Whitepaper: Abenteuer Mount Digital Teil III
"Gipfelstürmer"
Methodisches Vorgehen bei der Einführung eines Vorlagenmanagements Teil III von III
Vorwort
Das Thema Digitalisierung ist in der heutigen Gesellschaft unumgänglich. Um am Markt zu existieren, müssen Prozesse effizienter, schneller und kostengünstiger umgesetzt werden. Medienbruchfreie, digitale Prozesse schaffen eine massive Arbeitserleichterung. Doch machen wir uns nichts vor, um das Ziel „Digitalisierung/ Automatisierung“ zu erreichen, muss ein Berg an Aufgaben, Hürden und Herausforderungen gemeistert werden.
Aus diesem Grund finden wir die Analogie zum Bergsteigen sehr passend und nutzen diese, um Ihnen im Rahmen unserer 3-teiligen Whitepaper-Serie „Abenteuer Mount Digital“ aufzuzeigen, wie Sie bei der Einführung unseres Vorlagenmanagementsystems methodisch vorgehen können.
- Teil I: „Ausrüstungscheck & Tourenplanung
- Teil II: „Der Aufstieg zum Basiscamp“
- Teil III: „Gipfelstürmer“
Den Mount Everest besteigt man nicht in einem Tag. Gut, man kann es versuchen, aber wir gehen davon aus, dass ohne hinreichende Vorbereitung und Akklimatisierung sowie ohne die richtige Ausstattung der Gipfel nicht oder nur schwer erreicht werden kann. Gleiches gilt in Sachen Digitalisierung. Der reine Kauf von Softwareprodukten ist nicht ausreichend, auch die Prozesse und Nutzer:innen müssen betrachtet sowie das Ziel klar definiert werden.
Im dritten Teil „Gipfelstürmer“ sind wir dem Ziel „Mount Digital“ nun ganz nah. Jetzt heißt es Rollout in allen Abteilungen des Unternehmens bzw. der Organisation. Wenn das geschafft ist stellt sich die Frage: „Kann noch etwas optimiert werden?“„Können wir den Mount Digital noch komfortabler erreichen?“ ...
Lassen Sie uns Ihr Bergführer sein, der Ihnen mit Rat und Tat zur Seite steht.
Autor
Rückblick
Im ersten Part der 3-teiligen Whitepaper-Serie „Ausrüstungscheck & Tourenplanung“ haben wir uns mit den Herausforderungen bei der Einführung von Softwareprodukten auseinandergesetzt und gelernt, wie bedeutend eine Bestandsanalyse, die Prozessgestaltung sowie die Zieldefinition sind. Nur, wer die aktuelle Ausrüstung genauer unter die Lupe nimmt und die Prozesse im Detail analysiert, kann realistische Ziele definieren, um den „Mount Digital“ zu erklimmen.
Im zweiten Teil „Der Aufstieg zum Basiscamp“ wurde es Zeit zum Losmarschieren. Nachdem wir uns mit der Funtionsweise sowie dem Aufbau smarter Vorlagen beschäftigt hatten, wurde die erste Pilotvorlage umgesetzt und qualitätsgesichert. Darüber hinaus wurde ein Plan aufgestellt, wie der Rollout unternehmensweit erfolgen soll.
Unser Ausgangspunkt im Rahmen dieses Whitepapers ist demnach der Rollout in allen Abteilungen. Zudem möchten wir Ihnen unser Schnittstellenporfolio sowie Zusatzmodule vorstellen, die es Ihnen ermöglichen, noch komfortabler Ihr Ziel „Mount Digital“ zu erreichen.
Wie gelangen Ihre Daten
in unsere smarten Dokumente?
SmartDocuments bietet 3 unterschiedliche Wege, um auf Vorlagenbasis Dokumente zu erstellen und diese mit Daten zu befüllen. Zum einen die manuelle Eingabe über den SmartWizard, zum anderen die Anbindung externer Datenbanken und zu guter Letzt, über die Anbindung externer Drittanwendungen.
