Nachgefragt: Was bringt ein Vorlagenmanagementsystem?

Was bringt Ihnen ein
Vorlagenmanagementsystem,
wie SmartDocuments?

Christoph Winkelmann, Account Manager D/A/CH der SmartDocuments Deutschland GmbH, berichtet über seine Erfahrungen aus Erstgesprächen mit Kund:innen und Interessenten.

Auf den ersten Blick setzen viele unsere Software SmartDocuments mit einem Dokumentenmanagementsystem gleich. Auf Veranstaltungen hört man dann gerne – „Ach noch ein DMS!“. Das ist jedoch falsch. Unsere Software ist kein Dokumentenmanagementsystem im klassischen Sinne, wie es unsere Partner, wie z.B. OPTIMAL SYSTEMS, d.velop, CC-egov u.v.m. anbieten. Wir sind daher auch kein Konkurrenzprodukt. SmartDocuments spezialisiert sich auf die Vorlagenverwaltung und Dokumenterstellung. Unsere smarte Software kann bzw. soll über Schnittstellen mit DMS-Systemen verbunden werden, um digitale, medienbruchfreie Prozesse abzubilden.

Aber was genau macht ein Vorlagenmanagementsystem
und warum macht es Sinn, dieses einzuführen?

In der Regel erkundige ich mich im ersten Schritt über den internen Status quo der Vorlagenverwaltung und -Erstellung. In 90 Prozent der Fälle erhalte ich dann die folgende Antwort. „Wir erstellen unsere Vorlagen in Microsoft Word. Wir haben x Vorlagen in x unterschiedlichen Versionen im Einsatz.“ Und wie verhält es sich mit der Pflege der Vorlagen? Wie wird sichergestellt, dass immer die aktuelle Version verwendet wird?

Und genau da liegt der erste Knackpunkt. Meist werden Vorlagen zentral angeboten und bereitgestellt. Die Pflege der Masse an Vorlagen nimmt wahnsinnig viel Zeit in Anspruch. Eine neue Bankverbindung, eine neue Adresse, neue Gesellschafter:innen oder auch ein neues Logo. Bis das wirklich in allen Dokumenten umgesetzt ist, stehen bereits die nächsten Änderungen an. Hinzu kommt, dass Mitarbeiter:innen sich Vorlagen lokal abspeichern und nicht mitbekommen, dass es bereits seit drei Monaten eine neue Version mit aktualisierten Texten oder einem neuen Corporate Design gibt. So verlassen zahlreiche „alte“ Dokumente das Haus.

Vorlagen sind nicht immer zu 100 Prozent passend. Gerade in Sales-Abteilungen beispielsweise geht der Trend hin zu personalisierten Angeboten mit Projektbeschreibungen, individuellen Vereinbarungen oder Ähnlichem. Der absolute Graus für Marketingmitarbeiter:innen, die stundenlang über Design, Schriftgrößen, Absätze etc. sinnierten und sich abgemüht haben, ein schönes Dokument zu gestalten. „Da füg ich noch schnell was ein“ – Copy & Paste und schon ist der Text in einer anderen Schriftart und die nächsten vier Absätze hat es komplett verhauen. „Egal, Dokument geht raus.“

Des weiteren steigt die Anzahl der eingesetzten Softwareprodukte in Unternehmen massiv. Für jedes Problem gibt´s die passende Fachanwendung, die ebenso Dokumente generiert. Diese Dokumente haben auch wieder eigene Vorlagen und so nimmt der Vorlagenwahnsinn seinen Lauf.

Fazit:

• Aufwendige Pflege
• Kein einheitliches Erscheinungsbild der Dokumente
• Veraltete Dokumente verlassen das Haus

Na, haben Sie Ihre Organisation wiedererkannt?

