Im Interview mit dem "DIGITAL FUTUREmag"

SmartDocuments in der Fachpresse ...

Unser Head of Sales & Partnermanager Sven Buick wurde vom Magazin "DIGITAL FUTUREmag", dem ersten interaktiven Magazin für die Digitale Transformation im Mittelstand, zu den Themen Vorlagenmanagement und Product Information Management (PIM) interviewt. Das Interview möchten wir Ihnen selbstverständlich nicht vorenthalten. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen.

WARUM KOMPLIZIERT, WENN ES AUCH EINFACH GEHT?
- RAUS AUS DEM VORLAGENDSCHUNGEL

In unserem kommenden Interview freuen wir uns, Sven Buick, den Head of Sales und Partnermanager bei der SmartDocuments Deutschland GmbH, begrüßen zu dürfen. Seit der Gründung von SmartDocuments durch Marco Drost im Jahr 1994 hat sich das Unternehmen mit dem Motto „Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht?“ als führender Anbieter von benutzerfreundlicher und flexibler Vorlagenmanagement-Software etabliert. Diese Software ermöglicht es Unternehmen, mit minimalem Aufwand Dokumente zu erstellen und Vorlagen zentral zu verwalten, und das alles im vertrauten Corporate Design. Sven Buick verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung im IT-Consulting und hat zahlreiche Digitalisierungsprojekte, besonders im eGovernment-Umfeld, erfolgreich begleitet. In seiner Rolle bei SmartDocuments ist er verantwortlich für den Vertrieb und die strategischen Partnerschaften in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Zu seinen Aufgaben gehören auch die Pflege und der Aufbau des Partnernetzwerks sowie die Definition von Schnittstellen für die Abwicklung vollständig medienbruchfreier Prozesse.

Im Interview mit Sven Buick wollen wir auf die Herausforderungen eingehen, die Unternehmen und Organisationen bei der Bewältigung eines hohen Dokumenten- und Datenaufkommens begegnen. Er wird sprechen über „Vorlagen- und Dokumentendschungel“, die sich durch eine intelligente, zentrale Verwaltung und Integration in bestehende Systeme wie PIM, DMS, ERP und CRM lösen lassen. Besonders spannend ist die zunehmende Nachfrage von Unternehmen, die Product Information Management (PIM) im Einsatz haben. Sven Buick wird erläutern, wie PIM als Datenbasis für die Generierung von Dokumenten genutzt werden kann, um automatisierte und individualisierte Produktkataloge, Handbücher, Bedienungsanleitungen, Produktdokumentationen, Wartungsvorschriften und Ersatzteilkataloge zu erstellen.

DIGITAL FUTUREmag:
Herr Buick, können Sie uns zunächst einen Überblick über SmartDocuments und dessen Philosophie geben?
Was hat Marco Drost motiviert, das Unternehmen mit dem Motto „Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht?“ zu gründen?

Sven Buick: Marco Drost war sich vor 30 Jahren sicher: Die Automatisierung von Dokumenten führt zu mehr Effizienz in Unternehmen und Organisationen! Mit der Einstellung begann er eine Software zu entwickeln, durch die Vorlagen einfach gepflegt und Dokumente „Ruckzuck“ erstellt werden können. Er sagt immer: „Mehr Zeit und Konzentration, um das zu tun, was man gut kann.“ Sprich, ihm ist es wichtig, dass sich Mitarbeiter in Unternehmen und Organisationen bei der Erstellung von Dokumenten auf den eigentlichen Inhalt bzw. das fachliche konzentrieren können und keine Zeit damit verschwenden, das Dokument durchzustylen oder Daten, die bereits vorliegen per Copy- & Paste manuell einzufügen. Sein Ziel war es: Kunden ein einfach zu bedienendes Tool zur Verfügung zu stellen und dabei auf bereits vorhandene, vertraute Kenntnisse und Softwareprodukte, die in Unternehmen vorhanden sind aufzubauen. So entstand das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments.

DIGITAL FUTUREmag:
Welche Hauptfunktionen und Vorteile bietet die SmartDocuments-Software Ihren Kunden?
In welchen Branchen sehen Sie den größten Nutzen für Ihre Software und warum?