Schnittstellen
Der digitale Wandel bringt zahlreiche Vorteile mit sich und bietet großes Potential zur Steigerung der Effizienz. Bestes Beispiel, das Digitalisieren von Dokumenten: Manuelle Fehler lassen sich vermeiden, zahlreiche Arbeitsschritte automatisieren und zentrale Geschäftsprozesse digitalisieren. In Organisationen und Unternehmen sind mehr und mehr Anwendungen für das digitale Arbeiten vertreten. Die kleinen elektronischen Helferlein sind an vielen Stellen die Grundlage für eine Erhöhung der Produktivität und Kern der Automatisierungstechnik.
Für jedes Problem, die passende Lösung. Während vor ein paar Jahren noch vermehrt auf „Allround“-Produkte gesetzt wurde und man immer bestrebt war, die „Eierlegende-Wollmilch-Sau“ zu entwickeln, gilt heute mehr und mehr der Grundsatz „Schuster bleib bei deinen Leisten“. Aufgrund der zunehmenden Komplexität und den steigenden Anforderungen im Rahmen der Digitalisierung ist es wichtig, sich auf die eigenen Kernkompetenzen zu konzentrieren. Nur so kann eine Steigerung der Professionalität erzielt und der maximale Nutzen für Kund:innen mit den einzelnen Produkten gewährleistet werden. Um dennoch vollständig medienbruchfreie Prozesse abbilden zu können, ist es unabdingbar, dass die einzelnen Systeme miteinander kommunizieren. Kommunizieren heißt in diesem Fall, dass die einzelnen Softwarekomponenten so miteinander vernetzt werden, dass Unternehmens- und Verwaltungsprozesse effizient digitalisiert werden können.
Für SmartDocuments ist genau das der Ansatz. Wir verstehen unter der Digitalisierung das Zusammenspiel unterschiedlicher Komponenten. Dementsprechend verfolgen wir eine offene Schnittstellenkultur, sodass sich andere Softwaresysteme, die in den Organisationen unserer Kund:innen Verwendung finden, problemlos ankoppeln können. Wir haben uns auf das Vorlagen- und Outputmanagement, sprich die einfache Erstellung von Dokumenten spezialisiert.
SmartDocuments wird bei unseren Kund:innen in der Regel als zentrales Vorlagenmanagement eingesetzt und kann mit anderen Applikationen, wie beispielsweise Dokumentenmanagementsysteme, ERP-Systeme, Archivsysteme, Fachverfahren, Workflowsysteme oder Sonstigen vor- oder nachgelagert verknüpft werden. So reduziert sich für Kund:innen der Aufwand für die Pflege der Vorlagen sowie herstellerseitig der Entwicklungs- und Pflegeaufwand für die Funktionsbereich „Vorlagenmanagement“, Bescheid- und Dokumentgenerierung.
Spezialausrüstung
Ein kleiner Blick in unser Schnittstellenportfolio
Zusatzmodule
Noch mehr Komfort auf dem Weg zum Gipfel
Active Directory
for Web Synchronization
Active Directory for Web Synchronization
Mehr Komfort für Mitarbeiter:innen aus dem Bereich Administration
Personalzugänge, Personalabgänge – bei großen Unternehmen und Organisationen ist die Verarbeitung der Personalentwicklung eine Mammutaufgabe. Denn neben der Ausarbeitung von Verträgen und der Vorbereitung der unterschiedlichsten Verwaltungsprozesse ist es erforderlich, all diese Mitarbeiter:innen auch bei den innerhalb des Unternehmens eingesetzten Systemen an- sowie abzumelden. Automatisieren Sie den Import von Benutzern! Mit der User Import Active Directory-Verknüpfung können Sie die Kontaktdaten der Mitarbeiter:innen aus Ihrer eigenen Datenbank mit unserem Vorlagenmanagementsystem synchronisieren. So ist Ihr gesamtes Personal automatisiert und tagesaktuell in der SmartDocuments-Umgebung erfasst. Neuzugänge an Mitarbeiter:innen werden automatisiert ergänzt, Personalabgänge entfernt. Bei der Dokumenterstellung nutzt SmartDocuments Daten der Benutzer:innen aus dem Active Directory (z.B. Funktionsbezeichnungen, Kontaktdaten, etc.). Diese werden automatisch im Dokument hinterlegt.