Genau hier setzt unser System an. Mit SmartDocuments verwalten Sie all Ihre Vorlagen und Dokumente zentral. SmartDocuments unterteilt Vorlagen in vier unterschiedliche Bereiche:

• Corporate Design: Das Corporate Design ist grundsätzlich nichts anderes, als der Kopf- & Fußtext. Das Corporate Design legt das komplette Erscheinungsbild Ihres Dokuments fest:
  • Schriftart
  • Schriftgröße
  • Farbe
  • Zeilenabstand
  • u.v.m.
• Inhaltliche Vorlagen: Hier geht es um den Inhalt des zu erstellenden Dokuments.
• Bausteine: Wiederkehrende Elemente, die mit beliebig vielen Vorlagen verknüpft sind.
• Variable Daten: Daten, mit denen die Vorlage befüllt wird.

Durch die Unterteilung erleichtern Sie sich die Pflege der Vorlagen enorm.

Corporate Design

Die Marketingabteilung kann das Design der Vorlagen, wie Logo, Farben, Schriftarten, Schriftgrößen etc. vorgeben und zentral an einer Stelle pflegen. Wenn Kolleg:innen nun Texte reinkopieren oder gar Schriftarten ändern hat das keinen Einfluss auf das Dokument. Das Dokument erscheint im vorgegebenen Design.

Inhaltliche Vorlagen

Oft unterscheiden sich Vorlagen nur anhand eines Satzes, Textabschnitts oder Ähnliches. Gerade bei Arbeitsverträgen gibt es einen Standard und dann noch x weitere Versionen für die unterschiedlichen Stellen, Abteilungen oder Positionen. Mit SmartDocuments reicht Ihnen 1 Version der Vorlage, denn über Regeln können Sie beliebige Texte ein- und ausblenden. So müssen Sie auch nur 1 Vorlage pflegen.

Bausteine

Durch die Nutzung von Bausteinen sind Anpassungen innerhalb der Vorlagen, wie z.B. Änderung der Adresse, ein Kinderspiel. Sie müssen lediglich einmal den jeweiligen Baustein aktualisieren und nicht jede einzelne Vorlage anfassen.

Variable Daten

Vorlagennutzer:innen pflegen die relevanten Daten mittels Frage-Antwort-Prinzip innerhalb des SmartWizards ein. So können Sie Inhalte, mit denen die Vorlage befüllt werden soll konkret abfragen, ggf. Hilfestellungen, wie Erklärungstexte oder auch Vorgaben hinsichtlich des Eingabeformats (z.B. PLZ, Datum, Zahlen, Texte) hinterlegen.

Offene Schnittstellenarchitektur

Für SmartDocuments ist genau das der Ansatz. Wir verstehen unter der Digitalisierung das Zusammenarbeiten unterschiedlicher Komponenten. Dementsprechend verfolgen wir eine offene Schnittstellenkultur, sodass sich andere Softwaresysteme, die in den Organisationen unserer Kund:innen Verwendung finden, problemlos ankoppeln können.

Wir haben uns auf das Vorlagen- und Outputmanagement, sprich die einfache Erstellung von Dokumenten spezialisiert. SmartDocuments wird bei unseren Kund:innen in der Regel als zentrales Vorlagenmanagement eingesetzt und kann mit anderen Applikationen, wie beispielsweise Dokumentenmanagementsysteme, ERP-Systeme, Archivsysteme, Fachverfahren, Workflowsysteme oder Sonstigen vor- oder nachgelagert verknüpft werden. So reduziert sich für Kund:innen der Aufwand für die Pflege der Vorlagen sowie herstellerseitig der Entwicklungs- und Pflegeaufwand für die Funktionsbereich „Vorlagenmanagement“, Bescheid- und Dokumentgenerierung.

Ihre Vorteile im Überblick!

• Einheitliches Corporate Design bzw. einheitliches Erscheinungsbild sämtlicher Dokumente
• Reduzierung der Vorlagen - Von der Mammutaufgabe zum Kinderspiel
• Schnelle Aktualisierung der Vorlagen, Einfache Pflege
• Minimierung von Eingabefehlern - Nutzendenfreundliche Vorlagen
• Zeit- und damit auch Kostenersparnis
• Schnelle Integration in Drittanwendungen
  

Neugierig?

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