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Nachgefragt! - Hier gibt´s Antworten (Q&A/ FAQ)

FAQ / Q&A - Questions & Answers


Vektorgrafik: Hand mit Mikrofon, Fragezeichen, Sprechblase,

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Hier können Sie die häufigsten an uns gerichteten Fragen und unsere Antworten dazu finden.
(Hinweis: Diese Seite wird permanent weiterentwickelt und ergänzt.)

Regelmäßiges reinschauen lohnt sich.

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SmartDocuments

Deutschland GmbH

Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf

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Allgemeines

Welche Vorteile bringt der Einsatz von SmartDocuments?

Mit SmartDocuments können Sie Ihr Vorlagenmanagement professionalisieren ...

Ein Vorlagenmanagementsystem bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere für Unternehmen und Organisationen, die regelmäßig Dokumente erstellen und verwalten müssen.

Zeitersparnis

Durch die Verwendung von vorgefertigten Vorlagen können Mitarbeiter:innen schneller und effizienter arbeiten, da sie nicht jedes Dokument von Grund auf neu erstellen müssen. Mit  SmartDocuments profitieren allerdings auch die Vorlagenersteller:innen von einer massiven Zeitersparnis, denn unsere Vorlagen sind mit sogenannten Bausteinen ausgestattet, durch die die Anpassung und Aktualisierung zum Kinderspiel wird. (siehe SmartDocuments Besonderheiten - Der Aufbau smarter Vorlagen)

Konsistenz - Corporate Design Management

Ein Vorlagenmanagementsystem stellt sicher, dass alle Dokumente einheitlich und professionell aussehen, was die Markenidentität stärkt und Verwirrung vermeidet. SmartDocuments spielt dabei eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung des Corporate Designs. Die Software stellt sicher, dass alle Dokumente und Materialien einheitlich gestaltet sind und den festgelegten Designrichtlinien entsprechen. Dies umfasst Farben, Schriftarten, Logos und Layouts. Änderungen am Corporate Design können zentral (und vor allem nur durch autorisierte Nutzer:innen) vorgenommen werden, sodass alle Vorlagen automatisch aktualisiert werden. Dies verhindert, dass veraltete oder inkonsistente Designs im Umlauf sind. Mitarbeiter:innen haben somit jederzeit Zugriff auf die neuesten Vorlagen, was die Verwendung des korrekten Designs erleichtert und sicherstellt, dass keine individuellen Anpassungen vorgenommen werden, die vom Corporate Design abweichen.

Kurz:

  • Standardisierung
  • Zentralisierte Kontrolle
  • Einfache Zugänglichkeit
  • Fehlerminimierung

Qualitätssicherung

Smarte Vorlagen werden so gestaltet, dass sie alle notwendigen Informationen enthalten, wie z.B. Standardtexte, Platzhalter für spezifische Daten und Anweisungen zur Verwendung enthalten. Dies stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen vergessen werden. Darüber hinaus bietet SmartDocuments Funktionen zur automatischen Validierung von Inhalten. Dies kann z.B. die Überprüfung von Datumsformaten, Telefonnummern oder anderen spezifischen Daten umfassen, um sicherzustellen, dass sie korrekt eingegeben wurden. Vorlagen können darüber hinaus eingebettete Hinweise und Fehlermeldungen enthalten, die Benutzer:innen darauf aufmerksam machen, wenn bestimmte Informationen fehlen oder falsch eingegeben wurden. Dies hilft, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren - oder auch gar nicht erst zuzulassen. Versionierung und Freigabeprozesse werden ebenso unterstützt, sodass Änderungen an Vorlagen überprüft und genehmigt werden müssen, bevor sie verwendet werden. Dies stellt sicher, dass nur geprüfte und genehmigte Vorlagen im Umlauf sind.

Kurz:

  • Vordefinierte Inhalte
  • Formatierungsrichtlinien
  • Automatische Validierung
  • Fehlermeldungen und Hinweise
  • Versionierung und Freigabeprozesse
  • Benutzerrechte und Zugriffskontrollen

Einfache Aktualisierung

Änderungen an Vorlagen können zentral vorgenommen und sofort für alle Benutzer:innen verfügbar gemacht werden, was die Aktualität und Relevanz der Dokumente sicherstellt.

Zugriffskontrolle

Ein Vorlagenmanagementsystem ermöglicht es, den Zugriff auf bestimmte Vorlagen zu steuern und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Änderungen vornehmen können.

