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Tipps & Tricks: Wie Sie Genehmigungsprozesse umsetzen ...

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Rahmen dieses Beitrags auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet.
Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.


Teamwork im Dokument:
So funktioniert "Co‑Authoring" in der Praxis

Dokumente entstehen in der Praxis selten im Alleingang, sondern häufig als echte Teamleistung. Genau dafür bietet SmartDocuments die passende Lösung. Mit dem Modul „Co-Authoring“ können bis zu zehn Mitarbeiter nacheinander gemeinsam an einem Dokument arbeiten – jeder übernimmt dabei exakt den Baustein, für den er verantwortlich ist. So entsteht ein klar strukturierter Prozess ohne Versionschaos, ohne manuelle Nachbearbeitung und ohne Umwege über Word-Dateien – direkt und bequem im SmartWizard.

Während in der Basisvariante nur eine Person den Frage‑Antwort‑Dialog durchläuft, ermöglicht Co‑Authoring die gezielte Zuweisung einzelner Bausteine an bestimmte Autoren. Jede Person beantwortet nur die für sie relevanten Fragen – effizient, strukturiert und ideal für kollaborative Prozesse.

z.B. Umsetzung mit 3 Bearbeitern bzw. Autoren

  • Bearbeiter 1
    • Durchläuft die Fragen im SmartWizard, die ihm zugewiesen sind.
    • Generiert nicht das finale Dokument. sondern weist die Aufgabe der nächsten Person zu.
  • Bearbeiter 2
    • Erhält automatisch eine E‑Mail mit der Aufgabe.
    • Startet die Aufgabe in SmartDocuments und beantwortet die ihm zugewiesenen Fragen.
    • Anschließend gibt er die Aufgabe weiter an Bearbeiter 3.
  • Bearbeiter 3
    • Beantwortet seine Fragen.
    • Generiert das finale Dokument.


Vektorgrafik: Antrag wird per Stempel genehmigt

Beispiel: Laufzettel für Personal-Neueinstellungen

In unserem Beispiel wird eine neue Person im Unternehmen bzw. der Organisation eingestellt. Die Personalabteilung (Autor 1) erfasst die Stammdaten der Person, die IT-Abteilung (Autor 2) weist eine gewisse Hardwareausrüstung zu und die Abteilungsleitung (Autor 3) ergänzt Schulungen, an denen der neue Mitarbeiter teilnehmen soll. (Es handelt sich hierbei um ein einfaches Beispiel eines unserer Kunden. Selbstverständlich können die unterschiedlichsten Szenarien abgebildet werden. Mit dem Co-Authoring-Modul können mehrere Personen fachlich an einem Dokument arbeiten oder auch Genehmigungsprozesse, wie beispielsweise Korrekturläufe, Freigaben oder Ähnliches abgebildet werden.) 

Autor 1:

Wie gewohnt, die Vorlage über den SmartWizard starten, Fragen beantworten und am Ende des Ausfüllprozesses Klick auf "Fertig". Im Gegensatz zur "normalen" Dokumenterstellung erscheint nun ein Fenster zur Autorenauswahl. Hier müssen Sie die entsprechende Benutzergruppe/ den jeweiligen Autor auswählen, der das Dokument als nächstes bearbeiten soll. Durch Klick auf "OK" bestätigen Sie Ihre Eingabe und erhalten die Meldung "Für Person xy wurde erfolgreich eine Aufgabe erstellt."



Autor 2:

Als nächster an der Reihe, erhält Autor 2 eine E-Mail-Benachrichtigung über die neue Aufgabe. Wenn Autor 2 nun den SmartWizard startet, sieht dieser am Button "Gespeichert", dass eine neue Aufgabe ansteht. Durch Klick auf "Gespeichert" öffnet sich eine Übersichtsseite mit den offenen Aufgaben. Die jeweilige Aufgabe markieren und auf "Starten" klicken, woraufhin sich die Vorlage öffnet und die Angaben zur IT-Ausstattung ergänzt werden müssen. Der 2. Autor ergänzt alle relevanten Daten, klickt am Ende auf "Fertig" und wählt den nächsten Autor aus.



Autor 3:

Nun wird auch Autor 3 per E-Mail über eine neue Aufgabe informiert. Autor 3 startet ebenso den SmartWizard, öffnet die neue Aufgabe und ergänzt auch seine relevanten Daten. Durch Klick auf "Fertig" wird jetzt das finale Dokument im gewünschten Format (PDF, Word, etc.) generiert, welches direkt an der richtigen Stelle (Dateisystem, DMS, Archiv, CRM, Fachverfahren, etc.) abgelegt oder natürlich auch per E-Mail an den richtigen Kollegen weitergeleitet werden kann.

Und so funktioniert´s

Vorbereitungen

Das Co‑Authoring‑Modul muss lizensiert sein. Ob Sie über das Modul verfügen, sehen Sie innerhalb der SmartControl-Systemeinstellungen. Für das Modul ist keine zusätzliche Softwareinstallation erforderlich. Alle notwendigen Komponenten sind bereits in der Standardinstallation enthalten. Die Funktionalität wird ausschließlich über die Lizenz freigeschaltet.

Innerhalb SmartControl kann unter dem Navigationspunkt "Plugins" festgelegt werden, auf welcher Ebene das "Co‑Authoring‑Modul" verfügbar ist. Die Funktion kann global ein‑ oder ausgeschaltet werden, sodass sie immer oder nie verfügbar ist. Logischer ist es jedoch, das Modul nur für bestimmte Ebenen zu aktivieren, wie zum Beispiel für bestimmte:

  • Benutzergruppen
  • Benutzer
  • Vorlagengruppen
  • Vorlagen
  • Kopf- /Fußtexte

In diesem Beitrag wird das Modul auf "Vorlagenebene" aktiviert.

In den Eigenschaften jeder Vorlage gibt es einen Reiter „Plugins“. Dort können die aktivierten Module je Vorlage ein‑ oder ausgeschaltet werden.


Aufgabenzuweisung

Die Aufgabenzuweisung basiert auf einem oder mehreren Bausteinen. Einer Vorlage werden demnach Bausteine zugewiesen, die die eigentlichen Arbeitsschritte beinhalten.

In unserem obigen Beispiel wäre das ein Baustein mit den "Stammdaten" für die Personalabteilung, ein Baustein "IT-Ausstattung" für die IT-Abteilung sowie ein Baustein "Schulungen" für die jeweilige Abteilungsleitung. Wurde der Vorlage (wie im Punkt Vorbereitungen beschrieben) das Co-Authoring zugewiesen, finden Sie in den Eigenschaften der Vorlage den Reiter "Co-Autoren". In diesem legen Sie nun fest, welcher Autor, welchen Baustein bzw. welche Bausteine bearbeiten muss.


Noch Fragen?

Gerne stehe ich Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.


Pascal Sauermann

SmartDocuments Deutschland GmbH
Presales Consultant

Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf

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