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Keine Detektivarbeit notwendig!

Tipps & Tricks:
Dank Dokumenteigenschaften
Dokumente in "null Komma nichts"
wiederfinden

Bei der Masse an Dokumenten, die täglich generiert werden, ist es manchmal schwierig, genau das eine mal eben schnell wiederzufinden.

Wo habe ich das nochmal abgelegt? Um dem entgegenzuwirken, verfügt SmartDocuments über die Funktion der Dokumenteneigenschaften. In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen hilfreiche Tipps und Tricks an die Hand geben, wie Sie Ihre Dokumente mit Metadaten ausstatten und so die Verwaltung deutlich erleichtern können.

Illustration eines Geschäftsmannes, der von einer Hand geführt wird, die eine Taschenlampe hält, die Pfeilzeichen entdeckt.

Unauffindbare Dokumente …

Es ist Freitagnachmittag 17.36 Uhr und Sie schließen gerade das letzte Dokument der Woche ab. Noch schnell den Laptop sperren und dann heißt es Wochenende! Es war eine produktive Woche und es sind wieder etliche Dokumente rausgegangen.

Zwei Wochen später steht Julia aus der Abteilung Kundendienst in Ihrem Büro. Frau Sommer hat den von Ihnen aufgesetzten Mietvertrag erhalten und ist der Meinung, einige Punkte würden so nicht ganz stimmen. Julia hat bereits versucht, den entsprechenden Vertrag zu finden, jedoch ohne Erfolg. Und nun fragt Sie, ob Sie das Dokument nicht mal eben aus dem System fischen könnten. Das würde die Kommunikation mit der inzwischen leicht gereizten Frau Sommer um einiges erleichtern. Es stellt sich heraus, dass die Suche wesentlich länger dauert, als Sie gedacht hatten. Das Dokument scheint zunächst unauffindbar zu sein, doch dann, nachdem Sie bereits Blut und Wasser geschwitzt haben liegt es endlich elektronisch vor Ihrer Nase.

Dokumenteigenschaften erleichtern die Dokumentenverwaltung

Damit Sie Ihre Dokumente schnell finden können, haben wir unsere SmartDocuments-Umgebung mit einer Metadaten-Funktion (Dokumenteigenschaften) ausgestattet.

So können Sie einem Dokument bereits während der Erstellung (automatisch) Zusatzinformationen zuweisen, wodurch Sie dieses später über die Suchfunktion im Explorer leichter wiederfinden. Das gilt nicht nur für die Suchfunktion im Explorer, auch zahlreiche Drittanwendungen, wie Dokumentenmanagementsysteme, elektronische Aktensysteme, Archivsysteme oder ECM-Systeme können unsere Metadaten auslesen und innerhalb der eigenen Suchfunktion nutzen.

Und so funktioniert´s

Weisen Sie Ihren Dokumenten stets Metadaten zu. Metadaten beschreiben das Dokument und seinen Inhalt. Sie sind kurze Informationen (Tags), die dafür sorgen, dass das Dokument korrekt und am richtigen Ort gespeichert wird. Je spezifischer die Dokumenteigenschaften hinterlegt sind, desto schneller finden Sie Ihr Dokument wieder.

Hätten Sie zum Beispiel nach „Sommer“, „Mietvertrag“ und dem Vertragsdatum suchen können, hätten Sie Julia (und sich selbst) eine Menge Zeit erspart.

Doch die Verwendung der richtigen Metadaten erleichtert Ihnen nicht nur das Auffinden eines Dokumentes. Durch sie lassen sich Dokumente (dank Metadaten wie Titel, Thema und Zusammenfassung) auch leichter interpretieren (z.B. über Metadaten wie Titel, Thema, Zusammenfassung, etc.) sodass die Dokumentenverwaltung zum Kinderspiel wird.