Anonymisierung
Anonymisierung
Extrahieren Sie ganz einfach personenbezogene Daten aus SmartDocuments-Dokumenten
Mit unseren intelligenten SmartDocuments-Vorlagen erzeugen Sie im Handumdrehen smarte Dokumente. Durch das Zusatzmodul "Anonymisierung" können diese Dokumente nun auch zu einem späteren Zeitpunkt anonymisiert werden, indem unser cleveres Tool personenbezogene Daten schwärzt. Hierfür können Sie ganz einfach spezifische Dokumentteile, die vertrauliche Texte beinhalten auswählen oder auch die Option "alle Variablen", die sich in der Vorlage befinden markieren und anonymisieren.
Wann braucht man das?
Nach dem Informationsfreiheitsgesetz (IFG) hat jeder gegenüber den Behörden des Bundes einen voraussetzungslosen Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informationen. Der Anspruch richtet sich auf die Erteilung von Auskünften, Akteneinsicht oder auf sonstigen Zugang zu amtlichen Informationen. Dem Informationszugang entgegenstehen können jedoch:
- der Schutz von besonderen öffentlichen Belangen (§ 3 IFG),
- der behördliche Entscheidungsprozess (§ 4 IFG),
- der Schutz personenbezogener Daten Dritter (§ 5 IFG)
- oder auch der Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen
sowie des geistigen Eigentums (§ 6 IFG).
So müssen bei der Weitergabe bzw. der Veröffentlichung von Informationen gegebenenfalls Teile des Dokuments anonymisiert werden.
Aber nicht nur im Verwaltungsumfeld, sondern ebenso im Rahmen der Zusammenarbeit mit Partnerfirmen, für Rechtsanwaltskanzleien, bei der Auswertung von Umfragen oder auch im Personalbereich kann es vorkommen, dass Daten in Dokumenten im Nachhinein „geschwärzt“ werden müssen. Die Einsatzszenarien sind vielseitig und grenzenlos. Also, ausdrucken, Schwarzstift raus, los geht´s! und im Nachhinein gegebenenfalls wieder einscannen?
Das geht doch einfacher! …
Co Authoring
Co-Authoring
Erstellen Sie Dokumente gemeinsam!
Z.B. abteilungsübergreifende Dokumente, bei denen das Fachwissen mehrerer Mitarbeiter:innen gefragt ist, oder auch im Rahmen von Genehmigungsprozessen, falls Dokumente durch Vorgesetzte gegengezeichnet werden müssen ... Mit unserem Co-Authoring-Modul lassen sich „Mini-Workflows“ problemlos abbilden. Sie ermöglichen das Bearbeiten und Erstellen von Dokumenten innerhalb SmartDocuments von bis zu 10 Personen. Die jeweils zu erstellenden Bereiche werden hierbei in unterschiedlichen Bausteinen verarbeitet und den einzelnen Autor:innen zugewiesen. Die Zuweisung erfolgt über ein Auswahlmenü in den Vorlagen-Eigenschaften, ganz einfach per Knopfdruck, sodass für die Gestaltung solcher Workflows keine Programmierkenntnisse erforderlich sind.
Alles im Griff! Das Co-Authoring-Modul informiert Sie automatisch über anstehende Aufgaben. Sobald "Person A" die Bearbeitung abgeschlossen hat, wird "Person B" via E-Mail über die Aufgabe informiert und kann per Mausklick mit der Bearbeitung fortfahren.
Datenbankabfrage
Datenbankabfrage
Clever verknüpft ...
Ihre internen Datenbanken (z.B. MSSQL-, Oracle-, MYSQL oder PostgreSQL) mit SmartDocuments verknüpfen. Mit dem Datenbankabfrage-Modul ist es möglich, Informationen aus bestehenden Datenbanken in die Vorlage zu übernehmen. So kann bei der Dokumentenerstellung mit dem SmartWizard direkt nach Datensätzen innerhalb der Datenbank gesucht werden. Dadurch müssen Daten, wie beispielsweise Adressen, Produkte oder Ähnliches nicht manuell in SmartDocuments erfasst werden, was Ihnen die Eingabe erleichtert und die Fehleranfälligkeit deutlich reduziert.
E-Mail-Plugin
E-Mail-Plugin
E-Mails im Corporate Design direkt aus SmartDocuments versenden!