Sven Buick: Zunächst einmal SmartDocuments eignet sich für sämtliche Unternehmen und Organisationen mit hohem Dokumentenaufkommen völlig unabhängig von der Größe und Branche. Das spiegelt sich auch in unserem Kundenkreis wieder. Wir haben Kunden aus den unterschiedlichsten Bereichen, wie z.B. Öffentliche Verwaltungen, Rechtsanwaltskanzleien, Versicherungen, Banken, Steuerberater, Organisationen aus dem Bereich Gesundheitswesen, Vereine aber auch die unterschiedlichsten Unternehmen aus der freien Wirtschaft. Vom Konzern bis zur kleinen Gemeindeverwaltung, alles dabei. Aber was macht unsere Software so attraktiv und warum brauchen Unternehmen und Organisationen ein Vorlagenmanagementsystem? Ich könnte Ihnen jetzt eine ganze Liste an Vorteilen „runterrattern“, viel klarer wird es jedoch, wenn man sich den Status quo in Unternehmen und Organisationen kurz anschaut.

Egal wen man fragt, überall läuft es mit der Vorlagenverwaltung gleich bzw. ähnlich ab. In der Regel werden dutzende Vorlagen in Microsoft Office Word an zentraler Stelle erstellt. Da sich Vorlagen gegebenenfalls auch mal ein kleines bisschen unterscheiden können, werden diese dann auch noch in zig unterschiedlichen Versionen zur Verfügung gestellt. Wenn man dann fragt, wie es sich mit der Pflege verhält, bzw. wie sichergestellt wird, dass von den Kollegen immer die aktuelle Version verwendet wird, wird es meist schnell ruhig. Denn genau da liegt einer der Knackpunkte. Die Pflege der Masse an Vorlagen nimmt wahnsinnig viel Zeit in Anspruch. Eine neue Bankverbindung, eine Änderung der Adresse, neue Gesellschafter oder auch ein neues Logo. Bis das wirklich in allen Dokumenten umgesetzt ist, stehen die nächsten Änderungen bereits an. Hinzu kommt, dass Mitarbeiter sich Vorlagen lokal abspeichern und nicht mitbekommen, dass es schon seit „x“ Monaten eine neue Version mit aktualisierten Texten oder einem neuen Corporate Design gibt. So kommt es dazu, dass immer wieder veraltete Dokumente das Haus verlassen. Veraltet aber nicht nur in Hinblick auf den Inhalt, sondern auch auf die Optik. Professionelle Unternehmen achten darauf, dass auch nur „schicke“ Dokumente nach außen gehen. Vorlagen sind jedoch nicht immer zu 100% passend. Gerade in Sales-Abteilungen geht beispielsweise der Trend hin zu personalisierten Angeboten mit Projektbeschreibungen, individuellen Vereinbarungen oder Ähnlichem. Der absolute Graus für Marketingmitarbeiter, die stundenlang über Design, Schriftgrößen, Absätze etc. sinnierten und sich abgemüht haben, ein schönes Dokument zu gestalten. „Da füg ich noch schnell was ein“ – Copy & Paste und schon ist der Text in einer anderen Schriftart und die nächsten vier Absätze hat es komplett verhauen. „Egal, Dokument geht raus.“

Des Weiteren steigt die Anzahl der eingesetzten Softwareprodukte in Unternehmen massiv. Für jedes Problem die passende Fachanwendung, die ebenso Dokumente generiert. Diese Dokumente haben auch wieder eigene Vorlagen und so nimmt der Vorlagenwahnsinn seinen Lauf. Genau hier setzt SmartDocuments an. Mit unserem Vorlagenmanagementsystem helfen wir Unternehmen und Organisationen „Raus aus dem Vorlagendschungel!“. Wir sehen uns als zentrale Komponente zur Dokumenterstellung, die mit anderen internen Anwendungen kommuniziert. SmartDocuments unterteilt Vorlagen in die Bereiche „Corporate Design“, „Inhalt“, „Bausteine“ und „variable Daten“, was die Pflege massiv erleichtert und die Anzahl an Vorlagen drastisch reduziert.

DIGITAL FUTUREmag:
Viele Unternehmen kämpfen mit einem hohen Dokumenten- und Datenaufkommen. Wie hilft Ihr Unternehmen diesen „Vorlagen- und Dokumentendschungel“ zu bewältigen?
Können Sie Beispiele dafür geben, wie Ihre Software in Unternehmen integriert wird, insbesondere in Verbindung mit Systemen wie DMS, ERP und CRM?

