Inhalt

SmartDocuments FOUR


4 Aufgaben. 4 Bereiche. Eine Plattform

In einer ernsthaften Dokumentenorganisation gibt es eigentlich nur vier Aufgaben: steuern, wer was darf; gestalten, wie die Vorlagen und der Ablauf aussehen; mitnehmen, wer am Ende damit arbeitet; skalieren, wenn das entsprechende Volumen kommt. Unsere Software FOUR ist genau um diese vier Aufgaben herum aufgebaut – nichts darüber hinaus, nichts dazwischen vergessen.

01 GOVERN

SmartCenter: Volle Kontrolle über Nutzer:innen, Templates und System in einem Cockpit.


02 DESIGN

SmartEditor 4/ Workflowdesigner /SmartStudio: Gestalten Sie Templates und Workflows im Handumdrehen.

03 ENGAGE

SmartWizard 4/ SmartSpace: Ihr Arbeitsbereich zur Dokument-Erstellung sowie Dokumenten-Kommunikation.

04 SCALE

SmartBatch: Schnell in jeder Größenordnung, von kleinen Chargen bis hin zu Millionen Dokumenten.



"4 Die Plattform, die Fachprozesse in automatisierte Dokumente übersetzt."

SmartDocuments automatisiert nicht Dokumente – sondern Entscheidungen, Regeln und Verantwortung.


Grafik3

01 GOVERN

SmartCenter: Das zentrale Cockpit

Übernehmen Sie die Kontrolle über alle Vorlagen und Nutzer:innen


Nutzer:innen- und Rechteverwaltung: Rollenbasierter Zugriff, Nutzer:innengruppen, granulare Berechtigungen pro Vorlage und Workflow, unternehmensweit skalierbar.

Single Sign-on (Keycloak): Einheitliche Identitäten über Systeme hinweg, gemäß Ihren Security-Anforderungen.

Zentrale Systemkonfiguration: Plugins, Benutzer:innen, Templates, Schnittstellen, Zertifikate und Verschlüsselung an einem Ort.

Dashboard: Alle wichtigen Kennzahlen zur E-Mail-Zustellung, Workflow-Status und API-Agenten-Aktivität auf einen Blick, inklusive detaillierter Einblicke bis zur Ursache eines Fehlers.

02 DESIGN

SmartEditor4 | Workflow-Designer | SmartStudio

Attraktive Vorlagen & Workflows, die einfach durch das eigene Team erstellt werden können


SmartEditor4 (Microsoft Word-Add-In)

  • Dokumentvorlagen direkt in Word erstellen
  • Keine Programmierkenntnisse erforderlich
  • Intuitive Bedienung für Business-Anwender:innen
  • KI-Unterstützung (SmartPilot)

Workflow-Designer

  • Visuelle, modulare Oberfläche (Drag & Drop)
  • End-to-End-Mapping von Dokumentenprozessen
  • Bedingungen, Genehmigungen, Datenintegration, automatisierte Kommunikation

SmartStudio für E-Mails & Formulare

  • Einheitliche Template-Logik über alle Kanäle
  • Gestaltung von gebrandeten-E-Mail-Vorlagen
  • HTML-bearbeitbar und flexibel zu verwenden


Grafik4


Grafik5

03 ENGAGE

SmartWizard4 | SmartSpace

Dokumenterstellung, die Zeit spart und sich mühelos anfühlt


SmartWizard 4

  • Q&A-Dokumenterstellung: Frage-Antwort-Dialog treibt die Dokumentenerstellung voran
  • Live-Vorschau in Echtzeit: sehen Sie, wie sich das Dokument während der Eingabe ändert
  • Einheitliches Corporate Design: Ausfüller:innen haben nur Einfluss auf den Inhalt, nicht auf das Layout (standardmäßig CI-konform)
  • Vorbefüllung aus Anwendungen und Datenbanken von Drittanwendungen
  • Ausgabe als Word, ODT, PDF, E-Mail, HTML oder XML


SmartSpace – Meine Aufgaben & Dokumente

  • Übersicht aller Workflow-Aufgaben
  • Zentrale Ansicht Ihrer Dokumente
  • Alle generierten Dokumente inkl. Status auf einen Blick
  • Schneller Zugriff auf Ihre persönlichen Lieblingsvorlagen


04 SCALE

SmartBatch. Erstellen Sie Millionen Dokumente inklusive Echtzeit-Tracking 

Große Mengen, komplexe Dokumente. Von 1.000 auf 100.000.000 in einem Durchlauf – kein Problem.


Wenn Timing, Compliance und Konsistenz entscheidend sind

  • Bearbeiten Sie alles von kleinen Chargen bis hin zu Millionen von Dokumenten – schnell und zuverlässig
  • Generieren Sie Millionen von personalisierten Dokumenten innerhalb weniger Stunden
  • Dynamische Befüllung mit individuellen Daten bei gleichzeitiger Einhaltung von Branding- und Compliance-Vorgaben

Skalierbar & effizient

  • Spitzenvolumina ohne Verzögerungen verarbeiten
  • Keine manuelle Nacharbeit oder Formatierung erforderlich
  • Konsistente Ergebnisse unabhängig von Volumen und Komplexität

Intelligente Automatisierung

  • Regelbasierte Vorlagen steuern Logik, Layout und Inhalt
  • Integration strukturierter Daten (z.B. XML, json) für maximale Personalisierung
  • Echtzeit-Fortschrittsverfolgung, Prioritätswarteschlangen & Neuordnung


4 Gründe warum es für Sie absolut Sinn macht, SmartDocuments einzuführen

01 Eine Plattform für alle Dokumente

SmartDocuments vereint Corporate Design, Templates, Dokumentenerstellung und Automatisierung in einem System. Das reduziert Komplexität, Schnittstellen und Kosten.

02 Fachliche Kontrolle statt IT-Abhängigkeit.

„Fachliche Intelligenz dort, wo sie hingehört, in den Fachbereich.“ Fachabteilungen steuern Inhalte und Regeln selbst, ohne lange IT-Release-Zyklen. Änderungen sind schneller, sicherer und dort verankert, wo das Wissen liegt.

03 Governance und Compliance by Design.

Versionierung, Nachvollziehbarkeit, WCAG- und DSGVO-Konformität sind fest integriert – ideal für Organisationen und regulierte Branchen.

04 Effizienz, die messbar wirkt.

Bis zu 90% weniger manueller Aufwand, kürzere Durchlaufzeiten und deutlich weniger Fehler. Mitarbeiter:innen gewinnen Zeit für wertschöpfende Arbeit.

 

Lernen Sie uns und unsere Software kennen!

Lust auf eine Produkt-Präsentation?

Wir zeigen Ihnen unser Software-Schätzchen ganz unverbindlich in einem persönlichen Beratungstermin.

Jetzt Beratungstermin vereinbaren!



Sven Buick

SmartDocuments Deutschland GmbH
Head of Sales & Partner Manager

Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf

Nachricht schreiben

Ivan Tolic

SmartDocuments Deutschland GmbH
Senior Account Manager D/A/CH

Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf

Visitenkarte exportieren

Pascal Sauermann

SmartDocuments Deutschland GmbH
Presales Consultant

Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf

Visitenkarte exportieren