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Tipps & Tricks: Mehrere Standorte - Ein Vorlagenpool

Wie Sie eine Vorlage in unterschiedlichen Designs nutzen ...

In unserem Whitepaper 07/2025: «Ein Vorlagensatz - viele Gesichter« haben wir gezeigt, wie sich mit einem einzigen Vorlagensatz unterschiedliche Kopf- und Fußtexte kombinieren lassen. Das Prinzip ist ebenso einfach wie wirkungsvoll: Der fachliche Inhalt bleibt identisch, während sich Erscheinungsbild, Absenderinformationen oder Corporate-Design-Elemente flexibel austauschen lassen. So können Organisationen den Pflegeaufwand deutlich reduzieren und gleichzeitig individuelle Anforderungen abbilden. In der Praxis stellt sich jedoch schnell die nächste Frage: Wie wird eigentlich entschieden, welcher Kopftext zum Einsatz kommt? Denn spätestens dann, wenn Dokumente automatisiert erzeugt werden – etwa aus Fachanwendungen, über Schnittstellen oder auf Basis von Abfragen – ist eine manuelle Auswahl durch Anwender:innen weder praktikabel noch gewünscht.


Gerade in komplexeren Organisationsstrukturen
zeigt sich das Potenzial dieser Automatisierung:

  • Verbandsgemeinden oder Verwaltungsgemeinschaften, in denen mehrere Gemeinden mit eigenem Auftritt zusammenarbeiten. Bescheide, Anschreiben oder Informationsschreiben basieren auf denselben Inhalten, müssen jedoch je nach zuständiger Gemeinde automatisch das passende Logo, Farbschema und die korrekten Absenderdaten erhalten.
  • Unternehmen mit mehreren Standorten oder Tochtergesellschaften, bei denen zentrale Vorlagen genutzt werden, das Dokument aber abhängig vom Standort, der Gesellschaft oder dem Kostenstellenkontext unterschiedlich auftreten soll – etwa mit variierenden Briefköpfen, Ansprechpartnern oder rechtlichen Pflichtangaben.
  • Verwaltungen mit zugehörigen Eigenbetrieben oder kommunalen Unternehmen, beispielsweise Stadtwerke, Verkehrsbetriebe oder Abfallwirtschaft. Auch hier werden häufig identische oder sehr ähnliche Dokumente eingesetzt – etwa Anschreiben, Verträge oder Informationsschreiben – die jedoch je nach Organisationseinheit klar als Dokument der Kernverwaltung oder des jeweiligen Unternehmens erkennbar sein müssen. Unterschiedliche Logos, Absender, Kontaktdaten oder rechtliche Hinweise lassen sich dabei automatisiert über passende Kopftexte steuern.

Genau hier setzt dieser Tipps & Tricks-Artikel an. Aufbauend auf dem bekannten Konzept „eine Vorlage – mehrere Gesichter“ zeigen wir, wie Kopf- und Fußtexte nicht nur variabel verknüpft, sondern zielgerichtet und automatisiert ausgewählt werden können. Statt manueller Entscheidungen übernehmen Parameter aus Abfragen, Metadaten oder Nutzerdaten die Steuerung – zuverlässig, nachvollziehbar und vollständig integriert in bestehende Prozesse.

Das Ergebnis: Dokumente, die sich automatisch an Kontext, Organisationseinheit oder Empfänger anpassen – ohne zusätzliche Vorlagen, ohne Sonderlogik und ohne Mehraufwand in der Pflege.
Vektorgrafik: Dokument mit unterschiedlichen Karnelvals-Masken

Und so einfach geht´s!

Verknüpfung variabler Kopftexte

Die Grundlage bildet ein zentraler Vorlagensatz, der den fachlichen Inhalt des Dokuments enthält. Das Erscheinungsbild – also Layout, Logo, Farben, Absenderinformationen oder rechtliche Angaben –wird nicht in der Vorlage selbst definiert, sondern über separate Kopf- und Fußtexte gesteuert. Diese Kopftexte werden in SmartDocuments als eigenständige Objekte gepflegt und der Vorlage variabel zugeordnet. Dadurch entsteht eine flexible Beziehung: Die Vorlage bleibt unverändert, während zur Laufzeit unterschiedliche Kopftexte angebunden werden können.

