Whitepaper: Vom Pflichtprogramm zur Erfolgsgeschichte: XRechnung mit SmartDocuments.

Wie Sie mit SmartDocuments
XRechnungen erzeugen ...

Einleitung

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern eine verbindliche Anforderung im öffentlichen Sektor und zunehmend auch im privatwirtschaftlichen Umfeld. Mit der XRechnung wurde in Deutschland ein einheitlicher Standard geschaffen, der den elektronischen Rechnungsaustausch strukturiert, rechtssicher und automatisiert ermöglicht. Mit der schrittweisen Ausweitung der E‑Rechnungspflicht auf den B2B‑Bereich wird dieses Thema in den kommenden Jahren auch für Unternehmen aller Branchen verbindlich. Für viele Organisationen stellt sich dabei die Frage, wie sich XRechnungen effizient in bestehende Prozesse integrieren lassen, ohne etablierte Fachverfahren oder Dokumentenprozesse grundlegend umstellen zu müssen. Genau hier setzt SmartDocuments an.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist kein visuelles Dokument, sondern ein rein strukturiertes Datenformat auf XML-Basis. Sie enthält alle für eine Rechnung relevanten Informationen – wie z.B. Rechnungssteller, Rechnungsempfänger, die Rechnungspositionen, Steuern und Zahlungsinformationen – in klar definierten Datenfeldern. Im Gegensatz zu den klassischen PDF-Rechnungen steht bei der XRechnung nicht die Darstellung, sondern die maschinelle Verarbeitung im Vordergrund. Fachverfahren können die Inhalte automatisch auslesen, prüfen und weiterverarbeiten, ganz ohne manuelle Eingriffe. Damit erfüllt die XRechnung sowohl die rechtlichen Anforderungen, als auch die Grundlage für durchgängige, digitale Rechnungsprozesse.

Rechtliche Vorgaben und Zeitplanung

Die Einführung der XRechnung ist Teil einer europaweiten Initiative zur Digitalisierung des Rechnungswesens. Rechtliche Grundlage ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die bereits 2014 verabschiedet wurde und öffentliche Auftraggeber verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem einheitlichen, strukturierten Format empfangen und verarbeiten zu können. In Deutschland wurde diese Vorgabe über die E-Rechnungsverordnung (ERechV) umgesetzt und schrittweise eingeführt.

Ab November 2017 wurde die XRechnung zunächst für Bundesbehörden eingeführt. Seit April 2020 sind auch Länder und Kommunen verpflichtet, elektronische Rechnungen nach dem XRechnungsstandard anzunehmen. Die eigentliche Versandpflicht für Lieferanten folgte im November 2020. Seitdem müssen Rechnungen an Bundesbehörden verpflichtend als XRechnung übermittelt werden. 

Der Versand von Papier- oder reinen PDF-Rechnungen ist in diesem Kontext nicht mehr ausreichend, da diese Formate keine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen. Seit Januar 2024 gilt diese Verpflichtung für Lieferanten gegenüber allen öffentlichen Auftraggebern. Parallel dazu wird die elektronische Rechnung schrittweise auch im unternehmerischen Geschäftsverkehr verpflichtend. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Empfangspflicht gilt unabhängig davon, ob Unternehmen selbst bereits elektronische Rechnungen versenden.

Die Verpflichtung zum Versand strukturierter E-Rechnungen im B2B-Umfeld erfolgt stufenweise. Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden. Für das Jahr 2027 gilt eine Übergangsphase, in der unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin Papierrechnungen zulässig sind. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 wird die elektronische Rechnung jedoch für alle B2B-Unternehmen verbindlich. Ab diesem Zeitpunkt sind Papier- und reine PDF-Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen nicht mehr erlaubt. Während im öffentlichen Sektor die XRechnung der verbindliche Standard ist, können im B2B-Umfeld auch andere strukturierte, EN-16931-konforme Formate eingesetzt werden. Unabhängig vom konkreten Format, entwickelt sich die elektronische Rechnung damit zu einem allgemeinen Standard im Rechnungswesen. Unternehmen, die sich frühzeitig darauf einstellen, schaffen die Grundlage für rechtssichere, effiziente und zukunftsfähige Rechnungsprozesse.