Sven Buick: Wie ich bereits erwähnt hatte, steigt im Rahmen der Digitalisierung auch die Anzahl der eingesetzten Softwareprodukte in Unternehmen und Organisationen. Die kleinen elektronischen Helferlein sind an vielen Stellen die Grundlage für eine Erhöhung der Produktivität und Kern der Automatisierungstechnik. Für jedes Problemchen, die passende Lösung. Während vor ein paar Jahren noch vermehrt auf „Allround“- Produkte gesetzt wurde und man immer bestrebt war, die „Eierlegende-Wollmilch-Sau“ zu entwickeln, gilt heute mehr und mehr der Grundsatz „Schuster bleib bei deinen Leisten“. Aufgrund der zunehmenden Komplexität und den steigenden Anforderungen im Rahmen der Digitalisierung ist es wichtig, sich auf die eigenen Kernkompetenzen zu konzentrieren. Nur so kann eine Steigerung der Professionalität erzielt und der maximale Nutzen für Kunden gewährleistet werden. Um dennoch vollständig medienbruchfreie Prozesse abbilden zu können, ist es unabdingbar, dass Systeme miteinander kommunizieren. Kommunizieren heißt in diesem Fall, dass die einzelnen Softwarekomponenten so miteinander vernetzt werden, dass Unternehmens- und Verwaltungsprozesse effizient digitalisiert werden können. Daher verfolgen wir den Ansatz einer offenen Schnittstellenkultur.

Als zentrales Vorlagenmanagementsystem macht es Sinn, dass wir an den Stellen angebunden werden, in denen Dokumente erzeugt werden sowie da, wo Daten für Dokumente bereitstehen. Sprich in der Regel sind wir bei unseren Kunden an unterschiedliche Datenbanken angebunden, um Dokumente automatisiert mit Daten zu befüllen. Darüber hinaus setzen mehr und mehr Fachanwendungen, gerade im Bereich E-Government, darauf keine eigene Lösung zur Bescheid-Generierung zu entwickeln, sondern unser Produkt direkt in die eigene Software zu integrieren. Auch Anbindungen zu DMS-, ERP-, CRM- und Archivsysteme sowie Portal-, Postausgangs- und Signaturlösungen werden von unseren Kunden genutzt. Ganz nach dem Motto „Nichts muss, alles kann!“ passen wir uns der individuellen IT-Landschaft des jeweiligen Kunden an, denn ein zentrales Vorlagenmanagement bringt zahlreiche Vorteile mit sich.

• Zentralisierte Aktualisierungen: Änderungen an Vorlagen müssen nicht mehr in jedem einzelnen System durchgeführt werden. Stattdessen erfolgen alle Aktualisierungen zentral an einer Stelle, was massiv Zeit spart und unter anderem Fehlerquellen minimiert.
• Effizienzsteigerung: Durch die Zentralisierung von Vorlagen können Mitarbeiter schnell und einfach auf benötigte Dokumente zugreifen, was Zeit spart und die Produktivität erhöht.
• Konsistenz und Markenidentität: Einheitliche Vorlagen gewährleisten, dass alle Unternehmensdokumente ein konsistentes Erscheinungsbild haben, was zur Stärkung der Markenidentität beiträgt.
• Compliance: Ein Vorlagenmanagementsystem erleichtert die Einhaltung von rechtlichen und unternehmensinternen Vorgaben, da alle Vorlagen den aktuellen Standards entsprechen.
• Zugriffskontrolle: Ein zentrales System ermöglicht es, Zugriffsrechte gezielt zu steuern und sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen die Vorlagen bearbeiten können.
• Automatisierung: Wenn SmartDocuments an Drittanwendungen angebunden ist, können Metadaten automatisch in die Vorlagen übernommen und diese je nach Wunsch teil- oder vollautomatisiert befüllt werden. Das generierte Dokument wird im Anschluss bei Bedarf wieder an die Drittanwendung zurückgespielt und abgelegt.

DIGITAL FUTUREmag:
Sie erwähnten eine steigende Nachfrage von Unternehmen, die Product Information Management (PIM) im Einsatz haben.
Welche Rolle spielt PIM bei der Generierung von Dokumenten und wie hilft Ihre Software bei der Erstellung automatisierter, individualisierter Produktdokumentationen?

Sven Buick: Unter PIM versteht man die Bereitstellung von Produktinformationen für den Einsatz in verschiedenen Ausgabemedien. Voraussetzung dafür ist die medienneutrale Verwaltung, Pflege und Modifikation der Produktinformationen in einem zentralen System, einer sogenannten PIM-Software, um jeden Kanal ohne großen Ressourcenaufwand mit konsistenten Informationen beliefern zu können. Mehr und mehr Unternehmen haben erkannt, dass es an der Zeit ist „aufzuräumen“ und Daten nach Möglichkeit nicht verstreut an x beliebigen Stellen, sondern zentral an einem Ort in einem einheitlichen Format bereitzustellen und zu pflegen. Durch die Integration von PIM-Systemen können genau diese Daten für die Erzeugung von Dokumenten verwendet werden. Das heißt unsere Kunden können sich so effizient und mühelos maßgeschneiderte Produktkataloge, Produktdatenblätter, Produktdokumentationen oder sonstige Dokumente generieren lassen.

