Att skapa korrekta dokument effektivt på ett standardiserat sätt
Ben Keizer, Koordinator för prehospital vård Contra Costa Health
Att hantera licensiering och tillsyn som en ambulanssjukvårdsmyndighet kräver hög noggrannhet och effektivitet vid framtagning av dokument. Ben Keizer från Contra Costa County EMS Agency berättar om de utmaningar myndigheten stod inför innan SmartDocuments infördes som ny lösning för dokumentproduktion och om resultaten de uppnått med SmartDocuments.
Ben Keizer är koordinator för prehospital vård vid Contra Costa County EMS Agency. "Som programansvarig hanterar jag licensärenden, certifieringar och ackrediteringar, utredningar av regelöverträdelser samt tillsynsprogrammet för första hjälpen och offentlig säkerhet i länet. Jag är också administratör för myndighetens licensieringssystem," berättar Ben. "Varje dag skickar vi ut ett stort antal meddelanden, exempelvis i samband med utredningar, förnyelser, uppsägningar eller återkallanden av licenser. Vi tar även fram komplexa juridiska dokument, såsom anklagelseskrifter och processhandlingar. Utöver de dokument vi skickar till personer och organisationer som vi licensierar och övervakar publicerar vi också informationsblad och meddelanden till allmänheten."
Utmaningarna med manuell dokumenthantering
"Tidigare hade vi ett bibliotek med Microsoft Word-mallar som var uppdelade i olika kategorier," fortsätter Ben. "När vi behövde skicka ut ett dokument tog jag en mall, sparade en kopia och gjorde sedan alla nödvändiga ändringar manuellt. Med tiden började jag markera de delar som behövde uppdateras, så att jag snabbt kunde se vad som skulle ändras när jag öppnade en mall." Det manuella arbetssättet ledde dock till flera problem. "Vi märkte att noggrannheten försämrades eftersom varje del av dokumentet behövde uppdateras manuellt, vilket gjorde det lätt att misstag smög sig in. Det tog mycket tid att färdigställa dokumenten, och med tiden uppstod små variationer mellan mallarna. Ibland blev det till och med svårt att veta vilken version som var den korrekta." "Så det handlade inte bara om att processen tog lång tid. Vi uppnådde inte heller den kvalitet och noggrannhet som vi eftersträvade."
Standardiserade dokument
"Det fick oss att börja leta efter en lösning som kunde minska antalet mallar, öka effektiviteten och noggrannheten samt standardisera vårt arbetssätt," förklarar Ben. "Med SmartDocuments har vi nu ett bibliotek med standardiserade dokumentmallar."
"Resultatet är komplett och ser likadant ut varje gång."
Ökad noggrannhet och effektivitet
"SmartDocuments ger oss möjlighet att koppla data till våra dokument och sedan vidare till vårt dokumenthanteringssystem (DMS)," fortsätter Ben. "Vi kombinerade detta med SmartDocuments funktion för dokumentgenerering av flera dokument samtidigt. Det gör det exempelvis möjligt att behandla våra licensmeddelanden för ambulanssjukvårdspersonal i större grupper, medan vi tidigare behövde dela upp dem utifrån olika licensstatusar." Nu exporteras en XML-rapport från myndighetens licenssystem till SmartDocuments. "SmartDocuments läser XML-filen, identifierar licensstatusen och fyller automatiskt i olika uppgifter i respektive dokument. Därefter genereras dokumenten och skickas vidare till vårt dokumenthanteringssystem eller annan lagringslösning för fortsatt bearbetning."
Mallen styr alltid
Ben berättar vidare: "Som myndighet genomför vi många samråd och informationsprocesser för allmänheten. Den processen är nu standardiserad i SmartDocuments. Resultatet är komplett och ser likadant ut varje gång." Detsamma gäller samarbetet kring mer komplexa juridiska dokument. "Vi arbetar ofta tillsammans med personer utanför vår egen avdelning när vi tar fram juridiska dokument. Med SmartDocuments kan vi dessutom dela in mallar och användare i olika grupper. Det gör att användarna endast ser innehåll som är relevant för deras arbetsuppgifter och ansvar."