Ökad konsekvens och effektivitet vid skapandet av juridiska dokument
Frieder Schelle; Teamledare för juridiska rådgivare Trusted Shops
För Frieder Schelle, teamledare för juridiska rådgivare på Trusted Shops, har SmartDocuments spelat en avgörande roll för att möta de ökande kraven på rådgivning till e-handlare. Att skapa dokument på ett konsekvent och effektivt sätt är särskilt viktigt när det gäller juridiskt bindande rådgivning.
Ökande krav
Trusted Shops grundades i Köln för mer än 20 år sedan. Företaget erbjuder tjänster till webbutiker och deras kunder, bland annat kvalitetsmärkningar, köparskydd och system för kundomdömen. År 2014 utökades dessa tjänster med juridisk rådgivning, vilket gav e-handlare stöd i att hantera juridiska utmaningar och minska rättsliga risker.
En lösning för komplexa juridiska frågor
Till en början erbjöds de juridiska tjänsterna i samarbete med advokatbyråer. Varje juridisk fråga behövde då analyseras individuellt, vilket snabbt visade begränsningarna i både tid och kostnadseffektivitet. Samtidigt ökade behovet av enklare och mer standardiserade lösningar för återkommande processer, även när det gällde komplexa juridiska frågor. I sökandet efter ett lämpligt verktyg kom Trusted Shops i kontakt med SmartDocuments redan 2015.
Frieder Schelle insåg snabbt att de hade hittat rätt partner, en leverantör som kunde strukturera textblock för komplexa juridiska frågor på ett sätt som gjorde det möjligt att erbjuda juridiskt korrekt rådgivning online. Det innebär exempelvis att webbutiker kan få stöd vid hantering av varningsbrev och andra juridiska ärenden. "Vi kände att vi var i goda händer redan från början," berättar Frieder. "SmartDocuments förstod snabbt våra komplexa krav och kunde omvandla dem till enkla och praktiska lösningar."
Effektiva arbetsprocesser
Det som imponerade mest på Frieder var hur snabbt organisationen kunde komma igång. Efter endast två dagars intensiv utbildning från SmartDocuments experter kunde medarbetarna börja arbeta självständigt. "Utbildningen höll mycket hög kvalitet," säger Frieder. "Vi lärde oss snabbt hur enkelt och logiskt systemet är uppbyggt." Resultatet blev betydande effektivitetsvinster. "Arbetsinsatsen för vissa typer av dokument minskade med mer än hälften jämfört med tidigare." Det sparar inte bara tid utan minskar också mängden repetitivt arbete och bidrar samtidigt till lägre kostnader. SmartDocuments har dessutom hjälpt Trusted Shops att skapa en gemensam och enhetlig standard för dokumentproduktionen. "Alla medarbetare som arbetar med SmartDocuments kan lämna synpunkter och förbättringsförslag centralt i systemet. På så sätt utvecklar vi dokumenten tillsammans och gör dem kontinuerligt bättre." "Det gör att vi alltid kan erbjuda tillförlitlig expertis och ge våra kunder professionellt stöd."
Löpande stöd och vidareutveckling
För Trusted Shops har SmartDocuments inneburit mycket mer än en teknisk lösning. Möjligheten att erbjuda juridiskt bindande rådgivning med stöd av SmartDocuments var ett viktigt steg i utvecklingen av företagets konsultverksamhet. Men samarbetet slutade inte där. Utöver implementering, utbildning och teknisk support pågår ett kontinuerligt samarbete kring nya lösningar som möter förändrade krav i branschen. "Under 2019 hade vi ett omfattande möte med supportteamet där vi diskuterade framtida utmaningar och möjliga lösningar," berättar Frieder. "Det var imponerande att se hur snabbt och grundligt SmartDocuments satte sig in i vår situation och kunde presentera idéer för hur våra tjänster skulle kunna vidareutvecklas." "Det är precis så man föreställer sig ett professionellt och målinriktat samarbete med en verklig tjänsteleverantör."
"Det här kontinuerliga erfarenhetsutbytet gör det möjligt för oss att även i framtiden erbjuda rådgivning av högsta kvalitet."
Ett partnerskap som utvecklas över tid
För SmartDocuments är nära kundrelationer och långsiktigt samarbete en självklar del av arbetssättet. Marknader förändras, kraven ökar och nya behov uppstår. För att möta dessa förändringar krävs både teknisk utveckling och kontinuerlig förbättring av innehållet. Genom det nära samarbetet mellan Trusted Shops och SmartDocuments har relationen utvecklats från ett leverantörskundförhållande till ett verkligt partnerskap, till nytta för båda parter.