Wie gelangen Ihre Daten in unsere smarten Dokumente?

"Dokumentenautomatisierung leicht gemacht!"

Damit Ihre Dokumente schnell, korrekt und vollständig entstehen, bietet SmartDocuments drei flexible Wege, um Daten in Vorlagen zu übernehmen: über den SmartWizard, über Datenbanken oder über Drittsysteme. Beim SmartWizard starten Sie zunächst die gewünschte Vorlage. Anschließend beantworten Sie einige wenige Fragen, während der Wizard im Hintergrund die passenden Daten an den richtigen Stellen im Dokument platziert. Sobald alle Angaben ergänzt sind, erhalten Sie das fertige Dokument direkt im gewünschten Format – einfach, strukturiert und ohne manuelle Nacharbeit.

Über die Anbindung von Datenbanken können Sie während der Dokumentenerstellung gezielt nach vorhandenen Datensätzen suchen. Der SmartWizard greift dabei direkt auf die jeweilige Datenbank zu und übernimmt die ausgewählten Informationen automatisch in das Dokument. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass stets aktuelle Daten verwendet werden.

Der dritte Weg führt über Drittsysteme. Durch die Integration bestehender Anwendungen – wie Fachanwendungen, DMS, CRM, ERP oder andere Drittsoftware – lassen sich Dokumente vollständig automatisiert generieren. Die Vorlage wird direkt aus dem angebundenen System angestoßen, alle relevanten Daten werden automatisch eingefügt und das fertige Dokument wird anschließend an der vorgesehenen Stelle abgelegt. Selbstverständlich müssen Sie sich nicht für einen Weg entscheiden, alle drei Varianten können auch beliebig miteinander kombiniert werden.

Fazit: Dokumentenautomatisierung leicht gemacht: "Daten rein, Dokument raus. Einfach, schnell und zuverlässig.

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  Raus aus dem Vorlagendschungel!

  Viele Unternehmen und Organisationen befinden sich in einem reinen Vorlagendschungel den es gilt hinter sich zu lassen. Aber was genau macht ein Vorlagenmanagementsystem wie SmartDocuments und warum macht es Sinn, dieses einzuführen?

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  SmartDocuments-Bestandteile

  Unser Vorlagenmanagementsystem besteht aus 3 Softwareteilen: SmartControl (Administration), SmartEditor (Vorlagenerstellung) und SmartWizard (Oberfläche für Endnutzer:innen). Alle 3 Anwendungen sind standardmäßig im Lieferumfang enthalten.

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  SmartDocuments Besonderheiten

  Mit SmartDocuments verwalten Sie all Ihre Vorlagen zentral. SmartDocuments unterteilt Vorlagen in 4 unterschiedliche Bereiche: Corporate Design, Inhalt, Bausteine sowie Variable Daten. Durch die Unterteilung erleichtern Sie sich die Pflege der Vorlagen enorm.