Effiziente Zusammenarbeit

Teams können einfacher zusammenarbeiten, indem sie auf gemeinsame Vorlagen zugreifen und diese nutzen, was die Kommunikation und Koordination verbessert. Auch Genehmigungsprozesse und Mini-Workflows können dabei über SmartDocuments umgesetzt werden. Das Vorlagenmanagementsystem ermöglicht es allen Teammitgliedern, von einem zentralen Ort aus auf die neuesten Vorlagen zuzugreifen. Dies stellt sicher, dass jeder mit den gleichen, aktuellen Dokumenten arbeitet und keine Verwirrung durch veraltete Versionen entsteht. Die Vorlagen können dabei direkt in Fachanwendungen, CRM, ERP oder sonstigen Systemen zur Verfügung stehen.

Dokumentenautomatisierung durch die Integration in bestehende Drittanwendungen

SmartDocuments kann problemlos in die interne IT-Infrastruktur eingebunden, sprich an bereits vorhandene Drittanwendungen und Datenbanken angebunden werden. Durch die Integration können viele Dokumentenprozesse automatisiert (oder auch teilautomatisiert) umgesetzt werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler, die durch menschliches Eingreifen entstehen können. Ein effizientes Vorlagenmanagementsystem lebt von Daten anderer interner Systeme.

Durch die Ankopplung können:

  • Dokumente mit Daten aus Drittanwendungen vollautomatisiert generiert werden.
  • Vorlagen mit Daten aus Drittanwendungen vorbefüllt werden.
  • Vorlagen direkt aus Drittanwendungen gestartet werden.
  • Generierte Dokumente zentral in Drittanwendungen oder einem Cloud-Speicher abgelegt werden.



Kann SmartDocuments in andere Anwendungen integriert werden?

Clever vernetzt?

Ja. 

SmartDocuments kann problemlos in die interne IT-Infrastruktur eingebunden, sprich an bereits vorhandene Drittanwendungen und Datenbanken angebunden werden. Ein Vorlagenmanagementsystem bietet Unternehmen und Organisationen die Möglichkeit, Dokumente- und Vorlagenprozesse effizient zu verwalten und zu standardisieren. Durch die Integration können viele Dokumentenprozesse automatisiert (oder auch teilautomatisiert) umgesetzt werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler, die durch menschliches Eingreifen entstehen können. Ein effizientes Vorlagenmanagementsystem lebt von Daten anderer interner Anwendungen. Durch die Ankopplung können beispielsweise:

  • Dokumente mit Daten aus Drittanwendungen vollautomatisiert generiert werden.
  • Vorlagen mit Daten aus Drittanwendungen vorbefüllt werden.
  • Vorlagen direkt aus Drittanwendungen gestartet werden.
  • Generierte Dokumente zentral in Drittanwendungen oder einem Cloud-Speicher abgelegt werden.

Unsere Integrationsmöglichkeiten

Die Integration von SmartDocuments in bestehende IT-Infrastrukturen bringt zahlreiche Vorteile mit sich und ist im Rahmen der Dokumentenautomatisierung unabdingbar. In diesem Zusammenhang bieten wir unterschiedliche technische Möglichkeiten an:

  • SmartDocuments-Aufruf
  • Austausch Verzeichnis
  • Re-direct Integration
  • Webservice (REST / SOAP)

Weitere Informationen sowie einen kleinen Auszug unserer aktuell verfügbaren Schnittstellen finden Sie hier.

Muss SmartDocuments auf den einzelnen Arbeitsplätzen installiert werden?

Browser vs. Lokal ...

"Jein!"

Das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments besteht aus 3 Softwareteilen:

  • SmartControl (Zielgruppe: Administrator:innen)
  • SmartEditor (Zielgruppe: Vorlagenersteller:innen)
  • SmartWizard (Zielgruppe: Endnutzer:innen - Dokumentenerstellung)

Für die Nutzung unseres Vorlagenmanagementsystems, ferner die Vorlagennutzung und Dokumentengenerierung sowie die Administration und Verwaltung, muss keine Software installiert werden. Die Programmteile SmartControl und SmartWizard sind vollständig webbasiert und können über den Browser aufgerufen werden. Lediglich der SmartEditor, der für die Vorlagenerstellung zum Einsatz kommt, muss installiert werden.

