Hur gör SmartDocuments dokument sökbara och revisionssäkra?

Med funktionen Smart Metadata berikar SmartDocuments automatiskt varje genererat dokument med strukturerade och sökbara metadata. Detta gör att dokument snabbt kan hittas, identifieras och spåras genom hela sin livscykel. Metadata lagras direkt tillsammans med dokumentet och kan innehålla information som ärendenummer, kund-ID, processtyp, handläggningsstatus eller skapandedatum. Detta förenklar dokumentsökning, arkivering och dokumenthantering avsevärt. Särskilt inom offentlig sektor, finansinstitut, juridiska verksamheter och andra reglerade branscher säkerställer Smart Metadata att dokument alltid är lättillgängliga och revisionssäkra. Det hjälper organisationer att uppfylla krav på regelefterlevnad, stödja revisioner samt möta lagstadgade krav på dokumentation och arkivering. De metadatafält som krävs definieras centralt för varje mall och fylls automatiskt i vid dokumentgenereringen med hjälp av data från anslutna system eller användarinmatning. Resultatet är att varje dokument klassificeras korrekt och blir effektivt sökbart direkt när det skapas. På så sätt skapar SmartDocuments en stabil grund för strukturerad dokumenthantering, snabb informationsåtkomst och fullständig spårbarhet för alla relevanta dokument.