Whitepaper: Vorlagenmanagementsystem, ECM oder beides?
Welche Daseinsberechtigung
hat ein Vorlagenmanagementsystem
in der Öffentlichen Verwaltung ...
Im Zuge der Verwaltungsdigitalisierung stehen Behörden vor der Herausforderung, Dokumente effizient zu erstellen, zu verwalten und revisionssicher zu archivieren. Hierbei kommen oft klassische Enterprise Content Management (ECM)-Systeme ins Spiel.
Doch inwiefern unterscheidet sich ein Vorlagenmanagementsystem von ECM-Lösungen und braucht die Verwaltung wirklich beides? Auf den ersten Blick setzen viele unser Vorlagenmanagementsystem mit einem Dokumentenmanagement- bzw. ECM-System gleich. Auf Fachmessen und Kongressen hört man dann gerne „Ach noch ein ECM!“ Das ist jedoch falsch!
Fokus und Kernfunktionalitäten:
Vorlagenmanagementsystem vs. ECM
Ein Vorlagenmanagementsystem ist ein spezialisiertes System, das sich ausschließlich auf die Verwaltung und Strukturierung von Dokumentvorlagen konzentriert. Es dient dazu, einheitliche Formatvorlagen, Textbausteine, Designs oder Layouts für Dokumente vorzuhalten, zu pflegen und wiederverwendbar zu machen. Es konzentriert sich auf die effiziente Erstellung und Verwaltung von Dokumenten mithilfe dynamischer Vorlagen. Das Hauptaugenmerk liegt darauf, den Prozess der Dokumentenerstellung zu optimieren, Fehler zu minimieren und ein einheitliches Erscheinungsbild sicherzustellen. Darüber hinaus soll vor allem der Pflegeaufwand von Vorlagen durch die Integration variabler Datenfelder und die Nutzung von Bausteinen (sich innerhalb mehrerer Vorlagen wiederholende Standarddaten) minimiert werden.
Klassische ECM-Systeme (Enterprise Content Management) bieten hingegen eine umfassende Plattform für die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Inhalten. Sie ermöglichen die Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung aller Arten von Informationen und Dokumenten im Unternehmen bzw. der Organisation. Da heißt neben der Dokumentenerstellung, die oft nur einen kleinen Teil des Gesamtpakets ausmacht, decken ECM-Systeme Funktionen wie Dokumentenspeicherung, Versionskontrolle, Workflow-Management, Archivierung, Compliance-Management und vieles mehr ab.
Demnach ist die Einführung eines Vorlagenmanagementsystems
bei einem vorhandenen ECM obsolet?
Innerhalb der Öffentlichen Verwaltung oder auch bei Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen: ein absolutes „nein“.
Während SmartDocuments sich auf die Optimierung der Vorlagenverwaltung sowie Dokumentenerstellung spezialisiert, liegt der Fokus von ECM-Systemen auf einer ganzheitlichen Verwaltung von Inhalten. Dennoch können beide Systeme hervorragend zusammenarbeiten, indem SmartDocuments als spezialisierter Baustein in ein ECM-System integriert wird.
Dokumenten-Massenabfertigung in der Verwaltung
Vermutlich werden in keiner anderen Branche mehr Dokumente generiert, als im Public Sector. Ausschreibungen, Mitteilungen, Verwaltungsbeschlüsse und jede Menge Bescheide gehören zum Arbeitsalltag der Verwaltungsmitarbeiter:innen. Vorlagen sind daher fester Bestandteil aller Ämter und sind an den unterschiedlichsten Stellen verankert. Und genau da liegt die Krux. Jedes Amt arbeitet mit unterschiedlichen Fachverfahrens-Templates und pflegt zusätzlich noch eigene Word-Vorlagen. Wie kann so ein einheitliches Erscheinungsbild nach Außen garantiert werden? Aber vom Aussehen mal ganz abgesehen, wie kann darüber hinaus sichergestellt werden, dass die Vorlagen stets aktuell sind? Genau hier setzt ein Vorlagenmanagementsystem an.
Zentrale Verwaltung sämtlicher Vorlagen
Um den Arbeitsaufwand in der Vorlagenpflege deutlich zu reduzieren und Prozesse vollständig medienbruchfrei abbilden zu können, wird ein Vorlagenmanagementsystem bestenfalls zentral integriert und an die bereits vorhandenen Fachanwendungen sowie dem ECM- bzw. Dokumentenmanagementsystem angebunden. So können Nutzer:innen weiterhin in ihrer gewohnten Fachanwendung arbeiten, während die Dokumenterstellung sowie die Bescheidgenerierung zentral über das Vorlagenmanagementsystem gesteuert wird. So kann über die jeweilige Applikation (ECM, DMS, Fachanwendung) auf SmartDocuments-Vorlagen zugegriffen werden.
Mit dem Aufruf der Vorlage werden bereits vorhandene Daten automatisiert befüllt, sodass, sofern keine weiteren Angaben erforderlich sind, vollautomatisiert Bescheide und sonstige Dokumente generiert werden können. Muss das Dokument um individuelle Inhalte ergänzt werden, erfolgt das im einfachen Frage-Antwort-Prinzip. Das fertige Dokument wird im Anschluss direkt an der richtigen Stelle innerhalb der Akte im ECM, DMS oder Fachverfahren abgelegt.
Sobald SmartDocuments vollständig in alle relevanten Prozesse eingebunden ist, müssen Vorlagen nur an einer Stelle gepflegt werden. So können regelmäßige gesetzliche oder organisatorische Änderungen im Handumdrehen für alle Vorlagendokumente umgesetzt werden. Das spart Zeit und entlastet somit Verwaltungsmitarbeiter:innen.
Fazit
Die Vorlagenpflege ist ein aufwendiger Prozess, der ohne Digitalisierung, Standardisierung und klare Strukturen schnell unübersichtlich und ineffizient wird. Der Einsatz moderner Vorlagenmanagement-Lösungen kann den Aufwand deutlich reduzieren, die Qualität der Dokumente sichern und die tägliche Verwaltungsarbeit spürbar erleichtern. Nur durch einen systematischen und digital unterstützten Ansatz lassen sich die vielfältigen Anforderungen effizient bewältigen und die Vorlagen dauerhaft aktuell halten. Während ein Vorlagenmanagementsystem, wie SmartDocuments, sich genau darauf spezialisiert hat, diese Aufgaben besonders effizient und zielgerichtet zu lösen, fährt ein ECM-System einen generalistischen Ansatz und deckt die ganzheitliche Verwaltung und Strukturierung von Unternehmensinformationen jeglicher Art ab.
Für Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen sowie die Öffentliche Verwaltung heißt es daher nicht: “Vorlagenmanagementsystem oder ECM“ sondern ganz klar „Vorlagenmanagementsystem + ECM-System“.
PS: Wir arbeiten bereits heute mit einigen ECM-/DMS-Systemen zusammen und freuen uns selbstverständlich über weitere innovative Integrationen.
Download
Autor
Pascal Sauermann
SmartDocuments Deutschland GmbH
Presales Consultant
Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf