Whitepaper: Dokumentenwahnsinn im Hochschul- / Universitätsalltag

Hochschulen und Universitäten produzieren jeden Tag tausende Dokumente: Bescheide, Protokolle, Zertifikate, Verträge, Richtlinien, Einladungen u.v.m. Bei mehreren Standorten, Fakultäten und Einrichtungen eskalieren Komplexität, Abstimmungsaufwand und Fehlerquoten. Das Ergebnis: Inkonsistente Dokumente, unnötige Kosten, Compliance-Risiken und lange Durchlaufzeiten. Ein Vorlagenmanagementsystem bündelt Vorlagen, Inhalte und Regeln zentral, stellt sie standort- und rollenbasiert bereit, befüllt sie datengetrieben und steuert Änderungen. So entstehen einheitliche, rechtssichere und schneller erzeugte Dokumente – campusübergreifend.

Dokumentenvielfalt = Pflegeaufwand

• Immatrikulations- und Exmatrikulationsbescheinigungen
• Studienbescheinigungen (z.B. für BAföG, Krankenkassen, Arbeitgeber, etc.)
• Zeugnisse und Abschlussdokumente (Diplome, Urkunden)
• Prüfungsprotokolle und Leistungsnachweise
• Bescheide (z.B. Zulassung, Ablehnung, Anerkennung von Leistungen)
• Kooperationsverträge mit externen Partnern
• Personalunterlagen (Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Reisekostenabrechnungen, u.v.m.)
• Haushalts- und Finanzdokumente (Budgetpläne, Rechnungen)
• Protokolle und Beschlüsse (Senat, Fakultätsrat)
• Richtlinien und Satzungen (Prüfungsordnungen, Studienordnungen)
• und vieles, vieles mehr,

um nur ein paar der Dokumente zu nennen, die den Alltag von Hochschulverwaltungen begleiten. Das Erzeugen von Dokumenten ist aufwendig, doch die Pflege der Vorlagen, vor allem im Kontext unterschiedlicher Standorte, unterschiedlicher Corporate Designs, unterschiedlicher Geschlechts-/Gendervarianten, etc. eine absolute Mammutaufgabe. – Das geht doch deutlich einfacher!

Minimierung der Anzahl an Vorlagen

In vielen Hochschulen existieren für jede Variante eines Dokuments eigene Vorlagen. Unterschiedliche Standorte, Fakultäten, Sprachen, Genderformen oder Layouts führen schnell zu hunderten Versionen. Dieser „Vorlagenwildwuchs“ verursacht hohen Pflegeaufwand, Fehlerquellen und Intransparenz. Ein professionelles Vorlagenmanagementsystem schafft hier Abhilfe. Anstatt für jede Variante eine separate Datei zu erstellen, werden alle relevanten Unterschiede in einer einzigen Vorlage abgebildet. Das funktioniert durch: regelbasierte Steuerung, dynamische Textbausteine sowie vordefinierte Benutzer-/Vorlagengruppen.

Einheitliches Corporate Design abhängig vom Standort

Ein konsistentes Corporate Design ist für Hochschulen und Universitäten essenziell, um Professionalität und Glaubwürdigkeit zu vermitteln.

Doch in der Praxis sieht es oft anders aus: Unterschiedliche Standorte, Fakultäten und Lehrstühle verwenden eigene Vorlagen mit variierenden Logos, Farben und Schriftarten. Das führt zu einem uneinheitlichen Auftritt und erschwert die Markenführung. Ein modernes Vorlagenmanagementsystem stellt sicher, dass alle Dokumente – vom Zulassungsbescheid bis zur Forschungsvereinbarung – dem Corporate Design der Hochschule entsprechen.

Mit SmartDocuments ist die Verwaltung des Corporate Designs effizient: zentral, immer aktuell und verfügbar. Das Universitäts-Layout wird komplett unabhängig von den Inhalten gepflegt. Ganz egal, was sich im Inhalt der Vorlage verändernd, das Corporate Design ist sicher zentral gespeichert. So wird sichergestellt, dass immer das derzeit aktuelle Erscheinungsbild in Verwendung ist - für sämtliche Dokumente und das an allen Arbeitsplätzen. Dabei können selbstverständlich auch mehrere unterschiedliche Designs (z.B. für unterschiedliche Standorte) angelegt werden. Bei der Nutzung der Vorlage wird abhängig von der jeweiligen Benutzer- oder Vorlagengruppe das richtige Layout geladen.