Wird SmartDocuments gehostet oder intern im eigenen Unternehmen installiert?

SaaS vs. On-Premise ...?

Sowohl, als auch.

Die Wahl zwischen SaaS (Software as a Service) und internem Hosting hängt von den spezifischen Anforderungen und Prioritäten eines Unternehmens bzw. einer Organisation ab. SaaS-Lösungen bieten Kosteneffizienz, einfache Implementierung und Flexibilität, während On-Premise-Lösungen mehr Kontrolle, Anpassungsmöglichkeiten und Sicherheit bieten. Welche Lösung für Sie die geeignete ist, müssen Sie selbst entscheiden. SmartDocuments kann wahlweise als SaaS-Lösung bereitgestellt oder bei Ihnen vor Ort installiert werden.

Noch unschlüssig?

In nachfolgendem Flyer haben wir Ihnen ein paar Punkte zur Entscheidungshilfe aufgeführt ...


  • Flyer: "Saas oder doch lieber On-Premise?"

    In der heutigen digitalen Welt stehen Unternehmen und Organisationen vor der Herausforderung, die passende IT-Infrastruktur für ihre Bedürfnisse zu wählen. Eine der wichtigsten Entscheidungen betrifft die Wahl zwischen einer Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung und einer On-Premise-Installation. SmartDocuments bietet selbstverständlich beide Varianten an.

    Doch welche ist die richtige für Ihr Unternehmen?

    Die Entscheidung zwischen einer SaaS-Lösung und internem Hosting (On-Premise) hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter Kosten, Flexibilität, Sicherheit und Wartung. Hier sind ein paar Überlegungen, die bei der Entscheidung helfen können.

    Jetzt Flyer herunterladen!


Gibt es einen deutschsprachigen Support?

"Sprechen Sie Deutsch ...?"

Ja.

Für unsere Kund:innen steht selbstverständlich ein deutschsprachiger Support (schriftlich und telefonisch) zur Verfügung.

SmartDocuments Wurzeln sind niederländisch. Unser engagiertes Team der SmartDocuments Deutschland GmbH spricht jedoch einwandfrei Deutsch und steht Ihnen bei allen Fragen und Anliegen zur Verfügung. Egal, ob Sie technische Unterstützung benötigen, Fragen zu unseren Produkten haben oder Hilfe bei der Nutzung unserer Dienstleistungen erforderlich sind – Wir sind für Sie da. Sie können uns telefonisch, per E-Mail oder über unser Online-Kontaktformular erreichen.



Die Verwaltung von Vorlagen

Können Vorlagen eigenständig erstellt werden?

Ganz ohne fremde Hilfe?

Ja, mit SmartDocuments können Sie Vorlagen vollständig eigenständig erstellen und verwalten. 

Im Rahmen der Softwareeinführung erhalten Sie eine umfassende zweitägige Schulung, in der Sie die zentralen Bestandteile der Anwendung – SmartEditor, SmartWizard und SmartControl – ausführlich kennenlernen. Ziel ist es, dass Sie im Anschluss in der Lage sind, Vorlagen selbstständig zu erstellen, zu aktualisieren und an neue Anforderungen anzupassen.

Bei der Entwicklung unseres Vorlagenmanagementsystems wurde besonderes Augenmerk auf eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche gelegt. Funktionen, wie das per "Drag & Drop" Frageelemente direkt in das eingebettete Word-Dokument platziert werden können, erleichtern die Arbeit und ermöglichen eine strukturierte, übersichtliche Vorlagengestaltung – ohne komplizierte Abläufe. Sollten dennoch einmal Fragen aufkommen oder Sie bei der Erstellung von Vorlagen Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne im Rahmen unseres Supports mit Rat und Tat zur Seite. Auch ergänzende Dienstleistungen zur Vorlagenentwicklung können bei Bedarf jederzeit in Anspruch genommen werden.



Sind Programmierkenntnisse für die Erstellung von Vorlagen erforderlich?

IT-Expter:innen gefragt?

Nein, für die Erstellung von Vorlagen mit SmartDocuments sind keine Programmierkenntnisse oder tiefergehendes IT-Fachwissen erforderlich. 

