. Darüber hinaus bietet SmartDocuments Funktionen zur automatischen Validierung von Inhalten. Dies kann z.B. die Überprüfung von Datumsformaten, Telefonnummern oder anderen spezifischen Daten umfassen, um sicherzustellen, dass sie korrekt eingegeben wurden. Vorlagen können darüber hinaus eingebettete Hinweise und Fehlermeldungen enthalten, die Benutzer:innen darauf aufmerksam machen, wenn bestimmte Informationen fehlen oder falsch eingegeben wurden. Dies hilft, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren - oder auch gar nicht erst zuzulassen. Versionierung und Freigabeprozesse werden ebenso unterstützt, sodass Änderungen an Vorlagen überprüft und genehmigt werden müssen, bevor sie verwendet werden. Dies stellt sicher, dass nur geprüfte und genehmigte Vorlagen im Umlauf sind.

Kurz:

• Vordefinierte Inhalte
• Formatierungsrichtlinien
• Automatische Validierung
• Fehlermeldungen und Hinweise
• Versionierung und Freigabeprozesse
• Benutzerrechte und Zugriffskontrollen

Einfache Aktualisierung

Änderungen an Vorlagen können zentral vorgenommen und sofort für alle Benutzer:innen verfügbar gemacht werden, was die Aktualität und Relevanz der Dokumente sicherstellt.

Zugriffskontrolle

Ein Vorlagenmanagementsystem ermöglicht es, den Zugriff auf bestimmte Vorlagen zu steuern und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Änderungen vornehmen können.

Effiziente Zusammenarbeit

Teams können einfacher zusammenarbeiten, indem sie auf gemeinsame Vorlagen zugreifen und diese nutzen, was die Kommunikation und Koordination verbessert. Auch Genehmigungsprozesse und Mini-Workflows können dabei über SmartDocuments umgesetzt werden. Das Vorlagenmanagementsystem ermöglicht es allen Teammitgliedern, von einem zentralen Ort aus auf die neuesten Vorlagen zuzugreifen. Dies stellt sicher, dass jeder mit den gleichen, aktuellen Dokumenten arbeitet und keine Verwirrung durch veraltete Versionen entsteht. Die Vorlagen können dabei direkt in Fachanwendungen, CRM, ERP oder sonstigen Systemen zur Verfügung stehen.

Dokumentenautomatisierung durch die Integration in bestehende Drittanwendungen

SmartDocuments kann problemlos in die interne IT-Infrastruktur eingebunden, sprich an bereits vorhandene Drittanwendungen und Datenbanken angebunden werden. Durch die Integration können viele Dokumentenprozesse automatisiert (oder auch teilautomatisiert) umgesetzt werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler, die durch menschliches Eingreifen entstehen können. Ein effizientes Vorlagenmanagementsystem lebt von Daten anderer interner Systeme.

Durch die Ankopplung können:

• Dokumente mit Daten aus Drittanwendungen vollautomatisiert generiert werden.
• Vorlagen mit Daten aus Drittanwendungen vorbefüllt werden.
• Vorlagen direkt aus Drittanwendungen gestartet werden.
• Generierte Dokumente zentral in Drittanwendungen oder einem Cloud-Speicher abgelegt werden.

"Sprechen Sie Deutsch ...?"

Ja.

Für unsere Kund:innen steht selbstverständlich ein deutschsprachiger Support (schriftlich und telefonisch) zur Verfügung.

SmartDocuments Wurzeln sind niederländisch. Unser engagiertes Team der SmartDocuments Deutschland GmbH spricht jedoch einwandfrei Deutsch und steht Ihnen bei allen Fragen und Anliegen zur Verfügung. Egal, ob Sie technische Unterstützung benötigen, Fragen zu unseren Produkten haben oder Hilfe bei der Nutzung unserer Dienstleistungen erforderlich sind – Wir sind für Sie da. Sie können uns telefonisch, per E-Mail oder über unser Online-Kontaktformular erreichen.

Vertrag ist unterschrieben, was jetzt?

Wie geht es weiter?

Der Ablauf kann je nach Projekt und Beauftragung variieren. In der Regel geht es jedoch wie folgt weiter.

1. Kick-Off-Meeting

Wir melden uns bei Ihnen zur Terminabstimmung. Im Rahmen des Kick-Off-Meetings werden folgende Themen besprochen:

• Kurzüberblick der Softwarekomponenten
• Aufbau und Zusammenspiel der Infrastruktur/Architektur
• Projektziele und zu erbringende Leistungen
• Planung der Technischen Umsetzung

2. Was sind Ihre Aufgaben vor dem Installationstermin?

• Beantragung eines HTTPS-Zertifikats für die Webanwendung
• ggf. Kontaktaufnahme mit den jeweiligen Firmen bzgl. Bereitstellung/Entwicklung der Schnittstellen
• ggf. Bereitstellung eines Active Directory Serviceaccounts für die Konfiguration des Moduls „AD4Web“
• ggf. Bereitstellung eines ADFS-Servers
• Bereitstellung Applikations- und Datenbankserver

3. Installationstermin

• Installation von SmartDocuments
• ggf. Konfiguration der Zusatzmodule
• ggf. Konfiguration von Schnittstellen

4. Softwaretraining

Basisschulung

5. Go Live!

• Testen
• Liveschaltung
• Vorlagenumsetzung

6. Projekt-Abschluss-Meeting

• Nachbesprechung
• Feedback

Die Trainings vermitteln das notwendige Wissen und die praktischen Fähigkeiten, um SmartDocuments optimal zu nutzen und Dokumentenprozesse erfolgreich zu gestalten. Die Schulungen sind auf unterschiedliche Erfahrungsstufen und Rollen zugeschnitten, vom Einstieg in die Plattform bis hin zu vertiefenden Themen für erfahrene Anwender:innen und technische Expert:innen. So können Teilnehmer:innen ihr Wissen gezielt erweitern und die Funktionen von SmartDocuments bestmöglich für ihre individuellen Anforderungen nutzen. Durch praxisnahe Inhalte und anwendungsorientierte Übungen erhalten die Teilnehmer:innen wertvolle Einblicke in die Erstellung, Verwaltung und Automatisierung von Dokumenten sowie in die effiziente Nutzung von Vorlagen, Datenquellen und Workflows.

Mehr Informationen zu unseren Trainingsangeboten finden Sie hier.

Welche Daseinsberechtigung hat ein Vorlagenmanagementsystem?

Im Zuge der Digitalisierung stehen Unternehmen und Organisationen vor der Herausforderung, Dokumente effizient zu erstellen, zu verwalten und revisionssicher zu archivieren. Hierbei kommen oft klassische Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) ins Spiel.