Das Ziel die automatisierte Übernahme in Vorlagen. Das heißt, die im PIM-System vorhandenen Informationen werden mit SmartDocuments-Vorlagen verknüpft und die erzeugten Dokumente automatisch befüllt. Das kann z.B. über Datenbankabfragen oder Webservice-Schnittstellen erfolgen. So wird der Prozess der Dokumentenerstellung beschleunigt und Fehler minimiert. Dass das die Produktivität in Unternehmen und Organisationen enorm steigert muss ich Ihnen vermutlich nicht sagen.

DIGITAL FUTUREmag:
Ein zentraler Vorteil Ihrer Software ist die Benutzerfreundlichkeit ohne Programmierkenntnisse.
Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden die Software problemlos in ihrem einheitlichen Corporate Design nutzen können?

Sven Buick: SmartDocuments soll die Pflege der Vorlagen massiv erleichtern. Um das zu gewährleisten, wird in unserer Software, wie vorher bereits erwähnt, das Layout strikt vom Inhalt getrennt. Die Corporate Design Vorgaben, wie Schriftart, Logo, Schriftgröße, Farbe sowie die Struktur des Briefkopfes werden zentral verwaltet. Durch ein cleveres Rechtekonzept ist gewährleistet, dass ausschließlich autorisierte Personen Zugriff auf die Gestaltungselemente haben und Änderungen vornehmen können.

Unsere Software gliedert sich außerdem in 3 Softwareteile: SmartControl, SmartEditor und SmartWizard. Während innerhalb SmartControl nur Vorlagenadministratoren und ggf. Vorlagenersteller Zugriff haben, werden im Softwarepart SmartEditor die eigentlichen Vorlagen gebaut. Die Vorlagen werden dabei, wie gewohnt, in Microsoft Office Word angelegt. Über den eingebundenen SmartEditor werden daraufhin die Fragestruktur für den SmartWizard festgelegt: „Welche Daten und Informationen sollen im Frage-Dialog ermittelt werden?“. Hierfür ganz einfach per Drag & Drop die definierten Fragen oder Textbausteine an die passende Stelle im Dokument ziehen, fertig! Technisches Knowhow oder gar Programmierkenntnisse sind hierfür nicht erforderlich.

Unsere Entwicklungsabteilung achtet auf eine nutzerfreundliche Umsetzung von Funktionen, die nach Möglichkeit, selbsterklärend sind. Selbstverständlich würde ich Neukunden dennoch eine Einführungsschulung ans Herz legen, da unsere Coaches zahlreiche Tipps und Tricks sowie Erfahrungswerte für den effizienten Einsatz des Systems weitergeben. Die Nutzer der Vorlage, sprich Mitarbeiter, die Dokumente erstellen sollen, machen das über den SmartWizard. Das Dokument wird dabei vollständig browserbasiert nach dem Frage-Antwort-Prinzip mit den notwendigen Inhalten befüllt. Über logisch gesteuerte, regelbasierte Fragen, flexible Automatisierungen und Hilfetexte wird die schnelle, fehlerfreie Erzeugung von Dokumenten zum Kinderspiel. Einfluss auf die Optik des Dokuments haben die Nutzer der Vorlage nicht. Heraus kommt immer ein schickes, den Corporate Design-Vorgaben entsprechendes Dokument. Für die Nutzung des SmartWizards ist keine Schulung erforderlich.

DIGITAL FUTUREmag:
Können Sie uns einige Erfolgsgeschichten Ihrer Kunden wie die Landeshauptstadt Kiel, ITK Harburg, den Landkreis Cloppenburg und den Landkreis Verden erzählen?
Welche spezifischen Herausforderungen konnten Sie dort lösen?

Sven Buick: Die Öffentliche Verwaltung steht mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) derzeit vor der Herausforderung sämtliche Verwaltungsdienstleistungen online anzubieten. Jetzt ist es kein großer Akt Onlineformulare zur Verfügung zu stellen aber es ist eine Mammutaufgabe gleichzeitig auch sämtliche internen Prozesse dahinter zu digitalisieren. Verwaltungen haben im Vergleich zu Unternehmen deutlich mehr interne Anwendungen im Einsatz. Das macht die Implementierung eines zentralen Vorlagenmanagementsystems zu ist es, kontinuierlich zu lernen und unsere Software den Bedürfnissen und Anforderungen der Kunden anzupassen. Aus diesem Grund versuchen wir im intensiven Austausch mit den Anwendern zu sein. So stehen wir auf zahlreichen Events und Webinaren für Fragen und Gespräche zur Verfügung. Regelmäßige Gespräche und Workshops sind ein wichtiger Kanal, durch den wir Ideen und Feedback sammeln. Diese Interaktionen sind entscheidend für die Ausrichtung unserer Entwicklungsstrategie. Darüber hinaus haben wir ein Kundenportal ins Leben gerufen, welches als zentrale Anlaufstelle für die Kommunikation mit uns aber auch anderen Anwendern dient. Hier können Vorschläge zur Optimierung und Erweiterung unserer Software eingereicht aber auch Projekte präsentiert und Ideen mit anderen Nutzern ausgetauscht werden.