Die Vorlagenerstellung erfolgt im Programmteil SmartEditor, der über eine intuitive benutzerfreundliche Oberfläche verfügt und direkt mit Microsoft Office Word verknüpft ist. Die Oberfläche wurde dabei bewusst so gestaltet, dass sich auch Personen ohne IT-Hintergrund schnell zurechtfinden können.

Frageelemente, wie Textfelder, Auswahlfragen oder Datumsfelder – können ganz einfach per "Drag & Drop" in das Vorlagendokument eingefügt und flexibel platziert werden. Zahlreiche smarte Funktionen bieten darüber hinaus die Möglichkeit, Regeln und Logiken zu hinterlegen, um intelligente Vorlagen zu gestalten. So lassen sich auch komplexe Vorlagen und Prozesse auf einfache Weise umsetzen, ohne dass technisches Know-how oder sogar Programmierkenntnisse notwendig sind.

Nutzt SmartDocuments Microsoft Office Word-Makros?

Microsoft-Office-Word-Makros?

Nein, SmartDocuments nutzt zur Erstellung von Vorlagen keine Microsoft Office Word-Makros. Stattdessen kommt der speziell entwickelte SmartEditor zum Einsatz, der nahtlos mit Microsoft Office Word zusammenarbeitet, aber unabhängig von der klassischen Makro-Technologie funktioniert.

Was sind denn eigentlich Microsoft Office Word Makros?

Microsoft Office Word Makros sind kleine Programme oder Skripte, die in Word erstellt werden können, um repetitive Aufgaben zu automatisieren. Sie werden in der Programmiersprache VBA (Visual Basic for Applications) geschrieben und können eine Vielzahl von Funktionen ausführen, wie z.B.: 

  • Text formatieren: Automatisches Anwenden von Formatierungen auf Text.
  • Dokumente bearbeiten: Einfügen, Löschen oder Ändern von Inhalten.
  • Daten verarbeiten: Berechnungen durchführen oder Daten aus anderen Quellen importieren.
  • Benutzerinteraktionen: Dialogfelder anzeigen oder Benutzereingaben verarbeiten.

Warum nutzt SmartDocuments keine Makros?

Die Entscheidung, bewusst nicht auf Makros zu setzen, wurde aus mehreren Gründen getroffen, denn der Einsatz kann in bestimmten Situationen problematisch sein.

  • Sicherheitsrisiken: Makros können potenziell gefährlichen Code enthalten, der von böswilligen Personen genutzt werden kann, um Malware zu verbreiten. Obwohl moderne Versionen von Microsoft Office Sicherheitsfunktionen bieten, bleibt das Risiko bestehen, insbesondere wenn Makros aus unsicheren Quellen stammen.
  • Fehlende Flexibilität: Makros sind oft nicht sehr flexibel und können Schwierigkeiten bei der Anpassung an unterschiedliche Szenarien oder Änderungen in der Arbeitsumgebung haben.
  • Fehlerbehandlung: Makros bieten keine umfassenden Möglichkeiten zur Fehlerbehandlung. Wenn ein Fehler auftritt, kann dies dazu führen, dass das Makro nicht wie erwartet funktioniert.
  • Kompatibilitätsprobleme: Makros, die in einer bestimmten Version von Word erstellt wurden, funktionieren möglicherweise nicht in anderen Versionen oder auf anderen Plattformen, was zu Kompatibilitätsproblemen führen kann.
  • Wartungsaufwand: Das Erstellen und Warten von Makros kann zeitaufwändig sein, insbesondere wenn die Anforderungen oder die Umgebung sich häufig ändern.

Darüber hinaus ist es absehbar, dass Microsoft die Makro-Unterstützung in vielen Szenarien weiter einschränken oder langfristig ganz auslaufen lassen wird. Mit dem SmartEditor gewährleistet SmartDocuments eine zukunftssichere, wartungsarme und stabile Lösung, die moderne Anforderungen an Sicherheit, Kompatibilität und Benutzerfreundlichkeit erfüllt. Gleichzeitig bietet das Vorlagenmanagementsystem volle gestalterische Flexibilität – ganz ohne den Einsatz "veralteter" Makrotechnologien. Diese Architektur ermöglicht es somit, auch in streng regulierten oder besonders sicherheitsbewussten IT-Umgebungen problemlos mit SmartDocuments zu arbeiten – ohne zusätzliche Freigaben, Workarounds oder IT-Eingriffe.


Werden die Vorlagen zentral oder dezentral verwaltet?