Doch inwiefern unterscheidet sich ein Vorlagenmanagementsystem von DMS-Lösungen und brauchen Unternehmen und Organisationen wirklich beides? Auf den ersten Blick setzen viele unser Vorlagenmanagementsystem mit einem DMS gleich. Auf Fachmessen und Kongressen hört man dann gerne „Ach noch ein DMS!“ Das ist jedoch falsch!

Fokus und Kernfunktionalitäten: Vorlagenmanagementsystem vs. DMS

Ein Vorlagenmanagementsystem ist ein spezialisiertes System, das sich ausschließlich auf die Verwaltung und Strukturierung von Dokumentvorlagen konzentriert. Es dient dazu, einheitliche Formatvorlagen, Textbausteine, Designs oder Layouts für Dokumente vorzuhalten, zu pflegen und wiederverwendbar zu machen. Es konzentriert sich auf die effiziente Erstellung und Verwaltung von Dokumenten mithilfe dynamischer Vorlagen. Das Hauptaugenmerk liegt darauf, den Prozess der Dokumentenerstellung zu optimieren, Fehler zu minimieren und ein einheitliches Erscheinungsbild sicherzustellen. Darüber hinaus soll vor allem der Pflegeaufwand von Vorlagen durch die Integration variabler Datenfelder und die Nutzung von Bausteinen (sich innerhalb mehrerer Vorlagen wiederholende Standarddaten) minimiert werden.

Klassische Dokumentenmanagementsysteme bieten hingegen eine umfassende Plattform für die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Inhalten. Sie ermöglichen die Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung aller Arten von Informationen und Dokumenten im Unternehmen bzw. der Organisation. Da heißt neben der Dokumentenerstellung, die oft nur einen kleinen Teil des Gesamtpakets ausmacht, decken DMS-Systeme Funktionen wie Dokumentenspeicherung, Versionskontrolle, Workflow-Management, Archivierung, Compliance-Management und vieles mehr ab.

Demnach ist die Einführung eines Vorlagenmanagementsystems bei einem vorhandenen DMS obsolet?

Bei Unternehmen und Organisationen mit hohem Dokumentenaufkommen: ein absolutes „nein“.

Während SmartDocuments sich auf die Optimierung der Vorlagenverwaltung sowie Dokumentenerstellung spezialisiert, liegt der Fokus von DMS-Systemen auf einer ganzheitlichen Verwaltung von Inhalten. Dennoch können beide Systeme hervorragend zusammenarbeiten, indem SmartDocuments als spezialisierter Baustein in ein DMS-System integriert wird.

Mehr Infos zum Thema?

Kund:innen profitieren von umfassenden Supportleistungen, um SmartDocuments optimal und zuverlässig nutzen zu können. Über das SmartDocuments Support Portal können Supportanfragen unkompliziert erstellt und verfolgt, relevante Dokumentationen eingesehen sowie weitere Hilfsmittel und Ressourcen abgerufen werden. Darüber hinaus steht der technische Support auch telefonisch zur Verfügung, sodass bei dringenden Fragen oder Herausforderungen schnell Unterstützung durch erfahrene Spezialisten gewährleistet werden kann.

Das Support Portal bietet einen zentralen Anlaufpunkt für die Verwaltung von Supportfällen und ermöglicht eine transparente Nachverfolgung des Bearbeitungsstatus. Gleichzeitig erhalten Kund:innen Zugang zu hilfreichen Informationen, Anleitungen und Dokumentationen, die bei der täglichen Arbeit mit SmartDocuments unterstützen. Die Reaktionszeiten und Serviceleistungen richten sich nach dem jeweils vereinbarten Supportvertrag sowie eventuell gebuchten Zusatzleistungen. Auf diese Weise können Organisationen das für ihre Anforderungen passende Supportniveau wählen und von einer zuverlässigen Betreuung profitieren.

Ja. SmartDocuments bietet professionelle Beratungsleistungen rund um die Konzeption, Erstellung und Optimierung von Vorlagen und Workflows an. Unsere erfahrenen Berater:innen unterstützen Organisationen dabei, das volle Potenzial der Dokumentenautomatisierung auszuschöpfen und effiziente, zukunftssichere Prozesse aufzubauen. Die Beratung umfasst unter anderem die Entwicklung und Strukturierung von Vorlagen, die Optimierung von Dokumenten- und Kommunikationsprozessen, die Definition von Governance-Richtlinien sowie die Vermittlung bewährter Methoden für eine nachhaltige Dokumentenautomatisierung. Ziel ist es, Dokumente und Prozesse so zu gestalten, dass sie effizient, konsistent, skalierbar und einfach zu verwalten sind.

Gemeinsam mit Ihrer Organisation analysieren unsere Spezialisten bestehende Abläufe, identifizieren Optimierungspotenziale und entwickeln Lösungen, die auf Ihre individuellen Anforderungen abgestimmt sind. So schaffen Sie eine solide Grundlage für die erfolgreiche Einführung und den langfristigen Ausbau Ihrer SmartDocuments-Lösung. Ob bei der Implementierung neuer Vorlagen, der Gestaltung komplexer Freigabeprozesse oder der strategischen Weiterentwicklung Ihrer Dokumentenlandschaft – unsere Beratungsleistungen helfen Ihnen dabei, eine leistungsfähige und nachhaltige Dokumentenautomatisierung zu etablieren.

Ja. SmartDocuments erstellt für jede gespeicherte Version einer Vorlage automatisch eine Vorschau, sodass Änderungen unmittelbar überprüft werden können. Template-Autor:innen sehen das Ergebnis ihrer Anpassungen sofort und müssen nicht auf aufwendige Neuaufbauten oder separate Testläufe warten. Nach jedem Speichervorgang wird automatisch eine Dokumentenvorschau erstellt, die direkt aus der Versionshistorie aufgerufen werden kann. Dadurch lässt sich schnell nachvollziehen, wie sich Änderungen auf das endgültige Dokument auswirken. Diese Funktion beschleunigt die Entwicklung und Pflege von Vorlagen erheblich, da Anwender:innen ihre Anpassungen in Echtzeit kontrollieren und potenzielle Fehler frühzeitig erkennen können. Gleichzeitig erhöht sie die Qualitätssicherung, da jede Version vor der Freigabe einfach geprüft und validiert werden kann. Besonders bei komplexen Dokumenten und häufigen Anpassungen profitieren Organisationen von schnelleren Testzyklen, mehr Transparenz und einer deutlich effizienteren Vorlagenverwaltung.

Ganz ohne fremde Hilfe?

Ja, mit SmartDocuments können Sie Vorlagen vollständig eigenständig erstellen und verwalten. 

Im Rahmen der Softwareeinführung erhalten Sie eine umfassende zweitägige Schulung, in der Sie die zentralen Bestandteile der Anwendung ausführlich kennenlernen. Ziel ist es, dass Sie im Anschluss in der Lage sind, Vorlagen selbstständig zu erstellen, zu aktualisieren und an neue Anforderungen anzupassen.

