Tipps & Tricks: Vorlagenstil anlegen
Ein einheitliches Erscheinungsbild für alle internen und externen Dokumente? Immer das aktuelle Corporate Design und keine veralteten Daten? – Der Traum aller Marketingmitarbeiter:innen. Das klingt für Sie nach Utopie? Mit SmartDocuments wird der Traum zur Wirklichkeit und das ohne viel Aufwand. Wir sehen Corporate Design Management als Basis für eine effiziente Dokumentenerstellung und haben unsere Software so konzipiert, dass sich die Verwaltung Ihres Erscheinungsbildes automatisieren lässt. In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie im Handumdrehen einen Vorlagenstil anlegen.
Alles neu macht der Mai ...
Wer kennt es nicht, alle Jahre wieder gibt es Aktualisierungen und Änderungen des Corporate Designs. Ein neues Logo, eine neue Schriftart, neue Farben … Aber wie wird sichergestellt, dass sämtliche Dokumente im aktuellen Erscheinungsbild auftreten?
Ohne zentrales Vorlagenmanagement ist das eine Mammutaufgabe und sorgt dafür, dass Dokumente im „alten Kleid“ im Umlauf sind.
Mit SmartDocuments verwalten Sie Ihr Corporate Design unabhängig von den Inhalten. Ganz egal, was Sie im Inhalt verändern – Ihr Corporate Design ist sicher zentral gespeichert. So ist immer das derzeit aktuelle Erscheinungsbild in Verwendung - für sämtliche Dokumente an allen Arbeitsplätzen.
1 ist nicht genug!?
Sie haben unterschiedliche Designs im Einsatz? z.B. mehrere Marken oder auch unterschiedliche Fachbereiche mit eigener Optik. – Kein Problem. Selbstverständlich können Sie auch mehrere Vorlagenstile innerhalb SmartDocuments anlegen und für jede Vorlage entscheiden, welcher Stil verwendet werden soll.
Die Bestandteile smarter Vorlagen
SmartDocuments unterteilt Vorlagen in 4 unterschiedliche Bereiche:
- Corporate Design: Das Corporate Design ist grundsätzlich nichts anderes, als der Kopf- & Fußtext. Das Corporate Design legt das komplette Erscheinungsbild Ihres Dokuments fest:
- Schriftart
- Schriftgröße
- Farbe
- Zeilenabstand
- u.v.m.
- Inhaltliche Vorlagen: Hier geht es um den Inhalt des zu erstellenden Dokuments.
- Bausteine: Bausteine sind wiederkehrende Elemente, die mit beliebig vielen Vorlagen verknüpft werden können.
- Variable Daten: Variable Daten sind Daten, mit denen die Vorlage befüllt wird.
Und so funktioniert´s: Vorlagenstil anlegen
Ihre Vorlagenstile finden Sie innerhalb des Programmteils "SmartControl" unter dem Punkt "Inhalt".
- Über Rechtsklick, "Stil hinzufügen" können Sie einen neuen Vorlagenstil erstellen.
- Geben Sie Ihrem neuen Vorlagenstil einen eindeutigen Namen. Soll der neu angelegte Vorlagenstil standardmäßig bei jedem neu zu erstellenden Vorlagenelement zum Einsatz kommen, vergessen Sie nicht das Kontrollkästchen "Standardstil" zu aktivieren. Bestätigen Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche "OK".
- Durch Klick auf "Öffnen" wird nun der Programmteil "SmartEditor" und der neu angelegte Vorlagenstil gestartet.
- Nun können Sie alle Corporate Design Elemente, wie Einstellung des Seitenlayouts, Schriften, Farben, u.v.m. in Microsoft® Word hinterlegen.
Hierarchie
Vorlagen, Kopf- und Fußtexte sowie Bausteine sind jeweils einzelne Word-Dokumente. Durch die Anwendung einer Vorlagenhierarchie verhindert SmartDocuments, dass das später generierte Dokument ein Sammelsurium unterschiedlicher Stile (Schriftarten, Farben, etc.) darstellt.
Alle erstellten Vorlagenelemente basieren auf einem Vorlagenstil. Die Stile und Seiteneinstellungen der Kopf- und Fußtexte definieren das Corporate Design. Sie sind als "Trumpf" anzusehen und überschreiben die Stile und Seiteneinstellungen der verknüpften Vorlagen und der darin verwendeten Bausteine.
Ein Traum für alle Marketingmitarbeiter:innen, die somit das komplette Design der Dokumente über die Pflege der Kopf- und Fußzeile steuern können. Sollte keine Kopf- & Fußzeile verknüpft sein, bestimmen die Formatvorlagen und Seiteneinstellungen der Vorlagen das Erscheinungsbild.
Beispiel 1:
Die Standardschriftart (Formatvorlage) in der Kopf- / Fußzeile ist Verdana in Schriftgröße 12 pt. In der Vorlage befindet sich die Standardschriftart (der Formatvorlage 'Standard') Times New Roman in Schriftgröße 11 pt. Die Bausteine verfügen über die Standardschriftart (der Stil 'Standard') Arial in Schriftgröße 12. Trotz des „Chaos“ von Stilen behält das fertige Dokument den gesamten Text in der „Standard“-Formatvorlage ausgewählten Schriftart Verdana.
Beispiel 2:
Innerhalb der Kopf- und Fußtexte ist ein linker Seitenrand von 3,00 cm festgelegt. Der linke Seitenrand beträgt aus diesem Grund im gesamten Dokument 3,00 cm, auch wenn der linke Seitenrand in der Vorlage selbst lediglich 2,00 cm beträgt. Die Formatvorlagen sowie das Seitenlayout werden grundsätzlich aus dem Kopf- und Fußtext gesteuert und übernommen!