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Integriert statt separiert!

Dokumente und Vorlagen clever verwalten!

SmartDocuments ist die einheitliche Umgebung für sämtliche Corporate-Design-, Unternehmens- sowie Prozessvorlagen, mit der die unterschiedlichsten Dokumente generiert werden können.
Es handelt sich um eine Standardlösung, die sich nahtlos in die individuelle IT-Architektur einfügt, beim Arbeiten jedoch wie maßgeschneidert erscheint. Unternehmen und Organisationen, die SmartDocuments verwenden, profitieren von einem hocheffizienten Vorlagenmanagement.


Vektorgrafik: Mann auf einer einsamen Insel mit Text: Integriert statt separiert! SmartDocuments ist keine Insellösung. Wir verfolgen den Ansatz einer offenen Schnittstellenkultur. So kann unser Vorlagenmanagementsystem problemlos an Datenbanken und Drittanwendungen angebunden werden.

Integriert statt separiert!

Insellösungen vermeiden ...

In Unternehmen und Organisationen sind mehr und mehr Anwendungen für das digitale Arbeiten vertreten und die meisten davon generieren Dokumente oder haben bereits eigene Vorlagen integriert. Die Vorlagenverwaltung in Hinblick auf die Aktualität der Inhalte sowie die Einhaltung des Corporate Designs ist dadurch so gut wie unmöglich und sehr, sehr zeitintensiv. Um den Arbeitsaufwand in der Vorlagenpflege deutlich zu reduzieren und Prozesse vollständig medienbruchfrei abbilden zu können, ist es unabdingbar, dass die einzelnen Anwendungen miteinander kommunizieren. Aus diesem Grund verfolgen wir den Ansatz einer offenen Schnittstellenkultur.

Datenbestände nutzen ...

Die meisten Daten, die bei der Erstellung von Dokumenten benötigt werden, liegen in der Regel im Rahmen von Datenbanken und Drittanwendungen intern bereits digital vor.

Also warum nochmal abtippen?

Darüber hinaus nutzen viele Unternehmen und Organisationen Dokumentenmanagementsysteme, Fachanwendungen oder weitere Drittapplikationen, die den Arbeitsalltag erleichtern. Um die Pflege der Vorlagen massiv zu erleichtern und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass sämtliche Dokumente im einheitlichen Look & Feel das Haus verlassen, kann SmartDocuments an die unterschiedlichen, bereits vorhandenen Applikationen und Datenbanken angeschlossen werden. So werden unsere Vorlagen mit den bestehenden Daten befüllt und die generierten Dokumente an der richtigen Stelle abgelegt und versendet. 


Sie verwenden mehrere unterschiedliche Anwendungen mit eigenen Vorlagen,
möchten aber all Ihre Vorlagen zentral erstellen und verwalten können?

Kein Problem, SmartDocuments bietet ein umfangreiches Schnittstellenportfolio zu Drittanwendungen, wie z.B.:

  • Fachverfahren
  • Dokumenten Management Systeme (DMS)
  • Workflow-Systeme
  • Business Process Management (BPM)
  • Enterprise Resource Planning (ERP)
  • Outputmanagementsysteme
  • u.v.m.

Integrationsmöglichkeiten

SmartDocuments-"Aufruf"

SmartDocuments-"Aufruf"

Darstellung der Integrationsmöglichkeit SmartDocuments-Aufruf


Die „Aufruf“-Schnittstelle ermöglicht das Starten von SmartDocuments über Ihre Drittapplikation. Dabei können per XML notwendige Informationen bereits mitgegeben und innerhalb der Vorlage befüllt werden. Der Service wird z.B. als Funktion einem Button in der Drittanwendung zugeordnet. Per Knopfdruck öffnet sich somit der SmartDocuments-Wizard innerhalb des Browsers und ermöglicht Anwender:innen die Nutzung der Dokumentvorlage.

Austauschverzeichnis

Austauschverzeichnis

Darstellung der Integration via Austauschverzeichnis

Die Anbindung von SmartDocuments via Austauschverzeichnis ist eine der einfachsten Varianten für den Datenaustausch. Hierbei legt SmartDocuments die erstellten Dokumente in ein zuvor definiertes Austauschverzeichnis ab. Ein Dienst der Drittapplikation überwacht das Austauschverzeichnis und importiert zyklisch die erzeugten Dokumente.

"Re-direct"- Integration

"Re-direct"- Integration

Darstellung der Redirect-Integration


Mit der Re-direct Integration kann ein bidirektionaler Austausch von Daten und Dokumenten hergestellt werden.

Über diese Variante ist es demnach möglich, Informationen in Form von XML-Dateien an SmartDocuments zu übergeben und diese Daten ebenso in die Vorlage zu übernehmen.

  1. Hierbei übermittelt die Drittanwendung zunächst eine Dokumenten- ID inklusive der entsprechenden XML-Datei an SmartDocuments.
  2. Nach der Fertigstellung des Dokuments übergibt SmartDocuments eine Ergebnismeldung an die Drittapplikation.
  3. Diese kann das fertige Dokument nun innerhalb des SmartDocuments-Servers abrufen.

Webservice (REST / SOAP)

Webservice (REST / SOAP)

Darstellung der Webservice-Integration


Die Webservice-Schnittstelle ermöglicht den Aufruf über eine XML- oder JSON-Datei. Diese XML-Nachricht (Start-XML) wird innerhalb des SmartDocuments Deposit Service hinterlegt. Der Webservice nimmt die Start-XML entgegen und liefert ein Ticket zurück. Für den Dienst ist eine Authentifizierung erforderlich. Die zu authentifizierenden Benutzer: innen müssen in SmartDocuments mit Benutzernamen und Passwort bekannt sein, nur dann kann der SmartWizard (Assistent) innerhalb der Drittapplikation gestartet werden. Dieser Assistent ist eine Webanwendung. Das Ticket muss als Parameter zu dessen URL hinzugefügt werden. Der SmartWizard verwendet das Ticket, um die Start-XML aus der Einreichung abzurufen und die Dokumentenerstellung zu starten.


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Sven Buick

SmartDocuments Deutschland GmbH
Head of Sales & Partner Manager

Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf

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Christoph Winkelmann

SmartDocuments Deutschland GmbH
Senior Account Manager D/A/CH

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