Bei der Entwicklung unseres Vorlagenmanagementsystems wurde besonderes Augenmerk auf eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche gelegt. Funktionen, wie das per "Drag & Drop" Frageelemente direkt in das eingebettete Word-Dokument platziert werden können, erleichtern die Arbeit und ermöglichen eine strukturierte, übersichtliche Vorlagengestaltung – ohne komplizierte Abläufe. Sollten dennoch einmal Fragen aufkommen oder Sie bei der Erstellung von Vorlagen Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne im Rahmen unseres Supports mit Rat und Tat zur Seite. Auch ergänzende Dienstleistungen zur Vorlagenentwicklung können bei Bedarf jederzeit in Anspruch genommen werden.

IT-Expter:innen gefragt?

Nein, für die Erstellung von Vorlagen mit SmartDocuments sind keine Programmierkenntnisse oder tiefergehendes IT-Fachwissen erforderlich. 

Die Vorlagenerstellung erfolgt in unserem SmartEditor, der über eine intuitive benutzerfreundliche Oberfläche verfügt und direkt mit Microsoft Office Word verknüpft ist. Die Oberfläche wurde dabei bewusst so gestaltet, dass sich auch Personen ohne IT-Hintergrund schnell zurechtfinden können.

Frageelemente, wie Textfelder, Auswahlfragen oder Datumsfelder können ganz einfach per "Drag & Drop" in das Vorlagendokument eingefügt und flexibel platziert werden. Zahlreiche smarte Funktionen bieten darüber hinaus die Möglichkeit, Regeln und Logiken zu hinterlegen, um intelligente Vorlagen zu gestalten. So lassen sich auch komplexe Vorlagen und Prozesse auf einfache Weise umsetzen, ohne dass technisches Know-how oder sogar Programmierkenntnisse notwendig sind.

Microsoft-Office-Word-Makros?

Nein, SmartDocuments nutzt zur Erstellung von Vorlagen keine Microsoft Office Word-Makros. Stattdessen kommt der speziell entwickelte SmartEditor zum Einsatz, der nahtlos mit Microsoft Office Word zusammenarbeitet, aber unabhängig von der klassischen Makro-Technologie funktioniert.

Was sind denn eigentlich Microsoft Office Word Makros?

Microsoft Office Word Makros sind kleine Programme oder Skripte, die in Word erstellt werden können, um repetitive Aufgaben zu automatisieren. Sie werden in der Programmiersprache VBA (Visual Basic for Applications) geschrieben und können eine Vielzahl von Funktionen ausführen, wie z.B.: 

• Text formatieren: Automatisches Anwenden von Formatierungen auf Text.
• Dokumente bearbeiten: Einfügen, Löschen oder Ändern von Inhalten.
• Daten verarbeiten: Berechnungen durchführen oder Daten aus anderen Quellen importieren.
• Benutzerinteraktionen: Dialogfelder anzeigen oder Benutzereingaben verarbeiten.

Warum nutzt SmartDocuments keine Makros?

Die Entscheidung, bewusst nicht auf Makros zu setzen, wurde aus mehreren Gründen getroffen, denn der Einsatz kann in bestimmten Situationen problematisch sein.

• Sicherheitsrisiken: Makros können potenziell gefährlichen Code enthalten, der von böswilligen Personen genutzt werden kann, um Malware zu verbreiten. Obwohl moderne Versionen von Microsoft Office Sicherheitsfunktionen bieten, bleibt das Risiko bestehen, insbesondere wenn Makros aus unsicheren Quellen stammen.
• Fehlende Flexibilität: Makros sind oft nicht sehr flexibel und können Schwierigkeiten bei der Anpassung an unterschiedliche Szenarien oder Änderungen in der Arbeitsumgebung haben.
• Fehlerbehandlung: Makros bieten keine umfassenden Möglichkeiten zur Fehlerbehandlung. Wenn ein Fehler auftritt, kann dies dazu führen, dass das Makro nicht wie erwartet funktioniert.
• Kompatibilitätsprobleme: Makros, die in einer bestimmten Version von Word erstellt wurden, funktionieren möglicherweise nicht in anderen Versionen oder auf anderen Plattformen, was zu Kompatibilitätsproblemen führen kann.
• Wartungsaufwand: Das Erstellen und Warten von Makros kann zeitaufwändig sein, insbesondere wenn die Anforderungen oder die Umgebung sich häufig ändern.

Darüber hinaus ist es absehbar, dass Microsoft die Makro-Unterstützung in vielen Szenarien weiter einschränken oder langfristig ganz auslaufen lassen wird. Mit dem SmartEditor gewährleistet SmartDocuments eine zukunftssichere, wartungsarme und stabile Lösung, die moderne Anforderungen an Sicherheit, Kompatibilität und Benutzerfreundlichkeit erfüllt. Gleichzeitig bietet das Vorlagenmanagementsystem volle gestalterische Flexibilität – ganz ohne den Einsatz "veralteter" Makrotechnologien. Diese Architektur ermöglicht es somit, auch in streng regulierten oder besonders sicherheitsbewussten IT-Umgebungen problemlos mit SmartDocuments zu arbeiten – ohne zusätzliche Freigaben, Workarounds oder IT-Eingriffe.

SmartDocuments bietet volle Flexibilität bei der Organisation Ihrer Vorlagenverwaltung

Je nach Bedarf kann sowohl eine zentrale als auch eine dezentrale Struktur - oder auch eine Kombination aus beidem - abgebildet werden. 

Grundlage dafür ist das integrierte Benutzer:innen- und Berechtigungssystem, das eine detaillierte Steuerung der Zugriffsrechte ermöglicht. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass bestimmte Fachbereiche, Abteilungen oder Standorte ihre eigenen Vorlagen eigenständig verwalten und pflegen, während andere nur auf zentral bereitgestellte Inhalte zugreifen dürfen. Ebenso kann eine zentrale Stelle (z. B. die IT oder ein Vorlagenmanagement-Team) die Kontrolle über alle Vorlagen behalten und nur ausgewählte Bereiche zur Bearbeitung freigeben.

Diese Flexibilität ist besonders hilfreich in größeren Organisationen oder Verwaltungen mit mehrstufigen Zuständigkeiten, da sie sowohl Autonomie als auch Konsistenz und Qualitätssicherung ermöglicht. Unterschiedliche Rollen, wie etwa Administrator:innen, Editor:innen oder "nur" Anwender:innen innerhalb SmartWizard, lassen sich klar voneinander abgrenzen. SmartDocuments schafft so eine ideale Grundlage für eine strukturierte, nachvollziehbare und effiziente Vorlagenverwaltung, die sich spezifisch an Ihre individuellen Anforderungen anpassen lässt.

