Wat is het verschil tussen een sjabloonbeheersysteem en een Document Management Systeem (DMS)?

Waarom heeft een sjabloonbeheersysteem een plaats naast een DMS?

Als onderdeel van de digitale transformatie staan bedrijven en organisaties voor de uitdaging om documenten efficiënt en conform de wet- en regelgeving te creëren, beheren en archiveren. In dat kader wordt vaak gebruikgemaakt van traditionele Document Management Systemen (DMS).

Maar wat is nu precies het verschil tussen een sjabloonbeheersysteem en een DMS? En hebben bedrijven en organisaties beide systemen werkelijk nodig? Op het eerste gezicht wordt ons sjabloonbeheersysteem vaak verward met een DMS. Op beurzen en congressen horen we regelmatig opmerkingen zoals: "Oh, weer een DMS!" Maar dat klopt niet.

Focus en kernfunctionaliteiten: sjabloonbeheersysteem versus DMSDMS

Een sjabloonbeheersysteem is een gespecialiseerde oplossing die zich volledig richt op het beheren en structureren van documentsjablonen. Het is ontworpen voor het opslaan, onderhouden en hergebruiken van gestandaardiseerde sjablonen, contentbouwstenen, ontwerpen en lay-outs. Het belangrijkste doel is het optimaliseren van documentcreatie, het minimaliseren van fouten en het waarborgen van een consistente uitstraling van alle documenten. Daarnaast wordt de beheerinspanning aanzienlijk verminderd dankzij het gebruik van variabele gegevensvelden en contentbouwstenen, oftewel standaardinhoud die in meerdere sjablonen wordt hergebruikt.

Traditionele Document Management Systemen bieden daarentegen een uitgebreid platform voor het beheren van de volledige levenscyclus van content. Ze maken het mogelijk om allerlei soorten informatie en documenten binnen een organisatie vast te leggen, te beheren, op te slaan en te distribueren. Documentcreatie vormt daarbij vaak slechts een klein onderdeel van de totale oplossing. DMS-platformen bieden doorgaans functionaliteiten zoals documentopslag, versiebeheer, workflowmanagement, archivering, compliancebeheer en meer.

Maakt een DMS een sjabloonbeheersysteem overbodig?

Voor bedrijven en organisaties met grote documentvolumes is het antwoord duidelijk: nee.

Waar SmartDocuments gespecialiseerd is in het optimaliseren van sjabloonbeheer en documentgeneratie, richten DMS-oplossingen zich op het beheer van documenten gedurende hun volledige levenscyclus. Beide systemen vullen elkaar echter perfect aan. SmartDocuments kan als gespecialiseerde component worden geïntegreerd in een DMS. Hierdoor worden krachtige functionaliteiten voor documentgeneratie en sjabloonbeheer gecombineerd met de mogelijkheden van organisatiebreed documentbeheer.