SmartDocuments bietet volle Flexibilität bei der Organisation Ihrer Vorlagenverwaltung

Je nach Bedarf kann sowohl eine zentrale als auch eine dezentrale Struktur - oder auch eine Kombination aus beidem - abgebildet werden. 

Grundlage dafür ist das integrierte Benutzer:innen- und Berechtigungssystem, das eine detaillierte Steuerung der Zugriffsrechte ermöglicht. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass bestimmte Fachbereiche, Abteilungen oder Standorte ihre eigenen Vorlagen eigenständig verwalten und pflegen, während andere nur auf zentral bereitgestellte Inhalte zugreifen dürfen. Ebenso kann eine zentrale Stelle (z. B. die IT oder ein Vorlagenmanagement-Team) die Kontrolle über alle Vorlagen behalten und nur ausgewählte Bereiche zur Bearbeitung freigeben.

Diese Flexibilität ist besonders hilfreich in größeren Organisationen oder Verwaltungen mit mehrstufigen Zuständigkeiten, da sie sowohl Autonomie als auch Konsistenz und Qualitätssicherung ermöglicht. Unterschiedliche Rollen, wie etwa Administrator:innen, Editor:innen oder "nur" Anwender:innen innerhalb SmartWizard, lassen sich klar voneinander abgrenzen. SmartDocuments schafft so eine ideale Grundlage für eine strukturierte, nachvollziehbare und effiziente Vorlagenverwaltung, die sich spezifisch an Ihre individuellen Anforderungen anpassen lässt.

Werden Änderungen an Vorlagen protokolliert?

Versionskontrolle?

Ja, Änderungen an Vorlagen werden innerhalb SmartDocuments lückenlos protokolliert. 

Jede Vorlage verfügt über eine integrierte Versionsverwaltung, mit der sämtliche Bearbeitungsschritte dokumentiert werden – inklusive Zeitstempel, Änderungsverlauf und dem jeweiligen Bearbeitenden. So behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, wann welche Änderung vorgenommen wurde und von wer diese durchgeführt hat. Diese Transparenz ist nicht nur in Bezug auf Nachvollziehbarkeit und interne Qualitätssicherung hilfreich, sondern auch im Hinblick auf Compliance-Anforderungen, wie sie etwa in der Öffentlichen Verwaltung oder in stark regulierten Branchen gelten.

Ein großer Vorteil: Auch frühere Versionen bleiben erhalten und können bei Bedarf problemlos wiederhergestellt werden. Das minimiert das Risiko von Datenverlust, ermöglicht das Zurücksetzen auf frühere Zustände und unterstützt eine sichere und kontrollierte Zusammenarbeit – selbst bei umfangreichen Überarbeitungen oder in Teams mit mehreren Beteiligten. Die automatische Versionierung macht zusätzliche manuelle Abläufe oder lokale Sicherungskopien überflüssig und sorgt dafür, dass Änderungen jederzeit rückverfolgbar und revisionssicher dokumentiert sind.


Die Erstellung von Dokumenten

In welchen Formaten können Dokumente erstellt werden?

Was kommt am Ende raus?

SmartDocuments unterstützt die Erstellung von Dokumenten in verschiedenen Formaten, abhängig vom jeweiligen Einsatzzweck:

  • PDF – für die rechtskonforme Ausgabe und Archivierung
    • PDF 1.5 / 1.7 – Standardformate für den allgemeinen Gebrauch
    • PDF/A-1a / 1b – für die Langzeitarchivierung nach gesetzlichen Vorgaben
    • PDF/A-2a / 2u – moderne Archivformate mit besserer Kompatibilität
    • PDF/UA-1 – barrierefreies PDF für die Nutzung durch Screenreadern
  • DOCX – zur weiteren Bearbeitung in Microsoft Office Word
  • ODT – für OpenOffice- oder LibreOffice-Nutzer:innen
  • HTML – zur Darstellung in Webanwendungen oder E-Mail-Vorlagen
  • XML (bei Schnittstellenanbindung) – zur strukturierten Übergabe aller im SmartWizard erfassten Daten an Drittsysteme

Sie können selbst entscheiden, welches Format bzw. welche Formate ausgegeben werden sollen. Diese Vielfalt an Ausgabeformaten ermöglicht eine flexible und bedarfsgerechte Weiterverwendung Ihrer Dokumente – ob zur Bearbeitung, Archivierung oder Integration in Drittapplikationen.



