SmartDocuments ist in vielen "Kanälen" zu finden

Datum: 24.01.2024

Kanalanschlussverwaltung mit Lovion – ein Projekt der ITK Harburg

Für den medienbruchfreien Betrieb der Abwasserbeseitigung kombiniert der Landkreis Harburg das Fachverfahren Lovion BIS und das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments.

Die Abwasserbeseitigung obliegt normalerweise Städten und Gemeinden. Der Landkreis Harburg übernimmt diese jedoch im Rahmen des „Betrieb 82-Abwasserbeseitigung“ für einige Teilgebiete. Bei der Abwasserbeseitigung wird Abwasser in Abwasserleitungen gesammelt, durch die Kanalisation geleitet und in Kläranlagen behandelt, versickert, verregnet und verrieselt. Darüber hinaus wird der Klärschlamm entwässert sowie der anfallende Schlamm in den Zentralkläranlagen „Seevetal“ und „Obere Este“ beseitigt. Der Prozessoptimierung und Digitalisierung des Betriebs der Abwasserbeseitigung nahm sich die ITK Harburg an.

Die ITK Harburg betreibt und supportet als Full-Service-Dienstleister alle IT-Systeme der Kreis- und der Trägergemeindeverwaltungen für derzeit 1.400 Anwender:innen und stattet immer mehr Schulen im Landkreis mit IT-Technik aus. Als Anstalt öffentlichen Rechts (AöR) sind die Träger der Landkreis Harburg und mehrere kreisangehörige Gemeinden, sodass IT-Ressourcen gebündelt und Skaleneffekte generiert werden können.

Nach intensiver Analyse der vorhandenen Prozesse und Recherche passender Softwarelösungen wurde das Tool Lovion BIS für den Betrieb Abwasserbeseitigung des Landkreise Harburg beauftragt.
Die Software Lovion BIS wurde als Betriebsinformationssystem speziell für die Anforderungen von Netzbetreibern entwickelt. Den Mittelpunkt des Systems bildet die flexible Verwaltung von Betriebsmitteln. Diese können über die Lovion eigene Integrationsplattform an das System angebunden oder im Lovion BIS führend gepflegt werden. Auf Basis dieser Möglichkeiten schafft das Lovion BIS eine einheitliche Sicht auf die Betriebsmitteldaten aus den Netzen, Anlagen und Zählern. Erst diese umfassende Sicht ermöglicht eine durchgängige Unterstützung von Geschäftsprozessen mit einheitlicher Benutzerführung und hoher Akzeptanz bei den Anwender:innen.

Für den Bereich Dokumentenerzeugung liefert Lovion BIS eine eigene Office Schnittstelle (Office Reporting/Office-Berichte) mit. Der Landkreis Harburg nutzt jedoch bereits SmartDocuments als zentrales Vorlagenmanagement. So wurde während der Einführung von Lovion der Wunsch geäußert, das vorhandene Vorlagenmanagement einzubinden. Die ITS Informationstechnik Service GmbH und die SmartDocuments Deutschland GmbH beschlossen daher im beiderseitigem Interesse, eine Schnittstelle zu Lovion BIS zu entwickeln. Mit dem SmartDocumentsConnectPlugIn kann SmartDocuments direkt aus der Fachanwendung Lovion BIS gestartet werden. Die relevanten Daten werden dabei über eine Webservice-Schnittstelle übertragen und direkt in die Vorlage übernommen. Das erzeugte Dokument im Word- oder PDF-Format wird anschließend wieder automatisiert an die Fachanwendung zurückgespielt. Grundsätzlich gibt es dabei zwei Ausgabeoptionen: Sind zusätzliche Eingaben der Nutzer:innen erforderlich, öffnet sich der SmartWizard für die Bearbeitung des Dokuments. Sind jedoch keine weiteren Angaben notwendig, wird vollautomatisiert das Dokument im gewünschten Format erzeugt.

So nutzt der Landkreis Harburg ein zentrales Vorlagenmanagement statt einzelner Wordvorlagen. Das vereinfacht die Pflege der Vorlagen enorm, denn Logos, Briefköpfe sowie Textbausteine sind leicht ganz ohne Programmierkenntnisse und an einer Stelle veränderbar.

Mit der Einführung sollten vorhandene Medienbrüche (wie beispielsweise die Führung von Papierakten, was sich im Außendienst bei Wind und Wetter als nicht allzu praktisch erweist) beseitigt werden. Auch die Access-basierte Verwaltung von Kanalanschlüssen, Anschlussgebühren und Beiträgen, Terminplanung der Techniker sowie Statistiken war nicht mehr zeitgemäß, da es sich um ein isoliertes System handelt, welches keine Schnittstellen zu HKR, GIS, DMS, BaSYS und Office aufweist. Im Rahmen des Projektes wurde daher unter Einbeziehung unterschiedlicher Fachbereiche sowie unter Berücksichtigung involvierter Stakeholder und Freigabeprozesse Lovion BIS als zentrale Fachanwendung etabliert und eine vollumfängliche Migration der Access-Daten durchgeführt.

Um nicht weiterhin Insellösungen zu betreiben und redundante Daten zu erhalten, wurden Schnittstellen zwischen Lovion BIS und vorhandenen Anwendungen, wie beispielsweise dem Dokumentenmanagementsystem d.velop documents (Hersteller: d.velop AG) und der kommunalen Finanzsoftware proDoppik (Hersteller: H+H) geschaffen. Darüber hinaus wurden Sachdaten sowie geometrische Daten aus dem Geoinformationssystemen ReGIS ArcGIS (Hersteller: ESRI) zusammengeführt.