FAQ
FAQ - Frequently Asked Questions
Noch Fragen?
Hier können Sie die häufigsten an uns gerichteten Fragen und unsere Antworten dazu finden.
(Hinweis: Diese Seite wird permanent weiterentwickelt und ergänzt.)
Regelmäßiges reinschauen lohnt sich.
Ihre Fragen sind nicht dabei?
Gerne beantworten wir Ihnen diese in einem persönlichen Gespräch.
Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
SmartDocuments
Deutschland GmbH
Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf
Allgemeines
Kann SmartDocuments in andere Anwendungen integriert werden?
Ja. SmartDocuments bietet unterschiedliche Möglichkeiten der Integration in andere Anwendungen.
Unsere Integrationsmöglichkeiten
- SmartDocuments-Aufruf
- Austausch Verzeichnis
- Re-direct Integration
- Webservice (REST / SOAP)
Weitere Informationen sowie eine Übersicht unserer aktuell verfügbaren Schnittstellen finden Sie hier.
Muss SmartDocuments auf den einzelnen Arbeitsplätzen installiert werden?
Seitens der Anwender:innen muss für die Vorlagenerstellung einzig der SmartEditor installiert werden. Die Verwaltung des Systems und die Erstellung der Dokumente erfolgt rein webbasiert über Ihren Browser.
Wird SmartDocuments gehostet oder intern im eigenen Unternehmen installiert?
Sowohl, als auch. SmartDocuments kann wahlweise als SaaS-Lösung bereitgestellt oder bei Ihnen vor Ort installiert werden.
Gibt es einen deutschsprachigen Support?
Ja. Für unsere Kund:innen steht selbstverständlich auch ein deutschsprachiger Support (schriftlich und telefonisch) zur Verfügung.
Welche Vorteile bringt der Einsatz von SmartDocuments?
Mit SmartDocuments können Sie Ihr Vorlagenmanagement professionalisieren. SmartDocuments bietet Ihnen die volle Kontrolle Ihrer Vorlagen, eine garantierte Einhaltung der Corporate Design-Vorgaben, eine schnelle Dokumentengenerierung sowie die Möglichkeit der einfachen Anpassung von Vorlagen und vieles vieles mehr.
Die Verwaltung von Vorlagen
Sind Programmierkenntnisse für die Erstellung von Vorlagen erforderlich?
Für die Erstellung von SmartDocuments-Vorlagen sind keine Programmier- oder tiefergreifende IT-Kenntnisse erforderlich.
Nutzt SmartDocuments Microsoft Office Word-Makros?
SmartDocuments nutzt zur Erstellung der Vorlagen einen eigens entwickelten Editor (SmartEditor) und greift nicht auf die Microsoft Office Word Makro-Funktion zurück.
Werden die Vorlagen zentral oder dezentral verwaltet?
SmartDocuments hat ein eigenes Benutzer:innen- und Berechtigungssystem integriert. Mit SmartDocuments lässt sich, ganz nach Ihren Wünschen, eine zentrale als auch eine dezentrale Vorlagenverwaltung abbilden.
Werden Änderungen an Vorlagen protokolliert?
Ja. Die Vorlagen innerhalb SmartDocuments werden selbstverständlich versioniert. Hierbei wird genau protokolliert, welche Mitarbeiter:innen wann sowie welche Änderungen an der Vorlage vorgenommen haben. Auch die Wiederherstellung von alten Versionen ist problemlos möglich.
Können Vorlagen eigenständig erstellt werden?
Selbstverständlich. Im Rahmen der Einführung von SmartDocuments erhalten Sie eine zweitägige Schulung in der wir Ihnen ausführlich die einzelnen Komponenten unserer Software (SmartEditor, SmartWizard und SmartControl) näherbringen. Nach dieser Schulung können unsere Kund:innen Vorlagen komplett eigenständig erstellen.
Die Erstellung von Dokumenten
Können auch Serienbriefe erstellt werden?
Ist der Einsatz von Textbausteinen möglich?
Ja. Die Einbindung von Bausteinen ist mit SmartDocuments möglich und vor allem gewollt. Sie erleichtern die Vorlagenverwaltung und Dokumentenerstellung enorm. Unsere Bausteine können z.B. Textvorlagen, Bilder und Grafiken oder auch komplette zusätzliche Seiten (z.B. AGB) sein.
Ist es auch möglich digitale Freigabeprozesse abzubilden?
Selbstverständlich. Über unser sogenanntes "Co-Authoring-Modul" können u.A. auch digitale Freigabeprozesse realisiert werden. Nähere Information zum Modul finden Sie hier.
Können Freitexte erstellt werden?
Ja. Innerhalb der SmartDocuments-Vorlagen können selbstverständlich auch Freitexte in beliebiger Größe hinterlegt werden.
In welchen Formaten können Dokumente erstellt werden?
SmartDocuments ermöglicht die Erstellung von PDF(A), DOCX und HTML-Dokumenten.