Können auch Serienbriefe erstellt werden?

Personalisierte Massendokumente ...

Ja, das Templatemanagementsystem SmartDocuments unterstützt selbstverständlich auch die Erstellung von Serienbriefen – sowohl als Einzeldokumente (ein Dokument pro Empfänger), als auch als Gesamtdokument, das alle Einzelbriefe in einer Datei zusammenfasst.

Als Datenquelle können in verschiedene Formate dienen, z. B.:

  • Excel-Dateien
  • SQL-Datenbanken
  • XML- oder JSON-Datenstrukturen

Die technische Umsetzung erfolgt dabei über zwei leistungsfähige Module:

  • Zusatzmodul: Multiple Document Output (MDO) – ideal für kleinere Dokumentenmengen mit synchroner Verarbeitung direkt innerhalb SmartWizard.
  • Zusatzmodul: HighVolume – geeignet für sehr große Serienbriefmengen mit asynchroner, serverbasierter Dunkelverarbeitung, z. B. bei Massenaussendungen oder automatisierten Prozessen. So lassen sich mit SmartDocuments auch komplexe Serienbriefszenarien effizient und flexibel abbilden.


Modulbeschreibungen

Multiple Document Output (Serienbriefe)

Multiple Document Output (Serienbriefe)

In wenigen Klicks personalisierte Serienbriefe erstellen!

Aufgrund der Flut an Post, E-Mails und sonstiger Werbebriefe ist die persönliche Ansprache heute wichtiger denn je. Regelmäßig erhalten wir Briefe, die zwar vollständig automatisch generiert wurden, aber dennoch auch einige personenbezogene Daten enthalten. Dies ist der sogenannten Serienbrieffunktion zu verdanken, die von vielen Organisationen eingesetzt wird.

Mit dem Zusatzmodul können auch innerhalb SmartDocuments im Handumdrehen Serienbriefe generiert werden. Hierbei werden mithilfe einer Dokumentenvorlage in einem einzigen Arbeitsgang eine Vielzahl an personalisierten Dokumenten erstellt. Damit das möglich ist, werden innerhalb der Standardvorlage variable Daten hinterlegt.

Beispiele für variable Daten:

  • Personenbezogene Daten (Anschrift, Geburtsdaten, etc.),
  • Energieverbrauch (Schreiben Energieversorger),
  • Platz auf der Warteliste der Wohnungsgenossenschaft,
  • Terminvereinbarungen,
  • Produktdaten,
  • Sonderangebote,
  • u.v.m.

High Volume

High Volume

Wenn die Dokumentengenerierung mal wieder durch die Decke geht ...

Mit SmartDocuments ist es ganz einfach, durchgestylte, personalisierte Dokumente zu erstellen und das vollständig automatisiert. Auf Basis vorgefertigter, intelligenter Vorlagen werden Dokumente generiert und durch Endnutzer:innen über einen einfachen Frage-Antwort-Dialog, alternativ auch gerne automatisiert über XML-/JSON-Dateien, personalisiert.

Große Zahlen, komplexe Dokumente ... Was ist jedoch, wenn nicht nur 10, 100 oder 1.000 sondern mehr als 10.000 Dokumente auf einmal erstellt werden sollen? Angenommen, Sie möchten sehr viele komplexe Dokumente generieren, wie z.B. Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Briefe über beispielsweise Mieterhöhungen, kurz gesagt: Dokumente, die sich nicht nur anhand der personalisierten Adressierung unterscheiden, adressiert an zehntausende Empfänger:innen. Da kommt auch unsere Standardversion ein bisschen ins Schwitzen.

Genau hier setzt jedoch unser Zusatzmodul „High Volume“ an. Es ermöglicht die schnelle und effiziente Erstellung unterschiedlicher Dokumente mit verschiedenen XML-Dateien. Das Abrufen der Daten, die korrekte Übernahme in die Vorlage, die Erstellung sowie der Versand des Dokuments sind unterschiedliche Prozesse, die für all diese Dokumente zum Tragen kommen. Ganz schön komplex und belastend, bei großen Dokumentenaufkommen. Aus diesem Grund arbeitet unser Zusatzmodul High Volume mit mehreren Warteschlangen, die asynchron abgearbeitet werden.

Sie haben die vollständige Kontrolle über den gesamten Arbeitsablauf all Ihrer komplexen Dokumente.



