1, 2, 3, so bringen Sie Ihren Dokumenten das Rechnen bei ...

Kalkulationen mit SmartDocuments umsetzen

Mit unserer Software können Sie die verschiedensten Vorlagen gestalten und somit einheitliche Dokumente generieren. Von klassischen Briefen, Rechnungen, Angeboten über Urkunden und Verträge, bis hin zu eher unkonventionellen Dokumenten wie beispielsweise Visitenkarten, Kurkarten und vieles, vieles mehr. Ihrer Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt.

Doch nicht immer sind diese Dokumente rein textbasiert. Auch Zahlen, Statistiken bilden oft eine zentrale Rolle. Aus diesem Grund können Sie mit SmartDocuments selbstverständlich auch Berechnungen abbilden.

In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen Tipps & Tricks an die Hand geben, wie Sie Kalkulationen umsetzen, um Formeln zu erstellen oder Funktionen und Diagramme zu visualisieren.

Die Nutzung von Feldfunktionen

Für Kalkulationen innerhalb von Word-Dokumenten bietet Microsoft Word mit den so genannten Feldfunktionen ein starkes Werkzeug, um Berechnungen durchführen zu können.

Variablen innerhalb der Feldfunktionen können über SmartDocuments-Fragen (alternativ auch über XML-Werte aus Drittanwendungen) befüllt werden, um automatisierte Berechnungen vorzunehmen.

In nachfolgendem Beispiel möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie die Werte zweier SmartDocuments-Nummernfragen über die Feldfunktionen addieren können.

Und so funktioniert´s!

Schritt 1: Feldfunktion anlegen

Innerhalb der Microsoft Word-Menüleiste kann über dem Punkt "Einfügen" - "Schnellbausteine" - "Feld" - "Formeln …" die Funktion ergänzt werden. Zu Beginn ist es erforderlich, dass unter dem Feld „Formel:“ zunächst einmal eine „Dummy-Kalkulation“ eingesetzt wird. Diese Dummy-Kalkulation muss noch nicht der finalen Kalkulation entsprechen.

Innerhalb des SmartEditors werden daraufhin zwei Nummernfragen mit den Bezeichnungen „Wert A“ und „Wert B“ angelegt.

Hinweis: Je nachdem welche Dummy-Kalkulation gewählt wurde, kann es sein, dass Microsoft Word zunächst eine Fehlermeldung wie „!Textmarke nicht definiert“ anzeigt.

Schritt 2: Einfügen der SmartDocuments-Frage

Nachdem die Funktion in die Vorlage eingefügt wurde, lässt sich diese per "Rechtsklick" - „Feldfunktion ein / aus“ im Detail anzeigen. Die Werte „A“ und „B“ müssen nun durch die SmartDocuments-Fragen ersetzt werden.

Die SmartDocuments-Fragen können hierbei allerdings nicht direkt in die Microsoft Word-Feldfunktion eingefügt werden. Sie müssen diese zunächst an eine leere Stelle innerhalb der SmartDocuments-Vorlage platzieren. Anschließend kann die SmartDocuments-Frage aus der Vorlage heraus in die Feldfunktion kopiert werden. Danach kann die Formel erneut per "Rechtsklick" - „Feldfunktion ein / aus“ wieder ausgeblendet werden. Microsoft Word wird Ihnen an dieser Stelle nun ein „!Syntaxfehler“ anzeigen.

Schritt 3: Ergebnis

Im Rahmen des Ausfüllvorgangs innerhalb des SmartWizard wird nun beim Eintragen der Zahlenwerte innerhalb der beiden Nummernfragen automatisch die Berechnung durchgeführt. Das Ergebnis erscheint direkt in der SmartWizard-Vorschau.

Hinweis: Falls die Berechnung innerhalb des SmartWizard beim Testen noch nicht durchgeführt werden sollte, hilft es, in der Vorlage im SmartEditor den gesamten Inhalt zu markieren und die "Taste F9" zu drücken. Dabei wird der gesamte Inhalt des Dokuments aktualisiert.