Tipps & Tricks: Versionskontrolle!
Kennen Sie bereits unsere Funktionen für die Versionskontrolle? – Nein? Dann wird es aber höchste Zeit. Die Erstellung und Pflege perfekter Vorlagen ist kein einfacher Job. Um diese so nutzendenfreundlich, wie möglich zu gestalten, bedarf es einiger Tests und gegebenenfalls ein paar Anpassungen. Aber was ist, wenn diese Änderungen innerhalb einer bestehenden Vorlage niemandem gefällt? Dann möchten Sie die alte Version so schnell, wie möglich wiederherstellen und das am besten ohne Aufwand. In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen die Vorzüge und Funktionsweise unserer Versionskontrolle vorstellen.
Versionskontrolle: Wie funktioniert das?
SmartDocuments macht es einfach, verschiedene Versionen von Vorlagen zu erstellen und bei Bedarf wiederherzustellen. Dank der Versionskontrolle innerhalb SmartControl werden alle Versionen Ihrer Vorlage, einschließlich der Kommentare zu vorgenommenen Änderungen, gespeichert. Das bedeutet, dass Sie alte Versionen ganz einfach wiederfinden und erneut verwenden können. Darüber hinaus sind die Funktionen überaus nützlich, wenn Sie mit mehreren Personen gemeinsam an einer SmartDocuments-Vorlage arbeiten und den Überblick behalten möchten, wer welche Änderungen vorgenommen hat.
Vorteile der Versionskontrolle
Ungewünschte bzw. unbeliebte Änderungen rückgängig machen
Für den Fall, dass Sie Anpassungen an einer bestehenden Vorlage vorgenommen haben, die bei Endnutzer:innen leider nicht, wie gewünscht gut ankommen, können Sie mit wenigen Klicks Ihre Vorlage auf eine frühere Version zurücksetzen.
Vorlagen-Check-in und Vorlagen-Tests
Machen Sie die Probe aufs Exempel! Manchmal ist die einzige Möglichkeit, um zu sehen, ob etwas funktioniert, es einfach auszuprobieren. Sind Sie mit der neuen Dokumentvorlage zufrieden? Gefallen Ihnen die Änderungen? Dann können Sie die Vorlage einchecken. Das Dokument ist eingecheckt noch nicht für jeden sichtbar. Mit der Funktion "Einchecken" wird die Vorlage angepinnt. D.h. Sie behalten die neue Version, ohne dass diese für Endnutzer:innen sichtbar ist. So können Sie Ihr Werk zunächst ausgiebig testen. Ein sicherer Zwischenschritt, denn Ihre Dokumentvorlage ist für Endnutzer:innen erst sichtbar und verwendbar nach der "Veröffentlichung". Solange dies nicht der Fall ist, kann niemand darauf zugreifen. (Hinweis: Es besteht natürlich auch die Möglichkeit, nach dem Vier-Augen-Prinzip vorzugehen. Bei Bedarf können Sie Ihren Kolleg:innen auch eine Aufgabe zuweisen, um die Version ebenfalls zu testen.)
Schulung der Vorlagenersteller:innen
Keine Angst mehr vor Veränderung. Sie können sich mit den SmartDocuments-Funktionen kreativ austoben und neue Wege ausprobieren. Alternativ können Sie auch Ihre Kolleg:innen zu Schulungszwecken mit der Optimierung Ihrer Vorlage beauftragen. Die alte Version ist "ruckzuck" wieder verfügbar.
Der Täter ist im Handumdrehen gefunden ...
Mit der Versionskontrolle können Sie Änderungen nicht einfach nur rückgängig machen. Sie können auch sehen, wer die Änderung vorgenommen hat, inklusive Datums- und Zeitangabe. Gerade in größeren Organisationen, in denen mehrere Personen berechtigt sind, Änderungen vorzunehmen, ist das ein absoluter Mehrwert. Das gilt jedoch nicht nur für die Vorlage selbst, sondern auch für die Kopf- und Fußzeilen sowie die Bausteine. Darüber hinaus können Sie ebenso Kommentare ergänzen. Interessant wären beispielsweise die Angaben: Was wurde geändert? oder auch warum wurde das geändert? Möchten Sie das alle Vorlagenersteller:innen standardmäßig Änderungen dokumentieren? – Kein Problem. Innerhalb der Rechteverwaltung kann das Feld "Kommentare" als Pflichtfeld markiert werden.
Noch Fragen?
Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.