Ist der Einsatz von Textbausteinen möglich?

"LEGO" für die Vorlagenerstellung ...

Ja, der Einsatz von Textbausteinen ist mit SmartDocuments nicht nur möglich, sondern ausdrücklich vorgesehen.

Sie erleichtern die Vorlagenpflege, beschleunigen die Dokumentenerstellung und sorgen für einheitliche Inhalte in allen relevanten Dokumenten.

Was ist ein SmartDocuments-Baustein?

Ein Baustein ist ein Standardelement, welches Sie in mehreren (ggf. auch in allen) Dokumentvorlagen verwenden können. Es handelt sich hierbei um Elemente, die oft verwendet werden, sich ändern können und die Sie nicht immer wieder erneut manuell einpflegen möchten.

Beispiele für Bausteine (Standardelemente):

  • (Standard-)Klausel
  • Unterschrift
  • Logo
  • Firmenanschrift
  • Bankverbindung
  • Hinweistexte
  • AGB
  • u.v.m. Ihrer Kreativität sind hierbei keine Grenzen gesetzt.

Ein SmartDocuments Baustein wird nur ein einziges Mal angelegt und anschließend in allen relevanten Vorlagen verknüpft. So können Sie Ihren Arbeitsalltag deutlich effizienter gestalten. Ändert sich ein solches Standardelement muss dieses lediglich einmal angepasst werden. Alle neu generierten Dokumente werden daraufhin mit der aktuellen Version des Bausteins versehen, ohne, dass die Vorlage angepasst werden muss.

Bausteine können zentral verwaltet und in beliebig vielen Vorlagen eingebunden werden. Sie eignen sich für:

  • Standardtexte (z. B. Einleitungen, Schlusssätze, rechtliche Hinweise)
  • Bilder und Grafiken (z. B. Logos oder Unterschriften)
  • Komplette Seiten (z. B. AGB, Datenschutzinformationen oder Anhänge)

Zusätzlich stehen innerhalb SmartControl Übersichten zur Verfügung, mit denen nachvollzogen werden kann, welche Bausteine, wie oft genutzt werden.


Ist es auch möglich digitale Freigabeprozesse abzubilden?

Let´s go Workflow ...

Ja, mit dem Zusatzmodul Co-Authoring von SmartDocuments lassen sich digitale Freigabe- und Abstimmungsprozesse unkompliziert realisieren, ganz ohne zusätzliche Tools oder Programmierkenntnisse. Das Modul eignet sich besonders für abteilungsübergreifende Zusammenarbeit oder auch Genehmigungsprozesse, z. B. wenn mehrere Personen an einem Dokument mitwirken oder eine vorgesetzte Person die Freigabe erteilen muss. Dabei können bis zu 10 Beteiligte Personen eingebunden werden. Jeder Person werden bestimmte Bausteine innerhalb der Vorlage zur Bearbeitung zugewiesen. Die Zuweisung der "Aufgaben" erfolgt dabei bequem über die Vorlagen-Einstellungen. Nach dem Prinzip eines „Mini-Workflows“ werden die beteiligten Personen automatisch per E-Mail informiert, sobald sie an der Reihe sind, inklusive Link zur direkten Bearbeitung des Dokuments.

Nähere Information zum Modul finden Sie hier.


Können Freitexte erstellt werden?

Roman oder doch lieber Stichworte ...

Ja, innerhalb unserer Vorlagen können selbstverständlich auch Freitexteingaben ermöglicht werden. 

Diese bieten Nutzer:innen die nötige Flexibilität, individuelle Inhalte zu erfassen – z. B. für Begründungen, Beschreibungen oder ergänzende Informationen. Bei der Erstellung der Vorlage wird dabei definiert, wie viel Text eingegeben werden kann, entweder mit einer vorgegebenen Zeilenanzahl oder alternativ auch unbegrenzt. Ebenso lässt sich im Vorfeld festlegen, in welchem Format (z. B.Schriftgröße oder -art) der Text dargestellt werden soll. Wollen Sie sich als Vorlagenersteller:in vorab nicht festlegen, können diese Formatierungen auch durch die Anwender:in über zusätzliche Abfragen individuell gewählt werden. So lassen sich Freitexte gezielt und kontrolliert in die Dokumentenerstellung integrieren – bei voller Gestaltungsfreiheit.