Zweckverband KAAW und SmartDocuments festigen Partnerschaft

Datum: 11.03.2024

Moderne IT-Lösungen für kommunale Effizienz

Gemeinsam Verwaltung digitalisieren!

Die IT-Anforderungen an die Kommunen wachsen durch den Megatrend “Digitalisierung” stetig. Das Konzept, den hohen Bedarf an fachlicher Unterstützung auszulagern und den Aufwand unter Generierung von Synergieeffekten auf viele Schultern zu verteilen, ist heute für kleine und mittlere Verwaltungen attraktiver und sinnvoller denn je.

So bietet der Zweckverband KAAW – Kommunale ADV-Anwendergemeinschaft West seit der Gründung im Jahr 1991 den 52 Verbandsmitgliedern (darunter z.B. Kommunen aus den Kreisen Steinfurt, Borken, Osnabrück, Mettmann und Unna) die Sicherheit, innovative und moderne IT-Lösungen für alle Bedarfsbereiche zu wirtschaftlichen Konditionen nutzen zu können.

„Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) soll Bürger:innen der Zugang zu Verwaltungsleistungen online erleichtert werden. Aber wie sieht es aus mit der internen Abarbeitung durch die Verwaltungsmitarbeiter:innen? Die werden oft vergessen“ , berichtet Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager bei der SmartDocuments Deutschland GmbH. „Digitalisierung macht nur Sinn, wenn sie ganzheitlich in alle Richtungen betrachtet wird und genau hier setzen wir an.“

Ganz gleich ob groß oder klein, die Dokumenten- und Bescheiderstellung spielt bei der alltäglichen Arbeit in Verwaltungen eine zentrale Rolle. Für die Masse an erzeugten Dokumenten steht intern ein „Wulst“ an Vorlagen zur Verfügung, die es gilt optisch sowie inhaltlich zu pflegen und stets aktuell zu halten. Hinzu kommt, dass zahlreiche Fachanwendungen im Einsatz sind, die ebenso eigene Vorlagen integriert haben, die gleichermaßen „in Schuss gehalten“ werden müssen.

Vektorgrafik: 2 Personen, die 2 Puzzekteile zusammenfügen.

Fazit: Das Vorlagenmanagement ist eine Mammutaufgabe, denn wie kann sichergestellt werden, dass alle Dokumente stets aktuell, im richtigen Corporate Design und mit den richtigen Informationen das Haus verlassen? Mit dem Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments verwalten Kommunen all Ihre Vorlagen und Dokumente zentral. SmartDocuments unterteilt Vorlagen in vier unterschiedliche Bereiche: Corporate Design, Inhalt, Bausteine sowie variable Daten, was die Pflege enorm vereinfacht und jede Menge Zeit spart. Durch die offene Schnittstellenkultur kann SmartDocuments problemlos an die internen individuellen Fachanwendungen angebunden werden, um Ende-zu-Ende-digitalisierte Prozesse zu erhalten. „Selbstverständlich handelt es sich dabei auch um Drittanwendungen, die beispielsweise bei der KAAW bzw. den Verbandsmitgliedern im Einsatz sind“, betont Sven Buick. „Wir freuen uns, dass wir unseren Verbandsmitgliedern ein weiteres smartes Werkzeug zur Verfügung stellen können, um die kommunale Effizienz zu steigern“, berichtet Marcus Egelkamp, Geschäftsführer Zweckverband KAAW – Kommunale ADV-Anwendergemeinschaft West.

KAAW Zweckverband - Kommunale ADV-Anwendergemeinschaft West

Über den KAAW

Moderne IT-Lösungen für kommunale Effizienz

Seit unserer Gründung im Jahr 1991 sind wir mit unseren Mitgliedern gewachsen und bieten unseren derzeit 52 Verbandsmitgliedern die Sicherheit, innovative und moderne IT-Lösungen für alle Bedarfsbereiche zu wirtschaftlichen Konditionen nutzen zu können.

Ein wichtiger Teil unserer Arbeit ist die Beratung sowie die Vermittlung von Fachwissen zu unterschiedlichen IT-Themen. Zentrales Instrument der Verbandstätigkeit sind die zahlreichen Veranstaltungen, die wir ausrichten und organisieren. Diese werden zugleich als Plattform für den kontinuierlichen engen Austausch zu aktuellen Themen genutzt. Ein großer Teil unserer Mitglieder gehört zu den Kreisen Steinfurt und Borken. Darüber hinaus zählen weitere Kommunen aus dem Landkreis Osnabrück sowie den Kreisen Mettmann und Unna zu unseren Mitgliedern.

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