In der einfachsten Ausprägung erfolgt die Auswahl des passenden Kopftextes durch die Anwender:innen im SmartWizard. Zu Beginn der Dokumenterstellung werden entsprechende Auswahldialoge angezeigt, in denen der gewünschte Kopftext ausgewählt werden kann. Welche Optionen dabei zur Verfügung stehen, ist rechtegesteuert: Anwender:innen sehen ausschließlich jene Kopftexte, für die sie auch berechtigt sind. So wird sichergestellt, dass z.B. nur die zulässigen Organisationseinheiten, Gemeinden oder Unternehmen auswählbar sind. In Szenarien, in denen SmartDocuments in eine Drittapplikation eingebunden ist – etwa ein ECM-System, ein ERP oder ein Fachverfahren – kann diese Auswahl vollständig automatisiert erfolgen. In diesem Fall wird der gewünschte Kopftext nicht manuell gewählt, sondern über übergebene XML-Parameter gesteuert. Die aufrufende Anwendung übermittelt dabei kontextbezogene Informationen, beispielsweise zur Organisationseinheit, zum Mandanten oder zum Standort. SmartDocuments ordnet anhand dieser Parameter automatisch den passenden Kopftext zu.




Damit lässt sich derselbe Vorlagensatz sowohl in interaktiven Szenarien mit Nutzerführung, als auch in vollständig automatisierten Prozessen einsetzen. Die Entscheidung, welcher Kopftext verwendet wird, verlagert sich dabei vom Anwender auf den Prozess – ohne zusätzliche Vorlagen oder Sonderlogik.

Steuerung über Datenquellen

Während bei der ersten Variante die interne Kopftext-Funktion von SmartDocuments genutzt wird, geht dieser Ansatz einen Schritt weiter. Die Auswahl und Einbindung des passenden Kopfbereichs erfolgt hier datengetrieben – unabhängig von der klassischen Kopf- und Fußtextlogik. Stattdessen werden die Kopftexte als Bausteine umgesetzt und gezielt in die Vorlage eingefügt.

Schritt 1: Definition der Datenquelle

Grundlage dieser Variante ist eine Datenquelle, die steuert, welcher Kopftext verwendet werden soll. Dafür kommen grundsätzlich zwei Optionen infrage:

  1. Datenbankgestützte Quellen: Hierbei kann es sich sowohl um eine vollständig externe SQL-Datenbank handeln als auch um interne Datenquellen, etwa die Nutzerdatenbank von SmartDocuments. Typische Inhalte sind z.B. Standortinformationen, Organisationseinheiten, Mandanten oder Rollen. 
  2. Abfragen im SmartWizard: Alternativ kann die Steuerung über eine Abfrage innerhalb des SmartWizards erfolgen, etwa in Form einer Auswahlfrage. Anwender:innen wählen dabei einen Wert manuell aus, der später für die Steuerung der Inhalte verwendet wird.

In beiden Fällen entsteht ein klar definierter Wert, der im weiteren Verlauf als Entscheidungsgrundlage dient.

Schritt 2: Auswahl und Einfügen des passenden Kopftextes

Im zweiten Schritt wird der ermittelte Wert genutzt, um den passenden Kopftext einzufügen. Anders als bei Variante "a." werden die Kopf- und Fußtexte hier als Bausteine umgesetzt. Jeder Baustein repräsentiert dabei einen vollständigen Kopf- und Fußbereich – inklusive Layout, Schriftarten, Schriftgrößen, Farben und weiterer Designelemente. Die Einbindung erfolgt regelbasiert: Abhängig vom ausgewählten Wert oder übergebenen Parameter wird genau der Baustein eingefügt, der zum jeweiligen Kontext passt.


