Tipps & Tricks
Tipps & Tricks für SmartDocuments-Anwender:innen
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Dokument nicht fertig? – Kein Drama einfach morgen weitermachen.
Wenn das Dokument kurz vor Feierabend doch länger dauert als gedacht, kein Stress! Mit der Konzeptspeicherung im SmartWizard sichern Sie Ihren Zwischenstand mit einem Klick und machen am nächsten Tag genau dort weiter, wo Sie aufgehört haben. Ohne Neustart. Ohne Suchen. Einfach weiterarbeiten. Und so funktioniert's ...
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Tipps & Tricks: Einheitliche, schicke E-Mail-Vorlagen
E-Mails direkt aus SmartDocuments und das auch noch im Corporate Design? Wer mit Dokumentenvorlagen arbeitet, weiß: Einheitliches Design spart Zeit, Nerven und sorgt für einen professionellen Auftritt. Aber warum sollte das bei E-Mails aufhören?
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Tipps & Tricks: Wie Sie Genehmigungsprozesse umsetzen ...
Wenn mehrere Köpfe an einem Dokument arbeiten, wird es schnell unübersichtlich. Doch mit dem Co‑Authoring‑Modul bleibt alles strukturiert. Bis zu 10 Autoren bearbeiten nacheinander genau die Bausteine, für die sie zuständig sind. Keine Word‑Schleifen, keine Versionswirrwarr, kein manueller Mehraufwand, stattdessen ein klarer, effizienter Genehmigungsprozess direkt im SmartWizard.
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Tipps & Tricks: Mehrere Standorte - Ein Vorlagenpool
Wie gelingt es, mit nur einem Vorlagensatz professionelle Dokumente für mehrere Standorte, Gemeinden oder Unternehmen zu erzeugen? Dieser Tipps & Tricks-Artikel zeigt, wie SmartDocuments genau das möglich macht: vom flexiblen Einsatz variabler Kopf- und Fußtexte bis hin zur vollautomatischen Steuerung über Datenquellen, Parameter oder Schnittstellen.
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Whitepaper: Vom Pflichtprogramm zur Erfolgsgeschichte: XRechnung mit SmartDocuments.
Mit der XRechnung wurde in Deutschland ein einheitlicher Standard geschaffen, der den elektronischen Rechnungsaustausch strukturiert, rechtssicher und automatisiert ermöglicht. Mit der schrittweisen Ausweitung der E‑Rechnungspflicht wird dieses Thema in den kommenden Jahren nicht nur für öffentliche Auftraggeber sondern auch für Unternehmen verbindlich.
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Parametrisierte Links: SmartWizard ohne Umwege ...
In der Standardkonfiguration öffnet sich beim Start des SmartWizards zunächst ein Auswahlfenster, in dem Benutzer:innen unter anderem die Vorlage, die Vorlagengruppe, die Autor:in oder den Kopftext manuell auswählen müssen. Doch was, wenn bestimmte Dokumente regelmäßig mit den gleichen Einstellungen gestartet werden sollen ...
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Neu: "Smarter Lizenzaustausch"
Wussten Sie schon? Der jährliche Austausch der SmartDocuments-Lizenzdatei war bisher mit manuellem Serverzugriff und einem Neustart verbunden - ein Prozess, der Zeit kostete und kurzfristige Ausfallzeiten verursachen konnte. Mit SmartDocuments Version 2025.2 gehört der manuelle Serverzugriff der Vergangenheit an.
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Checkliste: Effizientes Vorlagenmanagement
Wie effizient ist Ihr Vorlagenmanagement? Ob Angebote, Verträge oder interne Dokumente - Vorlagen sind das Rückgrat vieler Geschäftsprozesse. Mit unserer kompakten Checkliste erkennen Sie auf einen Blick, wo Optimierungspotenzial steckt - von Struktur über Technik bis zur Nutzerfreundlichkeit.
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"Benutzerverwaltung im Flow"
Active Directory trifft SmartDocuments. Tagesaktuelle Personalzu- sowie - abgänge automatisiert mit dem Vorlagenmanagementsystem synchronisieren, um so alle relevanten Informationen (wie z.B. Funktionsbezeichnungen, Kontaktdaten oder Abteilungszugehörigkeiten) stets aktuell und direkt in der Dokumentenerstellung verfügbar zu haben.
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Whitepaper: Ein Vorlagensatz - viele Gesichter
Verwaltungsgemeinschaften müssen oft identische Inhalte in unterschiedlichen Layouts bereitstellen - je nach Gemeinde oder Stadt. Mit SmartDocuments ist das ganz einfach: Ein zentraler Vorlagensatz, mehrere Designs. Das spart Zeit, reduziert Pflegeaufwand und sorgt für einheitliche Kommunikation.
