Können mehrere Layouts innerhalb SmartDocuments verwaltet werden?

Ein Vorlagensatz - viele Gesichter

Selbstverständlich können Sie innerhalb SmartDocuments unterschiedliche Layouts verwalten und somit ein und dieselbe Vorlage in unterschiedlichen Designs ausgeben. Unsere Vorlagen sind nämlich so aufgebaut, dass der eigentliche Inhalt vom Corporate Design getrennt ist. 

Beispiel:

In vielen Regionen arbeiten kleinere Städte und Gemeinden eng zusammen, um Verwaltungsaufgaben effizienter zu bewältigen – oft in sogenannten Verwaltungsgemeinschaften. Dabei handelt es sich um einen Zusammenschluss mehrerer Kommunen, die bestimmte Aufgaben gemeinsam organisieren, etwa das Meldewesen, die Bauverwaltung oder das Standesamt und vieles mehr. Jede Kommune bleibt rechtlich selbstständig, profitiert aber von gemeinsamen Ressourcen und abgestimmten Prozessen.

Doch diese Zusammenarbeit bringt auch Herausforderungen mit sich – insbesondere bei der Dokumentenerstellung: Unterschiedliche Logos, Farben und Layouts müssen berücksichtigt werden, obwohl die Inhalte oft identisch sind. Genau hier setzt SmartDocuments an: Mit der Möglichkeit, mehrere Layouts zu pflegen, können Verwaltungsgemeinschaften einheitliche Inhalte in individueller Gestaltung ausgeben – ganz ohne doppelten Pflegeaufwand.

Die Verwaltungsgemeinschaft „Musterhausen“ besteht aus drei eigenständigen Gemeinden:

• 

  Stadt A

  mit modernem, blau-weißem Corporate Design.

• 

  Gemeinde B

  mit traditionellem Wappen und grünem Farbschema.

• 

  Ort C

  mit einem minimalistischen, schwarz-grauen Layout.

Herausforderung:

Alle drei Gemeinden nutzen dieselben Verwaltungsdokumente – z.B. Anträge, Bescheide, Informationsblätter – aber mit jeweils eigenem Layout.
Bisher mussten daher drei separate Vorlagensätze gepflegt werden, was zu:

• hohem Pflegeaufwand,
• Versionskonflikten und
• inkonsistenter Kommunikation führte.

SmartDocuments bietet eine innovative Möglichkeit, diesem „Wirrwarr“ ein Ende zu setzen. Anstatt der Erstellung und Verwaltung zahlloser Versionen von ein und derselben Vorlage, genügt es, eine einzige anzulegen. Über dynamische Kopf- und Fußtexte werden daraufhin das passende Layout sowie die individuellen Verwaltungsinformationen zugewiesen.

Detaillierte Informationen können Sie ebenso nachfolgendem Whitepaper entnehmen.