Dokumentenvorlagen verleihen Ihrer internen und externen Kommunikation ein ansprechendes und einheitliches Erscheinungsbild. Mit ihnen erstellen Sie in kürzester Zeit einwandfreie Geschäftsdokumente und das stets im aktuellen Corporate Design. Aber was ist mit Ihrer E-Mail-Kommunikation? Mit dem Modul E-Mail-Plugin können Sie ausgehende E-Mails auf Basis von Vorlagen erstellen und von sämtlichen, Ihnen bereits bekannten, SmartDocuments-Vorzügen profitieren. Ein externes E-Mail-Programm öffnen, eine E-Mail erstellen und Ihr Dokument als Anhang ergänzen – all das gehört der Vergangenheit an. Über das Plugin können Sie in SmartDocuments erstellte Dokumente auch direkt per E-Mail verschicken ohne die Arbeitsumgebung zu verlassen. Die E-Mail wird automatisch im korrekten Corporate Design erstellt und ist mit einem Mausklick abgeschickt.
Edit in Word
Edit in Word
Dokumentanpassungen trotz automatisierter Übergabe ...
Mit unserer Software SmartDocuments können Sie ohne Programmierkenntnisse smarte Vorlagen gestalten und somit die unterschiedlichsten Dokumente erzeugen. Über verschiedene Formularfragetypen, den umfangreichen Funktionen und Zusatzmodulen sorgen wir dafür, dass Ihrer Kreativität keinerlei Grenzen gesetzt werden, um individuelle Vorlagenszenarien umzusetzen. Damit das auch zukünftig so bleibt, haben wir das Zusatzmodul „Edit in Word“ entwickelt. Obwohl die Dokumentenerstellung flexibel gestaltet werden kann, kommt auch diese (je nach Einsatzszenario) an ihre Grenzen.
Sie möchten innerhalb des SmartWizards im Rahmen der Dokumentenerstellung zum Beispiel spontan große Freitexte ergänzen oder einzelne Wörter, abweichend von der Mustervorlage, „fett“ kennzeichnen. Natürlich könnten Sie für solche Fälle nach Fertigstellung ein „Word-Dokument“ generieren und dieses im Anschluss nochmals bearbeiten. Doch was ist, wenn SmartDocuments in Ihrer Organisation so konfiguriert wurde, dass ausschließlich PDF-Dokumente erzeugt werden, da diese via Schnittstelle automatisch an ein ECM-, DMS- oder Archivsystem zur revisionssicheren Ablage übertragen werden?
Genau für solche und weitere potentielle Anwendungsszenarien haben wir das Modul „Edit in Word“ entwickelt. Edit in Word erlaubt Ihnen, noch während des Erstellungsprozesses innerhalb des SmartWizards, das Dokument als DOCX-Datei herunterzuladen, mit Microsoft Office Word zu bearbeiten und die neue Version anschließend wieder hochzuladen. All das, ohne den Dokumentenerstellungsprozess zu verlassen und somit die Verbindung zur Drittapplikation zu verlieren!
High Volume
High Volume
Wenn die Dokumentengenerierung mal wieder durch die Decke geht ...
Mit SmartDocuments ist es ganz einfach, durchgestylte, personalisierte Dokumente zu erstellen und das vollständig automatisiert. Auf Basis vorgefertigter, intelligenter Vorlagen werden Dokumente generiert und durch Endnutzer:innen über einen einfachen Frage-Antwort-Dialog, alternativ auch gerne automatisiert über XML-/JSON-Dateien, personalisiert.
Große Zahlen, komplexe Dokumente ... Was ist jedoch, wenn nicht nur 10, 100 oder 1.000 sondern mehr als 10.000 Dokumente auf einmal erstellt werden sollen? Angenommen, Sie möchten sehr viele komplexe Dokumente generieren, wie z.B. Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Briefe über beispielsweise Mieterhöhungen, kurz gesagt: Dokumente, die sich nicht nur anhand der personalisierten Adressierung unterscheiden, adressiert an zehntausende Empfänger:innen. Da kommt auch unsere Standardversion ein bisschen ins Schwitzen.
