Tipps & Tricks: Bilder dynamisch einbinden

Tipps & Tricks:

So können Bilder
dynamisch eingebunden werden ...

Einer der Vorteile von SmartDocuments ist, dass Vorlagen über den SmartWizard ausgefüllt werden und so schicke Dokumente im einheitlichen Corporate Design generiert werden können. Die Vorlagennutzer:innen haben keinerlei Einfluss auf das Erscheinungsbild des Dokuments (Schriftart, Schriftgröße, Absätze, etc.) und befüllen die Vorlage über ein Frage-Antwort-Prinzip mit den variablen Daten.

Doch wie verhält es sich bei der Nutzung von Bildern?

Was ist, wenn individuelle Bilder innerhalb des Dokuments integriert werden müssen? Zum Beispiel möchten Sie bei der Erstellung eines Kooperationsvertrags das Logo der Partnerfirma ergänzen oder auch einen Unfallbericht verfassen und zur Dokumentation die entsprechenden Unfallfotos integrieren. In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie ganz flexibel variable Bilddateien in Ihre Dokumente einfügen können.

Grundsätzlich stehen Ihnen 3 Varianten zur Verfügung:

• Variante 1: Upload im SmartWizard
• Variante 2: Einbindung per URL / Pfad
• Variante 3: Übertragung per Schnittstelle

Variante 1: Upload im SmartWizard

Allgemeines

Anwender:innen haben die Möglichkeit, über unseren SmartWizard Dateien (u.A. Bild-Dateien) hochzuladen. Der Upload kann aber nur einmalig erfolgen. Dies hat zur Folge, dass diese Variante nur genutzt werden kann, wenn: nur ein einzelnes Bild eingefügt, oder die Bilder zusammenhängend (z.B. untereinander) dargestellt werden sollen. Falls es jedoch mehrere Bild-Dateien geben soll, die an verschiedenen Stellen des Dokumentes eingefügt werden, muss die zweite Variante genutzt werden.

Schritt 1: Erstellen der XML-Datei

Damit SmartDocuments weiß, wo genau das Bild eingefügt werden soll, muss die Vorlage entsprechend vorbereitet werden. Innerhalb der Vorlage wird ein Platzhalter in Form eines XML-Elementes hinterlegt. Dieser wird später durch das hochgeladene Bild ersetzt. Das XML-Element existiert bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht, kann jedoch über SmartDocuments generiert werden. Und so funktioniert´s: Aktivieren Sie hierfür zunächst das Ausgabeformat XML für die jeweilige Vorlage. Danach öffnen Sie diese über die Funktion „Vorlage testen“ innerhalb SmartControl. Es öffnet sich der SmartWizard. In diesem können Sie nun über die Funktion "Starten mit ..." ein "Test-Bild" hochladen (Siehe Abbildung 1). Am Ende des Frage-Antwort-Dialogs können Sie sich durch SmartDocuments eine XML-Datei erzeugen und ausgeben lassen. In der XML-Datei finden Sie in der dritten Zeile (Pfad: Root/content) den passenden Eintrag zu Ihrem hochgeladenen Bild. Innerhalb des Content-Tags muss das Attribut „Name=IhrBild.jpg“ gelöscht werden, sodass folgender Content-Tag zur Verfügung steht: "Content[@contentType='IMAGE'] (Siehe Abbildung 2).

Schritt 2: Einbindung in die Vorlage

Sie können die Vorlage nun wieder im SmartEditor öffnen. In der Frageansicht finden Sie den Reiter „XML-Felder“. Hier können Sie die eben erstellte XML-Datei über den Button "[..]" hochladen. Der „Content“-XML-Tag kann im Anschluss per Drag&Drop oder via Doppelklick an die passende Stelle innerhalb der Vorlage eingefügt werden (Siehe Abbildung 3).

Alternativ ist es ebenso möglich, dass die XML-Frage mit dem XML-Feld verknüpft wird. So hätten Anwender:innen die Option, einmalig mehrere Bilder gleichzeitig hochzuladen.

Variante 2: Einbindung per URL / Pfad

Alternativ zum Upload über den SmartWizard können Bilder auch per URL- oder Pfad-Angabe hinzugefügt werden. Hierfür verwenden Sie die Feldfunktion “IncludePicture” von Microsoft Office Word.

Schritt 1: Einbindung der Feldfunktion

Innerhalb der Microsoft Office Word-Menüleiste kann die Funktion unter "Einfügen" - "Schnellbausteine" - "Feld" - "IncludePicture" in die SmartDocuments-Vorlage integriert werden. Nachdem die Funktion in die Vorlage eingefügt wurde, lässt sich diese per Rechtsklick - „Feldfunktion ein/aus“ im Detail anzeigen (Siehe Abbildung 4).

Schritt 2: Einfügen der SmartDocuments-Frage

In unserem Beispiel wurde zunächst ein Platzhalter “URL“ verwendet (Siehe Abbildung 5). Die IncludePicture-Funktion kann auch über eine SmartDocuments-Frage befüllt werden. Die SmartDocuments-Frage wird dabei jedoch nicht direkt in die Microsoft Word-Feldfunktion eingetragen. Sie müssen diese zunächst einmal an eine leere Stelle innerhalb der SmartDocuments-Vorlage platzieren. Im Anschluss kann die SmartDocuments-Frage aus der Vorlage heraus in die Feldfunktion kopiert werden.

Schritt 3: Ergebnis

Beim Ausfüllen der Vorlage innerhalb des SmartWizards können Anwender:innen nun innerhalb der passenden SmartDocuments-Frage den Pfad oder die URL der Bilddatei angeben. Das Bild wird anschließend in der Vorlage eingefügt.

Hinweis: Bei der Eingabe einer Web-URL muss der SmartDocuments-Server Zugriff auf das Internet haben. Bei der Verwendung eines Pfades auf eine lokale Bild-Datei muss gewährleistet sein, dass der SmartDocuments-Server Zugriff auf den Pfad (z.B. über eine Freigabe) hat.

Variante 3: Übertragung per Schnittstelle

Neben den oben beschriebenen Varianten können Bild-Dateien ebenso über die Anbindung an Drittapplikationen integriert werden. In diesem Fall muss das Bild innerhalb der XML-Datei mit "Base64" codiert sein. Das XML-Element kann per XML-Frage und dem Inhaltstyp "Bild" in die Vorlage eingefügt werden (Siehe Abbildung 7).

Bildskalierung

In allen drei Varianten übernimmt SmartDocuments das Bild in der Auflösung und Größe, wie es zur Verfügung steht bzw. hochgeladen wurde. Sofern die Bilder nicht der Vorlage entsprechend vorbereitet wurden, kann mit der Einbindung des Bildes gegebenenfalls das Erscheinungsbild der Vorlage beeinträchtigt werden. Um Bilder auf eine einheitliche und passende Größe zu skalieren ist es ratsam, den Microsoft Word Positionsrahmen zu verwenden. Fügen Sie hierzu die SmartDocuments-Frage oder das XML-Element innerhalb des Positionsrahmens ein. Der Positionsrahmen skaliert das Bild immer auf eine einheitliche Größe, sodass die Breite oder Höhe des Bildes nicht überschritten wird (Siehe Abbildung 8).

Noch Fragen?

Gerne stehe ich Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.