Ist der Einsatz von Textbausteinen möglich?
"LEGO" für die Vorlagenerstellung ...
Ja, der Einsatz von Textbausteinen ist mit SmartDocuments nicht nur möglich, sondern ausdrücklich vorgesehen.
Sie erleichtern die Vorlagenpflege, beschleunigen die Dokumentenerstellung und sorgen für einheitliche Inhalte in allen relevanten Dokumenten.
Was ist ein SmartDocuments-Baustein?
Ein Baustein ist ein Standardelement, welches Sie in mehreren (ggf. auch in allen) Dokumentvorlagen verwenden können. Es handelt sich hierbei um Elemente, die oft verwendet werden, sich ändern können und die Sie nicht immer wieder erneut manuell einpflegen möchten.
Beispiele für Bausteine (Standardelemente):
- (Standard-)Klausel
- Unterschrift
- Logo
- Firmenanschrift
- Bankverbindung
- Hinweistexte
- AGB
- u.v.m. Ihrer Kreativität sind hierbei keine Grenzen gesetzt.
Ein SmartDocuments Baustein wird nur ein einziges Mal angelegt und anschließend in allen relevanten Vorlagen verknüpft. So können Sie Ihren Arbeitsalltag deutlich effizienter gestalten. Ändert sich ein solches Standardelement muss dieses lediglich einmal angepasst werden. Alle neu generierten Dokumente werden daraufhin mit der aktuellen Version des Bausteins versehen, ohne, dass die Vorlage angepasst werden muss.
Bausteine können zentral verwaltet und in beliebig vielen Vorlagen eingebunden werden. Sie eignen sich für:
- Standardtexte (z. B. Einleitungen, Schlusssätze, rechtliche Hinweise)
- Bilder und Grafiken (z. B. Logos oder Unterschriften)
- Komplette Seiten (z. B. AGB, Datenschutzinformationen oder Anhänge)
- u.v.m.
Zusätzlich stehen Übersichten zur Verfügung, mit denen nachvollzogen werden kann, welche Bausteine, wie oft genutzt werden.