Praxisbeispiel: Standortsteuerung bei der Stadt Musterstadt

In der Stadt Musterstadt existieren mehrere Standorte, sowie zugehörige Unternehmen mit jeweils eigenem Auftritt. Für die Dokumentenerstellung wird eine SQL-Abfrage auf eine Standortdatenbank verwendet, in der die relevanten Standorte hinterlegt sind. Ergänzend dazu wird die Steuerungslogik im SmartEditor definiert. Zunächst wird eine Datenbankabfrage angelegt, die die relevanten Steuerinformationen liefert. In diesem Beispiel wird ein Indikatorwert definiert – etwa die Abteilung bzw. Organisationseinheit (z.B. Hauptverwaltung, Stadtwerke, Jobcenter). Auf Basis dieses Indikatorwertes wird anschließend eine Auswahlfrage konfiguriert. Für jede mögliche Ausprägung des Wertes wird dabei eine eigene Antwortoption angelegt. Jede Antwort steht somit eindeutig für eine Organisationseinheit und den zugehörigen Kopftext-Baustein.

Über die Eigenschaften der Auswahlfrage und der einzelnen Antworten wird anschließend festgelegt, wann welche Option selektiert wird. Hierzu kommen Operatoren zum Einsatz, die den aus der Datenbank gelieferten Wert mit den definierten Antwortoptionen vergleichen. Trifft die Bedingung zu, wird die entsprechende Antwort automatisch ausgewählt. Das Ergebnis dieser Selektion dient wiederum als Auslöser für die Einbindung des passenden Kopftext-Bausteins. Abhängig von der ermittelten Abteilung wird somit genau der Kopf- und Fußbereich eingefügt, der für den jeweiligen Kontext vorgesehen ist – ohne manuelle Nacharbeit und ohne zusätzliche Vorlagen. Zu Beginn der Dokumentenerstellung wählt die Anwenderin im SmartWizard den gewünschten Standort aus. Dieser Wert wird an SmartDocuments übergeben und dient als Steuerparameter.


Obwohl der fachliche Dokumentinhalt identisch bleibt, unterscheiden sich die erzeugten Dokumente im Erscheinungsbild deutlich.
Die Steuerung erfolgt vollständig datenbasiert, ohne zusätzliche Vorlagen und ohne manuelle Nachbearbeitung.

Fazit

Die Kombination aus zentralen Vorlagen und flexibel steuerbaren Kopf- und Fußbereichen eröffnet in SmartDocuments vielfältige Möglichkeiten, um Dokumente effizient, konsistent und gleichzeitig kontextabhängig zu gestalten. Ob über variable Kopftexte oder über datengetriebene Bausteinlogiken – entscheidend ist die klare Trennung von Inhalt und Gestaltung.

Während die Verknüpfung variabler Kopftexte einen schnellen und strukturierten Einstieg bietet, ermöglichen datenbasierte Steuerungen über Abfragen, Parameter oder Nutzerdaten eine deutlich höhere Automatisierung und Gestaltungsfreiheit. Unterschiedliche Organisationseinheiten, Standorte oder zugehörige Unternehmen lassen sich so mit einem einheitlichen Dokumentenbestand bedienen – ohne Vorlagenvielfalt und ohne zusätzlichen Pflegeaufwand.

Gerade in komplexen Verwaltungs- und Unternehmensstrukturen zeigt sich der Nutzen dieser Ansätze: Prozesse werden schlanker, Fehlerquellen reduziert und Dokumente passen sich automatisch ihrem Kontext an. Gleichzeitig bleibt die Lösung flexibel genug, um schrittweise von manuellen Auswahlmechanismen hin zu vollständig automatisierten Szenarien ausgebaut zu werden. Damit wird deutlich: Mit der richtigen Struktur und Steuerungslogik lassen sich aus einem Vorlagensatz viele Gesichter erzeugen – effizient, wartbar und zukunftssicher.

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Gerne stehe ich Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Pascal Sauermann

SmartDocuments Deutschland GmbH
Presales Consultant

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