Zusatzmodule

Mehr Comfort für Mitarbeiter:innen aus dem Bereich Administration

Personalzugänge, Personalabgänge, bei großen Unternehmen ist die Verarbeitung der Personalentwicklung eine Mammutaufgabe. Denn neben der Ausarbeitung von Verträgen und der Vorbereitung der unterschiedlichsten Verwaltungsprozesse ist es erforderlich, all diese Mitarbeiter:innen auch bei den innerhalb des Unternehmens eingesetzten Systemen an- und abzumelden.

Mit der User Import Active Directory-Verknüpfung von SmartDocuments können Sie die Kontaktdaten der Mitarbeiter:innen aus Ihrer eigenen Datenbank mit unserem Dokumentenerstellungssystem synchronisieren. So ist Ihr gesamtes Personal automatisiert und tagesaktuell in der SmartDocuments-Umgebung erfasst.

Personalzuwachs wird automatisch ergänzt, Personalabgänge werden entfernt. Bei der Dokumenterstellung nutzt SmartDocuments Daten der Benutzer:innen aus dem Active Directory (z.B. Funktionsbezeichnungen, Kontaktdaten, etc.). Diese werden automatisch im Dokument ergänzt.

Erstellen Sie
Dokumente gemeinsam!

z.B. abteilungsübergreifende Dokumente, bei denen das Fachwissen mehrerer Mitarbeiter:innen gefragt ist, oder auch im Rahmen von Genehmigungsprozessen, falls Dokumente durch Vorgesetzte gegengezeichnet werden müssen ...

Mit unserem Co-Authoring-Modul lassen sich „Mini-Workflows“ problemlos abbilden.

Sie ermöglichen das Bearbeiten und Erstellen von Dokumenten innerhalb SmartDocuments von bis zu 10 Personen.

Die jeweils zu erstellenden Bereiche werden hierbei in unterschiedlichen Bausteinen verarbeitet und den einzelnen Autor:innen zugewiesen. Die Zuweisung erfolgt über ein Auswahlmenü in den Vorlagen-Eigenschaften, ganz einfach per Knopfdruck, sodass für die Gestaltung solcher Workflows keine Programmierkenntnisse erforderlich sind.

Alles im Griff! Das Co-Authoring-Modul informiert Sie automatisch über anstehende Aufgaben. Sobald Person A die Bearbeitung abgeschlossen hat, wird Person B via E-Mail über die Aufgabe informiert und kann per Mausklick mit der Bearbeitung fortfahren.

Clever verknüpft ...

Ihre internen Datenbanken (z.B. MSSQL-, Oracle-, MYSQL- oder PostgreSQL) mit SmartDocuments verknüpfen.

Mit unserem Datenabfrage-Modul ist es möglich, Informationen aus bestehenden Datenbanken in die Vorlage zu übernehmen. So kann bei der Dokumentenerstellung mit dem SmartWizard direkt nach Datensätzen innerhalb der Datenbank gesucht werden.

Dadurch müssen Daten, wie beispielsweise Adressen, Produkte oder Ähnliches nicht manuell in SmartDocuments erfasst werden, was Ihnen die Eingabe erleichtert und die Fehleranfälligkeit deutlich reduziert.

E-Mails im Corporate Design direkt aus SmartDocuments versenden!

Dokumentenvorlagen verleihen Ihrer internen und externen Kommunikation ein ansprechendes und einheitliches Erscheinungsbild. Mit ihnen erstellen Sie in kürzester Zeit einwandfreie Geschäftsdokumente und das stets im aktuellen Corporate Design.

Aber was ist mit Ihrer E-Mail-Kommunikation?

Mit dem Modul E-Mail-Plugin können Sie ausgehende E-Mails auf Basis von Vorlagen erstellen und von sämtlichen, Ihnen bereits bekannten, SmartDocuments-Vorzügen profitieren.

Ein externes E-Mail-Programm öffnen, eine E-Mail erstellen und Ihr Dokument als Anhang ergänzen – all das gehört der Vergangenheit an.

Mit dem E-Mail-Plugin können Sie in SmartDocuments erstellte Dokumente auch direkt per E-Mail verschicken ohne die Arbeitsumgebung zu verlassen. Die E-Mail wird automatisch im korrekten Corporate Design erstellt und ist mit einem Mausklick abgeschickt.

Speichern und Bearbeitung fortsetzen

Je nach Anwendungsszenario bzw. Thema können Vorlagen komplexer sein und in der Bearbeitung bzw. der Beantwortung mehr Zeit in Anspruch nehmen als ursprünglich geplant.