Änderungen am Corporate Design werden automatisch für alle Templates übernommen, ohne, dass die jeweilige Vorlage angepasst werden muss.

Einfache, zentrale Vorlagenpflege über "Bausteine"

Ein Baustein ist ein Standardelement, das in mehreren – oft sogar in allen – Dokumentvorlagen verwendet wird. Typische Beispiele sind Standardklauseln, Datenschutzhinweise, Hinweistexte, Unterschriften, Logos, Designelemente, Anschriften oder Bankverbindungen. Diese Inhalte ändern sich gelegentlich, werden aber in vielen Dokumenten benötigt. Mit SmartDocuments wird ein Baustein nur einmal angelegt und anschließend in allen relevanten Vorlagen verknüpft. Ändert sich ein solches Element, genügt eine einzige Anpassung – alle Vorlagen greifen automatisch auf die aktuelle Version zu.

Die Vorteile:

• Massive Zeitersparnis: Statt hunderte Vorlagen manuell zu aktualisieren, genügt ein Klick.
• Fehlerreduktion: Einheitliche Inhalte verhindern Inkonsistenzen und veraltete Informationen.
• Schneller Aufbau neuer Vorlagen: Durch die Verwendung fester Bausteine entsteht ein Grundgerüst im Handumdrehen.
• Zukunftssicherheit: Änderungen wirken sofort systemweit, ganz ohne Nacharbeit in einzelnen Dokumenten.

Auch wenn es banal klingt: Bausteine sind der Schlüssel zur Effizienz. In einem einzigen Schritt können hunderte Vorlagen aktualisiert werden. Unzählige Male denselben Text tippen? Das gehört der Vergangenheit an. So wird die Dokumentenerstellung nicht nur schneller, sondern auch deutlich weniger fehleranfällig.

Low-Code/No-Code
– Vorlagenerstellung mit dem SmartEditor

Die Erstellung komplexer Dokumentvorlagen war lange Zeit eine Aufgabe für IT-Expert:innen. Mit dem SmartEditor gehört das der Vergangenheit an: Vorlagen können ganz ohne Programmierkenntnisse erstellt und angepasst werden.

Wie funktioniert das?

• Drag & Drop statt Coding: Frageelemente, Platzhalter und dynamische Inhalte werden einfach per Drag & Drop in die Vorlage eingefügt und flexibel positioniert.
• Smarte Funktionen für Regeln und Logiken: Hinterlege Bedingungen, Abhängigkeiten und Varianten direkt im Editor ohne eine einzige Zeile Code. So lassen sich auch komplexe Vorlagen und Prozesse mühelos umsetzen.
• Intuitive Benutzeroberfläche: Der SmartEditor ist so gestaltet, dass eigenständig Vorlagen erstellt und gepflegt werden können. IT-Ressourcen werden somit entlastet, das heißt Änderungen erfolgen schnell und unkompliziert.

Dokumentenerstellung mit dem SmartWizard
im Frage-Antwort-Prinzip

Während die Vorlagenerstellung und -verwaltung für Konsistenz und Effizienz sorgt, ist auch die Nutzung der Vorlagen mit SmartDocuments besonders komfortabel. Dank des SmartWizard erfolgt die Dokumentenerstellung direkt im Browser nach einem einfachen Frage-Antwort-Prinzip.

Und so funktioniert´s!

• Nutzer:innen beantworten Schritt für Schritt relevante Fragen.
• Auf Basis dieser Antworten generiert sich das Dokument automatisch mit den passenden Texten, Klauseln und Formatierungen.
• Hinterlegte Regeln und Abhängigkeiten sorgen dafür, dass nur die relevanten Inhalte erscheinen, ohne manuelles Eingreifen.

Vorteile:

• Intuitive Bedienung: Keine komplexen Eingabemasken, sondern ein klarer, geführter Prozess.
• Fehlerfreie Dokumente: Logiken verhindern falsche Kombinationen oder fehlende Angaben.
• Flexibilität: Auch komplexe Varianten (z.B. unterschiedliche Rechtsgrundlagen, Genderformen, oder Ähnlcihes) werden dynamisch berücksichtigt.
• Browserbasiert: Keine Installation, sofort einsatzbereit, ideal auch für eine standort-übergreifende Nutzung.