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Whitepaper: „Raketenstart ins Vorlagenmanagement"
Der Einstieg in ein Vorlagenmanagementsystem muss nicht schwer sein. Viele Unternehmen haben bereits Word-Vorlagen und genau diese lassen sich problemlos übernehmen. So sparen Sie Zeit, Ressourcen und behalten Ihre gewohnte Dokumentstruktur.
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Whitepaper: SaaS oder doch lieber On-Premise?
In der heutigen digitalen Welt stehen Unternehmen vor der Herausforderung, die passende IT-Infrastruktur für ihre Bedürfnisse zu wählen. Eine der wichtigsten Entscheidungen betrifft die Wahl zwischen einer SaaS-Lösung und einer On-Premise-Installation. SmartDocuments bietet selbstverständlich beide Varianten an. Doch welche ist die richtige für Ihr Unternehmen?
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Tipps & Tricks: Anpassbare Autorendaten
In vielen Organisationen gibt es Situationen, in denen Mitarbeiter:innen Dokumente nicht nur für sich selbst, sondern auch im Namen einer anderen Person erstellen müssen. Mit SmartDocuments ist es möglich, dass autorisierte Benutzer:innen anstelle ihrer eigenen Informationen auch die Daten einer anderen Person in Dokumente übernehmen können.
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Tipps & Tricks: So erstellen Sie schreibgeschützte Dokumente
In vielen Arbeitsbereichen ist es entscheidend, dass bestimmte Dokumente oder auch einzelne Dokumentabschnitte vor Änderungen geschützt werden. SmartDocuments bietet daher eine clevere und vor allem flexible Lösung: Der Schreibschutz.
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Tipps & Tricks: Nutzen Sie eigentlich auch die "Dokumenteigenschaften"?
Mit den Dokumenteneigenschaften können Sie später ihre Dokumente schnell wiederfinden. In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen kurz erläutern, wie Sie neben dem Dateinamen noch weitere Informationen als "Metadaten" hinterlegen lassen können.
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Tipps & Tricks: Was sind denn eigentlich "Zusammengestellte Felder"?
Clever kombiniert! Die Funktion »Zusammengestellte Felder« eignet sich immer dann, wenn mehrere Felder oder XML-Werte zu einem einzigen Wert zusammengefasst werden sollen. In folgendem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie es geht.
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Tipps & Tricks: Kennen Sie schon die Funktion "Generierungshistorie"?
"Kann das weg?" Um den Überblick zu behalten, welche Vorlagen noch aktiv genutzt werden, bietet SmartDocuments die Möglichkeit, eine sogenannte "Generierungshistorie" einzusehen und zu speichern. In folgendem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen.
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Tipps & Tricks: "Aktionslabel" für die mobile Nutzung von SmartControl
"Tschüss" Rechtsklick! Kennen Sie schon die Einstellung "Zusätzliche Spalten mit Aktionslabel anzeigen"? In folgendem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie das SmartControl-Kontextmenü im Handumdrehen mobilfähig wird.
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Tipps & Tricks: Alternative Dateinamen
Ein sprechender Vorlagenname dient der besseren Übersicht. Doch der Vorlagenname hat noch eine weitere Funktion: Er wird standardmäßig auch als Dateiname für die generierten Dokumente verwendet. In folgendem Beitrag erklären wir, wie Sie in SmartDocuments alternative Dateinamen anlegen können.
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Wenn die Dokumentengenerierung mal wieder durch die Decke geht ...
Große Zahlen, komplexe Dokumente ... wir haben das passende Werkzeug. Mit unserem Zusatzmodul "High Volume" können Sie schnell und effizient eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente mit verschiedenen XML-Dateien generieren.
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Whitepaper: "Pflicht zur E-Rechnung ab 2025"
Ab 2025 tritt die E-Rechnungspflicht in Kraft. In Deutschland ist diese über die Formate ZUGFeRD oder XRechnung abgedeckt. Während ZUGFeRD sowohl für Menschen, als auch für Maschinen lesbar ist, ist XRechnung ausschließlich für die maschinelle Verarbeitung gedacht. Aber wie können XRechnungen visualisiert werden?
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Tipps & Tricks: Anbindung externer Datenbanken
Es gibt unterschiedliche Wege, wie variable Daten in unsere smarten Vorlagen gelangen. Neben der klassischen Datenerfassung über den SmartWizard oder der Integration von XML-Daten aus Drittapplikationen besteht ebenso die Möglichkeit, externe Web-Datenbanken via API anzubinden.