Versionskontrolle?

Ja, Änderungen an Vorlagen werden innerhalb SmartDocuments lückenlos protokolliert. 

Jede Vorlage verfügt über eine integrierte Versionsverwaltung, mit der sämtliche Bearbeitungsschritte dokumentiert werden – inklusive Zeitstempel, Änderungsverlauf und dem jeweiligen Bearbeitenden. So behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, wann welche Änderung vorgenommen wurde und von wer diese durchgeführt hat. Diese Transparenz ist nicht nur in Bezug auf Nachvollziehbarkeit und interne Qualitätssicherung hilfreich, sondern auch im Hinblick auf Compliance-Anforderungen, wie sie etwa in der Öffentlichen Verwaltung oder in stark regulierten Branchen gelten.

Ein großer Vorteil: Auch frühere Versionen bleiben erhalten und können bei Bedarf problemlos wiederhergestellt werden. Das minimiert das Risiko von Datenverlust, ermöglicht das Zurücksetzen auf frühere Zustände und unterstützt eine sichere und kontrollierte Zusammenarbeit – selbst bei umfangreichen Überarbeitungen oder in Teams mit mehreren Beteiligten. Die automatische Versionierung macht zusätzliche manuelle Abläufe oder lokale Sicherungskopien überflüssig und sorgt dafür, dass Änderungen jederzeit rückverfolgbar und revisionssicher dokumentiert sind.

"LEGO" für die Vorlagenerstellung ...

Ja, der Einsatz von Textbausteinen ist mit SmartDocuments nicht nur möglich, sondern ausdrücklich vorgesehen.

Sie erleichtern die Vorlagenpflege, beschleunigen die Dokumentenerstellung und sorgen für einheitliche Inhalte in allen relevanten Dokumenten.

Was ist ein SmartDocuments-Baustein?

Ein Baustein ist ein Standardelement, welches Sie in mehreren (ggf. auch in allen) Dokumentvorlagen verwenden können. Es handelt sich hierbei um Elemente, die oft verwendet werden, sich ändern können und die Sie nicht immer wieder erneut manuell einpflegen möchten.

Beispiele für Bausteine (Standardelemente):

• (Standard-)Klausel
• Unterschrift
• Logo
• Firmenanschrift
• Bankverbindung
• Hinweistexte
• AGB
• u.v.m. Ihrer Kreativität sind hierbei keine Grenzen gesetzt.

Ein SmartDocuments Baustein wird nur ein einziges Mal angelegt und anschließend in allen relevanten Vorlagen verknüpft. So können Sie Ihren Arbeitsalltag deutlich effizienter gestalten. Ändert sich ein solches Standardelement muss dieses lediglich einmal angepasst werden. Alle neu generierten Dokumente werden daraufhin mit der aktuellen Version des Bausteins versehen, ohne, dass die Vorlage angepasst werden muss.

Bausteine können zentral verwaltet und in beliebig vielen Vorlagen eingebunden werden. Sie eignen sich für:

• Standardtexte (z. B. Einleitungen, Schlusssätze, rechtliche Hinweise)
• Bilder und Grafiken (z. B. Logos oder Unterschriften)
• Komplette Seiten (z. B. AGB, Datenschutzinformationen oder Anhänge)
• u.v.m.

Zusätzlich stehen Übersichten zur Verfügung, mit denen nachvollzogen werden kann, welche Bausteine, wie oft genutzt werden.

Roman oder doch lieber Stichworte ...

Ja, innerhalb unserer Vorlagen können selbstverständlich auch Freitexteingaben ermöglicht werden. 

Diese bieten Nutzer:innen die nötige Flexibilität, individuelle Inhalte zu erfassen – z. B. für Begründungen, Beschreibungen oder ergänzende Informationen. Bei der Erstellung der Vorlage wird dabei definiert, wie viel Text eingegeben werden kann, entweder mit einer vorgegebenen Zeilenanzahl oder alternativ auch unbegrenzt. Ebenso lässt sich im Vorfeld festlegen, in welchem Format (z. B.Schriftgröße oder -art) der Text dargestellt werden soll. Wollen Sie sich als Vorlagenersteller:in vorab nicht festlegen, können diese Formatierungen auch durch die Anwender:in über zusätzliche Abfragen individuell gewählt werden. So lassen sich Freitexte gezielt und kontrolliert in die Dokumentenerstellung integrieren – bei voller Gestaltungsfreiheit.

"Können unsere bestehenden Word-Vorlagen in SmartDocuments übernommen werden?"

Eine Frage, die wir sehr oft gestellt bekommen. Die Antwort lautet ja, bestehende Word-Vorlagen im DOCX-Format können in SmartDocuments ganz einfach übernommen werden.

Dafür steht innerhalb der administrativen Oberfläche unseres Vorlagenmanagementsystems, eine Importfunktion zur Verfügung. Nach dem Import lassen sich die Vorlagen im SmartEditor öffnen und dort schrittweise zu vollwertigen SmartDocuments-Vorlagen weiterentwickeln. Bestehende Layouts und Inhalte bleiben dabei erhalten – so müssen Vorlagen nicht komplett neu aufgebaut werden. 

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

• Zeitersparnis: Vorlagen müssen nicht von Grund auf neu erstellt werden.
• Nahtlose Weiterverwendung vorhandener Inhalte wie Texte, Formatierungen und Layouts.
• Einfache Erweiterung um dynamische Funktionen wie Fragen, Bedingungen und Bausteine.
• Optimierter Migrationsprozess – ideal für den Umstieg von Microsoft Office Word auf SmartDocuments.
• Intuitive Bearbeitung der importierten Vorlage innerhalb des SmartEditors, der im vertrauten Microsoft-Office-Word-Umfeld eingebunden ist.

Die Importfunktion erleichtert insbesondere größeren Organisationen den Einstieg in SmartDocuments und spart Zeit sowie Aufwand bei der Migration bereits bestehender Dokumente.

Mathegenie?

Kurz gesagt: Ja – und das ist ein echter Gamechanger für die Dokumentenerstellung!

In vielen Organisationen werden täglich Angebote, Verträge oder Bescheide erstellt – oft basierend auf strukturierten Daten aus Fachverfahren, Datenbanken oder Formularen. Doch was passiert, wenn diese Daten nicht nur eingefügt, sondern auch automatisch berechnet werden sollen? Genau hier kommt ein intelligentes Vorlagenmanagementsystem ins Spiel. Moderne Vorlagenlösungen ermöglichen es, Templates mit sogenannten XML-Fragen zu verknüpfen. Diese Fragen greifen auf externe Datenquellen zu (beispielsweise Preise, Mengen, Steuersätze, u.v.m.) und können direkt in der Vorlage mathematische "Operationen" durchführen, wie z.B.:

• Summen bilden
• Prozentsätze berechnen
• Bedingte Berechnungen durchführen
• Dynamische Textbausteine anpassen
• etc.

