Kan SmartDocuments werken met herbruikbare tekstblokken?
“LEGO” voor sjablooncreatie ...
Ja, absoluut. Het gebruik van tekstmodules (bouwstenen) is niet alleen mogelijk met SmartDocuments, het is zelfs een van de kernfunctionaliteiten van het platform. Tekstmodules vereenvoudigen het beheer van sjablonen, versnellen de documentcreatie en zorgen voor consistente inhoud in alle relevante documenten.
Wat is een SmartDocuments-bouwsteen?
Een bouwsteen is een gestandaardiseerd element dat in meerdere, of zelfs in alle, documentsjablonen kan worden hergebruikt. Meestal gaat het om elementen die vaak worden gebruikt, regelmatig veranderen en daarom niet handmatig in elke afzonderlijke sjabloon hoeven te worden onderhouden. Voorbeelden van bouwstenen zijn:
- Standaardclausules
- Handtekeningen
- Logo's
- Bedrijfsadressen
- Bankgegevens
- Informatieve teksten
- Algemene voorwaarden
- En nog veel meer; de toepassingsmogelijkheden zijn vrijwel onbeperkt
Een SmartDocuments-bouwsteen wordt slechts één keer aangemaakt en vervolgens gekoppeld aan alle relevante sjablonen. Dit verhoogt de efficiëntie aanzienlijk en vermindert de beheerinspanning. Wanneer een standaardelement verandert, hoeft het slechts één keer te worden bijgewerkt. Alle nieuw gegenereerde documenten maken vervolgens automatisch gebruik van de meest recente versie van die bouwsteen, zonder dat de onderliggende sjablonen hoeven te worden aangepast.
Typische toepassingsgebieden
Bouwstenen kunnen centraal worden beheerd en in een onbeperkt aantal sjablonen worden hergebruikt. Ze zijn ideaal voor:
- Standaardteksten (zoals inleidingen, afsluitende paragrafen en juridische kennisgevingen)
- Afbeeldingen en grafische elementen (zoals logo's of handtekeningen)
- Volledige pagina's (zoals algemene voorwaarden, privacyverklaringen of bijlagen)
- En vele andere herbruikbare contentelementen
Daarnaast biedt SmartDocuments rapportage- en overzichtsfuncties waarmee organisaties kunnen zien welke bouwstenen worden gebruikt en hoe vaak deze binnen sjablonen worden toegepast.