Tipps & Tricks: Bausteinbericht exportieren

Was ist ein SmartDocuments-Baustein?

Ein Baustein ist ein Standardelement, welches Sie in mehreren (ggf. auch in allen) Dokumentvorlagen verwenden können. Es handelt sich hierbei um Elemente, die oft verwendet werden, sich ändern können und die Sie nicht immer wieder erneut manuell einpflegen möchten.

Beispiele für Bausteine (Standardelemente):

• (Standard-)Klausel
• Unterschrift
• Logo
• Firmenanschrift
• Bankverbindung
• Hinweistexte
• AGB
• u.v.m. Ihrer Kreativität sind hierbei keine Grenzen gesetzt.

Ein SmartDocuments Baustein wird nur ein einziges Mal angelegt und anschließend in allen relevanten Vorlagen verknüpft. So können Sie Ihren Arbeitsalltag deutlich effizienter gestalten. Ändert sich ein solches Standardelement muss dieses lediglich einmal angepasst werden.

Alle neu generierten Dokumente werden daraufhin mit der aktuellen Version des Bausteins versehen, ohne, dass die Vorlage angepasst werden muss.

Bausteine in Vorlagen finden

Vielleicht müssen Sie einen Baustein überarbeiten oder auch vollständig entfernen. Bevor Sie das tun, möchten Sie wahrscheinlich prüfen, in welchen Vorlagenobjekten der Baustein „verbaut“ ist, ohne sämtliche Vorlagen zu öffnen. – Kein Problem, neben der reinen Suche nach Texten, kann die Suchfunktion innerhalb SmartDocuments ebenso den Einsatz Ihrer Bausteine auflisten.

Und so geht´s:

1. Suchbegriff eingeben (z.B. Name des Bausteins)
2. In der Spalte „Verwendung“ wird die Anzahl,
   sprich: wie oft der Baustein verwendet wird, angezeigt
3. Durch Klick auf „+“ werden die jeweiligen Vorlagenobjekte angezeigt.

Aus dieser Verwendungsübersicht des Bausteins können die Vorlagenobjekte, in denen der betreffende Baustein verarbeitet wird, geöffnet, bearbeitet oder eingecheckt werden.

Neu ab 2024.1 - Bausteinbericht exportieren

Bisher konnten Sie, wie oben beschrieben, nur innerhalb SmartControl sehen, wie oft und in welchen Vorlagen ein Baustein Verwendung findet. Dabei werden lediglich die Namen sowie die Version der Vorlagen angezeigt. Eine eindeutige Zuordnung beispielsweise bei doppelt verwendeten Vorlagennamen war bisher nicht ganz so einfach möglich.

Mit der neuen Version 2024.1 steht nun zusätzlich die Funktion „Bausteinbericht exportieren“ zur Verfügung. Der Bausteinbericht wird als Excel-Datei ausgegeben und bietet einen umfassenderen Überblick, da weitere relevante Daten, wie beispielsweise die eindeutigen Objekt-IDs mit ausgegeben werden.

So können Sie ganz einfach erkennen, welche Bausteine von welcher Vorlage benutzt werden oder auch welche Bausteine in einer ausgewählten Vorlage hinterlegt sind.

Und so funktioniert´s:

1. Markieren Sie den Baustein innerhalb SmartControl
   (Bei Bedarf können Sie auch mehrere auswählen)
2. „Rechtsklick“ – „Bausteinbericht erzeugen“ (Sollten Sie den Bericht für mehrere Bausteine gleichzeitig generieren, wird eine konsolidierte Excel-Datei erzeugt)
3. Die Excel-Datei wird erzeugt und automatisch heruntergeladen. Innerhalb der Excel-Datei finden Sie nun die Informationen zu den Bausteinen und verlinkten Vorlagen.