d.velop | d.velop documents
Intelligentes Workflow- und Dokumentenmanagement
Produktkategorie: Dokumentenmanagementsystem (DMS) | E-Akte | Enterprise Content Management System (ECM)
Hersteller
d.velop Gruppe
Schildarpstraße 6–8
48712 Gescher
Das Zusammenspiel von d.velop & SmartDocuments
Zentrales Wissen ist der Schlüssel zum Erfolg: Wir sind davon überzeugt, dass der zukünftige Erfolg von Unternehmen und Organisationen maßgeblich davon abhängt, dass ihr gesamtes fachliches und organisatorisches Wissen jederzeit und überall ( intern wie extern) einfach zugänglich, vielseitig nutzbar und teilbar ist. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, braucht es intelligente Lösungen, die Informationen nicht nur speichern, sondern aktiv in die Arbeitsprozesse integrieren. Die Kombination aus dem Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments und dem Dokumentenmanagementsystem d.velop documents schafft eine leistungsstarke Verbindung, die Wissen strukturiert, Dokumente automatisiert und Prozesse nachhaltig digitalisiert.
Die Integration von SmartDocuments in das DMS von d.velop erfolgt über standardisierte Schnittstellen, die eine nahtlose Kommunikation zwischen beiden Systemen ermöglichen. Ziel ist es, die Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten effizient und automatisiert zu gestalten. SmartDocuments kann über d.velop direkt per Knopfdruck gestartet werden. Zunächst erhalten Nutzer:innen innerhalb der Dokumenten-Datenmaske eine individuelle Übersicht der zur Verfügung stehenden Vorlagen. Die Vorlage kann daraufhin mit weiteren Inhalten befüllt werden. Dabei werden, je nach Konfiguration, übergreifende Indexdaten (wie beispielsweise Daten der Mitarbeiter:in, Empfängeradressen, Aktenzeichen, Vorgangsnummer u.v.m.) automatisch übernommen. Nach erfolgreicher Fertigstellung des Dokuments, wird dieses innerhalb der zugehörigen Akte in d.velop documents abgelegt.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Medienbruchfreie Prozesse: Dokumente werden direkt aus d.velop heraus erstellt, bearbeitet und archiviert.
- Zentrale Vorlagenverwaltung: SmartDocuments sorgt für konsistente Vorlagen mit aktuellem Inhalt und einheitlichem Corporate Design.
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Workflows und die direkte Übergabe von Daten reduzieren Fehler und sparen Zeit.
- Compliance und Sicherheit: Die Archivierung erfolgt revisionssicher im d.velop DMS unter Einhaltung moderner Sicherheitsstandards.