Minska den administrativa belastningen och säkerställa tydlig kommunikation
Marjolijn Winter, Kvalitetsrådgivare Lariks
Invånarna i Leusden kan vända sig till Lariks för att få svar på alla frågor som rör omsorg, stöd och välfärd. På bara tolv år har Lariks blivit ett välkänt och uppskattat namn bland kommuninvånarna.
Lariks grundades för tolv år sedan på initiativ av bland andra Leusdens bostadsstiftelse, hemtjänsten och kommunen. Målet var att genom samarbete mellan olika aktörer kunna ge bättre och snabbare stöd i frågor som rör vård och omsorg. Verksamheten startade med åtta medarbetare och har sedan dess vuxit till att omfatta cirka femtio anställda. I början var arbetssättet i Leusden unikt: en enda ingång för alla frågor som rör omsorg och stöd. Efter införandet av den nederländska deltagandelagen har många andra kommuner inspirerats av modellen, eftersom samarbete och kunskapsutbyte är avgörande för att kunna erbjuda god vård och omsorg.
Att koppla samman vård och stöd
Marjolijn Winter, kvalitetsrådgivare på Lariks Care & Welfare, har varit med sedan verksamheten startade. "Egentligen är det ett självklart arbetssätt. När någon söker hjälp är det viktigt att se till hela situationen. Var kommer behovet ifrån? Om det handlar om vård i hemmet är nästa steg att undersöka om det finns ytterligare behov. Om det handlar om skuldrådgivning behöver man förstå den sociala bakgrunden. Erfarenheten visar att människor ofta väntar för länge med att söka hjälp. Därför behövde Lariks bli en trygg plats där man vågar ställa sina frågor. Genom att se helheten kan vi kombinera vård, välfärd, boende och uppväxtfrågor. Det är det som gör det möjligt att erbjuda individuellt anpassat stöd."
"Med hjälp av SmartDocuments har vi verkligen kunnat ta viktiga steg i den riktningen.
Systemet har minskat vår administrativa arbetsbörda och, ännu viktigare, gjort det möjligt för oss att ge invånarna i Leusden tydliga och entydiga svar."
Att alltid lyssna
Lariks fick ytterligare betydelse när lagstiftningen inom vård, delaktighet, ungdomsstöd och utbildning förändrades år 2015. Kommunerna fick då en mer central roll i arbetet. Eftersom det redan fanns en välfungerande samverkansplattform i Leusden fick Lariks, i nära samarbete med Leusdens kommun, delvis ansvar för genomförandet av ungdomslagstiftningen, lagen om socialt stöd och kommunens välfärdsarbete. "Ett av målen med förändringarna var att ge invånarna bästa möjliga förutsättningar att delta i samhället. Vi är absolut inte en förlängning av kommunen, utan snarare ett lyssnande stöd för invånarna."
"Blanketter och dokument kopierades och klistrades ofta mellan olika dokument innan vi började använda SmartDocuments."
Professionalisering av verksamheten
I takt med lagändringarna och den växande betydelsen av verksamhetens stödfunktioner uppstod ett behov av ytterligare professionalisering. "Den administrativa belastningen på våra medarbetare ökade. Tidigare skapades många formulär och dokument genom att man kopierade och klistrade från befintliga dokument. Därför blev behovet av enhetlighet och tydlighet större än någonsin." Eftersom Lariks arbetar med ansökningar och myndighetsbeslut måste dokumenten vara konsekventa samtidigt som de innehåller korrekt och relevant information. "SmartDocuments valdes för att skapa och säkerställa kvaliteten på våra dokument. Samtidigt vidareutvecklar vi vårt system för klientuppföljning tillsammans med MensCentraal, som också har behov av dokumenthantering. Integrationen med SmartDocuments löser detta på ett enkelt sätt." Det handlar egentligen inte om särskilt många dokument. "Totalt rör det sig om ungefär 25 dokument, men för vår organisation är det avgörande att de har en tydlig struktur och alltid innehåller rätt information, både ur juridiskt och verksamhetsmässigt perspektiv." Marjolijn sammanfattar effekten: "Med hjälp av SmartDocuments har vi verkligen kunnat ta stora steg framåt. Systemet har minskat vår administrativa arbetsbörda och, ännu viktigare, gjort det möjligt för oss att ge invånarna i Leusden tydliga och entydiga svar."