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Wie Sie den Einsatz Ihrer Bausteine ermitteln

Die Verwendung von Bausteinen vereinfacht die Vorlagenverwaltung enorm. In unserem Beitrag »Tipps & Tricks: Vorlagenverwaltung: Ein Kinderspiel!« haben wir Ihnen die Vorzüge und Nutzungsmöglichkeiten bereits ausführlich vorgestellt. Aber wie finden Sie heraus, in welchen Vorlagen Ihre Bausteine verwendet werden? Ganz einfach, mit unserer cleveren Suche.


Tipps & Tricks: Wie Sie den Einsatz Ihrer Bausteine ermitteln

Was ist ein SmartDocuments-Baustein?

Ein Baustein ist ein Standardelement, welches Sie in mehreren (ggf. auch in allen) Dokumentvorlagen verwenden können. Es handelt sich hierbei um Elemente, die oft verwendet werden, sich ändern können und die Sie nicht immer wieder erneut manuell einpflegen möchten.

Beispiele für Bausteine (Standardelemente):

  • (Standard-)Klausel
  • Unterschrift
  • Logo
  • Firmenanschrift
  • Bankverbindung
  • Hinweistexte
  • AGB
  • u.v.m. Ihrer Kreativität sind hierbei keine Grenzen gesetzt.

Ein SmartDocuments Baustein wird nur ein einziges Mal angelegt und anschließend in allen relevanten Vorlagen verknüpft. So können Sie Ihren Arbeitsalltag deutlich effizienter gestalten. Ändert sich ein solches Standardelement muss dieses lediglich einmal angepasst werden.

Alle neu generierten Dokumente werden daraufhin mit der aktuellen Version des Bausteins versehen, ohne, dass die Vorlage angepasst werden muss.


Bausteine in Vorlagen finden

Vielleicht müssen Sie einen Baustein überarbeiten oder auch vollständig entfernen. Bevor Sie das tun, möchten Sie prüfen, in welchen Vorlagenobjekten der Baustein „verbaut“ ist, ohne sämtliche Vorlagen zu öffnen. Kein Problem, neben der reinen Suche nach Texten, kann die Suchfunktion innerhalb SmartDocuments ebenso den Einsatz Ihrer Bausteine auflisten.Und so geht´s:
  1. Suchbegriff eingeben (z.B. Name des Bausteins)
  2. In der Spalte „Verwendung“ wird die Anzahl, sprich: wie oft der Baustein verwendet wird, angezeigt
  3. Mit Klick auf „+“ werden die jeweiligen Vorlagenobjekte angezeigt.

Aus dieser Verwendungsübersicht des Bausteins können die Vorlagenobjekte, in denen der betreffende Baustein verarbeitet wird, geöffnet, bearbeitet oder eingecheckt werden.


Noch Fragen?

Ich stehe Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.


Pascal Sauermann

SmartDocuments Deutschland GmbH
Presales Consultant

Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf