Effektiviserat samarbete mellan flera kommuner med SmartDocuments
Tanja och Jeanine, Meerinzicht
Att förbättra verksamhetsprocesser. Det är vad Meerinzicht gör för tre kommuner i Gelderland. Ett omfattande uppdrag som organisationen har tagit sig an tillsammans med SmartDocuments. Efter flera år av innovation och gemensamt lärande är den webbaserade lösningen nu redo att användas.
Meerinzicht är ett samarbete mellan kommunerna Ermelo, Harderwijk och Zeewolde. Organisationen samlar många av kommunernas gemensamma verksamheter i en enda organisation. Det omfattar både sociala tjänster, såsom vård, arbete och försörjning, lärlingsfrågor och ungdomsstöd, samt verksamheter inom skatt, fastighetsservice, ekonomi, fastighetsförvaltning, HR, IT, kommunikation, juridik och geografisk information. Detta innebär hantering av ett stort antal formulär, dokument och brev, något som SmartDocuments hjälper till att göra betydligt smartare. Att samarbeta med andra kommuner och samla verksamheter i en gemensam organisation ger många fördelar, men innebär också utmaningar. Det vet Tanja Arends-Dirksen, applikationsansvarig på Meerinzicht, mycket väl. Hon började arbeta för Zeewolde kommun år 2011. Beslutet att införa SmartDocuments var redan fattat, men det saknades någon som kunde genomföra implementeringen. Det blev Tanja. År 2015 överfördes hennes arbete till Meerinzicht, där hon sedan dess har arbetat tillsammans med kollegan Jeanine Lowie. "Tillsammans stöttar vi våra kollegor inom dokumentproduktionens värld."
Fyra olika SmartDocuments-miljöer
Som applikationsansvarig arbetar Tanja mitt i den komplexitet som uppstår när tre kommuner ska samverka i en gemensam organisation. "Man märker att varje organisation behöver sitt eget arbetssätt. Det skulle fortfarande vara för komplext att helt fungera som en enda organisation. Kommunerna är olika och har var och en sin egen identitet." För att kunna hantera detta från en central organisation som Meerinzicht är ett system som SmartDocuments närmast oumbärligt. Varje organisation arbetar idag med sin egen SmartDocuments-miljö och egna mallar som har utvecklats specifikt för deras verksamhet. "Det gör att man alltid kan vara säker på att den grafiska profilen är korrekt, att rätt villkor och formuleringar används samt att allt arkiveras och kan hittas i efterhand. Det skapar trygghet och säkerhet."
"Med tiden har det utvecklats en verklig känsla av att vi känner varandra.
Supportpersonalen känner till oss vid namn och jag vet att mina frågor tas om hand direkt.
Ett knapptryck, och jag får svar."
Flexibelt arbete med SmartDocuments Web
Under senare år har Meerinzicht och SmartDocuments främst fokuserat på att skapa ett mer effektivt och verksamhetsanpassat arbetssätt i molnet genom SmartDocuments webbapplikation. Övergången har länge stått högt på Tanjas önskelista. "Meerinzicht har inga egna lokaler. Våra medarbetare arbetar därför regelbundet från olika platser inom de anslutna kommunerna. Oavsett om man befinner sig i en kommun eller arbetar hemifrån måste man kunna utföra sitt arbete utan hinder." När beslutet fattades att arbeta mer flexibelt var valet av SmartDocuments självklart. "Vi valde medvetet att göra den här resan tillsammans med SmartDocuments." De främsta anledningarna var det redan etablerade samarbetet och de befintliga integrationerna. "SmartDocuments är integrerat med verksamhetssystemet Liber och dokumenthanteringssystemet Corsa. Användarna loggar in en gång och får tillgång till allt. Det gör arbetet mycket enklare. Dessutom är SmartDocuments Web tydligt och användarvänligt." "Det är väldigt värdefullt att ha en lösning som gör det möjligt att harmonisera allas arbete. Det är precis vad SmartDocuments gör för oss."
"Det är som att arbeta med Google, fast i dina dokument och mallar."
Länge leve sökfunktionen
När Tanja får frågan om vilken funktion i SmartDocuments Web hon uppskattar mest behöver hon inte fundera länge. "Just nu upptäcker jag fortfarande alla möjligheter och funktioner, men sökfunktionen är verkligen fantastisk!" Hon jämför den med en välkänd tjänst: "Det är som att arbeta med Google, fast i dina dokument och mallar. Genom en enkel sökning hittar jag snabbt rätt dokument." Även mallarnas byggblock har blivit betydligt smartare. "Jag behöver inte längre öppna varje byggblock för att kontrollera om det är rätt. Sökfunktionen visar det direkt. Det sparar många klick." Dessutom uppskattar hon att all information nu finns digitalt tillgänglig. "De där stora arkivskåpen med hängmappar och dammiga arkiv? Som tur är hör de till det förflutna nu."
Ständiga innovationssteg
"Vi har arbetat tillsammans i nio år. Under den tiden har vi varit med om mycket tillsammans: uppgraderingen av Liber, där SmartDocuments behövde stödja båda versionerna, övergången från Corsa till Corsa NxT, olika förändringar av den grafiska profilen ..." nämner Tanja som några av höjdpunkterna. "Egentligen har det varit en ständig resa av innovationer, och vi har tagit många stora steg. Det måste också vara en speciell situation för SmartDocuments, med flera applikationer, miljöer och organisationer som alla behöver samordnas med varandra. Det är inspirerande att se hur SmartDocuments hanterar detta, hur vi arbetar tillsammans mot en lösning och lär av varandra." "Med tiden har det vuxit fram en verklig känsla av att vi känner varandra. Supportmedarbetarna Geurt och Robert känner oss vid namn, och jag vet att mina frågor tas om hand direkt. Med ett knapptryck får jag svar. Vi kan alltid kontakta vår projektledare Linda och konsulten Kees-Jan. Även om de inte har ett omedelbart svar vet jag att frågan tas på allvar och att någon arbetar vidare med den. Jag känner verkligen att vi blir lyssnade på."
Fortsätta utvecklas tillsammans
Om Tanja får bestämma kommer samarbetet med SmartDocuments att fortsätta att utvecklas. "Just nu undersöker vi tillsammans med SmartDocuments möjligheten att samla alla anslutna kommuner i en gemensam miljö, en fyra-i-ett-lösning. Teoretiskt är det möjligt, så länge mallarna och de involverade systemen är tillräckligt intelligenta för att kunna identifiera vilken organisation som dokumentet gäller." "För närvarande befinner vi oss fortfarande i utredningsfasen, men vem vet vart den här resan kommer att ta oss tillsammans?"