OPTIMAL SYSTEMS | enaio®
Dokumentenmanagement: digitale Lösungen für Ihr Unternehmen ...
Produktkategorie: Dokumentenmanagementsystem (DMS) | E-Akte | Enterprise Content Management System (ECM)
Hersteller
OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover
Wöhlerstraße 42
30163 Hannover
Das Zusammenspiel von enaio® & SmartDocuments
Die direkte Schnittstelle zwischen dem Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments und dem Dokumentenmanagementsystem enaio® ermöglicht eine medienbruchfreie,
automatisierte und revisionssichere Dokumentenerstellung und -verwaltung. Diese Integration schafft eine leistungsstarke Verbindung zwischen zwei Systemwelten – für mehr Effizienz,
Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit.
Durch die direkte Anbindung beider Systeme profitieren Nutzer:innen von einer durchgängigen Prozesskette – vom Start der Vorlage bis zur revisionssicheren Ablage. Vorlagen lassen sich direkt aus dem DMS heraus starten, automatisch mit relevanten, bereits vorhandenen Daten befüllen und ohne Medienbruch im richtigen Kontext ablegen. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen und sorgt für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Nahtloser Start aus enaio®: SmartDocuments kann direkt aus der enaio®-Oberfläche per Knopfdruck gestartet werden. Relevante Daten werden automatisch übergeben und in die Vorlage eingefügt – ganz ohne manuelle Zwischenschritte.
- Zentrale Vorlagenpflege: Alle Vorlagen werden in SmartDocuments zentral verwaltet. So bleiben Inhalte aktuell, rechtssicher und im Corporate Design, unabhängig davon, aus welcher Anwendung sie genutzt werden.
- Automatisierte Ablage im DMS: Fertig erstellte Dokumente werden automatisch in enaio® archiviert, inklusive Indexdaten, Metainformationen und strukturierter Ablage in digitalen Akten.
- Bidirektionaler Datenaustausch: Die Schnittstelle erlaubt nicht nur die Übergabe von Daten an SmartDocuments, sondern auch die Rückmeldung fertiger Dokumente an enaio®. So entsteht ein geschlossener, digitaler Kreislauf.
- Revisionssicherheit & Compliance: Durch die Archivierungsfunktionen werden alle Dokumente rechtskonform und nachvollziehbar gespeichert, inklusive Protokollierung und Zugriffskontrolle.