Das bedeutet: Kein manuelles Nachrechnen mehr, keine Copy-Paste-Fehler – sondern vollautomatisierte, fehlerfreie Dokumente.

Vorlagen, die rechnen können, sind mehr als nur ein technisches Feature – sie sind ein echter Effizienz-Booster. Sie sparen Zeit, reduzieren Fehler und machen komplexe Dokumente einfacher und sicherer. Also: Ja, man kann Vorlagen das Rechnen beibringen – und das lohnt sich!

Stylische Dokumente mit individuellen Fonts?

– Kein Problem.

Die Marketingabteilungen dürfen sich freuen, denn selbstverständlich können auch innerhalb SmartDocuments individuelle bzw. eigene Schriftarten eingebunden werden. Hierfür gibt es grundsätzlich zwei unterschiedliche Varianten: Schriftart auf dem SmartDocuments-Server installieren oder alternativ innerhalb SmartCenter einbinden. 

Und so funktioniert´s mit SmartControl!

• Schritt 1: Innerhalb Microsoft Office Word die gewünschten Schriftarten in eine "dotx-Datei" einbetten. (Es können auch mehrere Schriftarten eingebunden werden.)
  
• Schritt 2: SmartControl-Systemeinstellungen öffnen
• Schritt 3: Reiter "Docengine", Kontrollkästchen "dotx mit eingebetteten Ressourcen verwenden" auswählen und "dotx-Datei" hochladen.
  
• Schritt 4: Mit "OK" bestätigen, Fertig!

Ein Vorlagensatz - viele Gesichter

Selbstverständlich können Sie innerhalb SmartDocuments unterschiedliche Layouts verwalten und somit ein und dieselbe Vorlage in unterschiedlichen Designs ausgeben. Unsere Vorlagen sind nämlich so aufgebaut, dass der eigentliche Inhalt vom Corporate Design getrennt ist. 

Beispiel:

In vielen Regionen arbeiten kleinere Städte und Gemeinden eng zusammen, um Verwaltungsaufgaben effizienter zu bewältigen – oft in sogenannten Verwaltungsgemeinschaften. Dabei handelt es sich um einen Zusammenschluss mehrerer Kommunen, die bestimmte Aufgaben gemeinsam organisieren, etwa das Meldewesen, die Bauverwaltung oder das Standesamt und vieles mehr. Jede Kommune bleibt rechtlich selbstständig, profitiert aber von gemeinsamen Ressourcen und abgestimmten Prozessen.

Doch diese Zusammenarbeit bringt auch Herausforderungen mit sich – insbesondere bei der Dokumentenerstellung: Unterschiedliche Logos, Farben und Layouts müssen berücksichtigt werden, obwohl die Inhalte oft identisch sind. Genau hier setzt SmartDocuments an: Mit der Möglichkeit, mehrere Layouts zu pflegen, können Verwaltungsgemeinschaften einheitliche Inhalte in individueller Gestaltung ausgeben – ganz ohne doppelten Pflegeaufwand.

Die Verwaltungsgemeinschaft „Musterhausen“ besteht aus drei eigenständigen Gemeinden:

• 

  Stadt A

  mit modernem, blau-weißem Corporate Design.

• 

  Gemeinde B

  mit traditionellem Wappen und grünem Farbschema.

• 

  Ort C

  mit einem minimalistischen, schwarz-grauen Layout.

Herausforderung:

Alle drei Gemeinden nutzen dieselben Verwaltungsdokumente – z.B. Anträge, Bescheide, Informationsblätter – aber mit jeweils eigenem Layout.
Bisher mussten daher drei separate Vorlagensätze gepflegt werden, was zu:

• hohem Pflegeaufwand,
• Versionskonflikten und
• inkonsistenter Kommunikation führte.

SmartDocuments bietet eine innovative Möglichkeit, diesem „Wirrwarr“ ein Ende zu setzen. Anstatt der Erstellung und Verwaltung zahlloser Versionen von ein und derselben Vorlage, genügt es, eine einzige anzulegen. Über dynamische Kopf- und Fußtexte werden daraufhin das passende Layout sowie die individuellen Verwaltungsinformationen zugewiesen.

Detaillierte Informationen können Sie ebenso nachfolgendem Whitepaper entnehmen.

Veröffentlichen Sie Vorlagen und Inhalte genau zum richtigen Zeitpunkt, ganz ohne manuellen Aufwand. Mit SmartDocuments können Organisationen festlegen, wann Vorlagen, Inhalte oder Änderungen automatisch veröffentlicht und für Anwender:innen verfügbar gemacht werden. Dadurch wird sichergestellt, dass neue Dokumentversionen, aktualisierte Inhalte oder gesetzliche Anpassungen termingerecht bereitgestellt werden. Veröffentlichungsregeln und Zeitpläne werden zentral konfiguriert und durch die Workflow-Engine automatisch ausgeführt. So können Änderungen im Voraus geplant werden und treten zum definierten Zeitpunkt in Kraft, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.

Dies erhöht die Planungssicherheit, reduziert den administrativen Aufwand und stellt sicher, dass Mitarbeiter:innen jederzeit mit den aktuellen und freigegebenen Inhalten arbeiten. Besonders bei gesetzlichen Änderungen, Produktanpassungen oder zeitkritischen Kampagnen sorgt die automatische Veröffentlichung für eine zuverlässige und kontrollierte Bereitstellung.

Mit dem Template Hub bietet SmartDocuments eine zentrale Bibliothek für die Verwaltung, Strukturierung und Steuerung aller Vorlagen innerhalb einer Organisation. Sämtliche Dokumentvorlagen werden an einem zentralen Ort gespeichert, kategorisiert und verwaltet, wodurch eine einheitliche und kontrollierte Dokumentenerstellung sichergestellt wird. Der Template Hub ist besonders wertvoll für Organisationen mit einer großen Anzahl von Vorlagen, beispielsweise in regulierten Branchen, öffentlichen Verwaltungen oder Unternehmen mit mehreren Fachbereichen. Durch die zentrale Governance behalten Verantwortliche jederzeit die Kontrolle über Inhalte, Freigaben und Änderungen und können die Einhaltung von Richtlinien sowie Compliance-Anforderungen gewährleisten. Vorlagen werden in einer übersichtlichen Ordnerstruktur organisiert und können zusätzlich mit Metadaten versehen werden. Leistungsfähige Suchfunktionen ermöglichen es Anwendern, die benötigten Vorlagen schnell zu finden. Gleichzeitig sorgt eine vererbbare Rechteverwaltung dafür, dass Zugriffsrechte und Berechtigungen effizient und konsistent verwaltet werden können. So schafft der Template Hub Transparenz, reduziert den Verwaltungsaufwand und stellt sicher, dass Mitarbeiter:innen jederzeit mit den aktuellen und freigegebenen Vorlagen arbeiten.