DIGITAL FUTUREmag:
Abschließend, Herr Buick, können Sie uns etwas über Ihre persönliche Reise in der IT-Branche erzählen?
Was hat Sie zu SmartDocuments gebracht und was motiviert Sie in Ihrer aktuellen Rolle?

Sven Buick: Lang, lang ist es her… Mein Weg begann im IT-Consulting im Sparkassenumfeld. Dort lag mein Fokus auf der Prozessoptimierung, ferner der Definition von Prozessen sowie der Entwicklung von Portallösungen. Schon damals wurde mir klar, wie wichtig die Anbindung unterschiedlicher Anwendungen ist, um effizientere Arbeitsabläufe zu ermöglichen und Digitalisierung ganzheitlich zu sehen. In den kommenden Jahren erweiterte ich mein Know-how als Consultant und Account Manager im E-Government-Umfeld. Ich begleitete Verwaltungen bei der Einführung und Optimierung des Antragsmanagements, was mich 2022 dann schließlich zu SmartDocuments führte.

In meiner Rolle als Head of Sales & Partnermanager freue ich mich SmartDocuments in den unterschiedlichsten Branchen zu implementieren einer komplexen Aufgabe. Jedes Amt hat zahlreiche Fachanwendungen, die auch wieder Daten und Dokumente generieren. Diese gilt es zu vereinheitlichen. Ein zukunftsweisendes Projekt setzt die Landeshauptstadt Kiel um, die für unterschiedliche Antragsprozesse sämtliche Anwendungen per Schnittstelle verbinden wird, um so vollständig medienbruchfreie Prozesse zu ermöglichen. Hier wird unsere Lösung beispielsweise für die automatisierte Bescheiderstellung eingesetzt indem Antragsmanagement, Bürgerportal, Fachverfahren und Vorlagenmanagement Hand in Hand arbeiten. So kann Kiel Verwaltungsaufwände massiv reduzieren und Bearbeitungszeiten deutlich beschleunigen. Der Landkreis Harburg hat Ähnliches im Bereich „Abwasserbeseitigung“ umgesetzt und Schnittstellen zwischen der Software für Netz- und Anlagenbetreiber sowie vorhandenen Anwendungen, wie DMS, der kommunalen Finanzsoftware und Geoinformationssystemen geschaffen. Selbstverständlich gibt es noch mehr Erfolgsgeschichten, diese erzähle ich jedoch gerne in individuellen Gespräche, das würde hier den Rahmen sprengen.

DIGITAL FUTUREmag:
Wie sammeln und integrieren Sie das Feedback Ihrer Kunden, um Ihre Produkte weiter zu verbessern?

Sven Buick: Wir legen großen Wert auf die Rückmeldungen unserer Kunden. Unsere Philosophie und individuelle Strategien auszuarbeiten, um die Software so effizient, wie möglich, zu platzieren. Das ist wahnsinnig abwechslungsreich und erfüllt mich in dem Sinne, dass ich jeden Tag mit Menschen zusammenarbeiten darf, die gemeinsam mit mir etwas bewegen und die Digitalisierung vorantreiben möchten. Wer mich kennt, weiß ich beende Präsentationen und Workshops gerne mit einer asiatischen Weisheit und was würde in diesem Zusammenhang besser passen, als „Mache deine Pläne mit Menschen, die auf demselben Weg wandeln, wie du selbst.“ In diesem Sinne, herzlichen Dank für das nette Interview.

DIGITAL FUTUREmag:
Vielen lieben Dank für das spannende und insbesondere sehr informative Interview.

Download

Die Online-Ausgabe 21/2024 des DIGITAL FUTUREmag finden Sie hier.

Die PDF-Version der Ausgabe mit unserem Interview (Seite 16 bis 23) können Sie nachfolgend herunterladen:

• DFmag: Interview mit Sven Buick 2024 (PDF, 7.4 MB), Autor/in: DIGITAL FUTUREmag

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