Was ist der Unterschied zwischen einem Vorlagenmanagementsystem und einem DMS?
Welche Daseinsberechtigung hat ein Vorlagenmanagementsystem?
Im Zuge der Digitalisierung stehen Unternehmen und Organisationen vor der Herausforderung, Dokumente effizient zu erstellen, zu verwalten und revisionssicher zu archivieren. Hierbei kommen oft klassische Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) ins Spiel.
Doch inwiefern unterscheidet sich ein Vorlagenmanagementsystem von DMS-Lösungen und brauchen Unternehmen und Organisationen wirklich beides? Auf den ersten Blick setzen viele unser Vorlagenmanagementsystem mit einem DMS gleich. Auf Fachmessen und Kongressen hört man dann gerne „Ach noch ein DMS!“ Das ist jedoch falsch!
Fokus und Kernfunktionalitäten: Vorlagenmanagementsystem vs. DMS
Ein Vorlagenmanagementsystem ist ein spezialisiertes System, das sich ausschließlich auf die Verwaltung und Strukturierung von Dokumentvorlagen konzentriert. Es dient dazu, einheitliche Formatvorlagen, Textbausteine, Designs oder Layouts für Dokumente vorzuhalten, zu pflegen und wiederverwendbar zu machen. Es konzentriert sich auf die effiziente Erstellung und Verwaltung von Dokumenten mithilfe dynamischer Vorlagen. Das Hauptaugenmerk liegt darauf, den Prozess der Dokumentenerstellung zu optimieren, Fehler zu minimieren und ein einheitliches Erscheinungsbild sicherzustellen. Darüber hinaus soll vor allem der Pflegeaufwand von Vorlagen durch die Integration variabler Datenfelder und die Nutzung von Bausteinen (sich innerhalb mehrerer Vorlagen wiederholende Standarddaten) minimiert werden.
Klassische Dokumentenmanagementsysteme bieten hingegen eine umfassende Plattform für die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Inhalten. Sie ermöglichen die Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung aller Arten von Informationen und Dokumenten im Unternehmen bzw. der Organisation. Da heißt neben der Dokumentenerstellung, die oft nur einen kleinen Teil des Gesamtpakets ausmacht, decken DMS-Systeme Funktionen wie Dokumentenspeicherung, Versionskontrolle, Workflow-Management, Archivierung, Compliance-Management und vieles mehr ab.
Demnach ist die Einführung eines Vorlagenmanagementsystems bei einem vorhandenen DMS obsolet?
Bei Unternehmen und Organisationen mit hohem Dokumentenaufkommen: ein absolutes „nein“.
Während SmartDocuments sich auf die Optimierung der Vorlagenverwaltung sowie Dokumentenerstellung spezialisiert, liegt der Fokus von DMS-Systemen auf einer ganzheitlichen Verwaltung von Inhalten. Dennoch können beide Systeme hervorragend zusammenarbeiten, indem SmartDocuments als spezialisierter Baustein in ein DMS-System integriert wird.