Mit der Dokumentvergleichs-Funktion (Document Comparison) können verschiedene Versionen einer Vorlage direkt miteinander verglichen werden. Dadurch lassen sich Änderungen vor der Veröffentlichung zuverlässig überprüfen und unbeabsichtigte Anpassungen frühzeitig erkennen. SmartDocuments zeigt Ergänzungen, Löschungen und Formatierungsänderungen übersichtlich in einer Gegenüberstellung der beiden Vorlagenversionen an. Anwender:innen können dadurch schnell nachvollziehen, welche Inhalte geändert wurden und welche Auswirkungen diese Änderungen auf die finale Dokumentenerstellung haben.

Diese Funktion ist besonders wertvoll in regulierten Branchen, öffentlichen Verwaltungen und Organisationen mit hohen Compliance-Anforderungen, in denen jede Anpassung an Vorlagen nachvollziehbar dokumentiert und geprüft werden muss. Durch die transparente Darstellung aller Änderungen unterstützt SmartDocuments Qualitätssicherungs- und Freigabeprozesse, reduziert das Risiko von Fehlern und sorgt dafür, dass nur geprüfte und freigegebene Vorlagen in den produktiven Einsatz gelangen.

Was kommt am Ende raus?

SmartDocuments unterstützt die Erstellung von Dokumenten in verschiedenen Formaten, abhängig vom jeweiligen Einsatzzweck:

• PDF – für die rechtskonforme Ausgabe und Archivierung
  • PDF 1.5 / 1.7 – Standardformate für den allgemeinen Gebrauch
  • PDF/A-1a / 1b – für die Langzeitarchivierung nach gesetzlichen Vorgaben
  • PDF/A-2a / 2u – moderne Archivformate mit besserer Kompatibilität
  • PDF/UA-1 – barrierefreies PDF für die Nutzung durch Screenreadern
• DOCX – zur weiteren Bearbeitung in Microsoft Office Word
• ODT – für OpenOffice- oder LibreOffice-Nutzer:innen
• HTML – zur Darstellung in Webanwendungen oder E-Mail-Vorlagen
• XML (bei Schnittstellenanbindung) – zur strukturierten Übergabe aller im SmartWizard erfassten Daten an Drittsysteme

Sie können selbst entscheiden, welches Format bzw. welche Formate ausgegeben werden sollen. Diese Vielfalt an Ausgabeformaten ermöglicht eine flexible und bedarfsgerechte Weiterverwendung Ihrer Dokumente – ob zur Bearbeitung, Archivierung oder Integration in Drittapplikationen.

Personalisierte Massendokumente ...

Ja, das Templatemanagementsystem SmartDocuments unterstützt selbstverständlich auch die Erstellung von Serienbriefen – sowohl als Einzeldokumente (ein Dokument pro Empfänger), als auch als Gesamtdokument, das alle Einzelbriefe in einer Datei zusammenfasst.

Als Datenquelle können in verschiedene Formate dienen, z. B.:

• Excel-Dateien
• SQL-Datenbanken
• XML- oder JSON-Datenstrukturen.

Let´s go Workflow ...

Ja, selbstverständlich lassen sich mit SmartDocuments digitale Freigabe- und Abstimmungsprozesse unkompliziert realisieren, ganz ohne zusätzliche Tools oder Programmierkenntnisse. Die Funktion eignet sich besonders für abteilungsübergreifende Zusammenarbeit oder auch Genehmigungsprozesse, z. B. wenn mehrere Personen an einem Dokument mitwirken oder eine vorgesetzte Person die Freigabe erteilen muss. Dabei können x Beteiligte Personen eingebunden werden. Jeder Person werden bestimmte Bausteine innerhalb der Vorlage zur Bearbeitung zugewiesen. Die Zuweisung der "Aufgaben" erfolgt dabei bequem über die Vorlagen-Einstellungen. Nach dem Prinzip eines „Workflows“ werden die beteiligten Personen automatisch per E-Mail informiert, sobald sie an der Reihe sind, inklusive Link zur direkten Bearbeitung des Dokuments.

"Gibt es eine Anonymisierungsfunktion in SmartDocuments?"

– Klar!

Extrahieren Sie ganz einfach personenbezogene Daten aus SmartDocuments-Dokumenten

Mit unseren intelligenten SmartDocuments-Vorlagen erzeugen Sie im Handumdrehen smarte Dokumente. Über die Anonymisierungsfunktion können personenbezogene Daten in diesen Dokumente auch zu einem späteren Zeitpunkt geschwärzt werden. Hierfür können Sie ganz einfach spezifische Dokumentteile, die vertrauliche Texte beinhalten auswählen oder auch die Option "alle Variablen", die sich in der Vorlage befinden markieren und anonymisieren.

Mit der Funktion Smart Metadata versieht SmartDocuments jedes erstellte Dokument automatisch mit strukturierten und durchsuchbaren Metadaten. Dadurch können Dokumente schnell gefunden, eindeutig zugeordnet und über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg nachvollzogen werden. Die Metadaten werden direkt mit dem Dokument gespeichert und können beispielsweise Informationen wie Aktenzeichen, Kundennummern, Vorgangsarten, Bearbeitungsstände oder Erstellungsdaten enthalten. Dies erleichtert die Suche, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten erheblich. Besonders in öffentlichen Verwaltungen, Finanzinstituten, Rechtsabteilungen und anderen regulierten Branchen sorgt Smart Metadata dafür, dass Dokumente jederzeit auffindbar und revisionssicher verfügbar sind. Dies unterstützt Compliance-Anforderungen, Audits sowie gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten. Die benötigten Metadatenfelder werden zentral pro Vorlage definiert und während der Dokumentenerstellung automatisch aus angebundenen Datenquellen übernommen oder durch Benutzereingaben ergänzt. Dadurch ist jedes Dokument unmittelbar nach seiner Erstellung korrekt klassifiziert und effizient auffindbar. So schafft SmartDocuments eine solide Grundlage für eine strukturierte Dokumentenverwaltung, schnelle Recherchen und eine transparente Nachvollziehbarkeit aller relevanten Dokumente.

Mit der Brand-Control-Funktion sorgt SmartDocuments dafür, dass alle erstellten Dokumente konsequent den Corporate-Design-Vorgaben Ihrer Organisation entsprechen. So wird sichergestellt, dass Bürgeranschreiben, Kundenkommunikation, Berichte, Verträge oder rechtliche Dokumente stets einheitlich, professionell und markenkonform gestaltet sind.