Genau hier setzt jedoch unser Zusatzmodul „High Volume“ an. Es ermöglicht die schnelle und effiziente Erstellung unterschiedlicher Dokumente mit verschiedenen XML-Dateien. Das Abrufen der Daten, die korrekte Übernahme in die Vorlage, die Erstellung sowie der Versand des Dokuments sind unterschiedliche Prozesse, die für all diese Dokumente zum Tragen kommen. Ganz schön komplex und belastend, bei großen Dokumentenaufkommen. Aus diesem Grund arbeitet unser Zusatzmodul High Volume mit mehreren Warteschlangen, die asynchron abgearbeitet werden.
Sie haben die vollständige Kontrolle über den gesamten Arbeitsablauf all Ihrer komplexen Dokumente.
Konzeptspeicherung
Konzeptspeicherung
Je nach Anwendungsszenario bzw. Thema können Vorlagen komplexer sein und in der Bearbeitung bzw. der Beantwortung mehr Zeit in Anspruch nehmen als ursprünglich geplant.
Das Modul Konzeptspeicherung ermöglicht Ihnen die Bearbeitung innerhalb des SmartWizard zu jeder Zeit zwischenzuspeichern. Mit einem eindeutigen Namen und einer klaren Struktur lassen sich die gespeicherten Vorlagen im SmartWizard leicht wiederfinden. Möchten Sie die Bearbeitung fortsetzen, öffnet sich das Dokument genau an dem Punkt, an welchem Sie beim letzten Mal pausieren mussten. Wiederkehrende Dokumente? Sie haben ein Dokument fertig erstellt, benötigen dieses jedoch zu einem späteren Zeitpunkt erneut auf Basis der beantworteten Fragen (z.B. weil es Änderungen am Vorlagendesign gab)? Auch hierfür können Sie die Funktion Konzeptspeicherung verwenden.
Single Sign-On
Single Sign-On
Nicht noch ein Passwort ...
Mit steigender Zahl an eingesetzten Programmen innerhalb einer Organisation wird das Arbeiten in einigen Belangen immer komplexer. Mithilfe der Single Sign-On Technologie (SSO) kann der Arbeitsalltag für Anwender:innen und Administrator:innen vereinfacht werden. Sobald Nutzer:innen sich einmalig am Arbeitsplatz authentifizieren, ist eine erneute Anmeldung in SmartDocuments nicht mehr erforderlich. Das bietet den Vorteil, dass Anwender:innen sich lediglich ein Passwort merken müssen. Administrator:innen wird darüber hinaus die Nutzerverwaltung erleichtert, denn sollten Anwender: innen z.B. den Zugang vergessen, muss dieser lediglich einmalig an einer Stelle zentral zurückgesetzt werden und nicht in jeder Datenbank.
XML / JSON
XML / JSON
Datenaustausch mit Drittanwendungen
XML spielt heutzutage eine wichtige Rolle im Rahmen der Dokumentenautomatisierung ... Unsere Software nutzt XML, um Dokumente zu automatisieren. Dabei versehen wir Templates mit XML-Feldern. Diese Felder beinhalten jeweils eine „Frage“, die Antworten auf diese Fragen sind in der Regel innerhalb der internen Datenbank zu finden. Mithilfe der XML-Technologie werden diese Antworten per Mausklick mit den entsprechenden Feldern im Template verknüpft.
Sie brauchen somit im Dokument z.B. nicht manuell eintragen, dass „Frau Müller in der Hausnummer 55 wohnt und am 6. Oktober 1975 geboren wurde“.
Diese Daten werden dank XML automatisch ausgefüllt. Das Modul XML/JSON macht die Dokumentenerstellung und Kommunikation nach außen somit wesentlich einfacher, schneller und dadurch auch den Arbeitsalltag deutlich leichter. Aus diesem Grund zählt diese Softwareerweiterung auch zu den beliebtesten Modulen unserer Kund:innen.
Praxisbeispiele
Bekannte Routen unserer Kund:innen
Grundsätzlich gilt: Alles ist möglich. Ich möchte Ihnen im Rahmen dieses Whitepapers als Inspiration einen kurzen Einblick in Einsatzszenarien unserer Kund:innen geben.