Das Modul Konzeptspeicherung ermöglicht Ihnen die Bearbeitung innerhalb des SmartWizard zu jeder Zeit zwischenzuspeichern. Mit einem eindeutigen Namen und einer klaren Struktur lassen sich die gespeicherten Vorlagen im SmartWizard leicht wiederfinden. Möchten Sie die Bearbeitung fortsetzen, öffnet sich das Dokument genau an dem Punkt, an welchem Sie beim letzten Mal pausieren mussten.

Wiederkehrende Dokumente?

Sie haben ein Dokument fertig erstellt, benötigen dieses jedoch zu einem späteren Zeitpunkt erneut auf Basis der beantworteten Fragen (z.B. weil es Änderungen am Vorlagendesign gab)? Auch hierfür können Sie die Funktion „Konzeptspeicherung“ verwenden.

Mit dem Zusatzmodul können auch innerhalb SmartDocuments im Handumdrehen Serienbriefe generiert werden.

Hierbei werden mithilfe einer Dokumentenvorlage in einem einzigen Arbeitsgang eine Vielzahl an personalisierten Dokumenten erstellt. Damit das möglich ist, werden innerhalb der Standardvorlage variable Daten hinterlegt.

Beispiele für variable Daten

• Personenbezogene Daten (Anschrift, Geburtsdaten, etc.)
• Energieverbrauch (Schreiben Energieversorger)
• Platz auf der Warteliste der Wohnungsgenossenschaft
• Terminvereinbarungen
• Produktdaten, Sonderangebote
• u.v.m.

Ihrer Kreativität sind hierbei keinerlei Grenzen gesetzt.

Detektivarbeit nicht notwendig ...

Das Modul Search bietet Anwendungsadministrator:innen die Möglichkeit, die Verwaltung der Vorlagen erheblich zu vereinfachen.

So können Prüfungen, wie beispielsweise ob Namen von Mitarbeiter:innen, die das Unternehmen bereits verlassen haben noch in Vorlagen vorhanden sind durchgeführt werden, ohne alle Vorlagen öffnen zu müssen. Alternativ können Sie z.B. auch kontrollieren, ob ein bestimmter Baustein noch verwendet wird und wenn ja, wo dieser im Einsatz ist.

Die Suche bietet zur Vereinfachung hierbei u.A. auch eine Autovervollständigung an: Der Suchbegriff erscheint z.B. in mehreren Vorlagen, aber auch in einigen verknüpften Kopf- und Fußzeilen sowie in einem Baustein. Unter der Spalte „Hits“ werden die Suchergebnisse zu einem spezifischen Vorlagenelement gruppiert. Zusätzlich kann hier eingesehen werden, in welchen Vorlagen ein gefundener Baustein aktuell verwendet wird.

Nicht noch ein Passwort ...

Mit steigender Zahl an eingesetzten Programmen innerhalb einer Organisation wird das Arbeiten in einigen Belangen immer komplexer. Mithilfe der Single Sign-On Technologie (SSO) kann der Arbeitsalltag für Anwender:innen und Administrator:innen vereinfacht werden.

Sobald Nutzer:innen sich einmalig am Arbeitsplatz authentifizieren, ist eine erneute Anmeldung in SmartDocuments nicht mehr erforderlich.

Das bietet den Vorteil, dass Anwender:innen sich lediglich ein Passwort merken müssen. Administrator:innen wird darüber hinaus die Nutzerverwaltung erleichtert, denn sollten Anwender:innen z.B. den Zugang vergessen, muss dieser lediglich einmalig an einer Stelle zentral zurückgesetzt werden und nicht in jeder Datenbank.

Datenaustausch via XML/JSON

XML spielt heutzutage eine wichtige Rolle bei der Dokumentenautomatisierung.

Unsere Software nutzt XML, um Dokumente zu personalisieren.

Dabei versehen wir Templates mit XML-Feldern. Diese Felder beinhalten jeweils eine „Frage“, die Antworten auf diese Fragen sind in der Regel innerhalb der internen Datenbank zu finden.

Mithilfe der XML-Technologie werden diese Antworten per Mausklick mit den entsprechenden Feldern im Template verknüpft. Sie brauchen somit im Dokument z.B. nicht manuell eintragen, dass „Frau Müller in der Hausnummer 55 wohnt und am 6. Oktober 1975 geboren wurde“. Diese Daten werden dank XML automatisch ausgefüllt.

Das Modul XML/JSON macht die Dokumentenerstellung und Kommunikation nach außen somit wesentlich einfacher, schneller und dadurch auch den Arbeitsalltag deutlich leichter. Aus diesem Grund zählt diese Softwareerweiterung auch zu den beliebtesten Modulen unserer Kund:innen.