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Tipps & Tricks: Die Anbindung interner Datenbanken
Es gibt unterschiedliche Wege, wie variable Daten in unsere smarten Vorlagen gelangen. Neben der klassischen Datenerfassung über den SmartWizard oder der Integration von XML-Daten aus Drittapplikationen besteht ebenso die Möglichkeit, interne Datenbanken anzubinden.
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Tipps & Tricks: So sprechen XML-Dateien die richtige Sprache
Sprachenabhängig können Zahlen- oder Datumswerte in XML-Dateien unterschiedlich aufgeführt werden. Werden diese dann in Vorlagen verwendet, z.B. für Berechnungen, kann es passieren, dass das verwendete Zahlenformat falsch interpretiert wird. Um dem entgegenzuwirken, wurde mit der Version 2024.1 die passende Funktion implementiert.
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Voll- oder doch lieber teilautomatisiert?
SmartDocuments ermöglicht die automatisierte Dokumenterstellung. Je nach Anwendungsszenario & individuelle Anforderungen können durch die Anbindung von Datenbanken & Drittanwendungen teil- oder vollautomatisierte Prozesse umgesetzt werden.
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Tipps & Tricks: Schriftarten einbetten
Stylische Dokumente mit individuellen Schriftarten? Das ging schon die ganze Zeit, aber jetzt geht's deutlich einfacher ;-) In folgendem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die eigenen Schriftarten innerhalb SmartControl einbetten.
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Tipps & Tricks: Bausteinbericht exportieren
Ein Baustein ist ein Standardelement, welches in mehreren Dokumentvorlagen verwendet wird. Um eine Übersicht zu erhalten, in welchen Vorlagen ein Baustein hinterlegt ist, gibt es mit der Version 2024.1 die Funktion "Bausteinbericht exportieren".
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Neu! Dokumente mit SmartDocuments anonymisieren
Extrahieren Sie ganz einfach personenbezogene Daten aus SmartDocuments-Dokumenten. Mit dem neuen Zusatzmodul können erzeugte Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt im Handumdrehen geschwärzt werden.
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3 Tools, 1 smartes Produkt!
Was ist der Unterschied zwischen SmartControl, SmartEditor & SmartWizard? Sind das unterschiedliche Produkte & müssen diese einzeln lizenziert werden? Nein! SmartDocuments besteht aus 3 Softwareteilen. Alle 3 Komponenten sind standardmäßig enthalten.
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Tipps & Tricks: Bilder dynamisch einbinden
Vorlagen nutzen, ohne das Erscheinungsbild ändern zu können. Aber wie können so individuelle Bilder innerhalb des generierten Dokuments eingefügt werden? In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie ganz flexibel variable Bilddateien in Ihre Dokumente einfügen können.
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Tipps & Tricks: Wasserzeichen einbinden
Ihr Dokument ist noch nicht final. Aus diesem Grunde möchten Sie direkt erkennbar den Status Ihres Dokuments kennzeichnen? In folgendem Beitrag zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten, wie Sie innerhalb SmartDocuments Wasserzeichen ( als Text oder als Bild) einbinden können.
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Variable Kopftexte reduzieren die Vorlagenanzahl
Für jede Abteilung, jeden Standort oder jede Tochterfirma eine extra Version der Vorlage? In folgendem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die gleiche Vorlage über variable Kopftexte in unterschiedlichen Looks nutzen können. Viel Spaß beim Lesen!
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Whitepaper: Digitale Dokumente barrierefrei gestalten!
Bisher ist die digitale Welt noch nicht umfassend für alle Menschen gleichermaßen zugänglich. - Zeit das zu ändern! Mit folgendem Whitepaper möchten wir Sie bei der Erstellung digitaler, barrierefreier Dokumente unterstützen.
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Tipps & Tricks: Versionskontrolle!
Kennen Sie bereits unsere Funktionen für die Versionskontrolle? - Nein? Dann wird es aber höchste Zeit. In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen die Vorzüge und Funktionsweise unserer Versionskontrolle vorstellen.
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Tipps & Tricks: Fristen berechnen
Fristen händisch ausrechnen? Das muss doch nicht sein. In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen Tipps & Tricks an die Hand geben, wie Sie Fristenberechnungen in Ihre Vorlage integrieren.
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Tipps & Tricks: So gestalten Sie die optimale Fragestruktur
In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen Tipps & Tricks an die Hand geben, wie Sie die optimale Fragestruktur für Ihre smarte Vorlage entwickeln.
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Berechnungen mit XML-Werten ...