Zentrale Designrichtlinien für Schriftarten, Farben, Logos, Seitenlayouts und Abstände werden organisationsweit definiert und verwaltet. Diese Vorgaben gelten automatisch für alle Vorlagen und Dokumente, sodass Fachbereiche Inhalte eigenständig pflegen können, ohne die gestalterischen Standards zu verändern. Dadurch wird verhindert, dass veraltete Logos, abweichende Formatierungen oder nicht freigegebene Designs verwendet werden. Gleichzeitig stärkt eine konsistente Außendarstellung die Wiedererkennbarkeit Ihrer Organisation und schafft Vertrauen bei Bürger:innen, Kund:innen und Geschäftspartnern. Insbesondere in größeren Organisationen mit vielen Fachbereichen und einer hohen Anzahl von Dokumentvorlagen unterstützt SmartDocuments dabei, die Markenidentität nachhaltig zu schützen und eine einheitliche Kommunikation über alle Dokumente hinweg sicherzustellen.

Ja. SmartDocuments kann Tabellen, Bilder, Diagramme und andere Inhaltsbausteine automatisch in Dokumente integrieren. Die Inhalte werden während der Dokumentenerstellung dynamisch aus angebundenen Datenquellen übernommen und an der richtigen Stelle im Dokument eingefügt. Dadurch lassen sich beispielsweise Genehmigungen, Verträge, Kreditunterlagen, Angebote oder Berichte mit aktuellen Daten, Auswertungen und visuellen Elementen anreichern, ohne dass manuelle Formatierungen oder Nachbearbeitungen erforderlich sind. Die dynamischen Inhaltsbausteine sind direkt mit den zugrunde liegenden Datenquellen verbunden. SmartDocuments generiert Tabellen, Grafiken oder Bilder automatisch zum Zeitpunkt der Dokumenterstellung und passt dabei Layout, Seitenumbrüche und Formatierungen intelligent an den jeweiligen Inhalt an. So entstehen professionell aufbereitete Dokumente mit konsistentem Design und aktueller Datenbasis. Gleichzeitig werden manuelle Arbeitsschritte reduziert, Fehler vermieden und die Effizienz bei der Erstellung komplexer Dokumente deutlich gesteigert.

Mit Textbausteinen können häufig verwendete Inhalte zentral verwaltet und in beliebig vielen Vorlagen wiederverwendet werden. Dazu gehören beispielsweise rechtliche Klauseln, Datenschutzhinweise, Unternehmensrichtlinien, Standardtexte oder Haftungsausschlüsse. Anstatt identische Inhalte in jeder einzelnen Vorlage zu pflegen, werden diese einmal zentral in einer Inhaltsbibliothek erstellt und verwaltet. Die Vorlagen greifen anschließend auf den jeweiligen Baustein zu. Dadurch wird die Pflege deutlich vereinfacht und die Konsistenz über alle Dokumente hinweg sichergestellt. Wird ein Inhaltsbaustein aktualisiert, steht die neue Version automatisch allen verknüpften Vorlagen zur Verfügung.

So können Änderungen an rechtlichen Formulierungen, Compliance-Vorgaben oder Unternehmensrichtlinien zentral vorgenommen und organisationsweit umgesetzt werden ohne jede Vorlage einzeln anpassen zu müssen. Dies reduziert den Pflegeaufwand erheblich, minimiert Fehlerquellen und stellt sicher, dass Mitarbeitende jederzeit mit aktuellen und freigegebenen Inhalten arbeiten. Insbesondere Organisationen mit vielen Dokumentvorlagen profitieren von einer höheren Effizienz, besserer Governance und einer zuverlässigen Einhaltung von Compliance-Anforderungen.

Ja. Mit der Live-Vorschau-Funktion zeigt SmartDocuments bereits während der Dateneingabe eine Vorschau des späteren Dokuments an. Anwender:innen sehen unmittelbar, wie das fertige Ergebnis aussehen wird, noch bevor das Dokument tatsächlich generiert wird. Die Vorschau wird dynamisch aktualisiert, wenn Daten eingegeben oder Auswahloptionen geändert werden. Dadurch können Inhalte, Formatierungen und Dokumentstrukturen frühzeitig überprüft und mögliche Fehler sofort erkannt werden. Insbesondere in Umgebungen mit hohem Dokumentenaufkommen, beispielsweise in Verwaltungen, Finanzinstituten, Versicherungen oder Rechtsabteilungen, trägt die Live-Vorschau dazu bei, Nacharbeiten zu reduzieren und die Effizienz der Dokumentenerstellung deutlich zu steigern. Durch die direkte visuelle Kontrolle erhalten Anwender:innen mehr Sicherheit im Erstellungsprozess. Fehler werden bereits vor der Generierung erkannt, wodurch Zeit gespart und die Qualität der ausgegebenen Dokumente verbessert wird.

Clever vernetzt?

Ja. 

SmartDocuments kann problemlos in die interne IT-Infrastruktur eingebunden, sprich an bereits vorhandene Drittanwendungen und Datenbanken angebunden werden. Ein Vorlagenmanagementsystem bietet Unternehmen und Organisationen die Möglichkeit, Dokumente- und Vorlagenprozesse effizient zu verwalten und zu standardisieren. Durch die Integration können viele Dokumentenprozesse automatisiert (oder auch teilautomatisiert) umgesetzt werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler, die durch menschliches Eingreifen entstehen können. Ein effizientes Vorlagenmanagementsystem lebt von Daten anderer interner Anwendungen. Durch die Ankopplung können beispielsweise:

• Dokumente mit Daten aus Drittanwendungen vollautomatisiert generiert werden.
• Vorlagen mit Daten aus Drittanwendungen vorbefüllt werden.
• Vorlagen direkt aus Drittanwendungen gestartet werden.
• Generierte Dokumente zentral in Drittanwendungen oder einem Cloud-Speicher abgelegt werden.

Weitere Informationen sowie einen kleinen Auszug unserer aktuell verfügbaren Schnittstellen finden Sie hier.

Unsere Integrationsmöglichkeiten

Die Integration von SmartDocuments in bestehende IT-Infrastrukturen bringt zahlreiche Vorteile mit sich und ist im Rahmen der Dokumentenautomatisierung unabdingbar. In diesem Zusammenhang bieten wir unterschiedliche technische Möglichkeiten an:

• SmartDocuments-Aufruf
• Austausch Verzeichnis
• Re-direct Integration
• Webservice (REST / SOAP)

Weitere Informationen sowie einen kleinen Auszug unserer aktuell verfügbaren Schnittstellen finden Sie hier.

SmartDocuments verfolgt eine offene Integrationsstrategie und lässt sich flexibel in bestehende Anwendungslandschaften einbinden. Dank offener Schnittstellen und moderner Integrationsmöglichkeiten können Daten, Prozesse und Dokumentenautomatisierung nahtlos mit den Systemen verbunden werden, die Ihre Organisation bereits nutzt.

