AUTOmatisierung im Büroalltag

Informationstechnologie: Ein wachsender Markt

Informationstechnologie und insbesondere Software ist ein wachsender Sektor in jeder entwickelten Gesellschaft, so geht es aus dem Bericht »Wertschöpfung durch Software in Deutschland« hervor, der im Mai 2021 durch den Fraunhofer-Verbund IUK-Technologie veröffentlicht wurde.

Software definiert die Infrastruktur des 21. Jahrhunderts: Sie ist die Basis des globalen Finanzverkehrs, unserer Kommunikationssysteme, unserer Transportsysteme, die Basis jedes Unternehmens, sämtlicher Medien sowie der Organisation gesellschaftlicher Aufgaben. Das bestätigen auch die aktuellen Entwicklungen der Digitalbranche in Deutschland.

Laut Bitkom zeigt sich die Informationstechnik in einem von Krieg, gestörten Lieferketten und Inflation geprägten Umfeld dennoch sehr stabil und setzt weiter auf Wachstum. Der Digitalverband erwartet für die Unternehmen der IT, Telekommunikation und Unterhaltungselektronik im laufenden Jahr ein Umsatzplus von 3,8 Prozent, die Umsätze werden mit 203,4 Milliarden Euro erstmal über die 200-Milliarden-Euro-Marke klettern. Zugleich soll die Beschäftigtenzahl um 3,4 Prozent auf 1,352 Millionen steigen.

„Digitalisierung ist die Antwort auf die multiplen Krisen unserer Zeit. Digitalisierung macht eine Volkswirtschaft resilienter, sie hilft bei globalen Herausforderungen wie dem Klimaschutz und sie erleichtert das Leben der Menschen, in der Gesundheitsversorgung ebenso wie im Bildungsbereich oder in der Mobilität“, sagt Bitkom-Präsident Achim Berg. „Wir müssen die Digitalisierung in Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft verstärken und sollten mehr als nur eine Schippe drauflegen. Wir brauchen eine echte digitalpolitische Zeitwende.“

„Eierlegende Wollmilchsau“
vs. „Schuster bleib bei deinen Leisten“

So ist es auch nicht verwunderlich, dass die Anzahl der eingesetzten Softwareprodukte in Unternehmen massiv steigt. Die kleinen elektronischen Helferlein sind an vielen Stellen die Grundlage für eine Erhöhung der Produktivität und Kern der Automatisierungstechnik. Für jedes Problem, die passende Lösung. Während vor ein paar Jahren noch vermehrt auf „Allround“-Produkte gesetzt wurde und man immer bestrebt war, die „Eierlegende-Wollmilch-Sau“ zu entwickeln, gilt heute mehr und mehr der Grundsatz „Schuster bleib bei deinen Leisten“.

Aufgrund der zunehmenden Komplexität und den steigenden Anforderungen im Rahmen der Digitalisierung ist es wichtig, sich auf die eigenen Kernkompetenzen zu konzentrieren. Nur so kann eine Steigerung der Professionalität erzielt und der maximale Nutzen für Kund:innen mit den einzelnen Produkten gewährleistet werden. Um dennoch vollständig medienbruchfreie Prozesse abbilden zu können, ist es unabdingbar, dass die einzelnen Systeme miteinander kommunizieren. Kommunizieren heißt in diesem Fall, dass die einzelnen Softwarekomponenten so miteinander vernetzt werden, dass Unternehmens- und Verwaltungsprozesse effizient digitalisiert werden können.

AUTOmatisierung

Digitalisierung heißt meist Automatisierung. Nehmen wir den Begriff „AUTOmatisierung“ mit einem kleinen Wortspiel im Kontext Schnittstellen genauer unter die Lupe, können wir einen Exkurs in Richtung Automobilbranche wagen.

Nun bin ich zugegebenermaßen kein ausgewiesener „Autobauexperte“, was jedoch allgemein bekannt ist: für die Herstellung eines Automobils kommen schon seit Jahren unterschiedliche Unternehmen zum Einsatz. Jeder Zulieferer fokussiert sich dabei auf das eigene Spezialgebiet (Sitze, Schrauben, Motoren, Karosserie, Elektronik, u.v.m.) und trägt seinen Teil dazu bei, ein individuelles, hochwertiges Fahrzeug zur Verfügung zu stellen.

Und die Vorteile liegen auf der Hand! Aufgrund der Spezialisierung kann sich jedes Unternehmen auf die Weiterentwicklung der eigenen Produkte konzentrieren, wodurch das Endprodukt an Funktionalität, Komfort und Sicherheit gewinnt. Warum sollten wir das im Rahmen der Digitalisierung, ferner der Softwareentwicklung nicht auch so etablieren?

SmartDocuments Aufruf

Die „Aufruf“-Schnittstelle ermöglicht das Starten von SmartDocuments über eine Drittapplikation. Dabei können per XML notwendige Informationen bereits mitgegeben und innerhalb der Vorlage befüllt werden.

Der Service wird z.B. als Funktion einem Button in der Drittanwendung zugeordnet. Per Knopfdruck öffnet sich somit der SmartDocuments Wizard innerhalb des Browsers und ermöglicht Anwender:innen die Nutzung der Dokumentvorlage.

Re-direct Integration

Mit der Re-direct Integration kann ein bidirektionaler Austausch von Daten und Dokumenten hergestellt werden.

Über diese Variante ist es demnach möglich, Informationen in Form von XML-Dateien an SmartDocuments zu übergeben und diese Daten ebenso in die Vorlage zu übernehmen.

[01] Hierbei übermittelt die Drittanwendung zunächst eine Dokumenten-ID inklusive der entsprechenden XML-Datei an SmartDocuments.

[02] Nach der Fertigstellung des Dokuments übergibt SmartDocuments eine Ergebnismeldung an die Drittapplikation.

[03] Diese kann das fertige Dokument nun innerhalb des SmartDocuments-Servers abrufen.

Austausch Verzeichnis

Die Anbindung von SmartDocuments via Austauschverzeichnis ist eine der einfachsten Varianten für den Datenaustausch.

Hierbei legt SmartDocuments die erstellten Dokumente in ein zuvor definiertes Austauschverzeichnis ab.

Ein Dienst der Drittapplikation überwacht das Austauschverzeichnis und importiert zyklisch die erzeugten Dokumente.

Webservice (REST / SOAP)

Die Webservice-Schnittstelle ermöglicht den Aufruf über eine XML- oder JSON-Datei.

Diese XML-Nachricht (Start-XML) wird innerhalb des SmartDocuments Deposit Service hinterlegt. Der Webservice nimmt die XML entgegen und liefert ein Ticket zurück. Für den Dienst ist eine Authentifizierung erforderlich.

Die zu authentifizierenden Benutzer:innen müssen in SmartDocuments mit Benutzernamen und Passwort bekannt sein, nur dann kann der SmartDocuments Wizard (Assistent) innerhalb der Drittapplikation gestartet werden. Das Ticket muss als Parameter zu dessen URL hinzugefügt werden. Der Wizard verwendet das Ticket, um die Start-XML aus der Einreichung abzurufen und die Dokumentenerstellung zu starten.