XRechnungen mit SmartDocuments erstellen

SmartDocuments ermöglicht die Erstellung von XRechnungen auf Basis bestehender Prozesse und Datenquellen, ohne dass Anwender:innen die gewohnten Arbeitsweisen grundlegend ändern müssen. Unabhängig davon, ob Rechnungsdaten manuell erfasst oder bereits aus vorgelagerten Systemen übernommen werden, sorgt SmartDocuments für eine rechtssichere, standardkonforme Ausgabe im XRechnung-Format. Die technische Umsetzung erfolgt dabei vollständig im Hintergrund und bleibt für Anwender:innen transparent. Grundsätzlich stehen dabei zwei Wege zur Verfügung: die Neuerstellung von XRechnungen über den SmartWizard sowie die Verarbeitung von Rechnungsdaten aus Drittapplikationen.

1. Neuerstellung über den SmartWizard

Bei der Neuerstellung von XRechnungen nutzen Anwender:innen unseren SmartWizard als zentrale Erfassungsoberfläche. Der SmartWizard führt strukturiert und nutzendenfreundlich durch alle relevanten Eingabeseiten und stellt sicher, dass sämtliche für eine XRechnung erforderlichen Informationen, vollständig und nachvollziehbar erfasst werden. Dazu gehören unter anderem Rechnungsdaten, Lieferanten- und Auftraggeber-Informationen sowie positionsbezogene Angaben. Nach Abschluss der Datenerfassung erzeugt SmartDocuments automatisch eine strukturierte XML-Datei, die den Anforderungen des XRechnungs-Standards vollumfänglich entspricht. Die notwendige Transformation in das normierte XRechnungs-Format erfolgt dabei vollständig automatisiert, ohne zusätzliche Eingriffe durch Anwender:innen. Parallel zur XRechnung kann optional ein visuell aufbereitetes Dokument als PDF oder DOCX erstellt werden. Dieses dient der menschlichen Lesbarkeit, der internen Prüfung oder der Archivierung und ergänzt die maschinell verarbeitbare XML-Rechnung sinnvoll. So lassen sich strukturierte Datenverarbeitung und klassische Dokumentendarstellung optimal miteinander verbinden.

2. Daten aus Drittapplikationen

Alternativ können XRechnungen auch auf Basis von Daten aus bestehenden Fach- oder Vorsystemen erstellt werden. In diesem Szenario erfolgt keine manuelle Erfassung über den SmartWizard oder nur in ergänzender Form. Die notwendigen Rechnungsdaten werden stattdessen über Schnittstellen, Datenbankzugriffe oder andere Integrationsmechanismen an SmartDocuments übergeben. SmartDocuments übernimmt diese Daten, prüft sie strukturell und überführt sie automatisiert in eine XRechnungskonforme XML-Datei. Auch hier erfolgt die Einhaltung des XRechnungs-Standards vollständig im Hintergrund, unabhängig davon, aus welchem System die Daten stammen. Bestehende IT-Landschaften können somit ohne Medienbrüche in den XRechnungs-Prozess eingebunden werden. Wie bei der Neuerstellung über den SmartWizard kann auch in diesem Fall zusätzlich ein visuell aufbereitetes Rechnungsdokument als PDF oder DOCX erzeugt werden. Dadurch erhalten Unternehmen eine einheitliche, rechtssichere Lösung für die elektronische Rechnungsstellung – unabhängig davon, ob die Daten manuell erfasst oder automatisiert aus Drittapplikationen übernommen werden.

Fazit

Mit SmartDocuments lassen sich XRechnungen effizient, rechtssicher und ohne tiefgehende technische Kenntnisse erstellen. Bestehende Prozesse bleiben erhalten, während im Hintergrund alle Anforderungen an das XRechnungs-Format zuverlässig erfüllt werden. Organisationen profitieren von einer hohen Automatisierung, einer klaren Trennung zwischen Datenerfassung und Formatkonformität sowie der Möglichkeit, weiterhin visuelle Rechnungsdokumente zu nutzen. Damit stellt SmartDocuments eine zukunftssichere Lösung für die elektronische Rechnungsstellung dar. Die Nutzung der XRechnung bietet sowohl öffentlichen Auftraggebern, als auch Lieferanten konkrete organisatorische und wirtschaftliche Vorteile.

Download

• Whitepaper 01/2026: Vom Pflichtprogramm zur Erfolgsgeschichte: XRechnung mit SmartDocuments. (PDF, 1 MB)

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