Alle dürfen alles, oder lieber doch nicht?
Tipps & Tricks: Wie Sie
innerhalb SmartDocuments
Berechtigungen verwalten
Dank interaktiver Vorlagen und intuitiver Benutzeroberfläche sind alle Mitarbeiter:innen in der Lage, selbstständig Dokumente zu erstellen. Besser geht‘s nicht! Doch über bestimmte Vorlagen möchten Sie als Unternehmen vielleicht doch lieber die Kontrolle behalten …
Kennen Sie bereits unsere Berechtigungsverwaltung?
In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen Tipps und Tricks an die Hand geben, wie Sie Ihren SmartDocuments-Nutzer:innen die passenden Rechte vergeben.
Nach Ende eines Konzerts laufen Sie nicht einfach hinter die Bühne, dazu sind Sie in der Regel nicht befugt. Allen Konzertbesucher:innen ist normalerweise klar, warum der Zutritt zum Backstagebereich abgesperrt ist.
In einer Software ist es leider keine Selbstverständlichkeit, was Nutzer:innen erlaubt und was verboten ist. Die Türen des Software-Backstagebereichs mögen zwar verschlossen sein, sind aber nicht immer zwingend verriegelt. So kann es sein, dass sich Unbefugte in Bereichen befinden, in denen sie nichts verloren haben und dort (absichtlich oder aus Versehen) eine digitale Verwüstung anrichten. Eine gute Rechteverwaltung hilft Ihnen, solchen „Katastrophen“ vorzubeugen.
Alles unter Kontrolle dank SmartControl
Wer kennt es nicht: „Anja“ vom Kundenservice schnüffelt in den Vorlagen für Lizenzen herum und ändert aus Versehen Texte. „Tobias“ vom Rechnungswesen verschickt fröhlich drei Mal pro Woche Schreiben im falschen Corporate Design. Wenn alle Mitarbeiter:innen im Unternehmen Zugriff und Änderungsrechte auf alle Vorlagen haben, herrscht in kürzester Zeit vermutlich Chaos. Aus diesem Grund bietet SmartControl eine ausgeklügelte Rechteverwaltung für Dokumentvorlagen auf verschiedenen Ebenen. So haben Sie jederzeit die Kontrolle darüber, wer mit welcher Vorlagen, was tun darf.
Wer mit SmartDocuments intensiv arbeiten möchte, muss als Benutzer:in innerhalb SmartControl erfasst und mindestens einer Benutzergruppe (z.B. Vertrieb, Marketing, Personal, Fachabteilung xy, etc.) zugeordnet sein. Benutzer- sowie Benutzergruppen werden unter dem Menüpunkt „Rechte verwalten“, „Benutzer“ vorgenommen. Innerhalb der Rechteverwaltung finden Sie darüber hinaus ebenso die Einstellungen für „Vorlagen“, „Kopf-/Fußtexte“, „Baustein“ sowie „Admin tools“, auf die wir nachfolgend kurz eingehen:
Vorlage
Unter dem Punkt „Vorlage“ können Sie Benutzergruppen Berechtigungen für eine oder mehrere Vorlagengruppen zuweisen. Kurz gesagt, hier legen Sie fest, wer welche Vorlagen verwenden darf.
Praktisch, denn warum sollte z.B. Julia vom Empfang Zugriff auf die Vorlagen für Arbeitsverträge haben?
Selbstverständlich können Sie eine Vorlagengruppe auch mehreren Benutzergruppen zuordnen.
Kopf- und Fußtexte
In diesem Bereich legen Sie fest, wer welche Kopf- und Fußtexte, sprich welches Corporate Design nutzen oder auch Änderungen vornehmen darf.
Das ist äußerst komfortabel für Unternehmen und Organisationen, die mehrere Logos bzw. Marken führen oder unterschiedliche Designs verwalten.
Benutzer:innen können so bei der Vorlagenerstellung auswählen, welche Kopf- und Fußtexte verknüpft werden sollen.
Baustein
Das Zuweisen von Baustein-Berechtigungen ist nicht immer zwingend erforderlich, schafft jedoch gerade in größeren Unternehmen und Organisationen Struktur und Ordnung.
Denn für Vorlagenersteller:innen kann es übersichtlicher sein, wenn nicht alle anderen Vorlagenersteller:innen eigene Bausteinen ergänzen oder Überarbeitungen an den eigenen durchführen können.
Beispiel: „Warum sollte Vorlagenersteller Tom aus der Personalbteilung den Vorlagen der Rechtsabteilung Bausteine hinzufügen können?
Admin tools
Vorgesetzte dürfen alles! Hier werden den Vorlagenersteller:innen Berechtigungen erteilt.
Im Gegensatz zu den Rechten der Benutzer:innen werden diese einer Person und nicht einer kompletten Benutzergruppe zugewiesen.
Ihre Vorteile im Überblick
Warum ist es sinnvoll, Benutzer:innen
unterschiedliche Rechte zuzuweisen?
Beugt Missbrauch von Dokumenten vor: Da nicht alle Mitarbeiter:innen Zugriff auf alle Dokumentvorlagen haben, vermeiden Sie, dass Mitarbeiter:innen Vorlagen missbrauchen oder zweckentfremden (z.B. Genehmigungen, die von Unbefugten erstellt und ausgestellt werden).
Verantwortung an der richtigen Stelle: Indem Sie eine Benutzergruppe mit einer bestimmten Vorlagengruppe verknüpfen (z.B.HR-Abteilung mit der Vorlagengruppe „Arbeitsverträge“), übertragen Sie dieser Abteilung die Verantwortung und Pflege dieser Vorlagen.
Verschafft Überblick: Da die Benutzergruppen nur mit relevanten Vorlagengruppen verknüpft sind, sehen Benutzer:innen nur die Dokumente, die in der jeweiligen Gruppe benötigt werden. Das reduziert Suchaufwände und verhindert die Verwendung falscher Vorlagen.
Die Zuweisung von Berechtigungen kann Ihrem Unternehmen eine Menge Zeit und unnötige Fehler ersparen.
Gut zu wissen:
Berechtigungsstruktur importieren
Ihr Unternehmen arbeitet mit mehreren SmartDocuments-Umgebungen aber es gilt überall die gleiche Berechtigungsstruktur? Sehr gut, denn Sie können die Berechtigungsstruktur problemlos auf andere Umgebungen übertragen.
(z.B. Sie möchten eine bestehende Struktur in eine Testumgebung kopieren oder anders herum).