In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen Tipps & Tricks an die Hand geben, wie Sie dynamische Tabellen mit XML-Werten aus Drittapplikationen erzeugen und diese rechnen lassen können.
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E-Mails im einheitlichen "Look & Feel"
Mit SmartDocuments zaubern Sie in kürzester Zeit gepflegte, durchgängige Geschäftsunterlagen in Ihrem Corporate Design. Wäre es nicht schön, wenn Sie das auch mit Ihren ausgehenden E-Mails tun könnten?
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1, 2, 3, so bringen Sie Ihren Dokumenten das Rechnen bei ...
In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen Tipps & Tricks an die Hand geben, wie Sie Kalkulationen umsetzen, um Formeln zu erstellen oder Funktionen und Diagramme zu visualisieren.
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Tipps & Tricks: So binden Sie XML-Dateien ein
Um Dokumente zu automatisieren, können XML-Werte aus Drittapplikationen vorbefüllt werden. In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen kurz aufzeigen, wie Sie XML-Dateien in Ihre smarten Vorlagen einbinden können.
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Wie Sie Barcodes & QR-Codes innerhalb SmartDocuments erstellen ...
Wussten Sie schon, dass Sie mit SmartDocuments Ihre eigenen Barcodes oder QR-Codes erstellen und diese in Ihren Dokumentvorlagen verarbeiten können?
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Microsoft SharePoint- & Teams-Integration
Wussten Sie schon? Mit unserer Microsoft SharePoint- & Teams-Integration können Sie SmartDocuments direkt aus der jeweiligen Anwendung aufrufen, Dokumente generieren und inklusive Metadaten ablegen.
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Wie Sie den Einsatz Ihrer Bausteine ermitteln
Die Verwendung von Bausteinen vereinfacht die Vorlagenverwaltung enorm. Aber wie finden Sie heraus, in welchen Vorlagen Ihre Bausteine verwendet werden? Ganz einfach, mit unserer cleveren Suche.
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Die QS Ihrer interaktiven Vorlagen
So überzeugt Sie auch von der Genialität Ihres smarten Templates sind: Stellen Sie es auf die Probe! In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen Tipps & Tricks für die Qualitätssicherung Ihrer interaktiven Vorlagen an die Hand geben.
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Tipps & Tricks: Vorlagenstil anlegen
Ein einheitliches Erscheinungsbild für alle internen und externen Dokumente? Der Traum aller Marketingmitarbeiter:innen. Das klingt für Sie nach Utopie? Mit SmartDocuments wird der Traum zur Wirklichkeit und das ohne viel Aufwand.
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Keine Detektivarbeit notwendig!
In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen hilfreiche Tipps und Tricks an die Hand geben, wie Sie Ihre Dokumente mit Metadaten ausstatten und so die Verwaltung deutlich erleichtern können.
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Einfache Verwaltung der Benutzer:innen
Personalzugänge, Personalabgänge, bei großen Unternehmen ist die Verarbeitung der Personalentwicklung eine Mammutaufgabe, denn all diese Mitarbeiter:innen müssen auch bei den Systemen an- und abgemeldet werden.
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Vorlagenverwaltung: Ein Kinderspiel!
Sie haben unsere Bausteine noch nicht im Einsatz? In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen Tipps und Tricks an die Hand geben, wie Sie in SmartDocuments Bausteine clever verwalten können.
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Dokumenten-Output: In welchen Formaten purzeln Dokumente aus SmartDocuments?
Sie haben den Frage-Antwort-Dialog im SmartWizard durchlaufen, einen scharfen Blick auf den Vorschaubildschirm geworfen und et voilà: Ihr Dokument ist fertig. Und jetzt?
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Arbeitsverträge mit smarten Vorlagen
Personalabteilungen haben mit einer Menge Dokumente zu kämpfen. Wie können Sie sicherstellen, dass Sie der Papierkram so wenig Zeit wie möglich kostet? Lehnen Sie sich entspannt zurück, wir zeigen Ihnen wie es geht!
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Nicht noch ein Passwort ...
Kennen Sie bereits unser Zusatzmodul Single Sign-On? SSO ist eine Authentifizierungsmethode, die es Benutzer:innen ermöglicht, sich auf sichere Weise bei mehreren Anwendungen anzumelden und dabei nur einmal die Anmeldedaten einzugeben.
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Alle dürfen alles, oder lieber doch nicht?
Kennen Sie bereits unsere Berechtigungsverwaltung? In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen Tipps und Tricks an die Hand geben, wie Sie Ihren SmartDocuments-Nutzer:innen die passenden Rechte vergeben.
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