"Mal was anderes!" smarte Vorlagen im Schützenverein
Dokumentenautomatisierung für die Urkunden der Vereinsmeisterschaft
Ja, auch Schützenvereine haben ordentlich "Papierkram" und erzeugen fleißig Dokumente. Bestes Beispiel dafür: Die Erstellung von Urkunden für die alljährlichen Vereinsmeisterschaften. Um sich die Arbeit massiv zu erleichtern, setzt der Sportschützenverein Karlsbad e.V. (SSV Karlsbad) daher seit diesem Jahr auf das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments.
Alle Jahre wieder ...
Um sich mit anderen Sportschütz:innen zu duellieren, veranstaltet der SSV Karlsbad jährlich ab Ende September bis einschließlich November die internen Vereinsmeisterschaften. Vereinsmeisterschaften sind Wettkämpfe, die innerhalb des eigenen Vereins ausgetragen werden, um die jeweils besten Sportschütz:innen zu ermitteln. In Karlsbad werden hierfür, je nach Nachfrage, bis zu 38 unterschiedliche Disziplinen angeboten und jede Abteilung (Kurzwaffe, Langwaffe, Bogen, etc.) mit einbezogen. Jedes Mitglied kann an den Vereinsmeisterschaften teilnehmen, und zwar in seinen/ihren jeweiligen Sportarten. So kommen in der Regel zwischen 130 und 180 Starts zu Stande.
Es war einmal ... Der bisherige Prozess der Urkundenerzeugung
Bisher wurden sämtliche Ergebnisse in eine Excel-Tabelle übertragen. Nach abgelaufener Teilnahmefrist wurden die Ergebnisse ausgewertet und die jeweils fünf besten Schütz:innen pro Disziplin erhielten eine Urkunde. Für die Erzeugung der Urkunde gab es je Disziplin eine Word-Vorlage. Innerhalb der jeweiligen Vorlage wurden daraufhin die Teilnehmer:in, das Ergebnis sowie der Platz manuell angepasst und die Daten per Copy & Paste aus der Exceltabelle übernommen. "Da vergingen dann schon gerne mal ein paar Stunden, bis alle Disziplinen abgearbeitet waren", berichtet Lennart Hielscher, Stellvertretender Sportleiter des SSV Karlsbad. "Vor allem hat es beim Einfügen der Daten immer wieder das Layout verschoben. Plötzlich ein Absatz, die falsche Schriftart. Jede Urkunde musste daher vor dem Druck nochmal geprüft werden."
Eine moderne Lösung muss her!
"Wir waren uns einig, das geht doch garantiert auch einfacher!", erzählt Volker Göring, Vorstand des Sportschützenverein Karlsbad e.V., während des Interviews. "Aus diesem Grund machten wir uns auf die Suche nach der passenden Softwarelösung. Die Anforderungen: Einfach in der Handhabung, schnell in der Umsetzung und Zeitersparnis im Vereinsalltag. Und so wurden wir auf SmartDocuments aufmerksam. Auch wenn wir nicht die klassische Zielgruppe sind, war das Team der SmartDocuments sehr aufgeschlossen und sprudelte direkt vor Ideen. Das hat uns sehr gefallen", so Göring weiter. So verging nicht viel Zeit, bis die erste Vorlage "Urkunde" umgesetzt wurde.
"Die Urkundenerzeugung läuft jetzt vollautomatisiert. Wir pflegen lediglich die Exceltabelle mit allen Ergebnissen der Schütz:innen in sämtlichen Disziplinen. Eine Urkunde erhalten jedoch nicht alle Teilnehmer:innen, sondern nur die Plätze 1 bis 5. Damit diese nicht nochmals extrahiert werden müssen, wird auch der Hinweis "Erhalt einer Urkunde" innerhalb der Excel per "x" definiert. Für den Druck der Urkunden öffnen wir den SmartWizard und starten die Vorlage mit der Exceltabelle. Sämtliche variablen Daten, wie der Titel der Meisterschaft, die Disziplin, die Teilnehmer:innen, den Platz sowie die Punkt- bzw. Ringzahl werden automatisch befüllt. Ruckzuck erhalten wir eine zip-Datei mit allen erforderlichen Urkunden (Platz 1 bis 5 jeweils pro Disziplin) im PDF-Format. Nur noch drucken, fertig", berichtet Lennart Hielscher. "Das geniale, die Vorlage kann nicht nur für die Generierung der Urkunden für die Vereinsmeisterschaften, sondern ebenso für alle anderen internen Wettkämpfe verwendet werden."
Einheitlicher Auftritt nach Außen
Ein weiteres "Sorgendkind" war darüber hinaus der einheitliche Auftritt nach Außen. Sämtliche Vorstandsmitglieder müssen die unterschiedlichsten Schreiben anlegen. Hierfür wurden ebenso Word-Vorlagen erstellt. Jedes Vorstandsmitglied hat diese am eigenen PC individuell genutzt und angepasst. Trotz einheitlicher Vorlage wiesen diese unterschiedliche Schriftarten, Schriftgrößen oder gar veraltete Daten auf. "Das war alles andere als professionell", betont Volker Göring. Mit SmartDocuments haben wir nun eine Vorlage gestaltet. Diese kann webbasiert sowie rechnerunabhängig per einfachem Frage-Antwort-Prinzip durchlaufen werden und am Ende purzelt ein schickes Dokument im Word- oder PDF-Format heraus. "Das tolle daran, die Vorstandsmitglieder sind im System hinterlegt, sodass automatisch die richtigen Kontaktdaten vorbefüllt werden", so Göring weiter. Klarer Pluspunkt: Die Dokumentersteller:innen haben keinerlei Einfluss auf die Optik des Dokuments. Das Aussehen wurde einmalig, zentral festgelegt.
Der Blick in die Zukunft ...
"Die Tests waren einwandfrei! Alles in allem konnten wir bereits heute die Anzahl an Vorlagen sowie den Pflegeaufwand deutlich reduzieren. Perspektivisch möchten wir daher auch weitere Vorlagen, wie unsere Mitgliederverwaltung sowie interne Anträge im Zusammenhang mit dem Waffenrecht umsetzen. Wir arbeiten alle ehrenamtlich und ich finde es toll, dass sich meine Vorstandskolleg:innen Zeit freischaufeln, um sich für den Verein zu engagieren. Aus diesem Grund bin ich der Meinung, dass auch Vereine den Schritt in Richtung Digitalisierung wagen können, um den privaten Zeitaufwand so gering, wie möglich zu halten", erklärt Volker Göring abschließend.
Autor:innen
- Volker Göring, Vorstand des Sportschützenverein Karlsbad e.V.
- Juliane Buch, Marketing & PR SmartDocuments Deutschland GmbH