Unterschiedliche Kopfbögen
Es gibt Verwaltungen und Unternehmen, die über unterschiedliche Logos verfügen. So haben Kund:innen, wie beispielsweise der Landkreis Verden, ein individuelles Erscheinungsbild für die Kreisverwaltung, die Kreismusikschule oder auch die Kreisvolkshochschule. Um nicht unterschiedliche Vorlagen oder aufwendige Makros zu pflegen, wurde mit SmartDocuments ein einheitlicher Kopfbogen erstellt, in dem das individuelle Logo, je nach Verwendungszweck ausgewählt werden kann.
Personalbereich / Arbeitsverträge
Viele Personalabteilung setzen mit SmartDocuments Arbeitsverträge inklusive Anschreiben um. Das Kombidokument wird dabei meist so angelegt, dass lediglich die persönlichen Daten der neuen Mitarbeiter:innen eingetragen werden müssen und im Anschluss direkt der Arbeitsvertrag inklusive personalisiertem Anschreiben ausgegeben wird.
Stabstelle Recht / Rechtswesen
Über unseren Partner, der Wolters Kluwer Deutschland GmbH, bieten wir mit dem Produkt „Legal SmartDocuments“ Juristen die Möglichkeit, strukturiert Vertragsvorlagen, Klauseln, Formulare, Schriftsätze und auch die komplexesten Rechtsdokumente den aktuellen Qualitätsstandards entsprechend zu erstellen und zu verwalten.
Aber auch in Verwaltungen und Unternehmen kommen zahlreiche Rechtsdokumente zum Einsatz. So hat die Stabstelle Recht der Kreisverwaltung Verden SmartDocuments mit einem Antragsmanagementsystem verknüpft. Für die Aussage vor Gericht oder auch außergerichtlichen Angelegenheiten, die der Amtsverschwiegenheit unterliegen, bedürfen Verwaltungsmitarbeiter:innen einer Genehmigung. Für die Aussagegenehmigung bzw. Terminsvollmacht hat der Landkreis Verden einen intelligenten Antragsassistenten erstellt. Nachdem Mitarbeiter: innen das Formular elektronisch ausgefüllt und eingereicht haben, landet dieses im Posteingang der Stabstelle. Da das fertige Formular nicht nur im PDF, sondern ebenso im XML-Format vorliegt, speichert die Stabstelle Recht die XML-Datei ab und startet die SmartDocuments-Vorlage.
Über die XML-Datei wird das SmartDocuments-Dokument bereits mit allen aus dem Formular relevanten Daten befüllt. Da sich die Aussagegenehmigung bei Beamt:innen und Tarifbeschäftigten unterscheidet, erkennt die Vorlage automatisch, welche Fassung gewählt werden muss. Das Dokument kann so direkt ausgedruckt und unterschrieben werden, wodurch für die Stabstelle Abtippaufwand entfällt und massiv Zeit eingespart wird.
Mietverträge / Immobilienverwaltungen
Touristische Angebote
Wir haben unter anderem eine internationale Reisegesellschaft im Kund:innenkreis, die viele Marken vertritt. Die Gesellschaft verwaltet Buchungsbedingungen, Zahlungs- und Stornierungsbedingungen mit SmartDocuments, da für jede Marke, jedes Land etc. andere Regeln gelten und diese effizient verwaltet werden müssen.
Gästebeitrag / Kurkarte
Die Küstengemeinde Krummhörn hat über die Anbindung von Antragsmanagement, DMS und Finanzfachverfahren an das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments eine automatisierte Gästebeitragsanmeldung umgesetzt. Mit einen intelligenten Antragsassistenten können sich Urlauber:innen anmelden. Simultan erfolgt die automatische Berechnung der anfallenden Gebühren je nach Zone und Saison. Nach erfolgreicher Zahlung werden die entsprechenden Nachweise generiert und an die Antragsteller:innen zurückgeliefert. Die Gästebeitragskarten können so direkt auf die entsprechende Papiervorlage gedruckt und an die Gäste ausgehändigt werden.
Fazit
Abschließende Worte
Digitalisierungsprojekte sind unabhängig von der eingesetzten Software kein leichter Spaziergang, sondern eher mit einer anstrengenden Gipfeltour zu vergleichen. Für die Besteigung Ihres „Mount Digital“ brauchen Sie daher die richtige Vorbereitung, die passende Software-Ausstattung, kompetente Begleiter:innen und am besten jede Menge Ausdauer. Wir begleiten Sie gerne in Richtung Gipfel und stehen Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.