Wie Sie Barcodes & QR-Codes innerhalb SmartDocuments erstellen ...

So erzeugen Sie Barcodes ...

Um Barcodes in MS Word zu erstellen, benötigen Sie eine spezielle Barcode-Schriftart. Suchen Sie im Internet nach einer geeigneten Barcode-Schriftart, laden Sie diese herunter und installieren Sie sie auf Ihrem PC bzw. SmartDocuments-Server. Für den Bereich, der innerhalb der SmartDocuments-Vorlage als Barcode dargestellt werden soll, ändern Sie einfach Ihre Standard-Schriftart auf die neue Barcode-Schriftart ab. Dies funktioniert sowohl für den „normalen“ Inhalt in der Vorlage, als auch für Inhalte, die über eine SmartDocuments-Frage oder XML-Werte in die Vorlagen gelangen.

Beispiel:

In folgendem Beispiel möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie mit einer SmartDocuments-Frage einen Barcode für das Aktenzeichen erzeugen können. Hierbei verwenden wir die Barcode-Schriftart "3 of 9 Barcode", selbstverständlich können aber auch andere Barcode-Schriftarten eingesetzt werden.

Schritt 1: Einfügen der SmartDocuments-Frage

Die SmartDocuments-Frage „Aktenzeichen“ wird in die Vorlage eingefügt. Im Standard verwenden wir zunächst die Schriftart „Calibri (Body)“.
[siehe Abbildung]

Schritt 2: Änderung der Schriftart

Der Bereich der SmartDocuments-Frage Aktenzeichen wird markiert und auf die Schriftart „3 of 9 Barcode“ geändert.
[siehe Abbildung]

Schritt 3: Ergebnis

Ausfüllen der Vorlage innerhalb des SmartWizards. Nachdem Endnutzer:innen das Aktenzeichen z.B. „123456789“ eigetragen haben, wird der entsprechende Barcode im Dokument angezeigt.
[siehe Abbildung]

So erzeugen Sie QR-Codes ...

QR-Codes gehören strenggenommen auch zu den Barcodes, allerdings zur Unterkategorie der Matrixcodes. Die QR-Codes haben den Vorteil, dass Sie im Vergleich zu den klassischen Strichcodes viel mehr Informationen enthalten können. Die Integration der QR-Codes in SmartDocuments-Vorlagen kann in zwei verschiedenen Varianten erfolgen. Zum einen kann die MS Word-interne Funktion DisplayBarcode und zum anderen die Integration eines externen QR-Code-Generators verwendet werden. Beide Varianten haben dabei ihre eigenen Vor- und Nachteile.

DisplayBarcode

MS Word stellt für die Darstellung von Barcodes, oder hier im speziellen die QR-Codes, eine eigene sogenannte Feldfunktion zur Verfügung. Diese Feldfunktion kann ebenfalls durch SmartDocuments-Fragen oder XML-Werte befüllt und zur Generierung der QR-Codes genutzt werden.

Schritt 1: Einbindung der Feldfunktion

Innerhalb der MS Word-Menüleiste kann unter dem Punkt "Einfügen" - "Schnellbausteine" - "Feld" - "DisplayBarcode" die Funktion in die SmartDocuments-Vorlage eingefügt werden. Man kann hierbei aus 10 verschiedenen unterstützen Barcode-Typen wählen und die Größe sowie vieles mehr vorkonfigurieren. Nachdem die Funktion in die Vorlage eingefügt wurde, lässt sich diese per Rechtsklick - „Feldfunktion ein / aus“ im Detail anzeigen.

Schritt 2: Einfügen der SmartDocuments-Frage

In unserem Beispiel [siehe Abbildung] wurde zunächst ein Platzhalter für die Information www.smartdocuments.de verwendet. Die DisplayBarcode-Funktion kann aber ebenso durch eine SmartDocuments-Frage befüllt werden. Die SmartDocuments-Frage kann hierbei jedoch nicht direkt in die MS Word-Feldfunktion eingefügt werden. Sie müssen diese zunächst an eine leere Stelle innerhalb der SmartDocuments-Vorlage platzieren. Anschließend kann die SmartDocuments-Frage aus der Vorlage heraus in die Feldfunktion kopiert werden.

Schritt 3: Ergebnis

Ausfüllen der Vorlage innerhalb des SmartWizards. Nachdem Endnutzer:innen das Aktenzeichen z.B. „www.smartdocuments.de“ eigetragen haben, wird der entsprechende QR-Code im Dokument angezeigt. Hinweise: Die Darstellung über die DisplayBarcode-Funktion ist nur über das fertige Word-Dokument möglich. In der Vorschau innerhalb des SmartWizards wird eine Fehlermeldung "Error! Bar code generator is not set" angezeigt. Außerdem ist die Anwendung nicht für PDF-Dokumente möglich.

Externer Service

Alternativ zur DisplayBarcode-Funktion können auch externe Dienste zur QR-Code-Generierung genutzt werden. Diese haben den Vorteil, dass sie insgesamt flexibler sind und auch bei der Erstellung von PDF-Dokumenten verwendet werden können. Wir nutzen in unserem Beispiel den Service von qrserver.com. Dieser Dienst liefert entsprechende Bilddateien zurück, welche über die IncludePicture-Feldfunktion in die Vorlagen eingefügt werden können.

Schritt 1: Einbindung der Feldfunktion

Innerhalb der MS Word-Menüleiste kann die Funktion unter "Einfügen" - "Schnellbausteine" - "Feld" - "IncludePicture" in die SmartDocuments-Vorlage integriert werden. Nachdem die Funktion in die Vorlage eingefügt wurde, lässt sich diese per Rechtsklick - „Feldfunktion ein / aus“ im Detail anzeigen.

Schritt 2: Einfügen der SmartDocuments-Frage

In unserem Beispiel [siehe Abbildung] wurde zunächst ein Platzhalter für die Information www.smartdocuments.de verwendet. Die IncludePictrue-Funktion kann allerding auch über eine SmartDocuments-Frage befüllt werden. Die SmartDocuments-Frage kann dabei jedoch nicht direkt in die MS Word-Feldfunktion eingetragen. Sie müssen diese zunächst einmal an eine leere Stelle in der SmartDocuments-Vorlage platzieren. Im Anschluss kann die SmartDocuments-Frage aus der Vorlage heraus in die Feldfunktion kopiert werden.

Schritt 3: Ergebnis

Ausfüllen der Vorlage innerhalb des SmartWizards. Nachdem Endnutzer:innen das Aktenzeichen z.B. „www.smartdocuments.de“ eigetragen haben, wird der entsprechende QR-Code im Dokument angezeigt. Hinweise: Der QR-Code wird im Gegensatz zur DisplayBarcode-Funktion direkt innerhalb des SmartWizards angezeigt. Grundvoraussetzung für die Nutzung von externen Services ist jedoch, dass auch der SmartDocuments-Server Zugang zum Internet besitzt. Darüber hinaus sollten Sie stets bedenken, dass hierbei auf einen fremden externen Service zugegriffen wird. Es kann daher sein, dass sich die Service-URL ggf. ändert oder der Service komplett abgeschalten wird. Wir haben daraufhin leider keinen Einfluss.