"Butter bei die Fische"
Landeshauptstadt Kiel gibt weiterhin Vollgas in Richtung Digitalisierung!
In zehn Wochen zur vollautomatisierten Bescheiderstellung. Die Landeshauptstadt Kiel optimiert den Prozess der Antragsabwicklung für das „Mobile Haltverbot“ im Schnelldurchlauf.
Der Hackathon-Trend
Um die Verwaltungsdigitalisierung voranzutreiben nutzt die Landeshauptstadt Kiel das sich mehr und mehr etablierende „Hilfsmittel“ Hackathon. Bei einem Hackathon handelt es sich um ein meist mehrtägiges Event, bei dem, während der Dauer versucht wird (gemeinsam mit Hersteller:innen, IT-Expert:innen, Fachexpert:innen, etc.) innovative, kreative und nützliche Softwareprodukte und Lösungen für vorgegebene Herausforderungen (Challenges) zu finden. Im Rahmen des ersten OZG-Verwaltungshackathon Schleswig-Holstein konnte Kiel bereits 46 digitale Anträge für die Stadtverwaltung entwickeln. Während der Fokus im Juli 2022 auf der Gestaltung von Onlinediensten lag, sprich die Sicht der Bürger:innen in Form von intelligenten Antragsassistenten verbessert wurde, stand im September 2023 die Abarbeitung der Anträge im Mittelpunkt. Ziel des zweiten SH:digital Hackathons war es daher, über Online-Anträge hinaus, den gesamten Verwaltungsprozess vollständig zu digitalisieren. „Beim ersten landesweiten Hackathon SH:digital wurde Zukunft greifbar gemacht – und durch die Mitarbeitenden der kommunalen Verwaltungen aktiv mitgestaltet. Wir schaffen uns hier als Verwaltungen Freiraum, gemeinsam sinnvolle digitale Lösungen auf den Weg zu bringen, die für alle intuitiv nutzbar sind.“, betonte Kiels Oberbürgermeister Ulf Kämpfer. „Denn Automatisierung entlastet die Mitarbeitenden und ermöglicht den flexiblen Gang zum Amt für alle Bürger:innen – egal zu welcher Uhrzeit und ohne unnötige Wege.“
Automatisierte Bescheiderstellung in der Straßenverkehrsbehörde
Bei der Frage: „Was kann automatisiert werden?“ beziehungsweise „Was erfordert die meiste Handarbeit?“ wurde das Paradebeispiel schnell gefunden: „Mobiles Haltverbot“. Die Kieler Straßenverkehrsbehörde besteht aus vier Mitarbeiter:innen. Für den Onlinedienst „Mobiles Haltverbot“ gehen jährlich etwa 7.000 Anträge ein, Tendenz steigend. Die Abarbeitungszeit pro Antrag betrug bisher etwa sieben bis zehn Minuten. Das Erstellen der Bescheide war äußerst aufwendig: Datenübernahme, Stempel, Unterschrift, das ganze einscannen und per E-Mail an die antragstellende Person zurücksenden. Die Lösung: Ein digitaler Bescheid muss her, am besten komplett vollautomatisiert. Gesagt, getan. Der neue Verwaltungsprozess läuft nun wie folgt ab: Die antragstellende Person meldet sich mit dem eigenen Account beim Service-Konto Schleswig-Holstein an und stellt den Online-Antrag auf „Mobiles Haltverbot“. Nachdem der Antrag abgesendet wurde, landet dieser im Posteingang des Fachverfahrens „Alfa“ innerhalb der OZG-Cloud. Im Anschluss folgt die Prüfung auf Vollständigkeit sowie Richtigkeit. Bei fehlenden Unterlagen wird die antragstellende Person über das Servicekonto informiert, sodass diese online nachgereicht werden können. Diese Prüfung ist derzeit seitens der Fachabteilung noch gewünscht, kann in einem weiteren Schritt jedoch auch entfallen. Sind alle Angaben und Unterlagen vollständig und korrekt, wird per Knopfdruck der Bescheid erstellt und wieder in das Postfach des Servicekontos der antragstellenden Person zurückgespielt.
Das Zusammenspiel unterschiedlichster Komponenten
Für die Umsetzung des digitalen Verwaltungsprozesses kommen die Komponenten OZG-Cloud, die Allgemeine Fachanwendung (Alfa), das Antragsmanagement Form-Solutions sowie das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments zum Einsatz. Die OZG-Cloud ist eine verwaltungsseitige IT-Systemlandschaft für Kommunen und öffentlich-rechtliche Körperschaften oder Anstalten. Sie wurde von Kommunen initial ins Leben gerufen und wird seit 2022 mit einer breiten Initiative des Landes Schleswig-Holstein, des ITV.SH, den schleswig-holsteinischen Kommunen und der Projektleitung von Dataport vorangetrieben. Die OZG-Cloud ist für eine medienbruchfreie und digitale Sachbearbeitung von Verwaltungsleistungen (OZG) konzipiert. Sie besteht aus einer webbasierten Allgemeinen Fachanwendung (Alfa), die in einer Cloud-Umgebung läuft. Mit Alfa können Kommunen sowie öffentlich-rechtliche Körperschaften und Anstalten Anträge aber auch Anfragen von Bürger:innen und Unternehmen mit digital gestützten Workflows einfach bearbeiten.
Die mit dem Antragsassistent eingereichten Daten werden durch die Fachanwendung Alfa weiterverarbeitet und via Webservice-Schnittstelle an SmartDocuments übergeben. Über das zentrale Vorlagenmanagementsystem wird im Hintergrund die Vorlage für den Bescheid des „Mobilen Haltverbots“ aufgerufen. Diese wird mit den erforderlichen Daten aus der Fachanwendung befüllt, der Bescheid generiert und an die Fachanwendung Alfa zurückgespielt.
Die Umsetzung im Schnelldurchlauf
Die Umsetzung des Digitalisierungsprojekts erfolgte im Schnelldurchlauf. Von der Prototypgestaltung im September bis zur Liveschaltung Anfang Dezember 2023 vergingen circa zehn Wochen. „Wir sind begeistert, wie schnell Onlinedienste an den Start gehen können, wenn alle Beteiligten Hand in Hand arbeiten. Auch die ersten Erfolge können sich wirklich sehen lassen.“, schwärmt Jonas Dageförde , Chief Digital Officer (CDO) der Landeshauptstadt Kiel. Mit dem neuen vollautomatisierten Prozess wird pro Antrag nur noch knapp eine Minute Bearbeitungszeit benötigt. Das bedeutet, eine Zeitersparnis von etwa vier Monaten pro Jahr. Die Straßenverkehrsbehörde sieht das als Chance, sich zeitraubende Standardarbeiten vom Hals zu halten und sich lieber aufwendigeren, komplexeren Themen und Projekten zu widmen.
Kiel gibt weiterhin Vollgas …
Neben dem „Mobilen Haltverbot“ werden noch weitere Onlinedienste mit einer vollautomatisierten Bescheiderstellung ausgestattet, wie beispielsweise die „Windelförderung“, die „Mitteilung zum Kauf eines Kraftfahrzeuges“ oder auch die „Hundesteuer-An- sowie Abmeldung“. Perspektivisch werden selbstverständlich weitere Fachbereiche folgen.
Autor
- Christoph Steuber, E-Government Manager, Stabsstelle Digitalisierung (OB.D) bei der Landeshauptstadt Kiel