In den vergangenen Jahren wurden zahlreiche Anbindungen an Fachverfahren, CRM-, ERP-, DMS- und Workflow-Systeme sowie weitere Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen realisiert. Dabei steht nicht eine feste Anzahl standardisierter Integrationen im Vordergrund, sondern die Möglichkeit, SmartDocuments flexibel in nahezu jede IT-Umgebung zu integrieren. Durch diese offene Schnittstellenkultur sind wir grundsätzlich für jede Integrationsanforderung offen und unterstützen Organisationen dabei, bestehende Systeme und Prozesse optimal mit SmartDocuments zu verbinden.

Einen Auszug unserer Partner, Integrationen und erfolgreich angebundenen Systeme finden Sie auf unserer Partnerseite.

Integrationen ermöglichen es SmartDocuments, nahtlos mit den bestehenden Systemen und Anwendungen Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten. Durch die Anbindung von Fachanwendungen, CRM-, ERP- oder anderen Dritt- und Fachanwendungen werden Daten, Prozesse und Dokumentenautomatisierung in einem durchgängigen Workflow miteinander verbunden. Dadurch können Dokumente automatisch mit aktuellen und korrekten Informationen befüllt werden, ohne dass Daten manuell übertragen oder mehrfach erfasst werden müssen. Dies reduziert den Arbeitsaufwand, minimiert Fehlerquellen und sorgt für eine höhere Datenqualität sowie effizientere Prozesse. Gleichzeitig können Mitarbeiter:innen in ihren gewohnten Anwendungen und Arbeitsumgebungen arbeiten, während sie von den leistungsstarken Funktionen der Dokumentenautomatisierung von SmartDocuments profitieren. Dies erhöht die Benutzerakzeptanz, vereinfacht Arbeitsabläufe und beschleunigt die Erstellung sowie Bereitstellung von Dokumenten. Durch die enge Verzahnung von Daten, Systemen und Kommunikationsprozessen unterstützt SmartDocuments Organisationen dabei, ihre Effizienz zu steigern, Prozesse zu standardisieren und eine konsistente, professionelle Kommunikation sicherzustellen. 

Ja. SmartDocuments stellt umfassende API-Schnittstellen (Application Programming Interfaces) bereit, um Integrationen, Automatisierungen und individuelle Geschäftsprozesse zu unterstützen. Über diese Schnittstellen kann SmartDocuments nahtlos mit bestehenden Anwendungen und Systemen verbunden werden, sodass Daten sicher ausgetauscht und Dokumentenprozesse vollständig in bestehende Arbeitsabläufe eingebunden werden können. Mithilfe der APIs lassen sich Dokumentenerstellung, Datenübertragung und Kommunikationsprozesse automatisieren, wodurch manuelle Arbeitsschritte reduziert und Prozesse effizienter gestaltet werden. Gleichzeitig können Organisationen SmartDocuments flexibel in ihre bestehende IT-Landschaft integrieren und individuelle Anforderungen umsetzen.

Die API-Funktionen ermöglichen es, Dokumentenautomatisierung als Bestandteil übergreifender Geschäftsprozesse einzusetzen und Daten aus verschiedenen Quellen zentral zu nutzen. Dadurch entstehen durchgängige, medienbruchfreie Workflows, die eine hohe Prozessqualität, Konsistenz und Skalierbarkeit gewährleisten. So bietet SmartDocuments die notwendige Flexibilität, um sowohl Standardintegrationen als auch maßgeschneiderte Lösungen für individuelle Geschäftsanforderungen zu realisieren.

Ja. Die Integration von SmartDocuments in Microsoft SharePoint ermöglicht eine medienbruchfreie, automatisierte und CI-konforme Dokumentenerstellung direkt aus der SharePoint-Umgebung. Diese Verbindung ist besonders für Organisationen geeignet, die ihre Dokumentenprozesse zentral, effizient und kollaborativ gestalten möchten.

Mit der Schnittstelle steht innerhalb Microsoft SharePoint die Schaltfläche „SmartDocuments“zur Verfügung, über die sich der smartWizard zur Dokumentenerstellung öffnet. Eine separate Anmeldung innerhalb SmartDocuments ist nicht erforderlich, da diese automatisiert im Hintergrund erfolgt. Nach Fertigstellung des Dokuments wird dieses in der jeweiligen SharePoint-Bibliothek abgelegt, von dem aus die Dokumenterstellung gestartet wurde. Das Dokument wird einschließlich der Metadaten übergeben.

Ja. Die Integration von SmartDocuments in Microsoft Teams ermöglicht eine nahtlose Verbindung zwischen Dokumentenerstellung und kollaborativer Teamarbeit. Dokumente können direkt aus Teams heraus geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden, ohne die Arbeitsumgebung zu verlassen.

Mit der Schnittstelle steht innerhalb Microsoft Teams die Schaltfläche „SmartDocuments“ zur Verfügung, über die sich der smartWizard zur Dokumentenerstellung öffnet. Eine separate Anmeldung innerhalb SmartDocuments ist nicht erforderlich, da diese automatisiert im Hintergrund erfolgt. Nach Fertigstellung des Dokuments wird dieses im jeweiligen Teamskanal gepostet bzw. abgelegt, von dem aus die Dokumenterstellung gestartet wurde. Das Dokument wird einschließlich der Metadaten übergeben.

Ja. SmartDocuments lässt sich nahtlos in bestehende Dokumentenmanagementsysteme (DMS) integrieren und unterstützt einen bidirektionalen Datenaustausch. So können Dokumente automatisch zwischen SmartDocuments und Ihrem bestehenden DMS ausgetauscht werden, ohne dass etablierte Archivierungs- und Verwaltungsprozesse angepasst werden müssen. Erstellte Dokumente werden direkt in das angebundene DMS übertragen und dort entsprechend der vorhandenen Ablagestrukturen gespeichert. Dabei bleiben wichtige Metadaten, Dokumenteneigenschaften und Ordnerstrukturen erhalten, sodass eine konsistente Dokumentenverwaltung gewährleistet ist.

SmartDocuments verfügt bereits über vordefinierte Konnektoren für verschiedene DMS-Lösungen, darunter Microsoft SharePoint, OpenText und weitere Systeme. Die Anbindung erfolgt über etablierte Standards und Schnittstellen wie CMIS oder REST, wodurch eine flexible Integration in bestehende IT-Landschaften ermöglicht wird. So profitieren Organisationen von einer durchgängigen Dokumentenverarbeitung, einer zentralen Archivierung und einem schnellen Zugriff auf relevante Informationen – bei gleichzeitiger Wahrung bestehender Prozesse und Investitionen in vorhandene DMS-Systeme.